加強事業單位檔案管理的策略分析

趙桁萱

關鍵詞：事業單位;檔案管理;策略

檔案管理工作一直是事業單位的重要工作內容之一。在檔案管理的實際工作中，工作人員會將檔案信息的準確性和可靠性，作為核心的工作內容，并會積極地對檔案內容進行及時化的更新。隨著信息科技不斷發展，信息化讓人們更多地享受到了便利性，因此，在事業在管理檔案信息時，可以借助信息化建設，加強事業單位檔案管理工作的效率。與此同時，工作人員還可以深入探究更多的管理措施，使事業單位在檔案管理方面能夠有更多的創新性策略。

一、加快檔案信息化建設，積極轉變管理模式

檔案管理信息化是當前事業單位檔案管理工作發展的必然趨勢，也是事業單位信息化建設的重要環節之一。因此，事業單位需要重視檔案信息化建設的工作，借助信息化建設，實現檔案管理工作跨越式的發展。首先，事業單位需要在建設的過程中，重視硬件、軟件的投入，做到一次性到位、高標準的建設的原則，使日后檔案管理工作能力得到設備上的支撐。其次，在發展的初期，可以將檔案數字化建設工作，讓專業團隊負責，有效解決內容專業人才短缺的局面，加速信息化建設的進程。同時，事業單位需要重視自有員工的培養，為日后的檔案管理信息化工作儲備自己的專業人才隊伍。最后，在促進檔案管理信息化建設的過程中，事業單位可以出臺相關的文件，明確檔案數字化建設的內容、目標、流程以及在某些階段應該實現的目標等，為檔案管理信息化建設的開展提供指導，確保相關工作能夠井然有序地推進，促進檔案管理模式盡快轉變為信息化模式。

二、重點培養檔案業務骨干，注重人才支撐

一方面，針對現階段檔案管理工作人才短缺的問題，企業單位應該進一步通過勞務派遣、合同用工等方式，緩解正式員工數量緊張的問題，確保檔案管理工作能夠保持順利推進的狀態。另一方面，事業單位需要注重培養檔案管理人員的專業性。在培訓方式上，事業單位可以組織相關的工作人員參加線上、線下的培訓課程，打破過去線下培訓的單一模式。同時，讓人們的學習不再受時間和空間的限制，管理人員可以根據自己的實際情況，安排學習時間，準確掌握檔案資料的收集、整理、歸檔等標準。在培訓內容上，事業單位需要注重與時俱進。在單位信息化建設的進程中，檔案管理工作的培訓內容，同樣需要注重培養員工應用信息技術的能力。所以，事業單位在信息化建設初期，需要經常性地組織以信息化為主題的檔案培訓活動，讓管理人員能夠盡快地掌握大數據技術、加密技術以及檔案管理系統的應用。事業單位還可以與其他單位舉辦經驗交流活動，彼此借鑒先進的管理方法，進一步加快本單位的檔案管理工作的創新步伐。

三、及時更新，保證檔案管理工作的準確性

事業單位檔案信息的準確性以及更新速度體現著本單位整體的發展水平。為了保證事業單位的檔案庫，能夠發揮其應有的作用，檔案管理人員需要對其中的信息做及時性的更新，借此，保證檔案管理工作的準確性。比如，當單位發生人事變動時，檔案信息通常會做及時的更新。但是，當人事變動的范圍較小或只有一個人的工作狀態發生變化時，管理人員同樣需要保證檔案管理系統中的信息及時更新。同時，當事業單位在管理上進行變動時，也需要檔案管理人員及時地記錄在檔案系統中。這樣，當上級單位想要了解本單位情況時，能夠及時獲得準確的信息，有利于上級指導接下來的工作。所以，在加強事業單位檔案管理工作方面，有必要強化管理人員的工作意識，讓他們能夠重視檔案信息的更新工作。

四、轉變事業單位思想認知，落實加強檔案管理工作的策略

通常情況下，事業單位不重視檔案管理這一環節，對其重要性認識得不夠清楚，所以，要想使各項改善策略得到實際性的落實，還需要提升工作人員的思想覺悟，將檔案管理工作放在其應有的位置。最重要的是需要領導層轉變思想，這樣才能在檔案管理的工作上做出有效地決策，將檔案管理工作進行細化，并落實到實際工作中。然后，讓管理人員充分認識自己的工作內容，對單位發展起到的重要意義，當工作人員認識到工作的重要意義之后，就能夠自發的重視提升工作效率，保證工作質量，借此實現加強檔案的管理工作。

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