新時代科研檔案管理的新思路

郭東娥

摘要：在信息化發展的大時代背景下，檔案管理和信息化建設有機結合，給檔案管理提出更高的要求，通過新的信息化管理模式，新的管理思路，不斷提升科研檔案價值利用和高質量管理。

關鍵詞：科研檔案、信息化、數字化

引言

隨著科學技術迅速發展，當前信息化技術被廣泛應用到各個領域中，檔案管理和信息技術的有機結合已經成為全新的信息化檔案管理機制，在新時代的背景下，科研檔案作為公司科研成果、知識積累的歷史見證，如何在新時代的挑戰下，轉變新思路，做好檔案的高質量保管、高效利用是我們要考慮的主要問題，同時在傳統和新時代轉換階段存在的問題如何尋找新的對策也是待解決的，找準對策，不斷提升檔案管理能力。

1. 新時代下科研檔案管理的背景

1.1 科研檔案管理的重要性

科研檔案是企事業單位對科研項目一個研究周期形成的文件材料的全過程管控，是指一項產品從調研、預研、生產、產出到批產等一系列過程所產生的歷史性見證材料，形成的一切文件、資料、圖表、數據、音視頻等文件，具有知識性、信息性、原始性、記錄性和成果性的重要特征，具有全面、完整、真實、準確的特點。為公司人員日后工作借鑒、資料查找和技術研究提供不可缺少的重要理論依據和重要信息資源，對科研生產起著至關重要的作用。

1.2 科研檔案管理改革的必要性

傳統的科研檔案以紙質文件形式進行存儲，依靠人力來進行查找，進行登記，借閱者想拿到一份資料至少要花費1個小時，來回的路程、目錄的查詢、登記等消耗大量的時間和人力成本，長期的借閱對原始文件的保存和安全性也存在一定的風險。給檔案管理帶來一些失控因素。如今，信息技術高速發展，建立數字化檔案，借用信息平臺查閱檔案，實現線上電子化歸檔，是當今企業檔案管理的必要途徑。

1.3 科研檔案管理改革的迫切性

科研檔案作為企業的無形財產，對企業科研生產、經營管理、價值利用等方面發揮著重要作用，科研檔案管理的好壞反映公司的實力與水平，同時體現公司的科學管理的水平。在新時代信息化的背景下，科學管理檔案勢在必行。于是對檔案管理工作提出了更高的要求，需借助大數據、云存儲等先進技術，借助數字化檔案平臺管理，搭建一個能快速查詢、快速指導工作，提高檔案員工作效率的平臺。

2. 新時代下科研檔案管理的新模式

在新時代發展過程中，隨著檔案信息量的增加以及檔案管理規范化建設要求的提出，傳統的檔案管理模式已經無法滿足現階段檔案管理工作的實際需要，甚至已經嚴重限制了單位檔案管理標準化建設進程，為此我們必須加快摒棄傳統落后的檔案管理模式，結合現代的管理需求和要求等創新檔案管理模式。

2.1 轉變科研檔案管理模式

科研檔案管理的關鍵點和難點在于對科研項目過程文件的收集和管理，傳統的科研檔案管理“重整理、輕指導”，檔案管理人員把大量時間和精力放在檔案整理上，沒有對科研項目文件材料形成、積累、歸檔全過程進行監督和指導，造成檔案管理脫節，導致文件材料收集不齊全、歸檔不完整，造成無法彌補的損失。所以，檔案人員要盡早進入項目管理過程中，要圍繞“輕整理、重指導、重利用”的思路管理檔案，同時利用好信息化平臺，推行數字化檔案管理。

為了提高專職檔案管理員“輕整理，重指導”的高效管理，推出兼職檔案管理員“預立卷”管理模式，檔案兼職員進行電子預立卷歸檔，具體：1.檢查移交的紙質材料，紙面整潔，信息完整，蓋章簽字無遺漏，頁碼標志明顯，符合歸檔要求。2.歸檔資料進行有機配套和排序，保證材料的系統性和完整性，保證內容銜接有序。3.建立電子歸檔目錄，對移交的資料進行電子條目錄入，無電子文件的需借用數字化掃描，確保電子信息的完整。4.移交資料需要紙質資料和電子資料一同歸檔。

2.2 推出信息化、數字化檔案管理模式

傳統科研檔案整理工作人員內容繁瑣、重復性強、勞動強度高，同時歸檔人為因素很高，每個人的理解力不盡相同，不可避免產生分類不準、歸檔信息不準確等現象，影響案卷的質量。同時信息的輸入也是手動操作，勞動強度大，工作效率低。

隨著時代發展和社會進步，科學規范做好檔案的管理和利用，才能不斷適應新時代檔案管理的新任務、新要求。信息化是當今社會發展的一大趨勢，檔案管理信息化必然是信息社會對檔案工作的新要求。公司通過啟用數字化管理的軟件模式，借用數字化掃描的硬件設備，在人的操縱下，做到“三同時”（掃描-系統掛接-歸檔），實現電子、紙質同時歸檔。只有做到電子化存儲，才能利用平臺實現電子化查閱，發揮檔案利用的價值，更好的為公司做貢獻。

3. 新時代下檔案管理人員的信息化建設

3.1 加強檔案人員數字化檔案學習

由于檔案信息數字化，文檔處理一體化，電子檔案保管的技術化，開發利用形式的多樣化，使的電子檔案管理和紙質檔案管理有著不同的方法和思路。檔案工作人員在加強專業知識學習的基礎上要加強計算機、信息化的知識，能快速使用數字化實現檔案歸檔、檔案查詢工作。

3.2 提升檔案人員的安全保密意識

首先做好日常的檔案保密管理工作，加強要害部門部位的檔案管理工作，定期對檔案要害部門部位進行安全保密專項檢查，做好硬件設施的監管，對進入人員進行登記檢查。歸檔資料要放置規范、有序，對檔案的查借閱、檔案的復印要登記詳細，及時催還，科研項目檔案管理實行閉環管控。

其次做好新時代的保密檢查，主要通過技術方面和管理方面，通過有效的設備工具，提升涉密工作管理的技術水平，實現涉密網絡和互聯網絡的物理隔離，提升科研檔案的管理水平，實行網絡管理責任制，對相關行跡進行有效檢查跟蹤，確保涉密檔案的保密工作。

3.3 完善檔案管理制度

俗話說：“無規矩不成方圓”管理制度是各項管理工作開展的重要保障，檔案管理規范化建設更加需要依賴于科學、完善的管理制度，隨著數字化系統的建設，檔案的管理制度也應隨著更新，把電子信息化的管理理念融入到制度中，需要加強學習檔案管理制度，數字化建設制度，兩個融合從而進行有效指導工作，真正意義上實現信息共享。

4. 新時代科研檔案存在的問題與對策

4.1 科研檔案歸檔時文件材料不完整、不準確、不規范

現狀：科研人員在科研項目文件材料的收集、積累、預立卷過程中不了解歸檔要求，對歸檔的重要性認識不足，歸檔材料的規范性認識不到位，文件材料存在復印件、缺少蓋章和簽字，涂改等現象。科研人員歸檔意識淡薄，重要依據材料缺失，創新技術過程材料少，影響科研檔案歸檔質量，對日后項目的參考利用價值不高。檔案管理人員的指導工作不到位，階段性檢查考核未落實，導致歸檔質量不高。

對策：增強科研人員的歸檔意識，提高檔案人員的指導、監督意識。建立健全科研項目檔案管理制度，加強檔案考核力度。首先要制定一套完善、完整、系統的檔案管理制度，通過制度管人，通過制度考核人，做到獎懲有效。其次要落實檔案管理制度的執行力，通過定期檢查和定期的總結，發現問題及時處理問題，不斷提升檔案工作的質量和效率。

4.2 新時代下檔案管理信息化落后

現狀：科研檔案檔案管理還局限于傳統的紙質化管理，由于存放時間長，檔案上面的字跡會逐漸淡化，對信息的準確性產生不利影響，使檔案資料出現失真問題，同時采用人工管理模式，信息的登記也會出現不規范等問題。借閱人員查借閱文件實行登記制，工作效率低，借用過程中檔案處于失控狀態，安全性差，長期的借閱導致資料的磨損，不利于長期高效管理。科研檔案管理數字化管理還未完全實現，現檔案管理使用的飛揚系統只能查找相關信息但無法查看電子內容，還是依靠紙質材料的進行參考，無法保證科研檔案電子化查閱。

對策：加大人力、物力的投入。公司要緊密圍繞上級單位數字檔案建設部署，在本單位建立數字檔案閱覽室，配備軟、硬件設施，安排專業檔案管理員進行管理，提供檔案資源利用服務。提高檔案管理人員的綜合能力，學習基礎檔案知識與數字化檔案知識相結合。

4.3 數字化檔案信息安全性有待提高

現狀：檔案管理是一項非常專業且嚴謹的工作，需要依托于科學完善的信息化管理系統，科研檔案是公司的核心技術和寶貴財富，隨著信息技術的發展，各種網絡漏洞和信息泄露等部安全因素也給檔案數字化檔案管理帶來一定的困難和挑戰。

對策：首先提高人的安全保密意識，檔案管理人員要加強學習，通過安全保密知識學習和案例學習，定期參加安全保密知識培訓，進行安全保密考核，同時參加實踐性的安全保密活動，在意識上進行提高，在行動上進行提升。其次要確保數字化檔案管理的信息安全，信息安全依托于一系列信息技術和網絡技術手段，通過設置訪問權限，做好關鍵檔案的加密以及備份工作，實現數字化檔案系統與其他系統的高度銜接，減少中間環節，全面提升信息傳輸的質量。定期對系統進行安全檢查，不定期的進行升級維護，全面保障檔案信息系統的安全性、可靠性。

5. 結論

在信息技術全面發展的現代社會，檔案管理依托于信息化管理系統，實現從傳統的人工管理模式向信息管理模式轉變，傳統的檔案管理對于人、空間等需求比較大，需要消耗加大的人力物力，但數字化檔案管理則實現了“人機結合”，依托于計算機系統，也可以快速實現對檔案的各項處理，同時也提升了檔案的利用率，為公司檔案管理實現了階段性的改變。

參考文獻

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