檔案信息化建設(shè)的安全問題及對策分析

寧波原水集團有限公司亭下水庫分公司

檔案管理是企業(yè)管理中最重要的一個環(huán)節(jié)，想要對企業(yè)的管理模式進行信息化建設(shè)，需要結(jié)合企業(yè)檔案信息的安全問題進行規(guī)劃。檔案信息化建設(shè)促進企業(yè)的發(fā)展，檔案對企業(yè)的后續(xù)發(fā)展具有維護經(jīng)濟利益、指導(dǎo)企業(yè)決策的重要意義。企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中需要不斷提高對安全問題的重視，通過對檔案信息風(fēng)險進行預(yù)估，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，保證企業(yè)檔案的有效存儲。企業(yè)檔案管理人員需要對管理方式進行創(chuàng)新，對檔案的各項功能進行分類、合并等，最終以新的模式來對檔案進行管理。在此過程中，積極引進軟件技術(shù)，提高檔案管理信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案管理模式。

一、檔案信息安全問題

（一）物理安全風(fēng)險

物理安全風(fēng)險是指檔案信息管理時出現(xiàn)故障，遭遇水災(zāi)、火災(zāi)等物理因素而導(dǎo)致的系統(tǒng)損壞。還包含配電系統(tǒng)的故障，服務(wù)器終端、機房報警系統(tǒng)癱瘓導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，電磁效應(yīng)導(dǎo)致服務(wù)器損害，人為因素導(dǎo)致的系統(tǒng)故障等。

（二）檔案信息安全風(fēng)險

檔案管理部門在建設(shè)檔案信息化管理平臺初期，安全意識缺乏，沒有針對系統(tǒng)安全進行專業(yè)的防護，對檔案信息系統(tǒng)的運行沒有進行統(tǒng)籌規(guī)劃，檔案信息安全的風(fēng)險主要表現(xiàn)為檔案信息結(jié)構(gòu)風(fēng)險、檔案信息系統(tǒng)入侵風(fēng)險、遠程安全接入風(fēng)險。檔案的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)需要根據(jù)檔案的信息內(nèi)容進行風(fēng)險防護，對病毒的侵入進行治理，確保檔案管理系統(tǒng)的安全。

（三）系統(tǒng)安全風(fēng)險

系統(tǒng)安全風(fēng)險是指終端防護系統(tǒng)能力不足導(dǎo)致出現(xiàn)病毒時無法進行有效供給，從而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)安全隱患。系統(tǒng)安全風(fēng)險主要包含身份認證風(fēng)險、系統(tǒng)安全配置風(fēng)險、系統(tǒng)漏洞風(fēng)險、病毒和惡意代碼風(fēng)險這4個方面。由于系統(tǒng)安全防護方面存在的不足，攻擊者會假冒合法用戶進入系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息的泄露，對檔案管理部門造成了威脅。

二、提高檔案管理信息化建設(shè)安全性的措施

（一）完善內(nèi)部建設(shè)，形成規(guī)范化在線接收管理

加強對檔案管理部門信息化的建設(shè)，保證他們思想政治上的進步，對他們進行管理，保證人員具有較強的團結(jié)意識，以及對技術(shù)等有學(xué)習(xí)的積極性。在檔案管理中，需要在檔案形成過程中保證各個環(huán)節(jié)規(guī)范合理，進行在線接收時具備完整的規(guī)章制度與流程，優(yōu)化整體工作。完善檔案管理的內(nèi)部建設(shè)，加快建設(shè)檔案管理部門軟件設(shè)施，對檔案管理部門進行合理規(guī)劃，建立安全責(zé)任制，保證每個人在工作中有檔案安全防護意識。

（二）完善資料管理體系

為了加快檔案管理的信息化建設(shè)，首先需要完善資料管理體系，對人員的檔案進行有效的管理。對于檔案的接受與錄入需要建立明確的規(guī)范，保證檔案管理中的信息安全。在完善檔案管理體系時，需要對老舊檔案進行制度建設(shè)，區(qū)分傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案，保證檔案后期的可查詢。對于項目資料需要進行細致的種類劃分，保證在后期查詢時的工作效率。另外，要求檔案管理人員明確檔案管理方面的法律法規(guī)，確保人員工作時對保密檔案進行有效保存，提高檔案管理的規(guī)范。

（三）加強軟件應(yīng)用，提高檔案管理技術(shù)

在檔案管理過程中，需要積極的引進先進的軟件技術(shù)，對檔案信息進行劃分，提高檔案管理的安全性。在軟件應(yīng)用時，針對不同秘密程度的檔案進行不同軟件的應(yīng)用，根據(jù)技術(shù)的難易程度進行劃分，保證檔案信息管理的安全性。另外，建立數(shù)據(jù)庫對檔案信息進行劃分，引進新技術(shù)的同時加強檔案管理的信息化建設(shè)，建設(shè)科學(xué)、信息化、智能化的檔案管理系統(tǒng)，保證檔案管理的有效性。對于檔案管理信息風(fēng)險管控而言，利用大數(shù)據(jù)構(gòu)建大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)平臺，將檔案信息存儲在平臺中，充分利用共享信息實現(xiàn)規(guī)律探索，對檔案進行整體管理，保證檔案信息的完整性。另外，利用檔案信息之間的關(guān)聯(lián)性進行分配管理，再進行檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用，有效提高檔案管理的信息化建設(shè)。

（四）優(yōu)化信息化檔案管理機制

在現(xiàn)代化信息建設(shè)的背景下需要不斷創(chuàng)新，低效率和信息不對稱是導(dǎo)致檔案管理緩慢發(fā)展的重要因素。對檔案管理進行技術(shù)創(chuàng)新，利用云計算，大數(shù)據(jù)，物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)加強企業(yè)信息化建設(shè)，為城建檔案管理發(fā)展提供幫助。檔案管理部門需要整合內(nèi)部發(fā)展結(jié)構(gòu)，優(yōu)化服務(wù)體系，為企業(yè)提供發(fā)展的建議，提高服務(wù)效率。利用數(shù)字化技術(shù)，促進企業(yè)發(fā)展，提高資源配置水平。另外，檔案管理部門需要優(yōu)化工作機制，提高檔案服務(wù)范圍。例如，通過嵌入微信等社交軟件，建立企業(yè)的檔案查詢系統(tǒng)，通過現(xiàn)代化技術(shù)進行檔案信息的收集，了解往來數(shù)據(jù)從而提高檔案管理的技術(shù)水平。

三、結(jié)語

計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案管理的發(fā)展以及檔案信息系統(tǒng)的利用提供了保障。在計算機技術(shù)和大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下，通過完善檔案管理機制，積極引用軟件技術(shù)，提高檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案信息的安全性，促進檔案信息化管理的進步。