探討建筑工程資料管理中存在的問題與對策

趙秋霞 程月華 駐馬店市建筑公司

梳理現(xiàn)有制度、文件和合同中關(guān)于設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證、進(jìn)度款的計量和支付以及分階段結(jié)算和竣工結(jié)算的相關(guān)內(nèi)容，以修訂后的合同條款特別是工程進(jìn)度款計量和支付條款為抓手，落實施工企業(yè)和監(jiān)理單位在工程建設(shè)過程管理資料的編制、審核、歸檔和移交方面的主體責(zé)任，加強設(shè)計變更和現(xiàn)場簽證管理，降低工程進(jìn)度款支付的偏差風(fēng)險，有效縮短竣工結(jié)算辦理的周期。

一、建筑工程檔案管理的重要性分析

首先，為工程建設(shè)管理提供依據(jù)。工程建設(shè)是建立在專業(yè)的工程設(shè)計、科學(xué)的計算以及規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上的，因此在工程建設(shè)中會出現(xiàn)大量的工程建設(shè)相關(guān)資料對工程的整個過程進(jìn)行記錄。一旦在工程建設(shè)中出現(xiàn)安全或者質(zhì)量方面的問題，都可以通過對檔案資料的查詢及時發(fā)現(xiàn)問題所在，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整與改善。如果沒有檔案資料的話不僅工程建設(shè)的安全和質(zhì)量無法保障，而且一旦出現(xiàn)問題無法進(jìn)行有效追溯，出現(xiàn)各方相互推諉扯皮的情況，不僅阻礙了工程的進(jìn)展，而且也給工程管理人員帶來了極大的負(fù)擔(dān)和壓力。工程檔案資料可以使施工流程和工程管理更加規(guī)范，施工人員和管理人員各司其職按照標(biāo)準(zhǔn)要求做好自己分內(nèi)的工作，只有這樣才能保證工程項目有序開展。其次，為建筑的后期維護(hù)以及行業(yè)的發(fā)展提供參考。建筑工程檔案資料的管理不僅能夠為施工現(xiàn)場的作業(yè)和管理提供依據(jù)，最重要的是為建筑后續(xù)使用中的維護(hù)提供參考。另外，通過工程資料中記錄的信息也可以為后續(xù)類似工程的建設(shè)提供參考依據(jù)，工程建設(shè)中出現(xiàn)的問題以及比較有借鑒意義的工程技術(shù)的應(yīng)用等，都可以為之后的工程建設(shè)提供很好的學(xué)習(xí)資料，不斷推動建筑工程行業(yè)發(fā)展的同時有效提高工程建設(shè)的質(zhì)量。

二、工程資料管理存在的問題

（一）項目開工前資料收集困難

工程資料收集與整理工作是工程項目建設(shè)過程中非常重要的一個環(huán)節(jié)，工程項目前期資料包括項目開工前所需的政府及相關(guān)部門批準(zhǔn)的文件、地質(zhì)勘查報告、施工圖紙及各單位參與圖紙會審的審查記錄等等。由于建筑工程施工現(xiàn)場存在的影響因素較多，具有周期長、資料廣泛等特點，相關(guān)人員在工程資料歸檔及時性等方面還存在諸多問題，這主要是由于施工期間硬性條件下政府部門審批手續(xù)的延時情況或勘察報告準(zhǔn)確性確認(rèn)的影響等因素所造成的。與此同時，施工企業(yè)為了追工期、趕進(jìn)度，在施工期間各部缺乏良好溝通和交流，無法保證施工組織設(shè)計、施工進(jìn)度計劃等資料及時上報。

（二）資料收集缺乏實效性

基建工程項目的檔案資料管理工作需要從項目合同簽訂開始，貫穿于項目建設(shè)的全過程，其中包括開工報告、圖紙審計等，并依據(jù)相關(guān)具體規(guī)定和規(guī)范，對施工過程加強記錄，確保各環(huán)節(jié)記錄全面、有效、及時，其中包括進(jìn)場合同、開工報告、驗收數(shù)據(jù)、變更手續(xù)等，使項目環(huán)節(jié)得以順利開展。但在不少基建工程項目中，由于資料收集不及時會導(dǎo)致各項工作無法做到有據(jù)可循，缺乏真實數(shù)據(jù)和資料的有效支撐，直接影響資料管理質(zhì)量和水平。

（三）管理效率低

建筑工程資料的信息量較為龐大，尤其是隨著建筑工程進(jìn)度的不斷推進(jìn)，產(chǎn)生的資料具有更為復(fù)雜的變動性，需要及時跟進(jìn)資料的收集和整理，如果管理效率不足就會導(dǎo)致大量的資料積壓，不僅可能造成資料管理的質(zhì)量問題，也可能會造成對工程進(jìn)度的不良影響。完善的管理制度有著明確的管理工作秩序，能夠指導(dǎo)管理人員按照科學(xué)的管理進(jìn)度進(jìn)行管理工作，否則將會造成管理工作的混亂，當(dāng)資料的信息量過大時，就無法進(jìn)行有效的管理，造成管理效率的嚴(yán)重下降。

三、資料管理問題應(yīng)對措施

（一）完善項目開工前總體規(guī)劃

工程項目建設(shè)開始前需要做好充分的準(zhǔn)備工作，這樣才能保證項目建設(shè)順利完成，其中工程進(jìn)度計劃的編制是非常重要的組成部分，在進(jìn)度計劃編制過程中需要充分考慮各方面因素，將項目資料管理納入其中，從項目立項到竣工資料整理移交，實施全過程的管理工作，并做好相關(guān)技術(shù)人員簽字預(yù)驗收，督促各單位按照進(jìn)度計劃與資料管理要求進(jìn)行資料管理工作，通過制定資料管理方案、制度為相關(guān)工作提供依據(jù)。

（二）加強立項資料監(jiān)控

對于項目檔案資料監(jiān)控和管理而言，在項目建設(shè)立項、審批以及勘察前還未成立相對應(yīng)的部門以及相關(guān)工作人員未正式投入管理工作前，施工前期相關(guān)檔案資料較為分散，文件存放在不同的部門和負(fù)責(zé)人員手中，其中管理部門主要存放工程勘察和招標(biāo)的相關(guān)資料和文件，缺乏相應(yīng)的檔案資料采集和整理。因此，在實際檔案管理中極易因前期資料過于分散以及收集不及時等原因，造成收集難度增加，文件丟失率提高。所以，相關(guān)建設(shè)單位應(yīng)重視工程立項前期的檔案管理工作，指派專人負(fù)責(zé)檔案收集和整理，確保收集和整理的及時性。同時，應(yīng)對相關(guān)設(shè)備加強監(jiān)控，使其能夠更好地滿足操作要求，有效提升工作質(zhì)量和效率。

（三）強化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制

想要有效優(yōu)化建筑工程檔案管理，首先要強化意識，真正意識到建筑工程資料管理的重要性和對工程項目的重要意義，改掉往日粗放的管理模式，才能從根本上達(dá)到優(yōu)化的目的。項目開建之初，要根據(jù)地方與行業(yè)的規(guī)范管理辦法，編制自己的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容和范圍，對設(shè)計、監(jiān)理、總包、施工單位進(jìn)行資料交底，提出并要求實現(xiàn)資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化的管理目標(biāo)，將檔案資料納入考核目標(biāo)進(jìn)行獎罰，以保證檔案管理的效率和質(zhì)量。在建設(shè)過程中，制定完善的規(guī)章管理制度，將資料收集與施工同步，滲透到每一個環(huán)節(jié)，保質(zhì)保量做好各相關(guān)部門的檔案歸檔工作。

四、結(jié)語

綜上所述，建筑工程的檔案管理是工程建設(shè)的非常重要的組成部分，其重要性不言而喻，不光是工程施工的重要依據(jù)，也是后期工程維護(hù)以及建筑行業(yè)發(fā)展的重要的參考資料。對此施工單位還需要強化過程管理做好施工檔案資料收集與過程監(jiān)督，以提高工程檔案管理水平。