基于流程和事項管理的管理評審實施方法

畢煌鑫 王少慧 任 冶 溫中亮

（中國運載火箭技術研究院，中國 北京 100076）

0 引言

管理評審是對質量管理體系評價的一種重要方式，是質量管理體系改進循環中根據組織的戰略方向開展的一項非常重要的活動，其目的就是通過這種評價活動來總結管理體系及其過程的實施情況和績效，找出預期目標的差距，找出自身的改進方向和機會[1]。但實際實施過程存在形式大于內容情況，未能有效識別質量管理體系試運行中存在的主要問題，持續改進質量管理體系的有效性。 因此，采用基于流程梳理和事項分解的管理方法，優化細化實施過程，明確管理事項、流程接口和管控職能，通過細化前期工作策劃,加強過程管控，強化對識別問題的監督和審查，確保管理評審工作的有效開展。

1 管理評審中存在的主要問題

（1）對管理評審的程序、職責不清晰，造成計劃不夠詳盡、評審目的不夠明確、評審內容不夠清晰，導致管理評審準備不夠充分，管理評審輸入資料不完整，評審的信息不充分，無法抓住當前質量管理體系存在的關鍵問題和薄弱環節，管理評審達不到預期的效果。

（2）對管理評審的意義和重要性認識不足，認為管理評審僅是支撐質量管理體系內外部審核的一項內容，工作流于形式或走過場，管理評審輸入報告無實質內容，重點不突出，沒有將當前較為敏感或難以解決的問題列入評審內容，對主要問題未深入剖析，找出導致問題的根本原因，出現年復一年問題和措施雷同的情況，不能有效解決質量管理體系中存在的實際問題，促進體系的有效改進[2]。

（3）糾正或預防措施落實不到位，管理評審在整個管理體系中是管理環的一個環節，而管理評審本身也應該是一個小的管理閉環。針對管理評審時提出的問題和措施，缺少有效的跟蹤落實和評價環節，造成管理評審只是履行一種形式，而未起到完善和改進質量體系的作用。

2 提升管理評審有效性的舉措

2.1 基于管理事項構建管理評審工作流程，規范管理評審工作

2.1.1 梳理管理評審工作流程

按照管理評審本身為一個小的管理閉環，基于系統思維、流程方法，將管理評審分解為策劃、準備、實施、落實4 個階段，按階段對管理評審活動進行梳理，形成管理評審管理事項全集，根據各管理事項間的接口關系，制定管理評審工作流程圖，規范管理評審工作流程（見圖1），使各職能部門能清晰了解管理評審涉及的相關活動和流程。

2.1.2 分解管理工作事項

針對管理評審開展的每項管理事項，按照5W1H的思路逐個進行分解梳理，明確各項活動的工作內容和控制要點、責任和協助單位、輸入和輸出要求、執行該項活動依據的規章制定和管理標準，有效規范和指導各項管理評審活動的開展。

2.1.3 制定管理評審報告模板

管理評審工作策劃及輸入是有效控制和評價各管理事項有效開展的基礎和前提。通過梳理各項管理評審管理事項的輸出，確定管理評審工作所需的策劃文件和各類輸入報告，并建立相應的記錄模板，確保了各管理事項的有效性和完整性，有效規范和指導各管理事項輸出文件的編制工作，確保管理評審輸入資料完整并充分有效。

2.1.4 明確管理事項職能分配

結合單位組織機構設置和質量管理體系職能分配，對管理評審各管理事項所涉及的部門職責進行梳理和分配，得到與每一事項一一對應且適宜的職能分配表。 通過對每個管理事項的部門職責的分配，能夠清晰、準確、全面地反映各職能部門管理界面，清楚管理評審活動中本部門需參與的管理事項及其職責，確保各管理事項及管理評審開展充分性和有效性。

2.2 總結提煉管理評審知識要點，形成管理評審工作規范

工作規范是把成功從依靠個人能力轉變為依靠系統能力的重要基礎。 按照管理評審實施流程，對各管理事項提煉工作要點和注意事項，形成管理評審主管部門的工作規范，納入主管部門知識管理，有效指導管理評審活動的組織開展，確保管理評審準備充分、管理評審輸入資料完整、評審信息充分、管理評審問題和措施閉環落實，達到管理評審預期的效果。

2.3 強化頂層策劃，嚴格管理評審輸入報告編寫分工及要求

為確保管理評審有效開展，管理評審開展前兩個月開展管理評審工作策劃，明確管理評審主題和內容、管理評審輸入報告的編制要求，針對每項確定管理評審質量記錄，根據單位組織機構設置和質量管理體系職能分配，對管理評審輸入報告編制工作進行分解，細化到所有相關部門，確定各項工作的工作要求、責任單位、匯總單位、完成時間，并以書面形式將管理評審計劃發至各職能部門和人員，組織各部門準備管理評審相關材料，確保管理評審輸入資料的充分性和有效性，有效識別質量管理體系存在的關鍵問題和薄弱環節。

2.4 加強決策事項落實審查，確保問題和措施有效閉環

管理評審決策事項過程監督檢查是確保管理評審識別問題和措施有效閉環的重要手段。針對管理評審決策事項，在日常監督檢查的基礎上，采用“1 策劃+2 總結+3 級審查”的方式，對管理評審決策事項過程監督檢查進一步強化。

針對管理評審會上確定的需解決的問題和決策事項，制訂決策事項落實計劃，明確各項決策事項的責任部門、完成時間，以及落實策劃和監督檢查要求。各責任部門對每項管理評審決策事項制訂解決方案，深入分析存在的主要問題和原因，提出解決問題的思路和途徑，制訂工作計劃，決策事項解決方案需通過專項審查后方可啟動相關工作的開展。 6月底和12月底分別組織開展決策事項落實情況檢查，對照決策事項落實策劃，總結決策事項落實情況和形成的成果，進一步分析工作開展中存在的不足，明確后續工作思路和計劃。 針對3 個重要節點，采用“責任部門+主管部門+主管領導”3 級審查的方式，實施事項落實監督檢查，既責任部門完成報告編制后，責任部門組織內部審查，審查通過后報質量體系主管部門；主管部門審查通過后報主管領導；主管領導組織再次進行審查，確保管理評審決策內容落實準確。 審查通過后方可提交下一年度管理評審。

3 結語

管理評審是企業自我完善機制中的一個重要過程，只有確保管理評審有效開展和閉環，才能有效識別質量管理體系運行中存在的問題，通過相應改進措施的有效閉環落實，不斷改進體系、過程和產品，推進質量管理體系的持續改進，確保企業的持續成功。