基層衛生和計劃生育檔案管理存在的問題探討

察魯燕 山東省菏澤市鄄城縣衛生健康局

引言：2020年，是我國“十三五”規劃的關鍵一年，也是衛生和計劃生育工作開展的重要一年，這其中涉及的檔案管理工作，在新時代的背景下，也顯現出了諸多問題和挑戰，如何有效解決這些問題帶來困擾已經是當下的主要議題。

一、基層衛生和計劃生育檔案管理面臨的艱難挑戰

（一）檔案管理工作的重要性浮于表面

當前，我國衛生和計劃生育等工作開展的如火如荼，作為檔案管理人員，首先要樹立好管理意識，確立檔案管理工作的重要性。然而，現階段的不少的檔案管理人員對于工作缺乏正確認識和態度，檔案管理工作浮于表面，對待工作內容不認真、不負責。從而影響了當前基層檔案管理工作的有效推進。

（二）涉及的基礎設施陳舊不堪

隨著時代的發展和進步，高科技設備的大量應用對提升檔案管理工作的工作效率會有質的突破，但是，由于受思想觀念、體制及歷史遺留問題等相關因素影響，我國檔案管理涉及的基礎設施陳舊不堪，依然是傳統的工作模式，大量紙質檔案沒有有效錄入計算機和云端系統，數字化程度較低，現代化科技設備，以及高科技技術的先進性和優越性沒有有效融合。

（三）缺乏完善、健全的檔案管理系統

由于當前不少檔案管理工作還尚未建立起統一管理系統，因此，檔案管理人員在日常工作中，缺乏統一的指導和安排，工作流程混亂，各部門協調不當，相關的管理工作尚未形成固定模式，很多工作未能有效運行。

（四）人員的綜合素養提升空間巨大

談起檔案管理階層，目前有十分嚴重的人才斷層，而現有的工作人員，思想意識守舊，工作動力不足，專業知識和專業技能無法滿足當前的工作任務，相關人員的綜合素養提升空間巨大，同時，隨著部分老員工，年齡增長，創新意識、接受和學習新事物的能力有抵觸心理，對于現有工作，安于現狀，不思進取，對整體促進檔案管理工作的長期發展和長遠規劃，增加了不少阻力和困難。

二、解決基層衛生和計劃生育檔案管理實施辦法

（一）深化檔案管理的重要性

檔案管理關系到生活中方方面面，尤其是每一個人的生活和工作，是關乎到具體內容的真實性和完整性。作為檔案管理人員要提高對工作內容的重視程度，提升對工作的責任心、認真度，塑造崇高的使命感、榮譽感。首先，這需要提高相關人員的專業知識儲備，服務意識，管理水平。針對員工定期開展相關的業務培訓，知識培訓，定期組織技能交流大會，評選優秀的、經驗豐富的員工作為代表，宣傳經驗和技能，將全體人員的綜合素質、業務水平全方位提高。深化檔案管理工作的重要性，提出繼續教育的新概念，讓基層員工不斷前進，不斷成長，全力以赴，將檔案管理的工作態度和工作熱情展現出來。

（二）基礎設施升級、改造及綜合利用

基層工作內容龐雜，其中涉及多個細節和內容，工作強度，工作難度非常艱巨，傳統管理模式備受詬病，消耗大量人力、物力、財力。因此，改善相關的基礎設施，刻不容緩。基礎設施的升級、改造、綜合利用已經是當今主流趨勢，也是檔案管理工作現代化進程的重要一步。利用當今的云計算功能，可以高質、快速地完成檔案的處理信息，不僅可以智能化自動立卷，還可以分門別類按照相關要求，完成檔案的整理和歸納，無論何時何地都能快速調取，快速使用，快速收錄。這有利于提高相關工作的工作效率，加快工作進度，完善工作成果，同時，也進一步提高了工作內容的準確性和保密性。

（三）檔案管理系統的持續升級

完善、健全的檔案管理系統是需要足夠的經驗、專業化的人才以及全方位的合作才能建立起來。因此，需從三個方面，對現有的工作方式加以改善:

首先，作為相關的管理人員必須統一協作，統一培訓，強化自身的崗位職能，強化工作內容的責任意識。推動檔案管理工作又好又快發展。

其次，不攀資歷，不講關系，不論年齡，依照相關規定，對具體的工作流程、工作內容、工作安排，合理分配工作任務。樹立工作典型，培養骨干精英，切實落實好人才培養，系統完善等相關工作。

最后，協調、處理各部門之間的工作問題，增加員工的交流空間和協作能力。建立符合科學依據、符合社會主流觀念的監督機制，及時對相關工作開展抽查和監督作用[1]，如果發現不符合相關規定的問題，要嚴厲處罰。

（四）管理人員的綜合能力的有效提升

因此，其中需要大量檔案管理學的理論知識、數字檔案建設中的云計算功能、檔案儲存和調取的云儲存功能等。作為檔案管理系統的管理人員應該時刻強化自身的知識水平，提高相關人員的專業素養，提升他們的工作能力。不僅如此，要設立符合現有情況的監督管理制度，督促相關人員個人技能提升和知識儲備的增加，讓相關人員全身心地投入到當前的檔案管理工作上來。

無論是計算機的操作技能，還是檔案管理工作的業務水平，亦或者是新的管理體制和管理方法的學習，都需要基層管理人員沉下心，腳踏實地，一點一滴，學以致用即使是老員工，也不能故步自封，滿足現狀，要轉變觀念，改變思路，緊跟趨勢，從根本上提升自身的專業素養，積極地為衛生和計劃生育檔案管理的事業上發光發熱[2]。

結論：綜上所述，檔案管理工作不僅意義與眾不同，對當今的社會發展，人員調動都是有著不可磨滅的重要作用。因此，需要進一步提高當前檔案管理等內容的重要程度，改造和升級現有的檔案管理設施，建立日益完善的檔案管理系統，提升相關人員的綜合素養。