信息化背景下基層檔案管理的質量提升與發展

李立

摘要：近年來，我國的社會經濟與科學技術保持著齊頭并進的發展態勢，有效提高了國家綜合實力。在我國各企業中，進行檔案管理工作非常重要，能夠完整保存企業的重要信息，以便使用者快速查詢。而且，伴隨著信息化的發展，檔案管理工作迎來機遇和挑戰。相關管理人員應該重視檔案管理工作，正確使用信息化技術，建立良好的檔案管理制度，并優化進行檔案管理工作時的基礎設施，有效保證信息的質量。不斷從多角度進行分析，根據存在的問題，采取針對性措施，促進檔案管理工作的順利進行。

關鍵詞：信息化;基層檔案管理;質量提升;發展

引言

企業檔案信息化建設的主要目的在于使用現代化信息技術，依據現代化管理思想，健全檔案管理制度，優化檔案管理利用流程，整合企業經營發展中的各項信息資源，為企業各項工作提供信息支持。因此，檔案信息化建設不僅是企業當前的重要任務，而且是企業未來發展的必然趨勢。

1檔案信息化建設相關概念與內涵闡釋

檔案信息化建設是檔案管理模式的轉變過程，是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法。其基本內涵包括檔案信息數字化、檔案信息網絡化和檔案信息接收、傳遞、存儲、提供利用的一體化等方面。檔案信息化建設的最終目的，是為提高檔案管理效率，最大限度發揮檔案的作用，實現檔案信息社會化服務。

2信息化背景下基層檔案管理的質量提升與發展

2.1完善檔案信息化管理制度體系

就檔案信息化建設工作而言，制定統一化、標準化的管理制度體系是搞好信息化管理工作的前提和基礎。當企業缺乏統一的管理制度與建設標準時就無法實現檔案信息數據的整合與共享，檔案信息化建設工作缺乏制度標準支持則會導致管理工作混亂。因此，企業在檔案信息化建設工作初期就應建立健全信息化建設的標準與制度體系，并在檔案信息化建設過程中應嚴格遵循相關的制度標準，制定科學合理的建設方案，確保檔案信息化建設工作高效開展。

2.2強化標準化建設

標準化建設是檔案管理工作高水平開展的重要基礎和保障。結合工作實際情況，制定符合單位自身工作情況的、操作性較強的檔案管理規章制度，為所有的檔案管理工作劃定界限，讓檔案管理工作的開展可以有據可依、有章可循。截止目前，檔案基本管理制度已經有很多，這些制度不僅約定了檔案管理工作內容的范圍，還約定了檔案管理工作開展的原則和方法，是檔案管理標準化建設的重要體現。而想要提高檔案日常管理效果，企業組織內部的各部門都要加強配合，在開展自己部門自己業務的同時，按照檔案管理要求，做好和自己部門相關的檔案管理。另外充分利用現代化信息技術，切實提高檔案管理工作效率水平。檔案工作的開展不僅具有一定的復雜性，還具有較強的機密性，特別是單位的財務數據，為了避免這些檔案資料在管理工作中被損壞、丟失和遺漏，應該采用統一存放、集中管理的模式，組建專業的團隊，形成更加系統的工作局勢，真正的做到整齊嚴密，讓檔案管理工作可以走上規范化和制度化的道路。

2.3完善檔案管理中的保密建設

檔案的保密工作在數字化管理中也是一項非常重要的任務。針對這一點，事業單位在檔案管理中需要做出一定的工作安排：第一，對不同的檔案保密級別做不同的分類，同時在數字化系統中對檔案管理人員的權限按檔案種類、保密級別進行不同劃分，想要查閱相關保密級別的檔案就要獲得相應權限的密鑰。第二，加強檔案管理系統的安全等級，構建防火墻。由于檔案保護的敏感性，因此無法保證不會有人想要采用手段而強行獲取某些檔案資料，針對這一點就要提前做好準備，盡可能減少系統被突破的可能性，提高安全性。第三，檔案管理人員也要提高檔案保密意識和安全意識，建設相應的保密政策，做到僅在需要時調用相關檔案。

2.4嚴格控制網絡安全傳輸的可靠準入

主要做好檔案信息傳輸的加密工作，既包括信息的完整性，確保信息本身不能被篡改，也包括信息的保密性，通過加密手段，保證信息的真實性。檔案部門必須嚴守關口、把好“三關”。第一，把好入網控制關。即控制準用戶的訪問時間和準許他們在哪個網站入網，有了這道關卡，可以保證利用者的合法訪問，阻止黑客的非法訪問。第二，把好身份鑒別關。身份鑒別就是要建立檔案信息網絡整體的電子身份認證系統，對網絡信息資源進行集中統一管理。用戶身份鑒別的基本方法是用戶的標識和口令，為保證數據信息的保密性，尤其為保證對機密數據信息的訪問控制，應當識別每個用戶是唯一的。身份鑒別作用可歸納為對檔案信息網絡系統操作合法性的確認。第三，把好管理關。要通過建立并執行一套科學合理嚴密的網絡管理制度、檔案信息的保管利用制度，提高信息人員的實際操作能力，減少人為失誤所造成的信息泄密失真。

2.5加強館際合作建立檔案信息化共享機制

檔案信息化的最終目的是要實現檔案信息資源的共建共享，為用戶提供方便快捷的檔案信息服務。有些檔案部門所處的地理位置比較偏僻，數字化與信息化加工進程比較緩慢，因此建立館際間合作，多方協作共建共享檔案信息資源，有利于檔案事業的均衡發展。檔案部門加強自身建設的同時，還需要各級檔案部門的領導重視、政策扶持、資金保障、技術投入等。

2.6開拓檔案的運用渠道

要想充分發揮大數據背景下檔案管理工作的實際價值，就要全面開拓檔案的使用渠道，充分發揮檔案管理的價值。檔案管理人員要改變傳統被動的管理方式和理念，充分發揮互聯網等現代信息技術手段的作用，對數據進行有效傳遞，構建新的檔案管理體系，并且在交互文件以及信息端口等方面進行進一步的優化，以此增強檔案管理的實用性，同時加強檔案數據的實時性和有效性，更好地滿足新時代背景下廣大用戶對檔案管理的實際需求。

2.7充分利用信息化技術建立企業檔案管理工作

現在的大多數企業的檔案系統，都是獨立于企業信息化建設中，很少被充分考慮到信息化建設中，好一點的情況也就是某一系統與檔案管理系統實現集成，實現電子實時歸檔而已。而在未來的檔案管理中，筆者認為在系統設計時要充分考慮本企業檔案特點，保證檔案系統能夠為企業其他系統提供穩定、高效的檔案信息，實行信息的雙向流通，可以使企業方便地調取某一信息的歷史信息，用網絡信息技術實現檔案管理系統與企業經營決策系統協同互動，提升企業管理經營科學性與正確性，實現企業現代化創新管理。同時，在未來的企業檔案管理系統中，還應將檔案管理中的收集、整理、錄入、組卷乃至入庫、鑒定等一系列工作完全納入系統管理中，指將數字化技術和信息化技術融入到檔案管理的各個環節，改進各個環節的工作效率，利用高速運轉的信息技術，代替手工勞動，同時利用建立的數字化規則，實時監督檢查歸檔文件規范性。

結語

綜上所述，檔案信息化建設是企業管理工作的重要組成部分，在新的發展時期，企業檔案信息化建設的水平和質量與企業的長遠穩定發展密切相關。因此，在信息化技術廣泛應用于各行各業并實現管理變革的情況下，企業應順應時代發展潮流，加強檔案信息化建設，采取有效措施提升檔案信息化建設水平。

參考文獻

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