加強人事檔案管理促進醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展分析

王文燕 張家口市第一醫(yī)院

醫(yī)院人事檔案是指醫(yī)院醫(yī)護人員在醫(yī)療、科研等過程中形成的文字材料，其反映了醫(yī)護人員的思想品德、專業(yè)能力、工作業(yè)績和科研水平等方面的情況。人事檔案及其管理工作在醫(yī)院建設中起著不可替代的關鍵作用，為醫(yī)院領導提供各類人才信息和用人依據，為勞動工資制度改革、醫(yī)院各類專業(yè)技術人員的職稱評定和醫(yī)院職工享受各類福利待遇提供依據，是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資源。基于此，本文就針對加強人事檔案管理促進醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展展開詳細的分析與探討。

一、加強醫(yī)院人事檔案管理的重要作用

醫(yī)院人事檔案能對醫(yī)院工作人員自身業(yè)務能力、個人發(fā)展經歷、不同發(fā)展歷程進行精確化記錄，在當前人力資源管理過程中，可以基于醫(yī)院醫(yī)務人員個人發(fā)展檔案來掌握其個人發(fā)展經歷，獲知其專業(yè)能力。還能通過檔案信息分析員工個人發(fā)展?jié)摿Γ兄卺t(yī)院在長期建設中發(fā)掘更多人才，為醫(yī)院人才選拔提供參考信息。通過對人事檔案中包含的多項信息進行分析閱讀，能全面掌握員工自身專業(yè)特長，依照個人能力以及發(fā)展特點做好崗位配置，全面遵循因人設崗基本原則。這樣才能更好地實現人才高效化利用，促使員工在各個崗位中能全面發(fā)揮個人才能，保障人力資源高效化配置，提高現代化醫(yī)院綜合醫(yī)療救助水平。在人事檔案管理中，整理多項信息資料，便于醫(yī)院管理人員對內部人力資源建設情況合理劃分，判定現有人力資源能否有效適應現代化醫(yī)院發(fā)展基本要求。對醫(yī)院現階段人才隊伍建設現狀進行分析，制定科學化的人才培養(yǎng)計劃，加速醫(yī)院人才隊伍建設。

二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的主要問題分析

（一）人事檔案管理的規(guī)范性需要進一步提升

隨著人力資源開發(fā)研究的深入及人事制度的完善，對于人才選拔、管理的制度與程序也不斷地優(yōu)化與完善。但是實踐中某些醫(yī)院仍然實施以前滯后的檔案管理規(guī)范，未對新規(guī)定予以補充和在日常工作中進行體現，導致了部分工作的不完善。例如：對于部分離退休醫(yī)護人員的檔案未予以高度重視，未及時移交相關部門，導致一些重要材料的丟失與檔案移交的不規(guī)范與不及時。同時，由于以前制度的不規(guī)范與滯后性，致使部分鑒定材料、內容不齊全，為職工在今后出國、升遷、職稱評審、工作調動等方面帶來了不便，影響了正常的人事關系。

（二）人事代理服務無法滿足需要

在市場經濟條件下，人事代理服務已成為醫(yī)院管理外聘人員檔案的重要方式。由于部分醫(yī)院發(fā)展規(guī)模的擴大，對于醫(yī)護人員的需求量也不斷增多，但在實踐中出現了專業(yè)技術人員編制與實際需求量之間的不相符的情況，因此需要招聘大量地臨時、外聘人員，以人事代理服務的方式管理外聘人員的檔案。一方面人事代理服務的費用逐漸增高，另一方面由于部分人事代理服務機構的不專業(yè)，其業(yè)務僅限于簡單的檔案收集、存放、保管等，缺乏系統、完善的醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范與流程，對檔案的補充、裝訂、管理等缺乏規(guī)范性與及時性操作，不能全面地反映聘用人員的基本情況與信息，從而失去了醫(yī)院人事檔案管理的核心作用。

（三）人事檔案管理隊伍建設有待加強

提升人事檔案管理隊伍的綜合素質是人力資源開發(fā)的重要內容之一。人事檔案管理隊伍的水平與人力資源的可持續(xù)發(fā)展息息相關。由于醫(yī)院部分編制與人事檔案管理專業(yè)技術人員的緊缺，人事檔案管理人員通常缺乏專業(yè)性，并且流動性較大，沒有穩(wěn)定專業(yè)的人事檔案管理隊伍，使人事檔案的機密性與完整性不能得到有效保障，未能真正發(fā)揮醫(yī)院人事檔案管理在人力資源開發(fā)中的關鍵性作用。此外，缺乏系統的培訓機制。部分檔案管理人員對于醫(yī)院人事檔案管理的最新規(guī)范與細則不夠熟悉，缺乏對于具體操作流程的學習與培訓機會，未認識到其在人力資源管理中的重要作用，仍然沿用傳統的檔案管理模式。沒有完善的檔案管理隊伍培訓機制，不能及時將新鮮血液注入到管理隊伍中來。

（四）人事檔案管理手段與方式需要進一步改進

在人力資源開發(fā)過程中，醫(yī)院人事檔案管理的方法與手段需要進一步改進。由于設備與辦公場地的局限性，缺乏專門的人事檔案管理系統軟件與辦公場地。一些人事檔案管理職能是由辦公室承擔的，沒有專門的人事檔案管理部門與隊伍。同時，人事檔案管理技術未能與時俱進，沒有實現信息化與專業(yè)化，仍然采用傳統的手工登記、整理等方式。這不僅不利于人事檔案管理工作效率的提升，而且不能為人才的晉升、選拔提供有效、及時的信息。充分利用先進的科學技術，實現人事檔案管理的信息化與專業(yè)化，是人力資源開發(fā)的正確方向。

三、醫(yī)院人事檔案管理問題產生的重要原因

近年來，各領域發(fā)展較快，醫(yī)療制度不斷完善，醫(yī)療技術日益進步，醫(yī)院傳統的人事管理開始轉為以人為本的管理，人力資源在現代化醫(yī)院發(fā)展的重要性日益顯現。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人才選拔、培養(yǎng)、聘用的重要記錄，在現代化醫(yī)院發(fā)展中占據重要位置。在當前信息化、網絡化發(fā)展時代，傳統醫(yī)院人事檔案管理中存有的各項問題日益顯現。問題產生原因主要是以下幾點：首先是當前醫(yī)院注重發(fā)展醫(yī)療事務，對人事檔案管理欠重視。對于人事檔案管理存在應付心態(tài)，在后續(xù)管理中缺乏良好的工作態(tài)度，材料整理不規(guī)范以及歸檔不及時，會導致材料出現錯裝、缺失、損壞等問題。有部分檔案管理人員從人事管理部門調任，專業(yè)化的管理人員配置不足，人員流動性較大。部分人員尚未適應工作崗位便又調任。有較多檔案管理人員信息化管理理念不足，未經過專業(yè)化培訓，缺乏創(chuàng)新管理理念。在人事檔案管理活動實踐過程中，還是停留在人工手工操作階段，未能應用專業(yè)化的檔案管理應用軟件。在手工層面上實施信息編輯、信息查找、數據檢索任務，對檔案管理效率具有較大影響，難以提高操作成效。因此要注重整合上述問題原因，擬定針對性發(fā)展措施。

四、加強人事檔案管理促進醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展策略探討

通過上述詳細分析了醫(yī)院人事檔案管理中存在的主要問題及其產生的重要原因，下面筆者詳細探討加強人事檔案管理促進醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展策略。

（一）轉變人事檔案管理工作理念，加強醫(yī)院人事檔案基礎設施建設

醫(yī)院第一個工作要做的是轉變人事檔案管理工作理念，提高對人事檔案管理工作的相關重視，重視人事檔案管理的宣傳，從以往的輕視到重視檔案管理工作，要充分利用醫(yī)院各種可用資源，在宣傳欄、院報、醫(yī)院網站等處進行人事檔案管理相關知識和工作的宣傳，從而轉變全院人員對人事檔案管理工作的新理解，醫(yī)院管理層也應加大對人事檔案管理的重視和行為力度，不斷提高醫(yī)院人事檔案管理的工作質量。其次加強醫(yī)院人事檔案基礎設施建設，保證人事檔案管理工作的順利開展。第一，創(chuàng)建獨立檔案室，配備人事檔案設備，現在人事檔案分紙質檔案和電子檔案兩部分，紙質檔案具有易腐、易潮、易燃燒的特點，所以人事檔案室要配備專業(yè)檔案設備，確保人事檔案的存放和保管。其次，在檔案室設立專門的人事工作間，并且配備電腦、掃描儀、打印機、復印機等硬件設施。最后，建立高素質、高能力、經驗豐富的人事檔案管理員隊伍，可以組成由院長為首、紀委為督導、人事科科長為指導的人事檔案管理隊伍，用行動提高醫(yī)院管理層對人事檔案管理的關注，并且加大對人事檔案的管理力度，不斷全面提升人事檔案管理人員的專業(yè)素質和專業(yè)技能，人事檔案工作人員不是醫(yī)生那種備受關注的人員而是一個幕后建設隊伍，正因為如此人事檔案管理工作才變成沒有技術含量的機械勞動，這對檔案工作人員的心理素質提出了更高的要求，人事檔案工作人員要樹立正確的世界觀、價值觀、人生觀，堅定思想方向，平衡積極心態(tài)，積極投身檔案管理工作中。

（二）科學分析檔案信息，建立醫(yī)院人才儲備庫

人事檔案能為人力資源工作提供有價值的人員信息，還能為人才選拔、人才晉升提供重要的參考信息，人事檔案管理部門及時了解并記錄人事檔案信息，并利用掌握的人事檔案信息，建立醫(yī)院的人才儲備庫，為管理層選拔、使用和培養(yǎng)人才提供信息和數據服務，建立和完善人力資源管理制度和人事檔案管理制度，促進選拔人才、任用人才、儲備人才、培養(yǎng)人才、管理人才的管理。人事檔案為醫(yī)院人才資源的儲備提供了重要信息，一份完整可靠的人事檔案，可為一個醫(yī)務人員提供較為全面的個人信息，為今后的發(fā)展提供重要的人力資源信息與材料依據。另一方面人事檔案管理人員科學分析人事檔案，實現醫(yī)院人力資源規(guī)劃，人力資源規(guī)劃是一個對醫(yī)院人員流動進行動態(tài)預測和決策的過程，是現代醫(yī)院人力資源科學配置的基礎性工作和前提條件，人事檔案管理部門應當就醫(yī)院工作人員檔案進行科學合理的信息分析，整理有效信息進行個人資源配置，從而做出相應的人力資源規(guī)劃，這樣的人力資源規(guī)劃在人力資源管理中具有重要的發(fā)展和協調作用。人事檔案部門除了檔案的管理還有分析醫(yī)院人力資源前景需求和醫(yī)院定期招聘計劃和崗位考核計劃，合理配置人力資源，科學儲備人力資源。這樣的人事檔案管理工作的開展能有效促進人力資源的資源整合調整，促進醫(yī)院有效人力資源的可持續(xù)發(fā)展。

（三）制定員工培訓發(fā)展計劃，推進人力資源儲備

目前醫(yī)院人事管理工作大部分由醫(yī)院內部文職類工作人員進行，這樣就導致了檔案管理人員專業(yè)檔案管理知識欠缺，專業(yè)檔案管理能力不足，所以人事部門要制定人事檔案管理人員培訓發(fā)展計劃。檔案管理人員的知識素質、工作經驗和工作技能是檔案工作的重要組成部分，人力資源部門對人事檔案信息進行分類總結分析，發(fā)現人才發(fā)展獨有的特點和工作規(guī)律和能力，以員工為發(fā)展主體，采取多元化的人才培訓計劃，通過對員工個人的研究以及能力分析，能為制定多元化的人才培訓發(fā)展計劃提供材料和數據依據。有利于高效識別人才、培養(yǎng)人才。同時對人才進行檔案管理職能分工培養(yǎng)，針對每個人才的特點分配合適的職能培訓，有目的、有針對性地制定培訓發(fā)展計劃，利用多樣化的教育培訓方式激發(fā)人才學習積極性和主動性，不但要組織人才進行全面的政治思想教育學習、專業(yè)工作人員再教育、專業(yè)工作人員實踐操作演練及工作相關制度和規(guī)定的規(guī)范化學習還要進行人才綜合素質教育的培訓，推動人力資源儲備，促進人事檔案工作的順利開展。

（四）引進高科技信息系統，建立人事檔案信息管理系統

近些年來，我國社會主義市場經濟不斷發(fā)展，醫(yī)院發(fā)展中綜合競爭力不斷擴大，要注重實現傳統經營發(fā)展模式的全面創(chuàng)新與變革，促使更多醫(yī)院工作人員認識到檔案管理工作的重要作用。醫(yī)院人事檔案管理中要注重對醫(yī)院發(fā)展現狀進行分析，掌握醫(yī)院檔案工作開展的優(yōu)勢，通過信息化技術建立完善的檔案管理系統，人事檔案信息管理系統構建中要全面整合醫(yī)院人事檔案信息資源，實現電子化發(fā)展，提高檔案管理人員的工作效率。在信息系統應用構建中，要注重做好技術人員專業(yè)化培訓與指導，促使更多人員高效應用信息化系統，提高技術人員計算機應用能力、操作能力，能實現人事檔案全面變更與信息查詢，做好各項電子化信息反饋，能有效降低檔案管理成本，還能便于人員查詢以及信息整理。提高人事檔案信息便捷性、及時性、完善性，保障醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展。傳統的人事檔案管理內容較為單一，未能注重較多重點材料的收取，此類管理方式難以全面掌握醫(yī)院醫(yī)務人員真實發(fā)展現狀。在后續(xù)人事檔案管理中，要注重做好動態(tài)化管理。要整合人事檔案管理內容，注重及時做好多項資源收取，保障人才戰(zhàn)略全面實施，有助于強化醫(yī)院人事檔案綜合管理成效，實現醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

五、結語

綜上可知，目前醫(yī)院面對的行業(yè)發(fā)展競爭壓力較大，醫(yī)院在激烈的競爭環(huán)境中要想實現全面發(fā)展，必須轉變人事檔案管理工作理念，加強醫(yī)院人事檔案基礎設施建設、科學分析檔案信息，建立醫(yī)院人才儲備庫、制定員工培訓發(fā)展計劃，推進人力資源儲備以及引進高科技信息系統，建立人事檔案信息管理系統等可持續(xù)發(fā)展策略，從而全面推動醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展。