淺談提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

閆開宇 承德市醫療保障局

提高檔案管理科學化水平，能夠為國家檔案管理工作提供好的技術，使個人檔案管理不再受用人單位的不合理限制。同時增強相關人員和工作人員的法律意識，使大家的檔案信息能夠得到一定程度上的合法保護，防止用人單位產生與個人客戶的沖突意見。工作人員要結合檔案管理科學化路徑，對所有權利主體需求的檔案內容和重要信息進行保存，防止個人身份信息在辦理相關業務過程中的泄露。

一、檔案管理科學化現實發展意義

（一）提升檔案管理效率

檔案管理科學化能夠讓工作人員，在具體的工作流程中靈活運用所學知識，對檔案內容進行整理和保管。許多人對檔案管理的需求，在于幫助他們核實自己的學業經歷和工作經歷，并對外給出符合單位應聘標準的檢驗資格，使人員能夠在更好的工作崗位上繼續職場道路。而檔案管理科學化能夠消化這類需求，并讓其工作流程變得井然有序，使檔案管理的整體效率得到提升。

（二）適應信息時代發展

檔案管理科學化可以引進與信息時代相符合的技術設備，使相對重要的檔案內容能夠在網絡環境中得以長期保存。這樣可以避免因任何因素而導致的檔案丟失現象，讓檔案權利人能夠依據合法流程，隨時查閱自己的檔案內容，減少用人單位對其檔案內容的修改和損毀。而檔案管理科學化能夠為檔案內容的保存，提供良好的技術設備和科學建議，使檔案管理存在適應時代發展的現實意義。

二、提高檔案管理科學化水平路徑

（一）合理規劃檔案管理流程

工作人員要結合信息技術的不斷發展，合理規劃自己進行檔案管理的工作流程。這樣能夠讓已經保存的檔案內容得到技術保護，減少因人工操作所造成的內容損毀或者信息缺失。傳統檔案管理是對檔案內容進行紙質信息的保存，具有檔案格式和保存環境上的限制，不能夠根據時代信息化的發展來，對檔案內容進行細致的分類和整理。因此提高檔案管理科學化水平，要通過對檔案管理流程的規劃，已經保存的紙質信息上傳到網絡檔案中，為人員長期保存他們對檔案內容和身份信息。同時根據檔案內容的上傳時間，涉及的人員身份信息進行科學加密，使他人需要利用合法途徑在檔案管理工作中查詢檔案內容，避免個人出現私自利用他人身份信息進行檔案調取的行為。這樣可以讓檔案管理工作，存在保存檔案內容的科學化水平。

（二）完善檔案管理工作制度

傳統檔案管理的工作流程，會讓工作人員在處理檔案內容的過程中，不可避免的對檔案信息進行查閱和記錄。這種行為一般在用人單位的授權下可以統一進行，但對于個人檔案的處理存在侵權行為。其中工作人員的查閱操作，可能會在計算機設備中留下他個人身份信息，使其信息存在檔案管理內部工作的流傳渠道。在提高檔案管理科學化水平的過程中，工作人員應當把檔案工作制度的不斷完善，作為影響其管理水平的重要內容，提出規范執行信息技術檔案管理內容的要求。其中檔案管理工作制度中，必須合法要求人員的工作權限，防止他們對個人檔案內容的隨意使用，減少工作人員與用人單位的過度接觸，避免單位在檔案內容上的非法瀏覽和私自修改。檔案管理工作要對個人檔案信息進行保護，利用信息技術自動整理檔案內容，避免人工操作中查閱檔案信息的行為。通過對人員身份信息和檔案人員行為的核對流程，來檢驗檔案內容的合法性與真實性，讓檔案管理工作存在保護他人信息的科學化水平。

（三）培訓檔案管理人員素質

檔案管理人員作為執行工作流程的主體，他們的職業素質會影響到具體的工作質量。因此加強對人員素質的培訓強度，讓每個工作人員都能夠掌握客戶的服務需求，是提高檔案管理科學化水平的有效途徑。缺少職業素質的工作人員很難與客戶有效溝通，為他們辦理與檔案內容有效的加密服務和信息盜用查證。不少人認為只要和工作人員說明原因，就能夠對自己的檔案信息進行簡單修改，為今后獲得更好的檔案打下基礎。但實際上個人檔案中所記錄的工作經歷，與用人單位是否認可他們的工作能力有關。部分用人單位是不允許在職員工，對自己的檔案進行對外委托與調整，會與檔案管理工作部門約進行合法約定，防止工作人員私自對個人檔案進行內容上的更改。即便是檔案權利人自己的請求，工作人員也需要謹慎駁回，防止因侵犯單位用人權益而出現的法律糾紛。這就需要檔案管理部門對所有工作人員進行相關法律條例上的培訓，讓他們存在良好的職業服務態度和對外溝通素質，不因任何原因產生與他人的矛盾。

三、結語

提高檔案管理科學化水平的路徑，應當考慮到工作人員在工作流程和客戶溝通方面上的難點，結合一定的法律知識做好對他們的培訓。檔案管理部門可以根據工作人員的技術操作和溝通行為，做好職業語言和信息技術等方面上的人員指導。這樣使檔案管理科學化水平存在保護他人信息和檔案內容上的進步，推動內部培訓工作和技術水平的不斷完善，讓檔案管理工作存在儲備人才和科學工作流程。