信息化時代下高校學生檔案規范化管理研究

王晨

摘要：高校學生檔案管理工作是國家人事檔案管理的重要組成內容，加強高校檔案的信息化建設，做好高校檔案的規范化管理，制定符合實際的管理標準，才能更好的保障學生利益，促進高校的健康穩定發展。本文對信息化時代下高校學生檔案規范化管理進行了研究，以供參考。

關鍵詞：信息化;高校;檔案管理;規范化

隨著信息化時代的到來，數據信息成為社會發展中的重要生產資料與資源，檔案管理工作也朝著信息化管理方向發展。高校檔案記錄著學生在校期間的綜合情況，是國家人才選拔的重要依據，涵蓋了學生在高中與大學期間的相應檔案內容。當前，我國高校學生檔案管理規范不夠明確，各個高校的學生檔案管理標準存在較大差異，使得高校學生檔案管理的規范化與信息化水平較低。為有效提高高校學生檔案管理質量，就需要重視高校檔案管理工作，提高檔案管理的科學性，推動高校學生檔案管理工作的信息化發展，才能有效提升高校學生檔案管理水平。

1、信息化時代下高校學生檔案管理現狀

1.1檔案規范化管理水平較低

由于高校檔案有著較為悠久的歷史，檔案資料相對龐雜，大部分檔案資料以紙質材料為主，高校各個時期學生檔案的整理標準有著很大的不同，一些資料甚至存在頁碼不全或沒有目錄等問題，使得高校學生檔案資料查詢難度較大。一些高校對學生檔案管理工作不夠重視，相應的管理觀念較為落后，一些重要的學生檔案資料難以有效查閱，檔案的規范化管理水平較低，相應的檔案管理制度不夠完善，使得檔案管理工作缺乏持續性、規范性，相應檔案資源價值難以充分發揮。

1.2歸檔標準與范圍不統一

由于高校學生檔案內容龐雜，不同高校對學生檔案進行歸檔處理時，相應的標準與范圍不統一，進而導致高校學生檔案難以進行同一的規范化管理，學生檔案管理水平無法得到提升。高校學生檔案管理范圍，包括學生的學歷教育、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄等內容，由于部分高校對學生檔案管理工作不夠重視，使得高校學生檔案的歸檔標準不統一。當前，部分民辦高校檔案管理在學生資料歸檔中，也只會收集學生基本材料，然后進行歸檔和保管，缺乏對學生檔案資料的主動分析，檔案資源的利用效率較低，利用學生檔案為學生提供服務的意識不足。

1.3檔案管理信息化程度低

高校學生檔案管理工作中，由于部分高校對學生檔案管理工作不夠重視，使得高校學生檔案管理的信息化水平較低，檔案信息系統建設不完善。同時，部分高校的檔案管理人員缺乏信息化管理意識，工作人員對信息專業技術知識了解不足，因此高校學生檔案難以實現信息化管理。當前，部分高校學生檔案管理工作仍然采用的是人工管理方式，使得學生檔案管理過程中，很容易出現信息文件丟失問題，或是相應的文件在存放過程中存在次序混亂難以查詢等問題，這很容易影響到學生檔案的整體性，不利于高校的進一步發展。

2、信息化時代下高校學生檔案規范化管理策略

2.1做好檔案的規范化管理

高校學生檔案管理工作中，需要全面記錄學生的個人信息，加強檔案管理，這對學生未來的發展有著重要的作用。推進高校學生檔案的規范化管理，需要加強制度建設，制定相應的法律法規，建立相應的檔案管理機制，才能有效保障高校學生檔案的規范化與科學性管理，進而充分保障高校學生檔案管理工作效果。相關高校應當積極開展檔案管理人員的教育培訓工作，強化相關人員對學生檔案管理意識，充分認識到學生檔案管理的重要意義，不斷推動高校學生檔案管理工作的規范化發展進程[1]。高校還應當加強學生檔案管理工作的宣傳工作，重視相關管理人員綜合素質的培養，強化學生檔案管理相關人員的管理意識，才能為學生提供更好的服務，保證學生檔案管理工作效果。隨著信息化時代的到來，高校應當積極更新學生檔案管理理念，加強信息化管理系統研究與應用，提高相關管理人員對信息技術的認識與了解，創新學生檔案管理方式，促進學生檔案管理的信息化與規范化管理，才能有效促進高校學生檔案管理工作水平的提升。

2.2規范歸檔標準與范圍

在高校學生檔案的管理工作中，學生檔案內容中必備的材料包括學生高中檔案、入學登記表、學籍檔案、體檢表、黨團組織檔案、獎懲記錄以及畢業生登記表等。隨著信息時代的發展，除了這些檔案材料，部分高校學生檔案還包羅學位授予材料、畢業論文成績與實習成績材料等，還有一部分高校學生檔案中包括教師資格審批表與民族成分證明等相對特殊的材料，此外，學生檔案中還可以包括一部分學生社會實踐材料、能力技能競賽整數及發明創造證書等材料。面對較為復雜的學生檔案材料，高校應當制定統一、規范的歸檔標準與范圍，確定哪些材料必須歸檔及相關材料填寫與審核標準等，進而保證高校學生檔案管理工作的全面性、真實性與準確性[2]。高校學生檔案材料有著復雜性的特點，采用信息技術，能夠有效提升學生檔案管理效率。對于高校而言，應當加強檔案管理的信息技術研究，通過對學生檔案材料的合理分類，創新學生檔案的管理方式，充分保障學生檔案材料的安全性與真實性，才能有效提升高校學生檔案的歸檔質量，進而保證用人單位更好的了解學生檔案內容，提高學生檔案管理工作效率，充分發揮學生檔案材料價值，保障學生利益。

2.3建立檔案信息化管理平臺

信息化時代下高校學生檔案管理的數字化發展趨勢顯著，為更好的適應社會發展需要，提高學生檔案管理質量與效率，更好的為學生提供服務，就需要加強高校學生檔案的電子化建設，建立相應信息化管理平臺，推動學生檔案信息的有效共享。當前，部分高校的學生檔案信息化管理水平相對較低，學生檔案材料大多仍然是紙質材料，學生檔案信息難以通過網絡及時對接，使得學生檔案存在信息缺失問題[3]。高校學生檔案數量較大，每年學生檔案材料數量龐雜，傳統的人工管理手段，難以應對當前高校學生檔案管理需要，傳統的較為簡單的學生檔案材料也難以充分體現學生的綜合素質能力，因此，為有效保障高校學生檔案管理安全，提高檔案管理質量，充分發揮學生檔案資料價值，就需要推動建立高校學生檔案的信息化管理平臺，整合相應的管理系統，促進學生檔案的電子化管理。

3、結語

信息化時代下高校學生檔案管理工作中，相關管理人員應當充分認識到學生檔案規范化管理的重要性，加強高校學生檔案的信息系統建設，提高學生檔案管理工作質量與效率，對學生檔案進行規范化、信息化管理，才能充分發揮學生檔案材料的價值，保障學生利益。

參考文獻

[1]曹聰.數字信息化背景下高校檔案管理的創新措施探討[J].環球市場，2020（1）：250.

[2]康琴.信息化背景下高校人事檔案管理創新研究[J].辦公室業務，2020（16）：2.

[3]馮江博.大數據背景下高校檔案管理信息化建構探討[J].蘭臺內外，2019（5）：2.