淺談事業單位檔案數字化管理的現狀及策略

薩楚拉 王曉敏 內蒙古自然博物館

一、引言

檔案是對個人行為、組織應用、機關活動的一種記錄保存，往往會體現出良好的價值意義，對于信息資源能夠做到充分的保護，對于事業單位的全面發展將會產生積極的影響。而現代化電子技術在不斷地深入與應用，傳統的檔案管理模式已無法滿足基本工作需求，需要我們進行全面的升級改造來進一步提高管理效率。而在這樣的情形之下數字化管理模式應運而生，對于整個的資源利用率能夠做到進一步提升，這樣才能夠進一步彰顯出事業單位應用價值。

二、事業單位檔案數字化管理的現狀

（一）現代化設備不足

當前，部分事業單位數字化檔案管理受限的主要原因是現代化設備不足，部分單位只將計算機用于日常工作，未將其在紙質檔案數字化轉換中充分利用。縣級、鎮級事業單位設備相較而言更為滯后，部分單位只有幾臺老舊的計算機設備，相關硬件以及系統并未得到及時有效更新，無法推動檔案管理向數字化轉變。

（二）相關制度不完善

除此之外，部分單位尚不存在規范的檔案管理制度，對于檔案的歸檔保管缺乏行之有效的制度和標準，檔案隨意擺放，不定時進行整理和清潔，且不重視防霉、防火工作，極易造成檔案的損毀和丟失，造成檔案資源浪費。不僅如此，一些事業單位僅將檔案管理工作理解為檔案的保管，而對于其開發和利用則重視度不高，進而致使檔案積極意義無法得到充分發揮。

（三）管理效率有待提高

從目前的事業單位檔案管理情況來看，基本上已經可以清晰地看到現在的事業單位對檔案的管理檢索還只是處于原始的階段，管理的效率并沒有達到預期，并且很多事業單位還沒有完全脫離原始檔案工作的管理模式，這就進一步造成了檔案信息管理模式處于落后的階段。由于人工信息檢索工作存在很大的技術弊端，事業單位檔案信息檢索的工作準確率也會受到十分嚴重的影響，同時還嚴重造成了檢索工作進行速度緩慢等異常狀況。這種采用人工檢索的方式不僅給事業單位的工作人員增加了很多的困難，加大了檔案資料查閱的工作量，難以迅速準確提取檔案信息，耗費大量時間人力，同時也給整個事業單位的整體檔案工作環境造成了不利性的影響，這種局限性已經大大降低了事業單位檔案管理工作的整個效率。

（四）管理人員素質不高

事業單位當中許多老員工并不熟悉現代信息技術發展狀況，即使有了先進的辦公設備及軟件，相關個人技能發展也不能滿足工作實際需求。另外，由于數字化檔案管理工作相較于傳統的檔案管理工作具有十分明顯的內容差距，許多檔案管理人員對于工作性質以及內容認識不夠，信息資源利用水平有待提高。雖然事業單位檔案管理工作是在向數字化信息化方向發展，但是實際的檔案管理人員并沒有真正做到朝向信息化角度應用，進而導致工作質量降低。

三、事業單位檔案數字化管理策略

（一）完善與優化現代化設備

現代化設備是實現檔案管理信息化、數字化發展的必要條件，所以事業單位要在自身發展實際需求的基礎上開展調查研究，廣泛聽取相關工作人員以及專家學者的建議，加大該方面的資金投入，引進先進且合適的辦公設備，合理使用經費，在做出合理預算的條件下發揮資金的最大作用，引進高質量現代化設備，為檔案管理數字化發展奠定基礎。

（二）注重應用數字化檔案管理的方法

目前，由于事業單位檔案管理還仍然存在很多的疑難問題，需要相關人員進行研究解決。為了能夠更好的有效提升整個事業單位的運轉管理速度，事業單位必須要充分的運用高效的數字化管理的這一有效方法，解決事業單位工作效率低下的困難現狀。首先，需要對傳統數字化的信息檔案管理存儲系統進行整體性能水平的提升，使它可以有效增加管理系統內部檔案的儲存量，可以有效解決傳統信息檔案存儲系統容量小的根本問題。其次，強化事業單位檔案管理的安全可靠性。對檔案管理的可靠性需要進行不斷強化，這就需要對其進行嚴格的要求。而磁盤陣列產品的軟件結構和系統硬件的功能組成都需要依據嚴格的技術標準，這個管理做法可以為采用數字化進行檔案管理的操作系統未來管理功能的不斷更新，以及可以奠定一個良好的技術基礎。

（三）優化檔案管理人員隊伍

一個合理的檔案管理體制能夠使檔案管理工作更加科學有序，從而保障檔案管理機構的正常運轉，充分發揮其重要作用。要建立起一個較為科學合理的檔案管理制度，單位管理層必須首先進行全面的檔案管理制度優化分析，從不同的角度找出現行檔案管理制度中存在的差距或不足，如檔案的收集、保存以及借閱和查閱等，然后完善相對應的管理制度，并實施到位，使檔案管理人員遵守制度并完善自身工作。一個有效合理的檔案管理制度，一方面可以提高檔案管理的效率，另一方面可以有效利用相關檔案管理資源。人力資源在檔案管理當中也起著十分重要的作用，是優化檔案管理的重要保證。要做好檔案管理工作，充分發揮檔案的作用，就必須從培訓檔案管理人員入手，提高整個管理團隊的業務素質。

四、結束語

雖然我們在檔案數字化管理方面取得了良好的成效，對于當下的事業單位發展需求做到了進一步滿足。但是在整個信息化時代發展背景下，我們同發達國家相比較，檔案的數字化管理還存在著明顯的缺陷，需要我們同發達國家進行不斷學習與交流。通過全面的學習，更好地彌補自身存在的不足，將數字化檔案管理發揮出應有的作用，保證事業單位工作更加高效，從而為人民做出更加全面的服務。