基層事業單位檔案管理現代化探討

周含欣 新疆阿勒泰市市場監督管理局

一、基礎事業單位開展檔案管理現代化建設工作的重要意義

（一）改善提升檔案管理工作的總體實施效率

在基礎事業單位具體實施檔案管理工作過程中，借由對現代化建設的持續強化，能夠支持將紙質載體檔案數據信息資料轉化處理成數字化載體檔案數據信息資料，對于部分檔案數據信息資料存儲數量較多的基層基礎事業單位而言，借由組織推進現代化建設工作，能夠有效縮減各類人員在查閱調取檔案數據信息資料消耗的時間，提升檔案數據信息資料管理工作的規范性，彰顯檔案數據信息資料的最佳應用價值。

（二）支持提升基礎事業單位檔案管理工作的規范性

在基礎事業單位檔案管理工作的具體開展過程中，部分檔案數據信息資料的填寫形成是由相關業務的參與人員實施的，而在客觀存在的個體差異因素影響下，基礎事業單位工作人員在具體的填寫字體層面、填寫內容層面，以及填寫格式層面均存在著顯著差異，客觀上給基礎事業單位檔案管理工作造成了顯著不良影響。基礎事業單位的檔案管理現代化建設工作，能夠支持基礎事業單位正在管理的檔案數據信息資料具備統一且規范的格式特征，并且為基礎事業單位檔案數據信息資料的統一化整理環節提供便利條件，最終提升基礎事業單位檔案管理工作的規范性。

（三）支持確保檔案資料的安全化存儲進程

借由持續改善基礎事業單位的檔案管理現代化建設工作，能夠支持檔案數據信息資料基于數字化載體形式得到有效保存，僅需針對已有的數字化載體檔案開展基于適當方法的加密技術操作，就能夠有效改善檔案數據信息資料保存的持久性，且借由數字化載體形式呈現的基礎事業單位檔案數據信息資料通常不需要占據較大存儲空間，在縮減經濟成本的條件下，改善基礎事業單位檔案管理工作的實施效能。

二、基層事業單位檔案管理現代化的有效策略

（一）提升事業單位檔案管理工作人員素質

提高檔案管理工作人員的綜合素質是事業單位檔案管理中一項十分重要的工作。作為一個數字化時代檔案管理的理論執行者和實際操作者，他們的檔案綜合管理素質直接關系決定著整個檔案工作的開展進程。當前階段，很多事業單位檔案管理工作人員還仍然存在著各種各樣的一些需要改進的問題。為了有效促進事業單位的管理運轉，事業單位就需要不斷的提升單位檔案管理工作人員的綜合素質以及接待問題。主要可以從以下幾個角度入手：首先，對所有事業單位的工作人員都要進行定期的組織現代化設備的培訓學習，每次定期培訓工作完成以后，為了能夠更好的不斷提升他們的設備工作管理技能，還需要對這些工作人員進行定期培訓考核，提升工作人員對現代化設備的技術操作管理水平。此外，還希望可以通過推進獎懲激勵機制建設來不斷鼓勵這些檔案管理工作人員努力學習提升自身專業素質，積極主動地參與學習，進而能夠取得很大的收獲，并且利用這種獎勵方法，可以輕松地實現檔案數字化檔案管理工作人員專業技能素質的提升。如果在考核執行過程中突然出現不積極配合以及考核結果不合格等現象，事業單位也就需要及時進行相應的懲罰制度[3]。最后，還需要從初次入職前的資格篩選工作入手，通過不斷提高初次入職檔案人員的資格門檻，對事業單位數字化檔案工作人員的資格選拔提高要求和加大工作難度，進行嚴格化的篩選，確保初次入職的每一位檔案工作人員都能夠符合標準。

（二）加深對檔案管理信息化的認知

增強對檔案信息化管理的認知是十分重要的，這是推進檔案管理信息化的重要前提。之所以會出現檔案信息化管理的困難及障礙，主要在于事業單位和檔案管理工作人員對檔案信息化的認知不夠全面、不夠深刻，從而出現了許多思路上的偏差及誤區。因此，檔案管理工作人員應該充分認識檔案管理信息化的重要性和基本要求，積極做好檔案信息化管理的相關工作。

檔案管理工作人員應嚴格按照國家規定的標準，推進整個管理系統的優化升級，積極做好檔案信息資源的開發利用及共享工作。

檔案管理工作人員應注重基礎性工作，嚴格按照不同檔案搜集整理及分類要求，注重按標準進行分析研究，加強對整個檔案管理質量的控制及協調，及時修訂不合格的標準，確保檔案管理工作的有效性、科學性和嚴格性。

（三）引進各種現代化數字檔案管理設備

數字檔案管理應用設備引進現代化的檔案設備這一舉動以及在現代社會中開始逐漸獲得了現代人們的一致高度好評，因為這一舉動，不僅為現代人們的日常生活工作提供了很多方便，同時也已經給我國數字化檔案管理的推廣發展應用提供了新契機。事業單位檔案管理不同于其他的管理工作，它指的是一個非常綜合性的檔案管理工作，需要同時處理很多復雜的檔案信息內容。為了有效解決企業信息量龐大的這一關鍵難題，引進一些高效的大型數字化管理設備信息系統無疑是目前解決這一問題的關鍵有效途徑。為了能夠更好的有效提高事業單位的工作效率，確保檔案信息儲存的安全，事業單位可以根據國家機關和事業單位的實際工作情況，結合自身的資源優勢，創建一套現代化的數字檔案管理信息系統，嚴格控制數字檔案文件信息管理儲存點的質量與安全。這種管理做法不僅希望能夠為推進數檔案管理工作創建一個有利的工作環境，同時還希望能夠更好的有效促進國家機關和企事業單位全部檔案工作的正常順利開展。

三、結束語

基層事業單位開展的檔案管理現代化建設，需要相關工作參與人員充分認識理解開展檔案管理現代化建設工作的綜合影響價值。基層事業單位在檔案管理工作開展過程中，引入結合運用信息科學技術，有助于改善基層事業單位檔案管理工作的規范性、系統性以及有效性，彰顯檔案數據信息資料在基層事業單位日常業務運作過程中的應用價值。