大數據時代事業單位檔案管理的創新策略分析

鄒新根 清流縣融媒體中心

事業單位的檔案管理工作，就是幫助各個部門收集日常工作的信息，通過合理的手段，將事業單位各部門的工作實際情況反映出來。在新的發展形勢下，企業的整體建設水平不斷提高，檔案管理的要求和標準也因此不斷提高。事業單位的檔案管理模式處于不斷變化的狀態中，要根據時代的發展情況，針對管理模式進行創新。對事業單位來說，要積極轉變檔案管理的態度和意識，從根本上轉變傳統的粗放式管理模式，為事業單位的發展奠定基礎。事業單位的檔案管理，不僅影響到員工的個人發展以及收入待遇，也是事業單位發展的歷史憑證，加強檔案管理，不僅僅是將資料做好整理和存放，還能為事業單位的發展提供有價值的數據，因此提高檔案管理效率有重要意義，因此需要針對檔案管理的特點和實際發展情況，制定更有效的管理方案和完善的管理制度。

一、關于大數據時代下檔案管理的分析

（一）大數據時代

大數據，簡單來講就是大量的信息資料，而且信息量的規模較大無法通過人力來實施處理和整合，采用傳統的軟件也無法保證數據整理的效果和質量，在大量信息中提取有用的信息有很大的難度。則可在規定時間內完成數據的整理和分析，從而在檔案管理中應用發揮著重要的作用，提高了事業單位檔案管理的工作效率。大數據技術的應用離不開互聯網的支持，大數據技術應用是以云計算為基礎開展的，具有多樣性、高速性和精準度高的特點，對促進事業單位檔案管理工作的開展有重要意義[1]。

（二）關于檔案管理工作

檔案管理工作就是將事業單位的工作人員在處理工作、學習、活動中形成的數據和信息，通過多種儲存方式進行保存的任務。檔案管理簡單來講，就是針對檔案信息做好科學有效的管理和儲存，也是檔案室針對檔案實體和信息數據實施管理等服務的總稱。近幾年來，隨著我國信息技術的發展以及事業單位管理制度不斷改革和創新的情勢下，通過先進的技術和手段，提高檔案管理的質量和效率，將檔案在事業單位中發揮的作用激發出來。

二、大數據時代下事業單位檔案管理的創新意義

（一）有助于提高檔案信息的真實性

事業單位在實施傳統手段開展管理的時候，針對檔案內容造假的問題很難控制和規范，無法保障信息的準確性和真實性。在事業單位的檔案管理工作中實施大數據技術，不僅能夠提高管理的質量還能提高管理效率，相比傳統管理對策有很大的優勢，能夠解決很多問題。大數據技術的應用，有助于保證檔案內容的完善，還能提高檔案管理的安全性，提供檔案的有效保護，從而可減少文件丟失、文件損壞等情況的出現，因此通過大數據技術對創新檔案管理工作有重要意義，能夠提高檔案信息的真實性[2]。

（二）有助于豐富檔案信息管理的工具

大數據技術在檔案管理中的應用，為事業單位中的檔案信息的儲存和管理都奠定積極的基礎。事業單位的檔案內容，包括科研、文件等各個方面的內容，在事業單位中的檔案管理工作中開展大數據技術，能夠妥善的儲存重要的信息，重視收集工作人員關于科研和專業技術等信息，從而促進檔案內容的豐富性。

（三）將檔案價值發揮的有效途徑

對事業單位來說，在發展過程中會形成大量的資料，在實施這些檔案資料管理的時候，大數據技術作為主要的管理手段，能夠幫助事業單位檔案管理人員實現信息的快速收集和整理，并且也提高了提取有價值信息的效率，從而提高檔案內容的完善性和全面性，為領導層查閱職工的簡歷和工作經歷等提供便利，從而能更加合理的分配員工，充分發揮員工的職能，達到人盡其才的目的，也提高了事業單位的人力資源管理效果，為促進事業單位的發展提供助力。

三、大數據下的事業單位檔案管理存在的問題進行分析

（一）檔案管理工作的資源開發水平較差

為了順應時代的發展進程，事業單位要針對檔案構建數據資料庫，通過針對資料庫中的信息分析，可以發現內容的完善性和全面性較差，管理資料的水平也需要進一步提高，特別是在資源信息的開發上需要給予高度重視[3]。對事業單位來說，檔案管理工作質量直接影響了事業單位內部管理效果及發展水平，如果檔案管理的價值無法發揮出來，則會導致檔案的作用無法充分發揮出來，導致檔案管理水平較差。要保證檔案資料滿足社會資源共享的要求，就需要合理應用網絡技術和信息技術，針對檔案內容進行深入挖掘，將檔案信息的價值發揮出來。

（二）檔案信息的安全性較差

在大數據時代下，各種信息技術被廣泛應用在我國社會的各個領域和人們的工作生活中。信息安全問題也成為我們不得不關注的內容。針對我國事業單位的信息化管理情況進行分析，在檔案管理上，事業單位實施檔案管理的工作人員的信息安全意識需要進一步提高，工作人員的信息安全意識的缺乏是導致檔案信息安全性較差的主要因素，則很容易遭到不法分子的利用，從而出現檔案信息的泄露等。同時，一些不法分子會通過木馬病毒襲擊檔案系統，導致事業單位的檔案管理系統癱瘓，出現極大的安全漏洞，從而導致信息被竊取。

（三）檔案管理人員的綜合素質較差

在傳統的檔案管理中，管理人員只是簡單的進行信息的整理和歸納，但是大數據技術的應用，需要管理人員掌握各種軟件和技術的使用方法，從而對其計算機操作能力提出了一定的要求。還要做好數據信息的維護和更新，及時處理數據的調閱請求，定期開展檔案信息管理系統的維護，一旦發生安全隱患，就要制定合理的處理對策。由于事業單位的檔案管理退伍老齡化問題嚴重，缺乏先進的專業人才，阻礙了事業單位檔案管理工作水平的提高。

四、在大數據時代下事業單位檔案管理工作創新和發展的對策

（一）提高檔案信息的開發和應用水平

檔案管理中實施信息化技術發揮著積極的優勢，不僅能夠加深對檔案資料的挖掘和應用，還能提高檔案資料的應用效率。事業單位的檔案管理工作實施中，需要根據檔案目錄進行管理制度的構建，將一些分散的信息整合起來，在信息技術的幫助下深化對檔案信息的開發和應用。在實施檔案信息的整合中，要構建完善、有效的管理機制，針對檔案信息實施分級管理，從而將檔案在事業單位中應用價值發揮出來，提高事業單位的服務水平。

（二）重視保證檔案信息的安全性的對策

在大數據時代下，計算機網絡時人們生活和工作的重要組成部分，檔案信息也被存儲在計算機中，計算機的存儲方式有效提高了檔案管理的效率，不過同時，也提高了信息的安全隱患。由于計算機具有開放性的特點，掌握高水平計算機技術的人員，則會有入侵檔案信息庫的能力，從而對事業單位的檔案信息資料庫造成破壞，威脅到事業單位檔案信息的安全性。尤其是檔案庫受到黑客襲擊的時候，就可以利用檔案信息進行非法交易，給人民群眾的財產安全構成威脅。因此，在進行檔案儲存和備份的時候，就要重視提高檔案管理的安全性。實施檔案管理的工作人員，不僅要提高安全管理意識，還要通過信息技術來維護檔案信息的安全性。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

針對當前我國事業單位的檔案管理團隊來說，存在著老齡化嚴重的問題，大多數管理人員缺乏計算機基礎知識和計算機技能，依然采用傳統的管理手段，無法提高檔案管理的效率和質量。針對事業單位存在的人員綜合素質較差的問題，就要根據檔案管理部門和工作人員的實際情況，制定有效的手段提高檔案管理人員的計算機基礎知識和計算機操作水平[4]。第一，事業單位要積極組織檔案管理工作人員參與大數據技術的學習和培訓，對大數據概念、特點和作用等有充分的理解，邀請專業人員到事業單位中舉辦講座，讓事業單位工作人員對大數據技術有正確的認識，樹立檔案信息的安全管理意識。第二，事業單位要從高校中聘請專業的人才開展檔案管理工作，可通過提高薪資、福利待遇等方式留住高素質人才，促進事業單位中檔案管理團隊的壯大，提高事業單位檔案管理部門的工作效率，熟練應用信息技術實施檔案管理工作。第三，檔案管理的工作人員，要提高自主學習的意識，不斷探索和學習大數據技術和信息技術等，緊跟時代發展，針對數據技術進行創新事業單位檔案管理的模式和手段，提高檔案管理效率。

五、小結

信息技術的發展和應用帶來了大數據時代，大數據技術在我們的生活和工作中發揮著積極的作用，促進我們生活水平的提升。大數據技術的應用對事業單位的檔案管理人員提出較高的要求，事業單位需要從提高管理人員綜合素質、保證檔案信息安全性以及加強對信息的開發等方面，滿足大數據技術應用需求，因此事業單位要根據自身發展情況，不斷深化檔案管理手段的創新改革，將檔案信息在事業單位中的價值發揮出來，推動事業單位的健康持續發展。