中職學校信息化檔案管理工作芻議

胡梨芳 杭州市中策職業學校

引言：中職學校的檔案管理，是學校的管理程度和學校的辦學水平的重要表現之一，檔案管理工作完整的記錄了學校的人事變化、招生情況、教育教學發展的過程，是學校工作中的重要組成部分，因此檔案管理工作是一項長期的、系統性的工作。因此，在檔案管理中，在信息化時代的背景下，特別是智能化與大數據時代中，中職學校的檔案管理勢必要進行信息化的管理。中職學校的檔案管理工作中，需要儲存有價值的檔案信息，如教育教學內容，教學管理內容，教學研究內容，招生就業情況等，做成視頻文件和檔案，有利于日后的查找，方便實用相關信息。

一、中職學校檔案信息化建設的現狀

（一）檔案管理信息化管理缺乏

檔案的信息化管理是具有專業性和科學性的管理工作。需要將物化的檔案內容轉化成信息化和數字化內容[1]。在中職學校中，檔案管理人員的檔案管理工作，還是根據個人的愛好來進行管理，沒有一個標準化、科學化的參考作為依據，因此，會導致在學校的檔案管理工作中，信息化的管理水平良莠不齊。因此目前中職學校的檔案管理工作還處于初級的階段，還存在很多管理方面的問題。

（二）檔案管理信息化程度有限

檔案的信息化管理中，有大量的基礎數據需要處理，需要工作人員進行采集、整理、保存、開發等工作，這項工作是比較繁重的，因此會制約檔案信息化管理的正常運行。其次，在檔案管理工作中，有很多實物和紙質的檔案信息資料，目前很多中職學校的檔案管理工作中，雖然都有電腦等信息化設備，但是沒有起到主要的作用，而是輔助工作，實現了基本了查詢檢索功能，但是運用數字化和信息化的程度比較低。第三，在檔案管理中，需要專業的技術人才，但是目前的技術人才比較缺失，應用計算機的水平不高。目前，檔案管理中，系統還有不能聯網的情況發展，不能實現資源的共享，因此與信息化的檔案建設不相匹配。最后，目前還存在檔案信息化管理人員的思想偏差。在工作中，會比較兄弟院校的檔案信息化的管理水平。并且對檔案信息化的認知比較淺薄，認為只要有幾天電腦就可以了，因此，制約了檔案信息化管理工作的發展。

（三）檔案信息化管理重視程度不夠

（1）學校處室或部門分別管理，檔案分散，形式多樣，責任不明，不能及時分類、歸檔和存放，一旦相關管理人員發生異動，就容易導致檔案的遺失。首先，中職企業的檔案信息化管理的水平不高，團隊力量比較弱。學校的領導沒有重視檔案的信息化管理工作，并且人員的配置不足，缺失相應的人才。在中職學校的檔案信息化管理中，很多管理人員沒有經過專業化的培訓，對檔案的管理沒有引起重視，如，信息化、數字化、采集信息、整理信息等檔案管理的環節，不夠重視和了解。有些檔案的管理人員，不是專門從事此類工作，因此不能夠全身心的投入到檔案信息管理中，因此，會造成檔案信息材料不能夠準確、及時的進行信息化的歸檔。

（2）檔案的設施落后。由于中職院校的對檔案的信息化管理的重視程度不高，因此，投入的硬件設施不齊全，沒有專門的檔案信息化管理辦公室。其次，有些中職學校，由于資金缺乏，沒有購齊必須的掃描儀、復印機、電腦等。而有些檔案管理辦公室沒有專人管理，辦公設備落后，房間陰暗狹小，昏暗潮濕，甚至會將檔案損壞，發生蟲蛀的情況。

（3）檔案的管理機制不完善。對于檔案信息化管理，尚未形成完善的管理機制，管理制度也不全備。很多中職院校，對檔案的信息管理工作有一定的局限性，只停留在在財務檔案、學生資助檔案以及學生的學籍的管理工作。

二、檔案管理信息化建設的策略

（一）信息管理的軟硬件設施建設

目前，要強化學校的檔案信息管理人員對信息數據庫的處理能力和文字的處理能力，以及加強內部檔案關心軟件和硬件的升級工作[2]。要做好培訓檔案信息管理人員的工作，培訓他們的相關的計算機理論知識和技術，使檔案管理人員能夠進行檔案的收錄、整理、保存和鑒定的工作。在錄入電子的信息中，會出現錯誤，因此需要檔案管理人員不斷的確認，在確定沒有問題后，進行整理保存與歸檔。

（二）學校加大信息化建設投入

中職學校，需要加入對信息管理信息化建設上的投入力度，加強資金的投入。要積極的參與到現代化的教學改革中，要爭取來自國家和社會的扶持，獲得資金上的扶持，同時要加強信息化管理的機制，在做好基礎工作后，可以與信息化的管理機構或部門聯合，和教育部相聯合，建立信息化的職工檔案資料。另外，需要做好檔案管理人員的培訓工作，提升他們的網絡信息技術的掌握能力和熟悉檔案信息管理工作，做好科學化、信息化的檔案管理工作，不斷的推進學校的信息化檔案管理工作的發展。

（三）不斷的增強重視院校的師資力量

很多中職實力力量不雄厚，教師及管理人員的學歷不高，直接影響使用電腦的水平。在信息化高度發展時代下，技術更新速度快，因此需要不斷的提高種植院校的職工的信息化管理的程度。建立專業化的信息管理團隊，不斷的提升學校的信息化檔案管理的程度，提高團隊的創新學習意識，不斷的提升信息的管理實力。

（四）規劃的信息化管理的科學性

中職院校需要制定標準的管理機制，建立檔案的檢索和管理目錄，保證檔案管理的科學化，保證檔案信息化管理的安全。

結束語：中職院校的檔案管理工作中，需要不斷的提升信息化的軟硬件設施，不斷的增加信息化的管理建設的力度和資金的投入，加大師資管理的力度，建立科學化的檔案管理機制，才能不斷的提升中職院校的檔案信息化的管理程度。