新時期做好工程檔案管理工作的創新思路分析

朱昀蕾

摘要：檔案是紀錄歷史、服務社會的載體，而檔案管理工作是運用先進的管理方式對單位發展進程中具有重要意義的文字、圖像、聲像等進行有效地 分類管理。為了跟更緊時代發展的步伐，單位需要不斷轉變檔案管理思維、管理模式以及檔案管理人員自身素質等。基于此，本文就新時期做好工程檔案 管理工作的創新思路進行分析。

關鍵詞：新時期;工程檔案;管理工作;創新 思路

1.新時期做好工程檔案管理工作的創新思路的重要性

強化檔案管理的創新理念，這就需要深度理解原始理念，并讓檔案管 理者根深蒂固的思想徹底跳脫禁錮的傳統思想束縛。經過長時間的事實證 明，繁瑣枯燥的工作方式和像蠶繭似的禁錮著檔案管理者的思想，致使檔 案管理者們缺乏創新的意識與創新的愿望，僅限于按照傳統的觀念和方法 進行管理檔案工作。然而，市場所需什么樣的檔案材料、科學發展狀況怎 樣，卻是一無所知，更何況是檔案管理能否更好地服務于市場和社會。由 于施工隊伍服務隊伍的落后現象，導致檔案管理工作變得枯燥乏味，缺乏 活力和生機。急需從根本上改變這一種落后的現狀，不斷創新檔案管理者 們的傳統管理意識以及積極打破禁錮的概念。而在現實的工作中，檔案管 理者首先需要樹立創新的管理觀念，然后通過在數據收集后改變自己的行 為積極參與檔案管理。

2.新時期做好工程檔案管理工作的特點

對于新時期下的工程檔案管理工作而言，在當今的工程檔案管理工作 中數字化信息技術是工程檔案管理的一個較為突出的特點，使得在信息大 背景下，工程建筑檔案管理工作不在是一成不變的存在了。傳統的紙質檔 案已經完美的改變為可以滿足自動化存儲要求的電子檔案，而其改變主要 基于自動化管理為主要管理手段。除此之外，隨著工程檔案信息話建設的 不斷強化，數字化已經成為工程檔案最為突出的特點，便于支持歷史信息 的快速檢索和高效的檢查所需的資料查詢，使得檔案化更加安全便捷。

3.新時期做好工程檔案管理工作存在的問題

3.1 檔案管理制度的不完善

傳統的檔案管理制度為了在新時期下可以生存下來與繼續發展下去，就必須對工程建設項目的檔案管理進行適度的調整和優化。但是，檔案管 理工作并沒有根據自身得實際情況出發進行深度分析其存在的自身問題，沒有即使完善自身的管理體系制度。這就是因為傳統的檔案管理工作體系 并沒有注意文件管理的一些細節，以及自身存在的安全隱患問題。例如，在文件管理中，文件卷的標題不準確、不規則、隨意性極大，不能精準的 反映文件內容的重要性，文件存在文件編號丟失以及非常分散。如此一來，檔案無法得到更好的有效利用，也不利于工程部的正常運作。

3.2 檔案工作人員不具備綜合素質

在建立新時期完備的檔案管理隊伍，既是機遇，也是挑戰。檔案管理?人員沒有意識到檔案管理的重要意義，使得對于檔案管理工作質量的提升?很是不重視，并出現不感興趣、不認真對待、落后思維存在，還存在經常?違反工作流程現象。在檔案管理工作中現有的檔案管理學理論知識以及專?業知識不能即使更新，使得無法適應時代的發展步伐，導致各種問題日益?顯現。檔案管理部門在日常工作安排過程中，沒有定期對檔案從業人員進?行專業系統的培訓，沒有有效地提升檔案從業人員的專業技能水平。此外，人力資源的招聘要求較低，招聘沒有根據檔案新時期的檔案管理崗位的客?觀規律，很多上崗人員沒有檔案管理相關專業畢業證書，缺少扎實的理論?知識、過硬的操作技能和豐富的實踐經驗，無法完美的完成檔案工作任務。

3.3 檔案檢索效率低下

在新時期檔案管理中，檔案檢索方式主要有人工檢索和計算機檢索兩 種方式。在實際應用中，人工檢索占檔案檢索據關鍵位置，然而檔案檢索 準確率確非常低，這就使得大大加大了保管人員的工作量，致使降低了運 行效率。在此基礎上，為簡化復雜的文獻檢索流程，縮短檢索時間，工程 部檔案管理部門在人工檢索的基礎上進行了一系列修正，編制了各種檢索 工具。搜索工具的主要特點是數量眾多且不準確。對此，我們只關注檔案 搜索工具的數量，沒有認識到檔案管理的重要性，忽視檔案管理的服務質量。

4.新時期做好工程檔案管理工作的有效措施

4.1 創新工程檔案管理機制

在新時期下工程檔案管理觀念意識的創新是最為重要的，工程檔案的 準確性對工程建設影響巨大，這關系到工程建設的形象和榮譽。同時，檔 案資源也是影響檔案實際作用的重要方面。傳統工程檔案管理實踐中一個 較為突出的問題是缺乏專業化、獨立的檔案管理部門，導致信息管理缺乏 一體化和分散化。在不斷提升檔案價值的過程中，項目建設單位要加強檔 案管理平臺建設，拓展思路，轉變觀念，與時俱進，建立專業的檔案管理 機構，配備專業的管理人才檔案和控制的綜合管理。尤其要深入調查各部 門檔案保管情況，合理配置人員，履行相關崗位，明確職責范圍，實現管 理效率的全面提升。

4.2 重視引入先進的現代化技術

在新時期工程建設檔案管理中，現代技術水平在檔案管理水平中完美?的體現出來。從本質上講，現代技術的應用水平與檔案管理質量密切相關。 這就需要檔案管理人員積極引入創新型技術。首先需要嘗試多樣化存儲方?式，在傳統的工程檔案管理中，工程檔案主要以文本格式存儲，占據空間?較大，時間成本高，查詢應用效率低，而引進現代技術可以增強文件管理?的通用性，尤其是現代電子和視頻文件的應用。然后在檔案管理方面，要?加快電子檔案建設，建立新型管理網絡，充分發揮計算機技術的作用以及?發揮網絡檔案管理模式的優勢，使得檔案管理效率整體提升。在創新過程?中，在建立電子檔案管理網絡的基礎上，堅持協調統一，確保統一，有效?滲透檔案管理的每一個環節，發揮更加專業的作用，充分發揮引領作用。?換言之，未來項目檔案管理創新的本質是在結合行業實際發展的前提下，加快檔案信息化和現代化建設。

4.3 加強人才綜合素養培訓

新時期信息化背景下，工程檔案管理面臨諸多挑戰。尤其是在信息技 術的支持下，管理者必須積極掌握檔案管理知識的推廣，才能更好地發揮?作用。因此，檔案管理者應加大責任意識，注重職業素養提升，根據時代 需要積極創新檔案管理理念，逐步提高檔案信息管理水平，積極獲取現代 信息。在完善和優化知識結構的同時，加強技術檔案信息管理。具體來說，要通過引進人力資源，保持多樣性和豐富性，引進和培養更多的人力資源，想辦法實踐檔案管理。積極組織專業教育培訓，注重行業交流，豐富人才 獲取知識，提高專業素質，動態更新知識技能。

結語：

綜上所述，工程檔案管理一直是不容忽視的重要環節，但也是最容易 被忽視和規則滿意的最薄弱環節。文件管理過程存在許多問題。檔案管理 人員要不斷提高檔案管理意識，及時結合最新方法，運用先進科學技術創 新檔案管理模式，并繼續定期培訓。檔案管理從業者提高自身素質，增強 創新意識，最終實現檔案管理的新突破，更好地適應當今社會經濟發展的 需要。

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