淺談事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及策略

薩楚拉 王曉敏 內(nèi)蒙古自然博物館

一、引言

檔案是對(duì)個(gè)人行為、組織應(yīng)用、機(jī)關(guān)活動(dòng)的一種記錄保存，往往會(huì)體現(xiàn)出良好的價(jià)值意義，對(duì)于信息資源能夠做到充分的保護(hù)，對(duì)于事業(yè)單位的全面發(fā)展將會(huì)產(chǎn)生積極的影響。而現(xiàn)代化電子技術(shù)在不斷地深入與應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法滿(mǎn)足基本工作需求，需要我們進(jìn)行全面的升級(jí)改造來(lái)進(jìn)一步提高管理效率。而在這樣的情形之下數(shù)字化管理模式應(yīng)運(yùn)而生，對(duì)于整個(gè)的資源利用率能夠做到進(jìn)一步提升，這樣才能夠進(jìn)一步彰顯出事業(yè)單位應(yīng)用價(jià)值。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

（一）現(xiàn)代化設(shè)備不足

當(dāng)前，部分事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理受限的主要原因是現(xiàn)代化設(shè)備不足，部分單位只將計(jì)算機(jī)用于日常工作，未將其在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換中充分利用。縣級(jí)、鎮(zhèn)級(jí)事業(yè)單位設(shè)備相較而言更為滯后，部分單位只有幾臺(tái)老舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備，相關(guān)硬件以及系統(tǒng)并未得到及時(shí)有效更新，無(wú)法推動(dòng)檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。

（二）相關(guān)制度不完善

除此之外，部分單位尚不存在規(guī)范的檔案管理制度，對(duì)于檔案的歸檔保管缺乏行之有效的制度和標(biāo)準(zhǔn)，檔案隨意擺放，不定時(shí)進(jìn)行整理和清潔，且不重視防霉、防火工作，極易造成檔案的損毀和丟失，造成檔案資源浪費(fèi)。不僅如此，一些事業(yè)單位僅將檔案管理工作理解為檔案的保管，而對(duì)于其開(kāi)發(fā)和利用則重視度不高，進(jìn)而致使檔案積極意義無(wú)法得到充分發(fā)揮。

（三）管理效率有待提高

從目前的事業(yè)單位檔案管理情況來(lái)看，基本上已經(jīng)可以清晰地看到現(xiàn)在的事業(yè)單位對(duì)檔案的管理檢索還只是處于原始的階段，管理的效率并沒(méi)有達(dá)到預(yù)期，并且很多事業(yè)單位還沒(méi)有完全脫離原始檔案工作的管理模式，這就進(jìn)一步造成了檔案信息管理模式處于落后的階段。由于人工信息檢索工作存在很大的技術(shù)弊端，事業(yè)單位檔案信息檢索的工作準(zhǔn)確率也會(huì)受到十分嚴(yán)重的影響，同時(shí)還嚴(yán)重造成了檢索工作進(jìn)行速度緩慢等異常狀況。這種采用人工檢索的方式不僅給事業(yè)單位的工作人員增加了很多的困難，加大了檔案資料查閱的工作量，難以迅速準(zhǔn)確提取檔案信息，耗費(fèi)大量時(shí)間人力，同時(shí)也給整個(gè)事業(yè)單位的整體檔案工作環(huán)境造成了不利性的影響，這種局限性已經(jīng)大大降低了事業(yè)單位檔案管理工作的整個(gè)效率。

（四）管理人員素質(zhì)不高

事業(yè)單位當(dāng)中許多老員工并不熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r，即使有了先進(jìn)的辦公設(shè)備及軟件，相關(guān)個(gè)人技能發(fā)展也不能滿(mǎn)足工作實(shí)際需求。另外，由于數(shù)字化檔案管理工作相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作具有十分明顯的內(nèi)容差距，許多檔案管理人員對(duì)于工作性質(zhì)以及內(nèi)容認(rèn)識(shí)不夠，信息資源利用水平有待提高。雖然事業(yè)單位檔案管理工作是在向數(shù)字化信息化方向發(fā)展，但是實(shí)際的檔案管理人員并沒(méi)有真正做到朝向信息化角度應(yīng)用，進(jìn)而導(dǎo)致工作質(zhì)量降低。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理策略

（一）完善與優(yōu)化現(xiàn)代化設(shè)備

現(xiàn)代化設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展的必要條件，所以事業(yè)單位要在自身發(fā)展實(shí)際需求的基礎(chǔ)上開(kāi)展調(diào)查研究，廣泛聽(tīng)取相關(guān)工作人員以及專(zhuān)家學(xué)者的建議，加大該方面的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)且合適的辦公設(shè)備，合理使用經(jīng)費(fèi)，在做出合理預(yù)算的條件下發(fā)揮資金的最大作用，引進(jìn)高質(zhì)量現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案管理數(shù)字化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（二）注重應(yīng)用數(shù)字化檔案管理的方法

目前，由于事業(yè)單位檔案管理還仍然存在很多的疑難問(wèn)題，需要相關(guān)人員進(jìn)行研究解決。為了能夠更好的有效提升整個(gè)事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)管理速度，事業(yè)單位必須要充分的運(yùn)用高效的數(shù)字化管理的這一有效方法，解決事業(yè)單位工作效率低下的困難現(xiàn)狀。首先，需要對(duì)傳統(tǒng)數(shù)字化的信息檔案管理存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行整體性能水平的提升，使它可以有效增加管理系統(tǒng)內(nèi)部檔案的儲(chǔ)存量，可以有效解決傳統(tǒng)信息檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)容量小的根本問(wèn)題。其次，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的安全可靠性。對(duì)檔案管理的可靠性需要進(jìn)行不斷強(qiáng)化，這就需要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的要求。而磁盤(pán)陣列產(chǎn)品的軟件結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)硬件的功能組成都需要依據(jù)嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)管理做法可以為采用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理的操作系統(tǒng)未來(lái)管理功能的不斷更新，以及可以奠定一個(gè)良好的技術(shù)基礎(chǔ)。

（三）優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍

一個(gè)合理的檔案管理體制能夠使檔案管理工作更加科學(xué)有序，從而保障檔案管理機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮其重要作用。要建立起一個(gè)較為科學(xué)合理的檔案管理制度，單位管理層必須首先進(jìn)行全面的檔案管理制度優(yōu)化分析，從不同的角度找出現(xiàn)行檔案管理制度中存在的差距或不足，如檔案的收集、保存以及借閱和查閱等，然后完善相對(duì)應(yīng)的管理制度，并實(shí)施到位，使檔案管理人員遵守制度并完善自身工作。一個(gè)有效合理的檔案管理制度，一方面可以提高檔案管理的效率，另一方面可以有效利用相關(guān)檔案管理資源。人力資源在檔案管理當(dāng)中也起著十分重要的作用，是優(yōu)化檔案管理的重要保證。要做好檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的作用，就必須從培訓(xùn)檔案管理人員入手，提高整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

四、結(jié)束語(yǔ)

雖然我們?cè)跈n案數(shù)字化管理方面取得了良好的成效，對(duì)于當(dāng)下的事業(yè)單位發(fā)展需求做到了進(jìn)一步滿(mǎn)足。但是在整個(gè)信息化時(shí)代發(fā)展背景下，我們同發(fā)達(dá)國(guó)家相比較，檔案的數(shù)字化管理還存在著明顯的缺陷，需要我們同發(fā)達(dá)國(guó)家進(jìn)行不斷學(xué)習(xí)與交流。通過(guò)全面的學(xué)習(xí)，更好地彌補(bǔ)自身存在的不足，將數(shù)字化檔案管理發(fā)揮出應(yīng)有的作用，保證事業(yè)單位工作更加高效，從而為人民做出更加全面的服務(wù)。