檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策

孫勇

摘要：信息化時(shí)代的來(lái)臨使檔案管理進(jìn)入一個(gè)自我完善和提升的階段，檔案管理是一個(gè)繁雜的過(guò)程，需要有責(zé)任感的管理人員進(jìn)行嚴(yán)格管理。我國(guó)社會(huì)各領(lǐng)域數(shù)據(jù)信息量巨增，各行業(yè)的檔案管理工作人員在工作過(guò)程中已經(jīng)面臨著較大的挑戰(zhàn)，并在某種程度上造成了一定的困擾。要想從本質(zhì)上去解決該問(wèn)題就需要把現(xiàn)代化技術(shù)與檔案管理有效的結(jié)合在一起。基于此，本文重點(diǎn)分析了檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化;問(wèn)題;對(duì)策

一、檔案現(xiàn)代化管理現(xiàn)狀

步入新時(shí)期以來(lái)，事業(yè)單位高度重視檔案資料的現(xiàn)代化管理，在計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的支撐下，事業(yè)單位建成了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的全新管理模式，這在一定程度上提升了事業(yè)單位檔案管理水平，促進(jìn)了檔案管理的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。當(dāng)結(jié)合管理實(shí)際可知，事業(yè)單位在檔案現(xiàn)代化管理中仍存在較多問(wèn)題：其一，部分事業(yè)單位管理層未能充分認(rèn)識(shí)到檔案現(xiàn)代化管理的重要性，其仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，管理目標(biāo)、制度及要求具有滯后性，致使檔案管理難以適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展需要。其二，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善，究其原因在于單位對(duì)檔案管理的資金投入較少，這使得檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備、軟件更新較慢，降低了檔案管理的實(shí)際效果。其三，事業(yè)單位內(nèi)部未能標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案現(xiàn)代化管理機(jī)制，尤其是在檔案安全管理層面問(wèn)題突出，降低了檔案管理的實(shí)效性。其四，檔案現(xiàn)代化管理對(duì)于管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)要求較高，但事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平參差不齊，難以滿足新時(shí)期的檔案管理需要。

二、檔案管理工作的重要性

一方面，檔案管理工作能否科學(xué)有效的進(jìn)行，在一定程度上反映了企業(yè)的管理水平與發(fā)展情況。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，一定會(huì)產(chǎn)生一些歷史資料，如企業(yè)的業(yè)績(jī)成果等，這些歷史必然會(huì)被記錄在檔案之中，所以，為了能夠有效的查詢(xún)到這些歷史資料，必須要做好檔案管理工作。只有這樣企業(yè)員工才能夠深入了解到企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，更好的服務(wù)于企業(yè)，促使企業(yè)健康的發(fā)展。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的形勢(shì)下，我們要不斷的創(chuàng)新檔案管理的觀念，進(jìn)而創(chuàng)新管理方式，保證檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。總而言之，加強(qiáng)檔案管理工作有利于企業(yè)持續(xù)健康

的發(fā)展。另一方面，檔案資料是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不斷形成的，能夠真實(shí)準(zhǔn)確的記錄企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)，在企業(yè)管理人員進(jìn)行決策時(shí)能夠起到輔助作用。企業(yè)管理人員可以通過(guò)分析研究檔案的記錄，對(duì)過(guò)去的工作進(jìn)行總結(jié)，可以發(fā)現(xiàn)工作當(dāng)中的不足，并可以借鑒之前的經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀制定出更加科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃。并且，做好檔案管理工作還能夠更好的服務(wù)于各部門(mén)，使各部門(mén)的業(yè)務(wù)更加有序的開(kāi)展。最后，檔案管理工作能夠豐富企業(yè)的文化。一個(gè)企業(yè)的發(fā)展，離不開(kāi)企業(yè)文化的建設(shè)，而檔案管理工作能夠準(zhǔn)確的記錄企業(yè)文化形成的過(guò)程，保證其在長(zhǎng)時(shí)間的傳承過(guò)程中不至倒退或是流失，保障企業(yè)發(fā)展的生命力。由此可見(jiàn)，做好檔案管理工作對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展具有十分重要的意義，所以企業(yè)要重視檔案管理工作，促使檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的作用得到進(jìn)一步的發(fā)揮。

三、檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問(wèn)題

1、標(biāo)準(zhǔn)化程度低

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化的基礎(chǔ)條件，20世紀(jì)初國(guó)家制定了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這使得我國(guó)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化形成一個(gè)體系。檔案管理是一個(gè)非常復(fù)雜的過(guò)程，由于歷史遺留問(wèn)題，許多單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)基本是按照單位需求進(jìn)行管理，單位根據(jù)運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行設(shè)備購(gòu)買(mǎi)，各單位的硬件設(shè)備情況不一。一些單位沒(méi)有按照國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行硬件和軟件的配置，低標(biāo)準(zhǔn)化使檔案在管理過(guò)程中存在缺損的情況，這對(duì)單位檔案現(xiàn)代化管理存在阻礙作用。

2、高級(jí)專(zhuān)業(yè)管理人才少

檔案管理現(xiàn)代化必然也要求管理人員高級(jí)專(zhuān)業(yè)化。檔案管理現(xiàn)代化工作人員要具備較高的政治理論、管理技能和專(zhuān)業(yè)技能，以制定科學(xué)合理的檔案現(xiàn)代化管理模式。但是目前情況來(lái)看，許多單位的檔案管理人員學(xué)歷水平低，專(zhuān)業(yè)對(duì)口人才少，使檔案在管理過(guò)程中技術(shù)含量不高，影響檔案管理現(xiàn)代化模式的創(chuàng)新與發(fā)展。

3、檔案管理投入不足

經(jīng)費(fèi)問(wèn)題一直是檔案管理的關(guān)鍵問(wèn)題，單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，檔案管理意識(shí)低，那么會(huì)導(dǎo)致相關(guān)經(jīng)費(fèi)投入不足。少量經(jīng)費(fèi)不能購(gòu)買(mǎi)大量檔案管理設(shè)備和軟件，使自動(dòng)化數(shù)字化檔案管理成為空談。

四、檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

4.1促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，開(kāi)展檔案信息管理工作過(guò)程中，還需要強(qiáng)化對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)，優(yōu)化單位領(lǐng)導(dǎo)人員的協(xié)調(diào)管理，并且要根據(jù)單位的實(shí)際發(fā)展情況去規(guī)范全新的檔案管理規(guī)劃方案，積極引導(dǎo)單位各部門(mén)的員工參加單位檔案管理工作的建設(shè)，通過(guò)這樣的方式能夠把單位檔案管理的價(jià)值得到真正的體現(xiàn)。在一定程度上做好單位的檔案管理信息化建設(shè)能夠提升單位的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，優(yōu)化單位在市場(chǎng)中的地位。完善單位信息化檔案管理規(guī)章制度的同時(shí)，還需要優(yōu)化對(duì)單位的人力資源成本的資金管理，促進(jìn)單位的各部門(mén)之間的設(shè)備信息化管理，這樣能夠提高單位檔案管理工作的價(jià)值體現(xiàn)。

4.2加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)并統(tǒng)一管理

每個(gè)企業(yè)都是由若干個(gè)部門(mén)組成的，但由于部門(mén)太多，企業(yè)就并沒(méi)有一個(gè)完整的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而導(dǎo)致了企業(yè)在信息化建設(shè)中的腳步放慢，因此企業(yè)需要把現(xiàn)代檔案信息化管理放在企業(yè)管理中的一個(gè)重要位置上，并實(shí)地進(jìn)行操作。并且企業(yè)還要優(yōu)化部門(mén)的組成，讓企業(yè)檔案管理工作專(zhuān)員、主管、企業(yè)政策改革部門(mén)人員、會(huì)計(jì)部門(mén)人員、資產(chǎn)管理部門(mén)人員等組成一個(gè)公司檔案管理部門(mén)的改良小組，做到行動(dòng)上統(tǒng)一部署，各部門(mén)之間相互配合，監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立刻處理，每個(gè)部門(mén)取長(zhǎng)補(bǔ)短，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化有序的管理。

4.3提升檔案管理人員的個(gè)人綜合素質(zhì)

檔案管理人員的個(gè)人綜合素質(zhì)水平和專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能會(huì)影響到檔案管理工作的效率和質(zhì)量。所以，單位的檔案管理工作還需要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的管理、培訓(xùn)，從而提升人員的個(gè)人綜合水平。除此之外，單位還應(yīng)該建立高素質(zhì)、高知識(shí)技能的專(zhuān)業(yè)人才團(tuán)隊(duì)，為單位的檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。單位還需要強(qiáng)化對(duì)信息化和規(guī)范化的檔案管理建設(shè)，提升對(duì)單位人力資源成本的關(guān)注，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思路，強(qiáng)化單位各部門(mén)之間的信息資源貢獻(xiàn)與信息的交流、溝通、幫助單位檔案管理工作人員了解到單位各部門(mén)之間的重要檔案信息，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展與完善[

4.4構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化檔案現(xiàn)代管理模式

要提升檔案現(xiàn)代化管理水平，還應(yīng)注重標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的建設(shè)。其一，在檔案管理初期階段，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》的要求，考慮本企業(yè)實(shí)際，建立規(guī)范完善的檔案管理制度，做到檔案管理過(guò)程“三納入”與“四同步”的有效結(jié)合。其二，應(yīng)做好檔案管理各個(gè)細(xì)節(jié)層面的管理，如在檔案收集管理中，應(yīng)確保所有的檔案資料真實(shí)準(zhǔn)確，書(shū)寫(xiě)格式規(guī)范等。其三，檔案現(xiàn)代化管理模式下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用使得檔案遭受網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的概率增大，對(duì)此在檔案現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化管理中，應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)安全的系統(tǒng)管理，如加強(qiáng)局域網(wǎng)、防火墻建設(shè)、設(shè)定固定IP范圍、設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限等。其四，在檔案現(xiàn)代化管理模式下，還應(yīng)注重線上檔案管理與線下檔案管理的結(jié)合，提升檔案管理的實(shí)際效果。

結(jié)束語(yǔ)

總之，在信息化時(shí)代檔案管理要向現(xiàn)代化邁進(jìn)，單位要加大檔案管理的資金投入、加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)、加大管理力度、完善標(biāo)準(zhǔn)化管理設(shè)施，使檔案管理早日進(jìn)入到現(xiàn)代化管理模式中，提升檔案信息的共享和交流，提升檔案在單位發(fā)展中的作用，促進(jìn)檔案管理健康發(fā)展。

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