房地產檔案管理及立卷歸檔情況分析

摘要：為加強房地產檔案管理工作，保證檔案的及時歸檔和妥善保管，檔案專業技術人員應當負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對房地產檔案加強管理，了解基本情況，做好相關工作。

關鍵詞：不動產登記檔案;房產檔案管理;房產檔案;檔案管理;立卷歸檔

房產檔案管理系統，是以《房屋登記辦法》、《房屋登記簿管理試行辦法》與《房地產市場信息系統技術規范》為研發依據，遵循《城市房地產權屬檔案管理辦法》，涵蓋房產電子介質與紙質介質的檔案管理，是針對房產主管部門加強對房產檔案的科學管理、解決檔案信息錄入、檔案的查詢與借閱等的管理系統，實現房產檔案高效的數字化、信息化、智能化管理。

一、房產檔案管理系統基本情況概述

房地產檔案是房地產管理部門在房地產權屬登記、調查、測繪、產權轉移、房屋變更等房地產權屬工作中，直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記載和重要依據。所謂房產檔案信息化，就是指在房產檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。

二、干好房產檔案管理工作的基本要求

檔案管理工作人員要對檔案資料必須按年度立卷，各系統和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統和部門負責人均應指定專人負責收集保管本系統或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀，并做到以下幾點。

1、系統設置模塊。有用戶管理、流程管理、證件設置、業務設置、基礎數據、房屋數據、地址數據等系統內所牽涉到的一些公共數據都可以通過系統設置來建立。

2、產權登記。分為初始登記、轉移登記、變更登記、補辦登記、換證登記、注銷登記，每個登記內容基本相同，同時每一個登記都實行流程化，嚴格按照收件、初審、復審、終審、登簿、繕證、歸檔的案件流程。

3、抵押管理。有一般性抵押、預購房抵押、最高額抵押、存量房抵押、在建工程抵押，同時分初始、轉移、變更、遺失登記。

4、預告登記。分為所有權的預告登記和抵押權的預告登記，預告登記的所有業務也嚴格按照收件、初審、復審、終審、登簿、繕證、歸檔的流程來進行，同時能夠有機的同合同備案聯系起來。

5、查封登記。查封登記：主要包含產權人基本信息、查封文件基本信息、文件接收方登記等幾塊內容。支持法院文書續封登記。解封登記：支持自動解封和手工解封。

6、登記簿。可以支持手工建立登記簿也可以支持系統自動產生登記簿，支持登記簿打印轉化為紙質、支持登記簿查詢等

7、檔案管理。檔案柜設置：增加檔案室、增加、修改、刪除檔案柜的信息，同檔案管理軟件完全吻合，為未來檔案電子化做鋪墊。

8、異議管理。異議登記支持產權、抵押等各類有爭議的登記，并同各項登記關聯，杜絕存在異議的業務登記。

9、報表統計。按照客戶自身的需求來設計報表，可以設置生成報表條件，有效的導出成execl表。

三、對房地產檔案立卷歸檔方法分析

1、文件資料的收集管理。凡不動產登記中心繕印發出的公文一律由辦公室統一收集保管。一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。不動產登記中心員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續，檔案員簽字認可后會計部才給予核報差旅費。

2、各系統、部門檔案員的職責。一是了解本部門的工作業務，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。二是認真執行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續。三是承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續。

3、房地產檔案歸檔范圍。重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。上級機關發來的與不動產登記中心有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。不動產登記中心對外的正式發文與有關單位來往的文書。不動產登記中心的請示與上級機關的批復;不動產登記中心反映主要工作活動的報告、總結。不動產登記中心內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。信訪工作資料。不動產登記中心與有關單位簽訂的合同、協議書等文件資料。不動產登記中心管理人員任免的文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。不動產登記中心的各種規章制度、實施細則、程序文件。不動產登記中心的歷史沿革、大事記及反映不動產登記中心重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。不動產登記中心保密制度中規定的保密范圍材料。不動產登記中心重要設備檔案、財會檔案材料。

4、房地產檔案平時歸卷。各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統一保管。各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。檔案員應及時將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在文件處理登記薄上注明。

5、房地產檔案立卷。立卷工作由相關部門檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與 批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文的，放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

6、房地產檔案卷內文件資料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;草稿在前，定稿在后;其它文件資料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。卷內文件資料應按排列順序，依次編寫頁號。永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。有關卷內文件資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

作者簡介：高慶東，男，漢族，1966年9月出生，吉林通榆人，現任職于吉林省白城市通榆縣不動產登記中心，研究方向為檔案管理。