人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用分析

李恩敏 重慶市北碚區朝陽小學校

人力資源檔案是表現相關人員學習、工作情況的重要依據，通過人事檔案可以直接的了解到學校人員的具體情況，因此人事檔案是學校人力資源部門的重要組成部分，人事檔案的管理也是人力資源部門的重要工作。學校在人事檔案管理方面如果能夠有效的開發和利用好學校的人力資源，可以為學校的建設提供重要的人才基礎。如果人事檔案管理沒有與學校的發展相適應，不能滿足學校各方面的要求，那么不僅不利于學校的發展還會對學校的建設產生負面影響，不利于學校總體的發展與進步。由此可以看到人事檔案管理在學校的資源管理中有著重要作用，學校必須提高對人事檔案管理的重視程度，充分意識到人力資源管理的重要作用，促進學校可持續發展，為學校的發展打牢人才根基。

一、人才檔案管理過程中遇到的問題和解決辦法

（一）人事檔案管理信息化程度薄弱

信息技術的飛速發展使得人事檔案管理有了更多的可能，但是由于信息管理模式的落后性，使得人事檔案管理并沒有及時的與信息技術相結合，人事檔案管理模式還是以傳統模式為主，而紙質的人事檔案管理模式則有諸多的弊端，例如信息重復、更新不及時，甚至丟失遺忘的可能性。不僅影響工作的質量，還使人事檔案的應用效率大幅下降。所以人事檔案管理部門可以以互聯網為平臺，將人事檔案信息數據化，不僅有利于檔案的保存和檢索，還可以為使用人員提供更優質的服務[1]。

（二）人事檔案管理制度不完善

完善的人事檔案管理制度，可以為學校的管理提供更好的服務，但是近些年來，在實際工作中，很多學校對人事檔案管理的重視程度不高，并沒有完善的管理制度，所以人事檔案在應用過程中會出現諸多的問題，例如檔案的丟失，作假等。所以想要保證人事檔案的正常使用和保存，學校必須要建立完整的人事檔案管理制度，在傳統管理制度上進行優化[2]。

二、人事檔案管理的重要作用

人事檔案作為學校相關工作人員信息資料的重要載體，在學校人力資源管理中發揮著巨大的作用，它的作用主要體現在以下兩個方面

（一）人事檔案是學校了解工作人員的重要標準之一

人事檔案忠實的記錄著一個人的發展履歷和個人能力，通過檔案可以清晰的查到一個人在某段時間做了什么重要的事情，以及相關政治思想和工作能力，他的核心思想就是對這個人的描述，以人為主體。這樣可以讓學校根據工作崗位需要迅速的查找到自己需要的人才，從而保證知人善用，避免人才的流失，同時也能夠為學校的崗位選擇出更恰當的人才，繼而讓他們在合適的崗位發揮出優秀的才能。人事檔案作為學校選拔合適人才的重要標準，因此學校必須要重視對于人事檔案的利用程度，加深對干部的了解挖掘潛力發揮才能，根據檔案中記錄的點滴細節獎懲情況，政審材料，黨團信息等，讓不同的人才可以在合適的崗位上發揮自己的才華，做出貢獻[3]。

（二）人事檔案為學校制度制定提供了參考依據

學校的制度制定是需要根據學校的相關發展實際和人才能力，而人事檔案恰恰是這些信息的最忠實記錄者。如果學校在教學過程中盲目的制定相關制度，而沒有遵從實際，那么勢必會導致制度與現實的脫節，從而不僅制度不能發揮相應的作用，還會導致制度為學校的發展起到反作用。制度需要服務于學校的發展現狀，因此學校必須充分的了解人事檔案，在人力資源管理的過程中加深對學校的了解，從而制定符合社會發展實際的規章制度來服務于學校。因此學校在人事資源管理過程中必須重視人事檔案的作用，通過研究分析人事檔案，加深對學校工作人員的了解從而能夠制定出符合學校實際，能夠對工作人員起到切實約束作用的規章制度，確保規章制度落在實際。

三、以科學的策略發展學校人事檔案管理制度

通過前文敘述，可以很清晰的了解到人事檔案在學校人力資源管理過程當中發揮著不可或缺的作用，了解學校人員具體情況最直接的方法就是參考學校人員的人事檔案，與人事有關的規章制度的變化以及制定也依據于此。從這兩個方面可以清晰地意識到，學校人事檔案管理發揮的重要作用，有關于完善學校人事檔案管理制度有以下具體做法：

（一）對于學校人事檔案管理信息化水平的提高

在當前社會環境下，迅速發展至高水準且保持持續不斷發展的最明顯的影響因素就是信息技術，對于學校人事管理這一與數據采集與儲存相關的工作，自然要加入信息化技術。運用信息化技術做好學校人事檔案管理，運用互聯網多媒體技術代替傳統的靠人力統計，且儲存為紙質形式的檔案信息。這樣的方式無論對于信息的采集，儲存或是借鑒都能帶來非常之多的便利。節省人力物力對于人事工作過程中工作效率的提高，工作資源的利用效率提高均有巨大幫助。鑒于以上原因，在今后的學校人事檔案管理過程中，對于互聯網多媒體的應用程度一定要高度重視。在具體實例當中可以體現為以錄入硬盤的形式儲存學校人員的檔案信息，便于操作管理的同時還節省了紙質資源節約了空間資源。除此之外，對于學校人事資源管理范疇內的所有人員信息的檢索、查閱、增添、刪減等操作，都變得更加有效。可以通過信息化手段，將不同類型的工作人員分門別類儲存到不同的文件當中，可以在打開硬盤的第一時間就檢索到自己想要檢索的內容。針對同類甚至某一特定人員的信息，可以按照時間順序顯示不同批次的測評結果等等資料，進行時間線上的針對比較，也有利于判斷某一工作人員更適合于就任何種崗位，避免人員才能與崗位設置之間的矛盾。這些人力檔案管理信息化的手段，無論對于學校還是工作人員，都有很大的益處，對于學校來說人力管理制度信息化可以讓校內的各項工作運行更加順暢[4]。

（二）多元化人事檔案的建設

人事檔案可以作為學校對相關人員進行評價時的主要參考依據，也是人才能力的集中展現的所在，依據于這樣的現實情況，對人事檔案管理的要求就提出了多元化要求，單一的人事檔案資料已經不足以滿足現階段各項使用人事檔案進行的活動的需求。傳統意義上對于工作人員的檔案的管理包括履歷表、學歷、學位、自傳材料、團黨信息、科研以及獲獎情況等多方面的信息進行采集儲存。而這樣的人事檔案已經不足以滿足現階段企業對于就業人才的多元化要求。采取傳統標準進行制定的人事檔案，已經成為企業選擇時所提出的基礎要求，所以學校是否可以最大程度上的保證相關崗位工作開展順利，關鍵就在于人事檔案的建設能否做到多元化。在具體的工作實踐當中，可以體現為，人事檔案中除了學歷、學位、團黨信息、履歷等基礎相關情況外的科研著作、論文成果、教學評級、實踐教學經驗等等信息。經過這樣的多元化人事檔案篩選得來的優秀教師與其他部門工作人員，是兼顧于多個方面共同發展，具有較高綜合素質的群體。對于教師教學能力，以及行政能力等等方面，均有比傳統形式人事檔案更加全面、具體的優點。但這些又不僅僅限于教學能力和學習能力，其中包括道德品質，職業素養，責任感，使命感等等內容。這種人事檔案的建立，也可以對于教師及行政工作的評估工作產生正面的反饋，因為人事檔案的變更，會促進工作人員在發展自身能力時，視野更加寬闊，發展更加全面。

四、結語

對于工作人員的綜合能力最直觀的體現就是學校所建立的人事檔案，可以影響到學校人力資源的統籌調配，是人力資源管理過程中不可或缺的重要組成部分。無論是全面了解學校干部具體情況，還是制定規章制度，都要查閱人事檔案。由此可見，人事檔案的重要性。人事檔案管理工作是否成熟，決定了學校的人力資源利用是否合理。學校應當高度重視人事檔案管理工作，積極轉變人事檔案管理工作的工作理念，最大化程度利用信息化技術，對于人事檔案所包含的內容盡可能的多元化全面化，為學校日常工作效率的提高做出努力，對人事檔案可以更全面的反映教師的綜合素質做出努力，讓教師的個人檔案能夠滿足企事業的招聘的要求，為學校的發展做出貢獻[5]。