基層單位檔案管理數字化的必要性與實現策略

吳霞 四川省涼山彞族自治州喜德縣自然資源局

任何機關單位要想做好自身的工作，都應該從基層做起，基層單位與廣大人民群眾連接更加緊密，更加清楚群眾的需求，是高層單位的基礎，當前基層單位檔案管理工作還存在一定問題，數字化的程度與水平不夠高，嚴重影響檔案管理效率，為此基層單位需要結合當前數字化檔案管理工作中面臨的各種問題不斷對自身的工作進行優化，提高自身的檔案管理水平，為上級單位與其他部位的工作提供一定支持。

一、當前基層單位檔案數字化建設中面臨的問題

雖然社會在不斷的發展，技術也在不斷的進步，但是要想完全實現檔案管理數字化，需要重新對曾經的檔案進行梳理與歸納，同時還需要一個更加符合現代化發展趨勢的完善的數字化檔案管理制度與模式，總之自然資源檔案數字化建設中存在很多問題。

（一）基層單位檔案數字化業務量巨大

要想實現檔案資源管理的數字化，不僅要在今后的檔案管理中通過數字化的方式來對檔案進行管理，還需要對以前的檔案資源進行整理，而各種各樣的檔案類型加起來，所需要的檔案數字化業務量是十分巨大的，再者，數字化檔案的主要對象為業務檔案，而業務檔案占到了所有檔案類型中的百分之九十，這進一步增加了檔案數字化的難度[1]。

（二）基礎設施不足

自然資源局中檔案大多是以圖紙類型的為主，這類檔案實現數字化對設備的要求比較高，當前很多基層單位的數字化加工設備只有幾臺，而且質量與先進性都無法得到保證。對于圖紙檔案來說，要想實現數字化錄入，需要比較高配的掃描儀，而很多基層單位內的設備根本達不到這樣的標準，另外在進行數字化建設的過程中，也缺少先進的數字化加工系統軟件，這在很大程度上影響了檔案數字化質量與效率。

（三）缺少專業的數字化專業人才

當前很多基層單位內負責檔案管理的仍然以缺少數字化專業知識的普通檔案管理人員為主，缺少專業的數字化管理人才，雖然為了實現檔案管理的數字化，單位內部會為檔案管理人員提供一定的技術指導，但是在短時間內管理人員是不可能完全掌握數據壓縮技術、多媒體技術和數據庫技術等技術的應用，專業人才的短缺也在很大程度上限制了檔案管理工作的數字化。

二、基層單位檔案管理工作實現數字化的必要性

實現檔案管理的數字化可以在很大程度上提高檔案管理效率，另外在大數據技術的作用下，實現檔案的數字化之后，還可以在很大程度上提高檔案的利用率，從而更好的為上層決策者提供更加有效的信息，由此可見推動基層單位檔案數字化勢在必行。

三、基層單位檔案管理的數字化實現策略

（一）有序安排數字化進度

需要實現數字化的自然資源檔案實在是太多了，所以我們在實現數字化建設的過程中必須有主有次、有先有后，有序的安排數字化進度，只有這樣，才能讓檔案數字化有條不紊的進行。在對檔案數字化的進度進行安排規劃的時候，可以結合應用需求進行，對于亟須運用的檔案資源，可以將其安排在數字化建設的工作前期，從而更好的為自然資源部門提供幫助[2]。

（二）促進先進數字化設備的邁進

很多基層單位的數字化設備太過陳舊，很多機器配置比較差，而數字化建設本身就是建立在先進設備與技術的基礎上，因此基層單位一定要對設備進行更新，上級部門應該為基層部門的設備更新提供一定資金。

（三）靈活選擇數字化合作模式

完全依靠基層單位的基層檔案管理人員來實現檔案管理工作的數字化不現實，畢竟原有的檔案管理人員缺乏足夠的技術水平，而重新招錄一批新的技術型的檔案管理人員也不現實，為此基層單位應該尋求外界合作，靈活選擇數字化合作模式。基層單位可以將檔案數字化加工進行外包處理，即將技術方面的工作外包給專門的數字化企業。首先，數字化外包需要一定的資金作為基礎，因此基層單位可以向上級領導爭取經費支持，資金申請下來之后，可以通過走訪的方式對數字化處理的企業進行選擇，在委托的過程中注意做好檔案信息的保密工作，從而在提高檔案數字化建設效率的同時保證檔案信息的安全。

（四）完善數字化加工團隊的建設

要想實現檔案管理的數字化，還是要建立一個高素質的人員隊伍，畢竟數字化公司只擁有技術與設備，但是對檔案管理的工作內容卻并不了解，因此需要促進檔案管理工作人員與外包企業之間的合作，在正式工作之前，需要讓雙方之間加強溝通，確定好雙方負責的范疇，從而更好的提高檔案管理數字化的效率。在促進企業與單位檔案管理工作人員合作的同時，還是要注意加強對檔案管理工作人員的培訓[3]。

四、結束語

綜上所述，基層單位檔案眾多，且檔案具有極高的運用價值，實現檔案管理的數字化可以更好的保證檔案管理與運用效率，而基層單位又是部門基礎，由此可見實現基層檔案管理工作的數字化十分有必要。為了更好的實現檔案管理的信息化，基層單位一定要不斷完善自身的數字化檔案管理體系，注意設備的更新換代，同時加強人員素質提升，另外，還可以積極尋求外界的幫助，借助專業企業來更好的實現檔案管理的數字化。