事業(yè)單位檔案管理面臨的問題及對策研究

徐會芝 保定市機關(guān)事業(yè)社會保險所

檔案管理工作是事業(yè)單位行政管理工作的重要內(nèi)容。一份份檔案共同記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，記錄了事業(yè)單位的優(yōu)秀成果，也記錄下了事業(yè)單位的人才培養(yǎng)成績。大數(shù)據(jù)時代的到來，事業(yè)單位管理者必須高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，解決當(dāng)前檔案管理工作面臨的主要問題，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的提升。

一、加強事業(yè)單位檔案管理工作的必要性分析

（一）加強事業(yè)單位檔案管理工作是由事業(yè)單位檔案動態(tài)化特點所決定的

事業(yè)單位的檔案是動態(tài)化的，材料的收集和整理完成后并不是代表檔案管理工作的結(jié)束，需要隨著工作的繼續(xù)開展和人事變動隨時補充新的內(nèi)容，來保證檔案信息的及時性和完整性。這就要求我們必須加強檔案的日常管理，特別是要重點關(guān)注人事檔案的管理工作，保證檔案信息隨著員工工作經(jīng)歷和崗位調(diào)整等做到及時更新，為事業(yè)單位的人事管理提供客觀依據(jù)。

（二）加強事業(yè)單位檔案管理工作是信息化時代的必然要求

大數(shù)據(jù)時代背景下，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)與各行各業(yè)緊密聯(lián)系起來，任何行業(yè)和單位要想取得快速發(fā)展，都離不開信息技術(shù)的支持，事業(yè)單位也不例外。信息技術(shù)為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了全新的工作模式，自動化的檔案管理工作代替了傳統(tǒng)的手工操作，能夠大大提高檔案管理的效率，有效降低檔案管理的成本，同時也會通過信息技術(shù)豐富檔案信息的內(nèi)容，保證事業(yè)單位檔案可以發(fā)揮更大的價值功能。

（三）加強事業(yè)單位檔案管理工作能夠為事業(yè)單位發(fā)展保駕護(hù)航

檔案記錄了事業(yè)單位的重要活動和人員信息，加強事業(yè)單位的檔案管理工作，能夠更客觀地記錄事業(yè)單位的活動情況，事業(yè)單位的優(yōu)秀成果也能夠全面的展現(xiàn)在檔案當(dāng)中，這些數(shù)據(jù)成果有很高的參考價值，檔案使用者能夠更真實的認(rèn)識事業(yè)單位的實際情況，為后續(xù)工作的開展提供理論支持。同時，檔案只有按照法律的相關(guān)要求和法定的程序而形成，才能具有權(quán)威性，才能成為借鑒依據(jù)，所以必須要加強事業(yè)單位的檔案管理工作，認(rèn)真開展檔案相關(guān)工作[1]。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理面臨的問題分析

（一）檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視

長期以來，很多事業(yè)單位管理者想當(dāng)然地認(rèn)為檔案管理就是單純的資料收集和整理，并沒有實用價值，檔案管理工作很少能夠得到應(yīng)有的重視。而思想上的不重視就會導(dǎo)致無法形成有效的檔案管理機制，即使有規(guī)章制度，也是形同虛設(shè)，流于形式，不能嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理者在工作開展中往往都是無章可循，工作隨意性強，檔案也就無法確保其及時性和客觀性，檔案的作用效果就會大大降低。

（二）缺乏符合大數(shù)據(jù)時代要求的檔案管理工作人才

信息化時代為事業(yè)單位的檔案管理工作提供了全新的工作思路，要想實現(xiàn)信息技術(shù)應(yīng)用和檔案管理的有效融合，就必須要有一支符合大數(shù)據(jù)時代要求的檔案管理工作人才隊伍。但是由于長期以來檔案管理工作得不到重視，導(dǎo)致很多事業(yè)單位的檔案管理人才培養(yǎng)工作不到位，很多檔案管理人員在實際工作中仍然延續(xù)著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，缺少信息化學(xué)習(xí)的積極性，無法適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作需要，而針對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)工作又不到位，檔案管理的信息化進(jìn)程困難[2]。

（三）信息化的檔案管理工作的安全性需要進(jìn)一步提升

在事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程當(dāng)中，無法回避的一個問題就是信息檔案的安全問題，由于信息檔案儲存在計算機硬盤當(dāng)中，傳輸于網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，存在被不法分子竊取和破壞的風(fēng)險。特別是人事檔案，具有保密性的特點，如果檔案被不法分子竊取，造成人員信息的外露，就會造成嚴(yán)重不良的社會影響。當(dāng)前事業(yè)單位對檔案管理的安全防護(hù)，只是局限于定期軟件殺毒和備份，沒有更嚴(yán)密的措施來保證信息檔案的安全，需要進(jìn)一步提升信息檔案管理的安全性。

三、提高事業(yè)單位檔案管理水平的措施分析

（一）完善檔案管理制度，加強對檔案管理工作的重視

要提高事業(yè)單位檔案管理水平，首先就要從思想上重視這項工作。事業(yè)單位的管理者要重視檔案管理，加大對檔案管理工作的投入，完善檔案管理制度，確保工作中遇到的問題都能夠及時解決，形成良好的工作氛圍。從事檔案管理的工作人員也要認(rèn)識到自身工作對單位發(fā)展的重要性，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保證檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，確保檔案資料的客觀完整和公正，切實保證檔案信息能夠發(fā)揮其自身應(yīng)有的價值。

（二）培養(yǎng)具有信息技術(shù)應(yīng)用能力的檔案管理人才

在大數(shù)據(jù)時代背景下，信息化成為檔案管理的趨勢，而其中的關(guān)鍵所在，就是要有專業(yè)的具有信息化應(yīng)用能力的檔案管理人才。事業(yè)單位一方面要重視檔案管理工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力的培養(yǎng)，有計劃地組織檔案信息化管理的培訓(xùn)，提高他們的信息化專業(yè)素質(zhì)。另一方面要積極吸收檔案管理的新鮮血液，招聘更符合單位發(fā)展需要的檔案管理人才，進(jìn)行人才隊伍優(yōu)化。檔案管理人員也要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作模式和理念，積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，培養(yǎng)信息化能力，不斷促進(jìn)自身提高。

（三）加強對信息化檔案的安全保護(hù)

檔案管理的信息化應(yīng)用是建立在有效的安全防護(hù)基礎(chǔ)上的。要提高事業(yè)單位檔案管理水平，推動檔案的信息化建設(shè)，就要確保檔案數(shù)據(jù)的安全。對信息化檔案的安全防護(hù)是全方位的。從信息化設(shè)備的管理維護(hù)到信息化軟件的選擇，都要做到小心謹(jǐn)慎，確保萬無一失。要做好信息檔案數(shù)據(jù)的備份工作，防止因計算機故障或者病毒原因造成檔案數(shù)據(jù)的丟失。要做好信息檔案的權(quán)限設(shè)置，做好檔案機密等級分類，從制度上確保檔案信息的安全。