信息化時(shí)代下高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理研究

王晨

摘要：高校學(xué)生檔案管理工作是國家人事檔案管理的重要組成內(nèi)容，加強(qiáng)高校檔案的信息化建設(shè)，做好高校檔案的規(guī)范化管理，制定符合實(shí)際的管理標(biāo)準(zhǔn)，才能更好的保障學(xué)生利益，促進(jìn)高校的健康穩(wěn)定發(fā)展。本文對信息化時(shí)代下高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化;高校;檔案管理;規(guī)范化

隨著信息化時(shí)代的到來，數(shù)據(jù)信息成為社會發(fā)展中的重要生產(chǎn)資料與資源，檔案管理工作也朝著信息化管理方向發(fā)展。高校檔案記錄著學(xué)生在校期間的綜合情況，是國家人才選拔的重要依據(jù)，涵蓋了學(xué)生在高中與大學(xué)期間的相應(yīng)檔案內(nèi)容。當(dāng)前，我國高校學(xué)生檔案管理規(guī)范不夠明確，各個(gè)高校的學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)存在較大差異，使得高校學(xué)生檔案管理的規(guī)范化與信息化水平較低。為有效提高高校學(xué)生檔案管理質(zhì)量，就需要重視高校檔案管理工作，提高檔案管理的科學(xué)性，推動高校學(xué)生檔案管理工作的信息化發(fā)展，才能有效提升高校學(xué)生檔案管理水平。

1、信息化時(shí)代下高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

1.1檔案規(guī)范化管理水平較低

由于高校檔案有著較為悠久的歷史，檔案資料相對龐雜，大部分檔案資料以紙質(zhì)材料為主，高校各個(gè)時(shí)期學(xué)生檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)有著很大的不同，一些資料甚至存在頁碼不全或沒有目錄等問題，使得高校學(xué)生檔案資料查詢難度較大。一些高校對學(xué)生檔案管理工作不夠重視，相應(yīng)的管理觀念較為落后，一些重要的學(xué)生檔案資料難以有效查閱，檔案的規(guī)范化管理水平較低，相應(yīng)的檔案管理制度不夠完善，使得檔案管理工作缺乏持續(xù)性、規(guī)范性，相應(yīng)檔案資源價(jià)值難以充分發(fā)揮。

1.2歸檔標(biāo)準(zhǔn)與范圍不統(tǒng)一

由于高校學(xué)生檔案內(nèi)容龐雜，不同高校對學(xué)生檔案進(jìn)行歸檔處理時(shí)，相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與范圍不統(tǒng)一，進(jìn)而導(dǎo)致高校學(xué)生檔案難以進(jìn)行同一的規(guī)范化管理，學(xué)生檔案管理水平無法得到提升。高校學(xué)生檔案管理范圍，包括學(xué)生的學(xué)歷教育、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄等內(nèi)容，由于部分高校對學(xué)生檔案管理工作不夠重視，使得高校學(xué)生檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。當(dāng)前，部分民辦高校檔案管理在學(xué)生資料歸檔中，也只會收集學(xué)生基本材料，然后進(jìn)行歸檔和保管，缺乏對學(xué)生檔案資料的主動分析，檔案資源的利用效率較低，利用學(xué)生檔案為學(xué)生提供服務(wù)的意識不足。

1.3檔案管理信息化程度低

高校學(xué)生檔案管理工作中，由于部分高校對學(xué)生檔案管理工作不夠重視，使得高校學(xué)生檔案管理的信息化水平較低，檔案信息系統(tǒng)建設(shè)不完善。同時(shí)，部分高校的檔案管理人員缺乏信息化管理意識，工作人員對信息專業(yè)技術(shù)知識了解不足，因此高校學(xué)生檔案難以實(shí)現(xiàn)信息化管理。當(dāng)前，部分高校學(xué)生檔案管理工作仍然采用的是人工管理方式，使得學(xué)生檔案管理過程中，很容易出現(xiàn)信息文件丟失問題，或是相應(yīng)的文件在存放過程中存在次序混亂難以查詢等問題，這很容易影響到學(xué)生檔案的整體性，不利于高校的進(jìn)一步發(fā)展。

2、信息化時(shí)代下高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理策略

2.1做好檔案的規(guī)范化管理

高校學(xué)生檔案管理工作中，需要全面記錄學(xué)生的個(gè)人信息，加強(qiáng)檔案管理，這對學(xué)生未來的發(fā)展有著重要的作用。推進(jìn)高校學(xué)生檔案的規(guī)范化管理，需要加強(qiáng)制度建設(shè)，制定相應(yīng)的法律法規(guī)，建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，才能有效保障高校學(xué)生檔案的規(guī)范化與科學(xué)性管理，進(jìn)而充分保障高校學(xué)生檔案管理工作效果。相關(guān)高校應(yīng)當(dāng)積極開展檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，強(qiáng)化相關(guān)人員對學(xué)生檔案管理意識，充分認(rèn)識到學(xué)生檔案管理的重要意義，不斷推動高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展進(jìn)程[1]。高校還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的宣傳工作，重視相關(guān)管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，強(qiáng)化學(xué)生檔案管理相關(guān)人員的管理意識，才能為學(xué)生提供更好的服務(wù)，保證學(xué)生檔案管理工作效果。隨著信息化時(shí)代的到來，高校應(yīng)當(dāng)積極更新學(xué)生檔案管理理念，加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)研究與應(yīng)用，提高相關(guān)管理人員對信息技術(shù)的認(rèn)識與了解，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理方式，促進(jìn)學(xué)生檔案管理的信息化與規(guī)范化管理，才能有效促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作水平的提升。

2.2規(guī)范歸檔標(biāo)準(zhǔn)與范圍

在高校學(xué)生檔案的管理工作中，學(xué)生檔案內(nèi)容中必備的材料包括學(xué)生高中檔案、入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、體檢表、黨團(tuán)組織檔案、獎懲記錄以及畢業(yè)生登記表等。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，除了這些檔案材料，部分高校學(xué)生檔案還包羅學(xué)位授予材料、畢業(yè)論文成績與實(shí)習(xí)成績材料等，還有一部分高校學(xué)生檔案中包括教師資格審批表與民族成分證明等相對特殊的材料，此外，學(xué)生檔案中還可以包括一部分學(xué)生社會實(shí)踐材料、能力技能競賽整數(shù)及發(fā)明創(chuàng)造證書等材料。面對較為復(fù)雜的學(xué)生檔案材料，高校應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一、規(guī)范的歸檔標(biāo)準(zhǔn)與范圍，確定哪些材料必須歸檔及相關(guān)材料填寫與審核標(biāo)準(zhǔn)等，進(jìn)而保證高校學(xué)生檔案管理工作的全面性、真實(shí)性與準(zhǔn)確性[2]。高校學(xué)生檔案材料有著復(fù)雜性的特點(diǎn)，采用信息技術(shù)，能夠有效提升學(xué)生檔案管理效率。對于高校而言，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理的信息技術(shù)研究，通過對學(xué)生檔案材料的合理分類，創(chuàng)新學(xué)生檔案的管理方式，充分保障學(xué)生檔案材料的安全性與真實(shí)性，才能有效提升高校學(xué)生檔案的歸檔質(zhì)量，進(jìn)而保證用人單位更好的了解學(xué)生檔案內(nèi)容，提高學(xué)生檔案管理工作效率，充分發(fā)揮學(xué)生檔案材料價(jià)值，保障學(xué)生利益。

2.3建立檔案信息化管理平臺

信息化時(shí)代下高校學(xué)生檔案管理的數(shù)字化發(fā)展趨勢顯著，為更好的適應(yīng)社會發(fā)展需要，提高學(xué)生檔案管理質(zhì)量與效率，更好的為學(xué)生提供服務(wù)，就需要加強(qiáng)高校學(xué)生檔案的電子化建設(shè)，建立相應(yīng)信息化管理平臺，推動學(xué)生檔案信息的有效共享。當(dāng)前，部分高校的學(xué)生檔案信息化管理水平相對較低，學(xué)生檔案材料大多仍然是紙質(zhì)材料，學(xué)生檔案信息難以通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)對接，使得學(xué)生檔案存在信息缺失問題[3]。高校學(xué)生檔案數(shù)量較大，每年學(xué)生檔案材料數(shù)量龐雜，傳統(tǒng)的人工管理手段，難以應(yīng)對當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理需要，傳統(tǒng)的較為簡單的學(xué)生檔案材料也難以充分體現(xiàn)學(xué)生的綜合素質(zhì)能力，因此，為有效保障高校學(xué)生檔案管理安全，提高檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮學(xué)生檔案資料價(jià)值，就需要推動建立高校學(xué)生檔案的信息化管理平臺，整合相應(yīng)的管理系統(tǒng)，促進(jìn)學(xué)生檔案的電子化管理。

3、結(jié)語

信息化時(shí)代下高校學(xué)生檔案管理工作中，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到學(xué)生檔案規(guī)范化管理的重要性，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案的信息系統(tǒng)建設(shè)，提高學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量與效率，對學(xué)生檔案進(jìn)行規(guī)范化、信息化管理，才能充分發(fā)揮學(xué)生檔案材料的價(jià)值，保障學(xué)生利益。

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