基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化探討

周含欣 新疆阿勒泰市市場(chǎng)監(jiān)督管理局

一、基礎(chǔ)事業(yè)單位開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作的重要意義

（一）改善提升檔案管理工作的總體實(shí)施效率

在基礎(chǔ)事業(yè)單位具體實(shí)施檔案管理工作過程中，借由對(duì)現(xiàn)代化建設(shè)的持續(xù)強(qiáng)化，能夠支持將紙質(zhì)載體檔案數(shù)據(jù)信息資料轉(zhuǎn)化處理成數(shù)字化載體檔案數(shù)據(jù)信息資料，對(duì)于部分檔案數(shù)據(jù)信息資料存儲(chǔ)數(shù)量較多的基層基礎(chǔ)事業(yè)單位而言，借由組織推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)工作，能夠有效縮減各類人員在查閱調(diào)取檔案數(shù)據(jù)信息資料消耗的時(shí)間，提升檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作的規(guī)范性，彰顯檔案數(shù)據(jù)信息資料的最佳應(yīng)用價(jià)值。

（二）支持提升基礎(chǔ)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性

在基礎(chǔ)事業(yè)單位檔案管理工作的具體開展過程中，部分檔案數(shù)據(jù)信息資料的填寫形成是由相關(guān)業(yè)務(wù)的參與人員實(shí)施的，而在客觀存在的個(gè)體差異因素影響下，基礎(chǔ)事業(yè)單位工作人員在具體的填寫字體層面、填寫內(nèi)容層面，以及填寫格式層面均存在著顯著差異，客觀上給基礎(chǔ)事業(yè)單位檔案管理工作造成了顯著不良影響。基礎(chǔ)事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作，能夠支持基礎(chǔ)事業(yè)單位正在管理的檔案數(shù)據(jù)信息資料具備統(tǒng)一且規(guī)范的格式特征，并且為基礎(chǔ)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息資料的統(tǒng)一化整理環(huán)節(jié)提供便利條件，最終提升基礎(chǔ)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性。

（三）支持確保檔案資料的安全化存儲(chǔ)進(jìn)程

借由持續(xù)改善基礎(chǔ)事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作，能夠支持檔案數(shù)據(jù)信息資料基于數(shù)字化載體形式得到有效保存，僅需針對(duì)已有的數(shù)字化載體檔案開展基于適當(dāng)方法的加密技術(shù)操作，就能夠有效改善檔案數(shù)據(jù)信息資料保存的持久性，且借由數(shù)字化載體形式呈現(xiàn)的基礎(chǔ)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息資料通常不需要占據(jù)較大存儲(chǔ)空間，在縮減經(jīng)濟(jì)成本的條件下，改善基礎(chǔ)事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)施效能。

二、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的有效策略

（一）提升事業(yè)單位檔案管理工作人員素質(zhì)

提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)是事業(yè)單位檔案管理中一項(xiàng)十分重要的工作。作為一個(gè)數(shù)字化時(shí)代檔案管理的理論執(zhí)行者和實(shí)際操作者，他們的檔案綜合管理素質(zhì)直接關(guān)系決定著整個(gè)檔案工作的開展進(jìn)程。當(dāng)前階段，很多事業(yè)單位檔案管理工作人員還仍然存在著各種各樣的一些需要改進(jìn)的問題。為了有效促進(jìn)事業(yè)單位的管理運(yùn)轉(zhuǎn)，事業(yè)單位就需要不斷的提升單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)以及接待問題。主要可以從以下幾個(gè)角度入手：首先，對(duì)所有事業(yè)單位的工作人員都要進(jìn)行定期的組織現(xiàn)代化設(shè)備的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，每次定期培訓(xùn)工作完成以后，為了能夠更好的不斷提升他們的設(shè)備工作管理技能，還需要對(duì)這些工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)考核，提升工作人員對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的技術(shù)操作管理水平。此外，還希望可以通過推進(jìn)獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制建設(shè)來(lái)不斷鼓勵(lì)這些檔案管理工作人員努力學(xué)習(xí)提升自身專業(yè)素質(zhì)，積極主動(dòng)地參與學(xué)習(xí)，進(jìn)而能夠取得很大的收獲，并且利用這種獎(jiǎng)勵(lì)方法，可以輕松地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化檔案管理工作人員專業(yè)技能素質(zhì)的提升。如果在考核執(zhí)行過程中突然出現(xiàn)不積極配合以及考核結(jié)果不合格等現(xiàn)象，事業(yè)單位也就需要及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的懲罰制度[3]。最后，還需要從初次入職前的資格篩選工作入手，通過不斷提高初次入職檔案人員的資格門檻，對(duì)事業(yè)單位數(shù)字化檔案工作人員的資格選拔提高要求和加大工作難度，進(jìn)行嚴(yán)格化的篩選，確保初次入職的每一位檔案工作人員都能夠符合標(biāo)準(zhǔn)。

（二）加深對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)知

增強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)知是十分重要的，這是推進(jìn)檔案管理信息化的重要前提。之所以會(huì)出現(xiàn)檔案信息化管理的困難及障礙，主要在于事業(yè)單位和檔案管理工作人員對(duì)檔案信息化的認(rèn)知不夠全面、不夠深刻，從而出現(xiàn)了許多思路上的偏差及誤區(qū)。因此，檔案管理工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的重要性和基本要求，積極做好檔案信息化管理的相關(guān)工作。

檔案管理工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)整個(gè)管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用及共享工作。

檔案管理工作人員應(yīng)注重基礎(chǔ)性工作，嚴(yán)格按照不同檔案搜集整理及分類要求，注重按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析研究，加強(qiáng)對(duì)整個(gè)檔案管理質(zhì)量的控制及協(xié)調(diào)，及時(shí)修訂不合格的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的有效性、科學(xué)性和嚴(yán)格性。

（三）引進(jìn)各種現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備

數(shù)字檔案管理應(yīng)用設(shè)備引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案設(shè)備這一舉動(dòng)以及在現(xiàn)代社會(huì)中開始逐漸獲得了現(xiàn)代人們的一致高度好評(píng)，因?yàn)檫@一舉動(dòng)，不僅為現(xiàn)代人們的日常生活工作提供了很多方便，同時(shí)也已經(jīng)給我國(guó)數(shù)字化檔案管理的推廣發(fā)展應(yīng)用提供了新契機(jī)。事業(yè)單位檔案管理不同于其他的管理工作，它指的是一個(gè)非常綜合性的檔案管理工作，需要同時(shí)處理很多復(fù)雜的檔案信息內(nèi)容。為了有效解決企業(yè)信息量龐大的這一關(guān)鍵難題，引進(jìn)一些高效的大型數(shù)字化管理設(shè)備信息系統(tǒng)無(wú)疑是目前解決這一問題的關(guān)鍵有效途徑。為了能夠更好的有效提高事業(yè)單位的工作效率，確保檔案信息儲(chǔ)存的安全，事業(yè)單位可以根據(jù)國(guó)家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的實(shí)際工作情況，結(jié)合自身的資源優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)建一套現(xiàn)代化的數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)，嚴(yán)格控制數(shù)字檔案文件信息管理儲(chǔ)存點(diǎn)的質(zhì)量與安全。這種管理做法不僅希望能夠?yàn)橥七M(jìn)數(shù)檔案管理工作創(chuàng)建一個(gè)有利的工作環(huán)境，同時(shí)還希望能夠更好的有效促進(jìn)國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位全部檔案工作的正常順利開展。

三、結(jié)束語(yǔ)

基層事業(yè)單位開展的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，需要相關(guān)工作參與人員充分認(rèn)識(shí)理解開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作的綜合影響價(jià)值。基層事業(yè)單位在檔案管理工作開展過程中，引入結(jié)合運(yùn)用信息科學(xué)技術(shù)，有助于改善基層事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性以及有效性，彰顯檔案數(shù)據(jù)信息資料在基層事業(yè)單位日常業(yè)務(wù)運(yùn)作過程中的應(yīng)用價(jià)值。