現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決問(wèn)題的對(duì)策

李婧 華電山西能源有限公司華盛燃料分公司

在當(dāng)今社會(huì)下，隨著越來(lái)越多的企業(yè)單位的擴(kuò)大，人才的大量存在，這就使得在企業(yè)單位中現(xiàn)代人事檔案的管理居于重要的位置，人事檔案是一個(gè)企業(yè)單位中收集審查工作人員的主要方式，并且是一個(gè)企業(yè)單位中人才的履歷以及素養(yǎng)的直觀變現(xiàn)，還是單位再進(jìn)行培養(yǎng)以及選拔人才時(shí)的主要途徑。隨著我國(guó)的日益發(fā)展，市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)也是不斷地?cái)U(kuò)大，這就使得現(xiàn)代人事檔案管理在企業(yè)單位中存在的問(wèn)題也是越來(lái)越明顯。

一、現(xiàn)代人事檔案管理概述

隨著我國(guó)的綜合水平的不斷提升，市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)也是不斷的擴(kuò)大，這就需要企業(yè)單位大量的招聘人才，在招聘人才的同時(shí)，相關(guān)的企業(yè)單位就需要對(duì)受聘人員的信息資料進(jìn)行核實(shí)比對(duì)，當(dāng)受聘成功時(shí)，企業(yè)單位還需要將受聘人員的信息資料進(jìn)行整合收集，這就使得企業(yè)單位中出現(xiàn)了人事部門(mén)，人事部門(mén)主要負(fù)責(zé)的就是對(duì)內(nèi)部人員的教育經(jīng)歷以及社會(huì)關(guān)系、工作經(jīng)歷進(jìn)行核實(shí)、存檔。人事檔案管理是企業(yè)內(nèi)部總體人員的信息庫(kù)，人事檔案管理人員對(duì)整體企業(yè)單位的運(yùn)行起著非常重要的作用，如果管理檔案的人員沒(méi)有進(jìn)行合理的管理時(shí)，那么就會(huì)形成企業(yè)中的人員與檔案信息對(duì)不上，這就影響了相關(guān)人員的信息檔案質(zhì)量[1]。

二、現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)單位對(duì)人事檔案管理的輕視

在企業(yè)單位中，人事檔案管理這一部門(mén)并不會(huì)引起人們的重視，這是因?yàn)槠髽I(yè)的人事檔案管理部門(mén)并不會(huì)給企業(yè)單位提供明顯的經(jīng)濟(jì)效益，這就會(huì)讓上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)所輕視，認(rèn)為這是一個(gè)可有可無(wú)的部門(mén)。這就使得人事檔案管理部門(mén)出現(xiàn)了對(duì)工作不重視的態(tài)度，在傳輸檔案時(shí)，認(rèn)為自己的工作無(wú)足輕重，會(huì)讓管理人員進(jìn)行工作時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，造成企業(yè)單位的損失。甚至在企業(yè)單位中，其他部門(mén)的管理人員會(huì)認(rèn)為人事檔案的管理工作過(guò)于輕松，只需要?jiǎng)觿?dòng)手指錄入信息資料，所以就會(huì)在企業(yè)單位中，各部門(mén)之間形成相互排擠，這也大大的影響了人事檔案管理人員的工作心情。

（二）人事檔案管理人員欠缺專(zhuān)業(yè)性

在企業(yè)招聘人事檔案管理人員時(shí)，往往會(huì)對(duì)所聘人員的工作素養(yǎng)缺乏了解，很難的保證其的工作水平以及效率。在人事檔案管理這一部門(mén)，工作看似輕松，但其實(shí)非常的考驗(yàn)工作人員的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，如果在傳輸資料時(shí)出現(xiàn)一個(gè)錯(cuò)誤，就會(huì)大大的影響傳輸信息時(shí)資料的正確性。所以，這就需要管理人員的整體素質(zhì)以及工作態(tài)度要有著明顯的高水平素養(yǎng)以及專(zhuān)業(yè)的技能。并且管理人員要在收集信息時(shí)不斷從收集、管理、保管的整個(gè)過(guò)程中不斷地認(rèn)識(shí)以及實(shí)踐，這樣才可以了解企業(yè)單位中人事檔案管理的方式，提高自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)人事檔案的利用率。但是，在我國(guó)的企業(yè)單位看來(lái)，人事檔案管理的人員并不能很好地認(rèn)清自我，在工作中缺乏專(zhuān)業(yè)的素養(yǎng)，缺乏對(duì)這一崗位的認(rèn)識(shí)，并且還面臨著人事檔案管理中可能會(huì)發(fā)生的個(gè)人信息泄露的狀況，這都是因?yàn)槠髽I(yè)單位中人事檔案管理人員欠缺專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

（三）現(xiàn)代人事檔案的設(shè)備落后，制度不完善

因?yàn)橛行┢髽I(yè)單位對(duì)人事檔案管理部門(mén)的關(guān)注度不高，并且不提供專(zhuān)人進(jìn)行檔案管理的工作，這就對(duì)人事檔案的管理工作是非常不利的。如果一個(gè)企業(yè)單位想要發(fā)揮完善人事檔案的管理作用，就必須要建立一批專(zhuān)業(yè)的人事管理人員，并且要在部門(mén)內(nèi)配置高質(zhì)量的電腦設(shè)施，這樣才能保障在工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸時(shí)，設(shè)備避免出現(xiàn)意外。如果企業(yè)單位不重視部門(mén)設(shè)備的質(zhì)量水平，就會(huì)使得工作人員沒(méi)有辦法發(fā)揮好自身的技術(shù)作用，并且可能會(huì)阻礙整個(gè)企業(yè)單位的發(fā)展。很多人事檔案部門(mén)中，沒(méi)有明確的規(guī)定上班制度以及考核制度，這就會(huì)造成工作人員的散漫的壞習(xí)慣，更不利于工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的提升。綜上所述，如果想要避免這些事件的發(fā)生，培養(yǎng)工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)以及積極推動(dòng)企業(yè)單位的發(fā)展，就要建立人事檔案管理部門(mén)中明確的規(guī)整制度，并且可以實(shí)施一些獎(jiǎng)懲制度，以此來(lái)調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展[2]。

（四）很難對(duì)人事檔案進(jìn)行高效的利用

在當(dāng)前很多的企業(yè)單位中，只是僅僅關(guān)注著人事檔案的保密性。而忽略了人事檔案的利用性，人事檔案可以在企業(yè)單位中發(fā)揮良好的作用，例如，在企業(yè)單位進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)的時(shí)候，就可以充分的利用檔案資料來(lái)進(jìn)行人員的崗位調(diào)動(dòng)，為企業(yè)單中進(jìn)行人才的調(diào)動(dòng)以及安排都提供了數(shù)據(jù)的支持，所以人事檔案管理部門(mén)為企業(yè)的人事資源的合理利用做出了很大的貢獻(xiàn)，所以，企業(yè)單位中如果對(duì)人事管理部門(mén)不充分的進(jìn)行利用，就會(huì)使得其在企業(yè)中沒(méi)有存在的真正意義。

三、現(xiàn)代人事檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

（一）加大資金的投入，進(jìn)行設(shè)備的定期更換

如果企業(yè)單位想要將人事檔案管理部門(mén)充分的利用起來(lái)，就需要對(duì)其部門(mén)進(jìn)行設(shè)備的定期維修與更換，來(lái)確保工作人員在進(jìn)行傳輸資料時(shí)的精確度以及操作性，先進(jìn)的設(shè)備也可以減輕工作人員的勞動(dòng)力，提高工作效率。

（二）招聘專(zhuān)業(yè)的人才，建設(shè)高效的隊(duì)伍

是否有過(guò)相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，在受聘通過(guò)后，相關(guān)的企業(yè)部門(mén)也要向受聘人員開(kāi)展培訓(xùn)，確保受聘人員的工作水平，并且建立科學(xué)的考核制度。適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行一些物質(zhì)的獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)受聘人員的學(xué)習(xí)能力，企業(yè)在進(jìn)行培訓(xùn)的階段時(shí)，也要幫助受聘人員與時(shí)俱進(jìn)，要熟練的操作現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，這樣才可以保證受聘人員的專(zhuān)業(yè)性以及工作效率。

（三）加強(qiáng)對(duì)人事檔案的整理

在人事檔案管理人員進(jìn)行資料整理時(shí)，也要按照規(guī)定來(lái)進(jìn)行資料信息的整理，并且適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行分類(lèi)，比如一些離職人員的檔案要進(jìn)行定期的清理，避免出現(xiàn)重名的現(xiàn)象，所以在資料整理時(shí)要嚴(yán)格進(jìn)行人臉識(shí)別進(jìn)行，以避免資料的清理有誤。不同的檔案類(lèi)型要進(jìn)行不同的放置，如果發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題，也要及時(shí)的進(jìn)行核對(duì)處理。檔案管理人員也要與企業(yè)單位簽署相關(guān)的保密協(xié)議，來(lái)保障檔案的保密安全性。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及時(shí)代進(jìn)步的需要，就要針對(duì)著企業(yè)單位中的人事檔案管理部門(mén)進(jìn)行強(qiáng)化，并且要結(jié)合著企業(yè)單位中工作人員的整體水平進(jìn)行定期培養(yǎng)。