事業(yè)單位人力資源管理中對(duì)人事檔案利用的思考

任彥梅 呂梁市人民醫(yī)院

檔案作為歷史材料的重要記錄載體，能夠詳細(xì)匯總分析事業(yè)單位的發(fā)展歷程和人員情況，檔案管理水平是檔案科學(xué)使用的重要保障，也是整個(gè)事業(yè)單位發(fā)展的重要支持。為此，結(jié)合新時(shí)期事業(yè)單位的變化發(fā)展，需要相關(guān)人員應(yīng)用更先進(jìn)的技術(shù)形式來(lái)進(jìn)行檔案管理，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，加強(qiáng)人事檔案的利用，從而更好地發(fā)揮檔案資源信息在事業(yè)單位管理發(fā)展中的作用。

一、人事檔案管理的價(jià)值

對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，他們所進(jìn)行的每一項(xiàng)投入都是為了實(shí)現(xiàn)利益最大化；人事檔案管理是價(jià)值為上，只有準(zhǔn)確了解該管理的價(jià)值，才能讓單位的管理高層重視人事檔案管理。

（一）改善單位的人事結(jié)構(gòu)

事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容組成，一般包含了員工的學(xué)歷、身體健康狀況、政治面貌、工作經(jīng)歷、家庭基本信息等等。目前大部分事業(yè)單位或者機(jī)構(gòu)在招聘人才時(shí)，都會(huì)審核和檢查與之相關(guān)的檔案管理詳情。然而，為了保證單位在招聘時(shí)不失公正和準(zhǔn)確度，還需將單位自身的人事管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善和優(yōu)化。在管理過(guò)程中，管理系統(tǒng)能夠有效幫助其進(jìn)行檔案資料的了解和匯總編寫，將復(fù)雜的管理模式轉(zhuǎn)化為簡(jiǎn)便的。除此之外，單位應(yīng)該結(jié)合自身工作人員位置的轉(zhuǎn)變，為其人事檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)動(dòng)安排。在人事檔案管理中，若有素質(zhì)不高的工作人員，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行懲戒和清理，避免單位的運(yùn)營(yíng)混亂[1]。

（二）提高單位內(nèi)部管制

目前大部分單位將內(nèi)部的財(cái)務(wù)、人事和工作調(diào)動(dòng)等方面內(nèi)容融合成一個(gè)大的體系，但是這樣的整合是否可以有效進(jìn)行還需要商榷。比如，事業(yè)單位是否可以正確實(shí)現(xiàn)其社會(huì)職能，這與單位人事管理規(guī)劃和制度的全面性和整體性有很大的關(guān)系。除此之外，事業(yè)單位的內(nèi)部管理重點(diǎn)是人員，若事業(yè)單位可以實(shí)時(shí)優(yōu)化和提高人事管理制度，那么對(duì)于人事管理能力和工作的成果都有很大的強(qiáng)化作用。因此，提高單位的內(nèi)部管理，就能夠提高工作人員的熱情和積極性。

二、事業(yè)單位人力資源管理中對(duì)人事檔案利用策略

（一）健全人事檔案管理機(jī)制，明確崗位責(zé)任

對(duì)于人事檔案管理工作的開展，為了確保其規(guī)范性和高效性，建立健全人事檔案管理機(jī)制是一個(gè)必要的保障，因此事業(yè)單位要在這方面進(jìn)行不斷探索和研究。在人事檔案管理制度制定的過(guò)程中，要求明確劃分崗位責(zé)任，在工作內(nèi)容、工作方式方法等方面都應(yīng)該規(guī)定，還要注重單位部門協(xié)作以及組織保障等方面。在制度建立之后，可以組織召開人事檔案規(guī)范化制度管理會(huì)議，將其在整個(gè)單位內(nèi)部進(jìn)行公布，指派專門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施，確保該制度能夠真正落實(shí)到位，不能流于書面化和形式化。要做好對(duì)人事檔案管理工作的考核評(píng)價(jià)工作，明確反映該工作是否真正發(fā)揮出在人事管理方面的重要作用，對(duì)存在的問(wèn)題要及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且進(jìn)行針對(duì)性的改正和完善[2]。

（二）尋找和發(fā)現(xiàn)對(duì)象

相關(guān)人才管理部門，如政府部門的人社局、人力資源管理服務(wù)部門、用人單位等均可以通過(guò)查閱相關(guān)人員的人事檔案，來(lái)了解和發(fā)現(xiàn)擬使用的對(duì)象，挑選有利于本單位發(fā)展和隊(duì)伍建設(shè)的人才。尤其在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著人事檔案數(shù)字化工作的逐步推進(jìn)，相關(guān)部門通過(guò)數(shù)據(jù)篩選和查閱人事檔案來(lái)選擇和發(fā)現(xiàn)人才，將極大地降低招聘選用人才的風(fēng)險(xiǎn)和成本。

（三）考察和選拔任用人才

人事檔案中相關(guān)部門對(duì)個(gè)人的考核和評(píng)價(jià)，其個(gè)人的人生經(jīng)歷、德、能、績(jī)、廉等客觀、公正和全面的記錄，有利于人力資源管理部門對(duì)擬任用人選有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，做出客觀、公正的評(píng)價(jià)，防止選錯(cuò)人、用錯(cuò)人和帶病提拔人，既是對(duì)求職人員公平，也是對(duì)選人、用人單位良性、有序開展相關(guān)工作的有力保障。

（四）監(jiān)督和管理人才

近年來(lái)時(shí)有人事檔案造假的報(bào)道，這些事件既是對(duì)社會(huì)公平正義的損害，也是對(duì)人力資源管理工作的挑戰(zhàn)，但也說(shuō)明了人事檔案在人力資源管理中的重要性。工作人員在其生活經(jīng)歷和工作經(jīng)歷中，所有的行為都將收錄入人事檔案，而在其人生的重要環(huán)節(jié)，如求職、升職和工作流動(dòng)中，人事檔案都將是其重要的評(píng)價(jià)依據(jù)。定期按規(guī)定對(duì)聘任使用人員人事檔案的審核審查，既是對(duì)聘任使用人員的監(jiān)督管理，也是對(duì)人力資源管理工作的自查自糾，可以有效地凈化人才市場(chǎng)，也有利于人力資源管理工作的良性發(fā)展[3]。

（五）注重檔案材料的收集和整理，確保檔案信息的質(zhì)量

對(duì)檔案材料的收集和整理是一項(xiàng)最為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，同時(shí)也是最為關(guān)鍵的部分，只有確保檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，才能真正體現(xiàn)出人事檔案材料的價(jià)值。這項(xiàng)工作的開展具有長(zhǎng)期性，應(yīng)該隨著事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)行貫徹落實(shí)，在材料收集的過(guò)程中，必須要對(duì)檔案材料信息進(jìn)行嚴(yán)格審核，對(duì)于資料不全或者不足的要做好備注記錄，后期要對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充和完善。要拓展材料信息收集渠道，建立檔案信息收集體系，充分收集與單位人員有關(guān)的一手材料，包括人員的學(xué)歷、家庭情況、工作時(shí)間、崗位、職稱、獎(jiǎng)懲等方面的情況，確保檔案材料的全面性。還要做好對(duì)檔案材料的審核，一定要保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，如果發(fā)現(xiàn)收集的檔案信息不真實(shí)、不準(zhǔn)確，要及時(shí)反饋，認(rèn)真核查，追究責(zé)任[4]。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)的發(fā)展，人員流動(dòng)性越來(lái)越大，用人方式多種多樣，就業(yè)形式也靈活多變。在萬(wàn)物可聯(lián)的物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時(shí)代，人力資源管理也一樣希望通過(guò)某些材料的數(shù)字信息，把反映一個(gè)人長(zhǎng)期的各方面表現(xiàn)進(jìn)行客觀的、充分的分析和了解，使自身能以最快捷方便和最經(jīng)濟(jì)的方式，找到最適合的人員，而人事檔案正是人力資源管理部門所希望得到的那些材料，充分有效利用人事檔案才能更好的保障事業(yè)單位快速發(fā)展。