靈活就業(yè)人員人事檔案管理面臨的問題及對策研究

文/ 黃毓暉

我國人事檔案經(jīng)歷了長期的發(fā)展，已經(jīng)由高速增長向高質(zhì)量發(fā)展轉變，并取得了一定的成就。隨著我國行業(yè)產(chǎn)業(yè)轉型升級和產(chǎn)業(yè)結構調(diào)整，靈活就業(yè)群體規(guī)模不斷擴大，但其人事檔案管理問題日益凸顯，如棄檔、多頭管理等，給靈活就業(yè)群體業(yè)務辦理帶來不便。只有準確加強靈活就業(yè)人員人事檔案管理，及時收集、掌握其個人信息，才能精準對接靈活就業(yè)人員 “穩(wěn)定就業(yè)”“創(chuàng)業(yè)扶持” 等方面的需求[1]，促進靈活就業(yè)人員創(chuàng)業(yè)、就業(yè)。因此，做好靈活就業(yè)人員人事檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義?；诖?，本文深入研究靈活就業(yè)人員人事檔案現(xiàn)狀，并針對性提出建議措施，以期推動人事檔案管理覆蓋靈活就業(yè)人員，為就業(yè)政策制定與實施提供有效支撐。

一、靈活就業(yè)人員人事檔案管理的涵義及特點

（一）靈活就業(yè)人員人事檔案管理的涵義

根據(jù)2005 年發(fā)布的《中國靈活就業(yè)基本問題研究》，靈活就業(yè)人員是指 “除單位長期雇員以外的其他所有就業(yè)形式”[2]。隨著我國第三產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，企業(yè)、社會組織用工形式日趨靈活，且由于信息技術的發(fā)展，服務供給不再受空間距離的限制，如從事與互聯(lián)網(wǎng)相關的技術服務類、創(chuàng)作類工作等。由于此類用工形式靈活、工作時間較為自由，日益受到就業(yè)群體的青睞，造成靈活就業(yè)群體規(guī)模不斷擴大。當前，根據(jù)就業(yè)服務主體，可將靈活就業(yè)人員分為自雇型就業(yè)人員、自由職業(yè)者、獨立服務型就業(yè)人員和小微企業(yè)雇員等。

（二）靈活就業(yè)人員人事檔案管理特點

靈活就業(yè)人員工作地點、工作形式靈活多變，給人事檔案管理帶來一定的困難，要求深入研究流動人員人事檔案管理特點，為流動人員人事檔案管理改善提供依據(jù)。

1. 人事檔案流轉速度快。靈活就業(yè)人員最重要的工作時間、工作地點的靈活性，其人事檔案保存主要以就業(yè)公共服務部門、人才公共服務部門等。由于其工作地點經(jīng)濟發(fā)生變化，或因繳納社保、出具證明等原因，造成其人事檔案流轉速度較快。

2. 人事檔案利用率高。由于公安部門取消了部分證明業(yè)務，而人事檔案作為個人教育、工作經(jīng)歷、技能培訓等方面最為詳細的證明材料，是靈活就業(yè)人員辦理各類證明業(yè)務最為有效的證明材料之一。在此背景下，由于靈活就業(yè)人員在求職、就業(yè)、退休手續(xù)辦理等業(yè)務中需要人事檔案用于身份、技能核實，造成流動人員人事檔案利用率不斷提高。

3. 流動人員人事檔案管理難度大。由于該部分就業(yè)群體勞動關系松散，脫離社會組織的監(jiān)管，且靈活就業(yè)人員工作不固定、流動頻繁，人事檔案信息收集難度極大，容易出現(xiàn)丟失、損毀等問題，導致人事檔案管理難度加大。

二、靈活就業(yè)人員人事檔案管理現(xiàn)狀

靈活就業(yè)人員具有流動性強、就業(yè)形式多樣等特點，主要表現(xiàn)為經(jīng)常變換工作地點、就業(yè)渠道相對復雜，且由于人事檔案管理部門職能交叉，存在多頭管理的情況，一定程度上影響了人事檔案管理質(zhì)量。

（一）人事檔案管理多頭管理問題突出

當前，靈活就業(yè)人員人事檔案管理可通過人才服務中心、職業(yè)介紹中心進行檔案接收和管理，均為人社保障部門下屬單位，且兩家單位缺乏互動和溝通，可能面臨管理部門職能交叉、多頭管理的局面，甚至存在個人檔案同時保存于人才服務中心、職業(yè)介紹中心的情況，如人事檔案保存于人才服務中心，而就業(yè)經(jīng)歷保存于職業(yè)介紹中心，兩家機構均隸屬于人社部門，但缺乏有效互動和溝通，容易產(chǎn)生人事檔案模糊地帶，給靈活就業(yè)人員人事檔案管理、出具證明業(yè)務辦理等造成較大困難。

（二）檔案管理轉寄不規(guī)范

人事檔案轉寄服務是指人事檔案在不同管理部門、地區(qū)之間的轉入、轉出等業(yè)務。由于靈活就業(yè)人員流動頻繁，工作時間長短不一，部分企業(yè)在招聘員工時不重視就業(yè)人員人事檔案材料，人事檔案查閱、補充完善積極性不高，造成靈活就業(yè)人員工作經(jīng)歷不完整問題突出。部分企業(yè)在員工離職、解除勞動關系時將員工人事檔案由員工自行管理，導致人事檔案轉寄工作不規(guī)范、轉寄不及時，甚至造成人事檔案缺失、丟失等問題，嚴重影響人事檔案管理和利用。如部分靈活就業(yè)人員在離開原工作單位后不重視人事檔案管理情況，原工作單位未能及時將人事檔案轉寄到人才市場等公共檔案管理部門，人事檔案管理材料缺失、丟失問題突出，造成人事檔案管理不規(guī)范、不完整。

（三）靈活就業(yè)人員人事檔案棄檔問題突出

靈活就業(yè)人員檔案管理意識淡薄，對人事檔案重視程度不足或根本不重視，部分人員認為人事檔案缺失、丟失不影響自身就業(yè)或業(yè)務辦理，補充、完善人事檔案意愿薄弱，造成大量靈活就業(yè)人員人事檔案存放在自己手中或長期存放于人才服務機構而未更新形成 “棄檔”。

三、完善靈活就業(yè)人員人事檔案管理建議措施

為推動人事檔案管理和利用質(zhì)量提升，應從完善人事檔案管理體制、規(guī)范人事檔案轉寄流程、強化社會檔案管理意識、推動人事檔案信息化和智能化管理方面加大管理創(chuàng)新力度。

（一）完善人事檔案管理體制，打破多頭管理機制

在靈活就業(yè)人員人事檔案管理中，多頭管理容易造成人事檔案分部門收集、保存和管理，進而影響人事檔案管理效能，影響人事檔案完整性。為保障靈活就業(yè)人事檔案規(guī)范化、標準化管理，應從頂層設計層面明確人才服務機構職能，依據(jù)《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》要求，由人社部門授權委托的人才服務機構提供人事檔案接收、保管、轉寄、證明業(yè)務辦理等服務，可采用政府購買服務模式，由政府委托具備相關資質(zhì)的服務機構提供檔案管理服務，開展靈活就業(yè)人員檔案管理、代繳社會保險、職業(yè)對接、退休手續(xù)辦理等業(yè)務，實現(xiàn)靈活就業(yè)人員人事檔案集中化管理，解決人事檔案多頭管理、不同服務主體推諉責任的問題。

（二）推動人事檔案無障礙轉寄

靈活就業(yè)人員工作變動頻繁，人事檔案轉寄服務頻次需求較高，要求人才服務機構根據(jù)其工作單位變動情況及時將人事檔案轉寄至工作單位或工作單位所在地人才服務機構，實現(xiàn) “檔隨人走、人檔統(tǒng)一” 的檔案管理目標，提高靈活就業(yè)人員群檔案管理服務全覆蓋，為區(qū)域性就業(yè)扶持政策落實、反饋提供有效依據(jù)。針對該要求，人才服務機構應加強與企事業(yè)單位聯(lián)系，要求原企業(yè)單位在規(guī)定時間內(nèi)將個人檔案移交至人才服務機構，人才服務機構應加強對檔案完整性、真實性審查，并根據(jù)靈活就業(yè)人員社會保險接續(xù)情況通過專門渠道轉寄人事檔案，落實人員管理、檔案管理相統(tǒng)一原則，確保靈活就業(yè)群體檔案管理與人員流動不脫節(jié)。

（三）加強宣傳力度，提高靈活就業(yè)人員檔案意識

人事檔案是靈活就業(yè)人員證明業(yè)務辦理的重要途徑，與個人再就業(yè)、社會保險、工齡連續(xù)、退休業(yè)務辦理等業(yè)務聯(lián)系緊密，然而，部分靈活就業(yè)人員檔案管理意識薄弱，人事檔案自工作單位轉出后由個人保存現(xiàn)象并不鮮見，由此造成的檔案破損、缺失、丟失問題突出，直接影響靈活就業(yè)人員人事檔案管理質(zhì)量。為促進靈活就業(yè)人員將人事檔案交由人才服務機構規(guī)范化管理。應在社會范圍內(nèi)加強檔案管理宣傳，通過社區(qū)、網(wǎng)絡宣傳等途徑擴大人事檔案宣傳覆蓋范圍，管飯宣傳人事檔案接收范圍、管理程序等，并通過社區(qū)、互聯(lián)網(wǎng)等途徑提供零散材料收集歸檔工作。確保人事檔案材料及時收集、歸檔。

（四）基于信息技術，加強靈活就業(yè)人員檔案智能化分析與利用

加強靈活就業(yè)人員人事檔案智能化分析與利用，即利用人事檔案數(shù)字化管理、大數(shù)據(jù)、云計算等技術，通過人事檔案語義分析和關聯(lián)，以人事檔案數(shù)據(jù)挖掘、立體數(shù)據(jù)倉庫為基礎，通過人事檔案 “深加工”，優(yōu)化靈活就業(yè)受教育經(jīng)歷、技能、能力評估等數(shù)據(jù)[3]，為人才服務機構精準化檢索、用人單位崗位需求和人才崗位推薦提供精準化服務，以此舉辦面向靈活就業(yè)人員的職業(yè)介紹服務。同時，借助大數(shù)據(jù)、云計算等新興技術，通過人社保障部門牽頭整合業(yè)務數(shù)據(jù)，將靈活就業(yè)人員多源檔案整合為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫標準，開發(fā)網(wǎng)頁端人事檔案業(yè)務辦理、手機APP 端 “移動檔案中心” 等多渠道檔案管理服務，整合靈活就業(yè)人員社保、民政、公安等證明開具服務，提高人事檔案管理便民化、大眾化，有利于推動政府體質(zhì)機制改革，為政府服務 “一站式辦理” 夯實基礎。

四、結語

當前，隨著我國就業(yè)形式不斷發(fā)展，靈活就業(yè)群體規(guī)模不斷擴大，人事檔案管理面臨檔案收集、轉寄、多頭管理等問題，給檔案管理和利用造成不便。針對該問題，應結合靈活就業(yè)人員人事檔案管理新變化、新特點、新需求，以人事檔案數(shù)字化、智能化為基礎，加強人事檔案管理機制頂層設計，明確靈活就業(yè)人員接收管理機構，加強人事檔案宣傳教育，規(guī)范靈活就業(yè)人員轉寄業(yè)務，并積極利用大數(shù)據(jù)、云計算等技術，評估靈活就業(yè)人員就業(yè)需求并精準化對接企業(yè)崗位，保障、扶持靈活就業(yè)人員就業(yè)、創(chuàng)業(yè)，提高靈活就業(yè)人員人事檔案管理提升。