加強(qiáng)人事檔案管理促進(jìn)醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展分析

王文燕 張家口市第一醫(yī)院

醫(yī)院人事檔案是指醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員在醫(yī)療、科研等過程中形成的文字材料，其反映了醫(yī)護(hù)人員的思想品德、專業(yè)能力、工作業(yè)績和科研水平等方面的情況。人事檔案及其管理工作在醫(yī)院建設(shè)中起著不可替代的關(guān)鍵作用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供各類人才信息和用人依據(jù)，為勞動工資制度改革、醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人員的職稱評定和醫(yī)院職工享受各類福利待遇提供依據(jù)，是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資源。基于此，本文就針對加強(qiáng)人事檔案管理促進(jìn)醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展展開詳細(xì)的分析與探討。

一、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的重要作用

醫(yī)院人事檔案能對醫(yī)院工作人員自身業(yè)務(wù)能力、個人發(fā)展經(jīng)歷、不同發(fā)展歷程進(jìn)行精確化記錄，在當(dāng)前人力資源管理過程中，可以基于醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員個人發(fā)展檔案來掌握其個人發(fā)展經(jīng)歷，獲知其專業(yè)能力。還能通過檔案信息分析員工個人發(fā)展?jié)摿Γ兄卺t(yī)院在長期建設(shè)中發(fā)掘更多人才，為醫(yī)院人才選拔提供參考信息。通過對人事檔案中包含的多項信息進(jìn)行分析閱讀，能全面掌握員工自身專業(yè)特長，依照個人能力以及發(fā)展特點做好崗位配置，全面遵循因人設(shè)崗基本原則。這樣才能更好地實現(xiàn)人才高效化利用，促使員工在各個崗位中能全面發(fā)揮個人才能，保障人力資源高效化配置，提高現(xiàn)代化醫(yī)院綜合醫(yī)療救助水平。在人事檔案管理中，整理多項信息資料，便于醫(yī)院管理人員對內(nèi)部人力資源建設(shè)情況合理劃分，判定現(xiàn)有人力資源能否有效適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展基本要求。對醫(yī)院現(xiàn)階段人才隊伍建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，制定科學(xué)化的人才培養(yǎng)計劃，加速醫(yī)院人才隊伍建設(shè)。

二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的主要問題分析

（一）人事檔案管理的規(guī)范性需要進(jìn)一步提升

隨著人力資源開發(fā)研究的深入及人事制度的完善，對于人才選拔、管理的制度與程序也不斷地優(yōu)化與完善。但是實踐中某些醫(yī)院仍然實施以前滯后的檔案管理規(guī)范，未對新規(guī)定予以補(bǔ)充和在日常工作中進(jìn)行體現(xiàn)，導(dǎo)致了部分工作的不完善。例如：對于部分離退休醫(yī)護(hù)人員的檔案未予以高度重視，未及時移交相關(guān)部門，導(dǎo)致一些重要材料的丟失與檔案移交的不規(guī)范與不及時。同時，由于以前制度的不規(guī)范與滯后性，致使部分鑒定材料、內(nèi)容不齊全，為職工在今后出國、升遷、職稱評審、工作調(diào)動等方面帶來了不便，影響了正常的人事關(guān)系。

（二）人事代理服務(wù)無法滿足需要

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，人事代理服務(wù)已成為醫(yī)院管理外聘人員檔案的重要方式。由于部分醫(yī)院發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大，對于醫(yī)護(hù)人員的需求量也不斷增多，但在實踐中出現(xiàn)了專業(yè)技術(shù)人員編制與實際需求量之間的不相符的情況，因此需要招聘大量地臨時、外聘人員，以人事代理服務(wù)的方式管理外聘人員的檔案。一方面人事代理服務(wù)的費(fèi)用逐漸增高，另一方面由于部分人事代理服務(wù)機(jī)構(gòu)的不專業(yè)，其業(yè)務(wù)僅限于簡單的檔案收集、存放、保管等，缺乏系統(tǒng)、完善的醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范與流程，對檔案的補(bǔ)充、裝訂、管理等缺乏規(guī)范性與及時性操作，不能全面地反映聘用人員的基本情況與信息，從而失去了醫(yī)院人事檔案管理的核心作用。

（三）人事檔案管理隊伍建設(shè)有待加強(qiáng)

提升人事檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)是人力資源開發(fā)的重要內(nèi)容之一。人事檔案管理隊伍的水平與人力資源的可持續(xù)發(fā)展息息相關(guān)。由于醫(yī)院部分編制與人事檔案管理專業(yè)技術(shù)人員的緊缺，人事檔案管理人員通常缺乏專業(yè)性，并且流動性較大，沒有穩(wěn)定專業(yè)的人事檔案管理隊伍，使人事檔案的機(jī)密性與完整性不能得到有效保障，未能真正發(fā)揮醫(yī)院人事檔案管理在人力資源開發(fā)中的關(guān)鍵性作用。此外，缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)制。部分檔案管理人員對于醫(yī)院人事檔案管理的最新規(guī)范與細(xì)則不夠熟悉，缺乏對于具體操作流程的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)機(jī)會，未認(rèn)識到其在人力資源管理中的重要作用，仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式。沒有完善的檔案管理隊伍培訓(xùn)機(jī)制，不能及時將新鮮血液注入到管理隊伍中來。

（四）人事檔案管理手段與方式需要進(jìn)一步改進(jìn)

在人力資源開發(fā)過程中，醫(yī)院人事檔案管理的方法與手段需要進(jìn)一步改進(jìn)。由于設(shè)備與辦公場地的局限性，缺乏專門的人事檔案管理系統(tǒng)軟件與辦公場地。一些人事檔案管理職能是由辦公室承擔(dān)的，沒有專門的人事檔案管理部門與隊伍。同時，人事檔案管理技術(shù)未能與時俱進(jìn)，沒有實現(xiàn)信息化與專業(yè)化，仍然采用傳統(tǒng)的手工登記、整理等方式。這不僅不利于人事檔案管理工作效率的提升，而且不能為人才的晉升、選拔提供有效、及時的信息。充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化與專業(yè)化，是人力資源開發(fā)的正確方向。

三、醫(yī)院人事檔案管理問題產(chǎn)生的重要原因

近年來，各領(lǐng)域發(fā)展較快，醫(yī)療制度不斷完善，醫(yī)療技術(shù)日益進(jìn)步，醫(yī)院傳統(tǒng)的人事管理開始轉(zhuǎn)為以人為本的管理，人力資源在現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的重要性日益顯現(xiàn)。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人才選拔、培養(yǎng)、聘用的重要記錄，在現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展中占據(jù)重要位置。在當(dāng)前信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展時代，傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理中存有的各項問題日益顯現(xiàn)。問題產(chǎn)生原因主要是以下幾點：首先是當(dāng)前醫(yī)院注重發(fā)展醫(yī)療事務(wù)，對人事檔案管理欠重視。對于人事檔案管理存在應(yīng)付心態(tài)，在后續(xù)管理中缺乏良好的工作態(tài)度，材料整理不規(guī)范以及歸檔不及時，會導(dǎo)致材料出現(xiàn)錯裝、缺失、損壞等問題。有部分檔案管理人員從人事管理部門調(diào)任，專業(yè)化的管理人員配置不足，人員流動性較大。部分人員尚未適應(yīng)工作崗位便又調(diào)任。有較多檔案管理人員信息化管理理念不足，未經(jīng)過專業(yè)化培訓(xùn)，缺乏創(chuàng)新管理理念。在人事檔案管理活動實踐過程中，還是停留在人工手工操作階段，未能應(yīng)用專業(yè)化的檔案管理應(yīng)用軟件。在手工層面上實施信息編輯、信息查找、數(shù)據(jù)檢索任務(wù)，對檔案管理效率具有較大影響，難以提高操作成效。因此要注重整合上述問題原因，擬定針對性發(fā)展措施。

四、加強(qiáng)人事檔案管理促進(jìn)醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展策略探討

通過上述詳細(xì)分析了醫(yī)院人事檔案管理中存在的主要問題及其產(chǎn)生的重要原因，下面筆者詳細(xì)探討加強(qiáng)人事檔案管理促進(jìn)醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展策略。

（一）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理工作理念，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院第一個工作要做的是轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理工作理念，提高對人事檔案管理工作的相關(guān)重視，重視人事檔案管理的宣傳，從以往的輕視到重視檔案管理工作，要充分利用醫(yī)院各種可用資源，在宣傳欄、院報、醫(yī)院網(wǎng)站等處進(jìn)行人事檔案管理相關(guān)知識和工作的宣傳，從而轉(zhuǎn)變?nèi)喝藛T對人事檔案管理工作的新理解，醫(yī)院管理層也應(yīng)加大對人事檔案管理的重視和行為力度，不斷提高醫(yī)院人事檔案管理的工作質(zhì)量。其次加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證人事檔案管理工作的順利開展。第一，創(chuàng)建獨立檔案室，配備人事檔案設(shè)備，現(xiàn)在人事檔案分紙質(zhì)檔案和電子檔案兩部分，紙質(zhì)檔案具有易腐、易潮、易燃燒的特點，所以人事檔案室要配備專業(yè)檔案設(shè)備，確保人事檔案的存放和保管。其次，在檔案室設(shè)立專門的人事工作間，并且配備電腦、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)施。最后，建立高素質(zhì)、高能力、經(jīng)驗豐富的人事檔案管理員隊伍，可以組成由院長為首、紀(jì)委為督導(dǎo)、人事科科長為指導(dǎo)的人事檔案管理隊伍，用行動提高醫(yī)院管理層對人事檔案管理的關(guān)注，并且加大對人事檔案的管理力度，不斷全面提升人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，人事檔案工作人員不是醫(yī)生那種備受關(guān)注的人員而是一個幕后建設(shè)隊伍，正因為如此人事檔案管理工作才變成沒有技術(shù)含量的機(jī)械勞動，這對檔案工作人員的心理素質(zhì)提出了更高的要求，人事檔案工作人員要樹立正確的世界觀、價值觀、人生觀，堅定思想方向，平衡積極心態(tài)，積極投身檔案管理工作中。

（二）科學(xué)分析檔案信息，建立醫(yī)院人才儲備庫

人事檔案能為人力資源工作提供有價值的人員信息，還能為人才選拔、人才晉升提供重要的參考信息，人事檔案管理部門及時了解并記錄人事檔案信息，并利用掌握的人事檔案信息，建立醫(yī)院的人才儲備庫，為管理層選拔、使用和培養(yǎng)人才提供信息和數(shù)據(jù)服務(wù)，建立和完善人力資源管理制度和人事檔案管理制度，促進(jìn)選拔人才、任用人才、儲備人才、培養(yǎng)人才、管理人才的管理。人事檔案為醫(yī)院人才資源的儲備提供了重要信息，一份完整可靠的人事檔案，可為一個醫(yī)務(wù)人員提供較為全面的個人信息，為今后的發(fā)展提供重要的人力資源信息與材料依據(jù)。另一方面人事檔案管理人員科學(xué)分析人事檔案，實現(xiàn)醫(yī)院人力資源規(guī)劃，人力資源規(guī)劃是一個對醫(yī)院人員流動進(jìn)行動態(tài)預(yù)測和決策的過程，是現(xiàn)代醫(yī)院人力資源科學(xué)配置的基礎(chǔ)性工作和前提條件，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)就醫(yī)院工作人員檔案進(jìn)行科學(xué)合理的信息分析，整理有效信息進(jìn)行個人資源配置，從而做出相應(yīng)的人力資源規(guī)劃，這樣的人力資源規(guī)劃在人力資源管理中具有重要的發(fā)展和協(xié)調(diào)作用。人事檔案部門除了檔案的管理還有分析醫(yī)院人力資源前景需求和醫(yī)院定期招聘計劃和崗位考核計劃，合理配置人力資源，科學(xué)儲備人力資源。這樣的人事檔案管理工作的開展能有效促進(jìn)人力資源的資源整合調(diào)整，促進(jìn)醫(yī)院有效人力資源的可持續(xù)發(fā)展。

（三）制定員工培訓(xùn)發(fā)展計劃，推進(jìn)人力資源儲備

目前醫(yī)院人事管理工作大部分由醫(yī)院內(nèi)部文職類工作人員進(jìn)行，這樣就導(dǎo)致了檔案管理人員專業(yè)檔案管理知識欠缺，專業(yè)檔案管理能力不足，所以人事部門要制定人事檔案管理人員培訓(xùn)發(fā)展計劃。檔案管理人員的知識素質(zhì)、工作經(jīng)驗和工作技能是檔案工作的重要組成部分，人力資源部門對人事檔案信息進(jìn)行分類總結(jié)分析，發(fā)現(xiàn)人才發(fā)展獨有的特點和工作規(guī)律和能力，以員工為發(fā)展主體，采取多元化的人才培訓(xùn)計劃，通過對員工個人的研究以及能力分析，能為制定多元化的人才培訓(xùn)發(fā)展計劃提供材料和數(shù)據(jù)依據(jù)。有利于高效識別人才、培養(yǎng)人才。同時對人才進(jìn)行檔案管理職能分工培養(yǎng)，針對每個人才的特點分配合適的職能培訓(xùn)，有目的、有針對性地制定培訓(xùn)發(fā)展計劃，利用多樣化的教育培訓(xùn)方式激發(fā)人才學(xué)習(xí)積極性和主動性，不但要組織人才進(jìn)行全面的政治思想教育學(xué)習(xí)、專業(yè)工作人員再教育、專業(yè)工作人員實踐操作演練及工作相關(guān)制度和規(guī)定的規(guī)范化學(xué)習(xí)還要進(jìn)行人才綜合素質(zhì)教育的培訓(xùn)，推動人力資源儲備，促進(jìn)人事檔案工作的順利開展。

（四）引進(jìn)高科技信息系統(tǒng)，建立人事檔案信息管理系統(tǒng)

近些年來，我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，醫(yī)院發(fā)展中綜合競爭力不斷擴(kuò)大，要注重實現(xiàn)傳統(tǒng)經(jīng)營發(fā)展模式的全面創(chuàng)新與變革，促使更多醫(yī)院工作人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用。醫(yī)院人事檔案管理中要注重對醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行分析，掌握醫(yī)院檔案工作開展的優(yōu)勢，通過信息化技術(shù)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，人事檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建中要全面整合醫(yī)院人事檔案信息資源，實現(xiàn)電子化發(fā)展，提高檔案管理人員的工作效率。在信息系統(tǒng)應(yīng)用構(gòu)建中，要注重做好技術(shù)人員專業(yè)化培訓(xùn)與指導(dǎo)，促使更多人員高效應(yīng)用信息化系統(tǒng)，提高技術(shù)人員計算機(jī)應(yīng)用能力、操作能力，能實現(xiàn)人事檔案全面變更與信息查詢，做好各項電子化信息反饋，能有效降低檔案管理成本，還能便于人員查詢以及信息整理。提高人事檔案信息便捷性、及時性、完善性，保障醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展。傳統(tǒng)的人事檔案管理內(nèi)容較為單一，未能注重較多重點材料的收取，此類管理方式難以全面掌握醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員真實發(fā)展現(xiàn)狀。在后續(xù)人事檔案管理中，要注重做好動態(tài)化管理。要整合人事檔案管理內(nèi)容，注重及時做好多項資源收取，保障人才戰(zhàn)略全面實施，有助于強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案綜合管理成效，實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

五、結(jié)語

綜上可知，目前醫(yī)院面對的行業(yè)發(fā)展競爭壓力較大，醫(yī)院在激烈的競爭環(huán)境中要想實現(xiàn)全面發(fā)展，必須轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理工作理念，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、科學(xué)分析檔案信息，建立醫(yī)院人才儲備庫、制定員工培訓(xùn)發(fā)展計劃，推進(jìn)人力資源儲備以及引進(jìn)高科技信息系統(tǒng)，建立人事檔案信息管理系統(tǒng)等可持續(xù)發(fā)展策略，從而全面推動醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展。