高校研究生學(xué)位論文檔案的價(jià)值與開發(fā)利用

李殷青 （廣西師范大學(xué)檔案館 541006）

長期以來，研究生學(xué)位論文的重要價(jià)值一直得到高度重視和開發(fā)利用。目前，國內(nèi)外已建立起了多個(gè)相當(dāng)完善的研究生學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫，如：國外的PQDD學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫，國內(nèi)的CALIS高校學(xué)位論文庫、中國學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫（萬方數(shù)據(jù)庫）、中國優(yōu)秀博士/碩士論文全文數(shù)據(jù)庫等，豐富的信息和良好的運(yùn)行平臺(tái)為用戶提供了很好的服務(wù)。在這樣的背景以及研究生培養(yǎng)快速增長的情況下，高校檔案部門將面臨越來越大的保管壓力與越來越相對(duì)滯后的開發(fā)利用的矛盾。如何認(rèn)識(shí)研究生學(xué)位論文檔案的內(nèi)涵和價(jià)值，做好開發(fā)利用工作，已成為高校檔案工作者必須認(rèn)真思考的問題。

一、研究生學(xué)位論文的特性和價(jià)值

研究生學(xué)位論文是高等院校及科研機(jī)構(gòu)的研究生為獲得學(xué)位而撰寫的研究論文或科研報(bào)告。研究生學(xué)位論文有碩士學(xué)位論文和博士學(xué)位論文兩種類型。一般而言，碩士學(xué)位論文是碩士研究生對(duì)某一學(xué)科某一專題前沿或空白或薄弱領(lǐng)域進(jìn)行有一定深度，有獨(dú)到見解的研究；而博士學(xué)位論文是博士研究生在某研究領(lǐng)域的創(chuàng)造性成果，其內(nèi)容新、專、深、具有獨(dú)創(chuàng)性，是學(xué)位論文中學(xué)術(shù)價(jià)值最高的一種。研究生學(xué)位論文具有下列特性：

一是新穎性。即學(xué)位論文探討研究的內(nèi)容新穎。碩士、博士學(xué)位論文，強(qiáng)調(diào)研究內(nèi)容的新穎，要有創(chuàng)新，要求在前人的研究基礎(chǔ)上，在空白、薄弱領(lǐng)域開展全新研究，要發(fā)現(xiàn)新問題、新情況，要有獨(dú)到的見解，得出新結(jié)果。

二是學(xué)術(shù)性。就學(xué)術(shù)性而言，碩士、博士的學(xué)位論文的學(xué)術(shù)水平逐級(jí)提高。由于國家對(duì)碩士、博士研究生的培養(yǎng)在專業(yè)理論知識(shí)、科研能力和學(xué)術(shù)上都有嚴(yán)格的要求，而且學(xué)位論文是其獲得學(xué)位的必須條件，是體現(xiàn)其學(xué)術(shù)水平的重要依據(jù)，因此，碩士、博士的學(xué)位論文的選題一般是某學(xué)科專業(yè)急需解決的、重要的，具有前沿性的理論或應(yīng)用方面的課題，能代表和反映該專業(yè)領(lǐng)域當(dāng)今的發(fā)展水平，要求在理論上有突破和創(chuàng)新，在生產(chǎn)上有使用價(jià)值，能直接或間接地起到指導(dǎo)和推動(dòng)生產(chǎn)的作用，所以不少課題是國家各部委科學(xué)基金、國家科技攻關(guān)、國家教育重大研究、“863”和“973”高技術(shù)等科研項(xiàng)目，有的項(xiàng)目直接瞄準(zhǔn)世界先進(jìn)水平，加之導(dǎo)師的嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)和研究生的刻苦鉆研，以及校內(nèi)外專家在答辨會(huì)上對(duì)論文的嚴(yán)格把關(guān)，從而使學(xué)位論文達(dá)到較高的學(xué)術(shù)水平

三是情報(bào)性。研究生為了完成學(xué)位論文都要參考大量相關(guān)的國內(nèi)外文獻(xiàn)，而列入論文之后的參考文獻(xiàn)則是研究生本人認(rèn)為最有價(jià)值或與本課題聯(lián)系最密切的文獻(xiàn)。這些參考文獻(xiàn)是同類課題的最先進(jìn)技術(shù)的資料匯集，成為豐富的情報(bào)資源。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國碩士學(xué)位論文的平均引文量在40篇，博士學(xué)位論文的平均引文量在122篇；

四是不公開性。學(xué)位論文在通過答辯后，大部分不公開發(fā)表或出版。學(xué)位論文通常為打印品，裝訂簡單，印版很少，答辯后一般存放在檔案館、圖書館和所在院系資料室，只供某部門某專業(yè)的利用者查閱。

學(xué)位論文的特性決定了其開發(fā)利用價(jià)值。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是學(xué)習(xí)價(jià)值。學(xué)位論文是學(xué)生取得學(xué)位而撰寫的研究論文或科研報(bào)告，其新穎性和學(xué)術(shù)性，對(duì)利用者吸取這些新知識(shí)、不斷豐富自己的知識(shí)體系具有重要意義；另一方面，學(xué)位論文的選題方法、寫作技巧以及反映出來的創(chuàng)新思想和科研態(tài)度等，也是很好的學(xué)習(xí)之處。通過借鑒他們的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可以少走彎路，提高自己的研究水平。

二是查考價(jià)值。學(xué)位論文的情報(bào)特性，使其具有很好的查考價(jià)值。每篇學(xué)位論文的綜述及參考文獻(xiàn)，包含有相關(guān)研究的大量信息，為利用者了解相關(guān)學(xué)科專業(yè)的研究工作、發(fā)展水平和成果提供了查找途徑，可以幫助查閱者開發(fā)思路，同時(shí)，可以避免查閱者四處搜集材料， 減少學(xué)習(xí)和科研工作中的重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)省了查閱者大量的時(shí)間和精力， 有利于科研的進(jìn)展。

三是引用價(jià)值。碩士、博士的學(xué)位論文一般都是質(zhì)量較高的論文，引用其觀點(diǎn)、方法和研究成果，既可以作比較，又可以作為依據(jù)，對(duì)開展相關(guān)研究工作具有很好的借鑒意義。

二、研究生學(xué)位論文檔案的開發(fā)利用策略

目前，有關(guān)機(jī)構(gòu)和高校圖書館收集和利用研究生學(xué)位論文已相當(dāng)成熟和現(xiàn)代化，建立了多個(gè)研究生學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫，提供研究生學(xué)位論文基本信息檢索，甚至全文查閱和下載服務(wù)。但與高校檔案部門歸檔保管的研究生學(xué)位論文檔案比較，有兩大不同。一是數(shù)量和內(nèi)容不同：高校檔案部門歸檔保管的研究生學(xué)位論文檔案是本校全部畢業(yè)生的學(xué)位論文，包括了密級(jí)的學(xué)位論文，且還保管有與學(xué)位論文相關(guān)的選題（開題）報(bào)告，學(xué)位論文專家評(píng)閱意見書和答辯記錄等材料，這些材料凝結(jié)了導(dǎo)師的心血、專家切實(shí)的評(píng)價(jià)和對(duì)當(dāng)時(shí)研究前沿的考慮，倍加珍貴，而前述的數(shù)據(jù)庫（系統(tǒng)）中沒有。二是開放程度不同。高校檔案部門保存的部分學(xué)位論文有密級(jí)，開放利用有一定的限制，但可以在一定范圍內(nèi)查閱。在這樣的情形下，高校檔案館必須解放思想，大膽創(chuàng)新，提高現(xiàn)代化管理水平，依托自己保存的更為豐富、全面的學(xué)位論文檔案資源，強(qiáng)化學(xué)位論文檔案信息開發(fā)工作，開展獨(dú)具特色的服務(wù)，才能發(fā)揮學(xué)位論文檔案的作用。

（一）完善制度，強(qiáng)化收集歸檔，豐富館藏

“巧婦難為無米之炊”，豐富的館藏是開發(fā)利用的基礎(chǔ)。完整齊全的學(xué)位論文檔案，應(yīng)包括學(xué)位論文，學(xué)位論文的選題（開題）報(bào)告、專家評(píng)閱意見書和論文答辯記錄等相關(guān)材料，這是檔案部門能開展更有特色的學(xué)位論文檔案利用服務(wù)工作的前提。為此，需要完善制度來使收集歸檔工作規(guī)范化、科學(xué)化，要明確研究生管理部門、研究生本人的責(zé)任和要求，采取切實(shí)有效的措施，保證學(xué)位論文及相關(guān)材料齊全完整歸檔。如：將研究生學(xué)位論文和相關(guān)材料歸檔工作與研究生管理部門以及相關(guān)責(zé)任人的考核結(jié)合起來，將研究生學(xué)位論文提交檔案部門歸檔與研究生領(lǐng)取畢業(yè)證書聯(lián)系起來。目前，在電子文檔比較普遍的情況下，檔案部門應(yīng)完善和應(yīng)用學(xué)位論文電子全文網(wǎng)上提交管理系統(tǒng)，要求畢業(yè)生在提交紙質(zhì)論文的同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)提交電子版學(xué)位論文。檔案部門要做好檢查督促工作，與研究生管理部門、各學(xué)院加強(qiáng)溝通協(xié)作，保證歸檔材料齊全完整，按時(shí)按質(zhì)歸檔。

（二）應(yīng)用現(xiàn)代化手段，加強(qiáng)學(xué)位論文檔案信息加工，提供多種學(xué)位論文檔案專題資料

首先，編制規(guī)范完善的學(xué)位論文檔案目錄。學(xué)位論文檔案目錄是開發(fā)學(xué)位論文檔案信息資源的鑰匙，是利用者獲得學(xué)位論文檔案信息的媒介和工具。在現(xiàn)代技術(shù)下，應(yīng)充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)或檔案管理系統(tǒng)，按照統(tǒng)一規(guī)范的著錄標(biāo)準(zhǔn)建立完善的學(xué)位論文檔案目錄數(shù)據(jù)庫，編制各種檢索工具。特別需要注意的是，要對(duì)學(xué)位論文進(jìn)行科學(xué)分類，并在數(shù)據(jù)庫中加以標(biāo)識(shí)。如：按學(xué)科、專業(yè)、研究方向（問題）進(jìn)行分類，方便利用者進(jìn)行多途徑檢索，實(shí)現(xiàn)又快又全面地查找到相關(guān)的學(xué)位論文及相關(guān)信息資料。

其次，編輯學(xué)位論文檔案文獻(xiàn)匯編。建立學(xué)位論文中英文摘要數(shù)據(jù)庫、學(xué)位論文引文數(shù)據(jù)庫，力爭(zhēng)將學(xué)位論文的選題報(bào)告、論文評(píng)閱書（專家評(píng)審意見）、答辯記錄等與學(xué)位論文相關(guān)的材料數(shù)字化，并建立數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫的建立，并通過管理系統(tǒng)的有效管理，可以根據(jù)需要自動(dòng)形成針對(duì)不同利用者或不同類型的專題資料，為利用者提供全面的、深入的服務(wù)。

再次，編寫綜合性學(xué)位論文參考材料，即選擇不同類型的學(xué)位論文從縱向和橫向進(jìn)行綜述，多角度分析同一問題研究的發(fā)展變化，包括：研究方向、方法、手段、成果等，這些綜述性材料，對(duì)利用者全面了解該類問題的研究情況具有很好的參考借鑒作用。

（三）正確處理好學(xué)位論文檔案保密和開放的矛盾

由于研究生的學(xué)位論文有的是前沿研究，有的是發(fā)明創(chuàng)造，有的是國家高精尖項(xiàng)目， 有部分研究項(xiàng)目和成果是國家機(jī)密，屬于保密檔案，另外，學(xué)位論文由于沒有發(fā)表， 存在知識(shí)產(chǎn)權(quán)或著作權(quán)問題，導(dǎo)師或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或?qū)W生本人可能要求限制使用。目前學(xué)位論文檔案要求限制利用的現(xiàn)象仍然比較普遍， 據(jù)某高校統(tǒng)計(jì)，該校每年平均要求限制使用的學(xué)位論文約占全部論文的20%，有的高校甚至高達(dá)50%。限制使用與開放是一對(duì)矛盾，必須要正確處理好這一矛盾才能既保護(hù)好國家技術(shù)秘密，維護(hù)好作者的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和利益，同時(shí)又能發(fā)揮學(xué)位論文檔案的利用價(jià)值。一要正確設(shè)定學(xué)位論文的密級(jí)和保密期限，在不違反國家有關(guān)保密條例的前提下，鼓勵(lì)研究生開放利用學(xué)位論文。同時(shí)，檔案部門要規(guī)范做好解密工作，及時(shí)提供學(xué)位論文利用信息。二要制定學(xué)位論文檔案管理和利用辦法，對(duì)學(xué)位論文及相關(guān)材料（選題報(bào)告、學(xué)位論文專家評(píng)閱意見書、論文答辯記錄）的使用做出規(guī)定，使之有利于保密、開放和體現(xiàn)作者的權(quán)益。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這一矛盾尤其要引起檔案部門的重視，不要由于強(qiáng)調(diào)保密而束縛手腳，變得無所作為，而是要在《檔案法》《保密法》和《著作權(quán)法》等法律框架內(nèi)，解放思想，更新觀念，積極開發(fā)檔案部門保存的獨(dú)有的學(xué)位論文檔案資源，才能發(fā)揮學(xué)位論文檔案的價(jià)值，才能體現(xiàn)檔案部門的作用。

（四）做好宣傳和服務(wù)工作

做好宣傳工作對(duì)學(xué)位論文檔案的開發(fā)利用具有重要意義，檔案管理部門應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)、校報(bào)、廣播、檔案信息專欄等媒介，宣傳報(bào)道檔案部門學(xué)位論文檔案館藏信息、專題編研資料以及利用規(guī)定和辦法，讓各界人士和學(xué)校師生了解學(xué)位論文的特點(diǎn)、價(jià)值和作用，了解檔案部門的學(xué)位論文檔案館藏特色，提高學(xué)位論文檔案的知名度和吸引力。同時(shí)，提供良好的服務(wù)環(huán)境和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索平臺(tái)，方便利用者有效查閱有關(guān)資料。

保管利用好研究生學(xué)位論文檔案是高校檔案部門的職責(zé)，義不容辭。高校檔案部門只有以積極主動(dòng)的、有為的態(tài)度開展學(xué)位論文檔案的開發(fā)利用工作，體現(xiàn)學(xué)位論文檔案的價(jià)值，才能激發(fā)檔案工作者的工作熱情，更好促進(jìn)學(xué)校檔案工作發(fā)展。