大數據時代檔案管理的信息化路徑研究

陳智新

（莆田市荔城區黃石鎮人民政府,福建莆田 351144）

大數據時代改變著檔案管理方式。在檔案管理過程中，應當優化檔案資源與相關業務流程，在完善檔案管理職能構建的基礎上，不斷提高檔案管理技術，豐富檔案管理手段，提高檔案管理效率。

一、大數據時代的檔案管理工作現狀

信息化背景下，數據資源越來越豐富、越來越完善，給檔案管理工作帶來了很多的機遇，也提出了很大的挑戰。檔案管理工作應該實現檔案信息管理系統的升級，且由于數據信息資源過多，檔案信息資源管理系統的存儲容量亟待擴容。

1.實現檔案信息管理系統的升級

在檔案管理工作領域，如何提升此項工作的質量和效率是十分重要的。實現檔案信息管理系統的升級，將為檔案管理工作的開展提供全新的機遇。特別是在當下的大數據時代背景當中，相當多的行業均基于高效管理的目的，從而以此提升自身的綜合化管理水平，并且達到信息資源高速共享的目的。借助對大數據技術的應用，能夠實現對檔案管理系統的升級，確保檔案管理人員結合檔案數據處理工作的實際要求對檔案信息數據資源實現高效、快捷的處理，最終達到提升檔案管理工作水平的目的。大數據技術的不斷成熟，使得云計算技術實現了迅速的發展，面對這一情況，檔案管理機構應當依托于大數據技術以及云計算技術，對現有的檔案管理系統進行技術升級，以此來提升系統的運算能力，并且以能夠讓檔案管理部門對檔案信息資源的數據維護成本得到降低，除此之外，亦能夠借助對云計算技術的全面應用，使得檔案管理機構走上智能化管理之路，進而最大程度地滿足社會公眾對于檔案信息資源的利用和研究訴求。通過對系統的升級，亦能夠使不同使用者的個性化使用訴求得到滿足，這樣將大大提升對檔案信息資源的使用和開發效率，讓以往檔案管理工作當中所面臨的一系列問題得到有效的應對和解決。

2.檔案信息資源管理系統的存儲容量亟待擴容

在大數據時代背景之下，信息資源的生成速度十分驚人，由此便直接加大了檔案管理工作的強度與負荷，如若未能給予這一問題以認真地應對和解決，則勢必延緩檔案管理工作的效率與進程，有鑒于此，檔案管理機構應當借助現代信息技術手段實現對檔案信息資源管理系統的存儲容量擴容，以此讓系統的存儲器能夠容納盡可能多的檔案信息數據資源，如此也將大大提升系統的穩定性。

二、大數據時代的檔案管理信息化路徑

大數據時代，檔案管理工作應該落實智能化的工作模式，轉變檔案管理思維模式，及時實現對不同檔案信息數據資源的收集與處理，建立長效、規范的檔案管理機制，強化硬件防護技術，打造一支高素質、復合型人才隊伍。這是實現檔案管理信息化的重要路徑。

1.落實檔案服務工作智能化

為了確保檔案服務工作真正實現智能化，則檔案管理機構首先著手提升檔案管理科從業人員的智能化辦公水平。原有的館藏傳統檔案數量非常龐大，面對這一現狀，檔案管理部門必須要有智能化的工作方式和工作手段。具體而言，檔案管理部門應當依托系統的培訓工作，幫助檔案管理從業人員轉變檔案服務觀念，由先前的被動介入服務思維轉變為主動介入服務思維，由此讓檔案信息數據資源得到更好的利用與開發，使其文獻價值與科研價值得到最大化的體現，同時，檔案管理機構亦應當通過信息技術專題培訓的形式，使檔案管理從業人員在認識到現代信息技術手段重要性的同時，能夠逐漸接受并熟練掌握相應的現代信息技術手段，從而有利于使信息技術手段更好地輔助檔案管理工作，使檔案服務真正地搭乘信息化的高速列車，走上智能化之路。

2.秉持大數據觀，轉變檔案管理思維模式

對于檔案管理機構而言，其應當立足于大時代的背景，提升從業人員的認識水平，讓其能夠從傳統的人工管理思維逐漸轉向智能化管理思維來，這不但是現代檔案管理工作對其提出的內在要求，也是今后檔案管理工作的發展趨勢與發展方向。為此，須秉承大數據觀，從大數據的角度來重新審視和對待自己所從事的檔案管理工作，如此方才可以使檔案管理工作的信度以及效度均得到顯著地提升。與此同時，檔案管理機構亦應當通過對大數據等現代信息技術的全面應用，對檔案信息數據資源進行動態化數據管理，并面向使用者提供高效的檔案資源信息化服務，這樣將讓檔案服務的水平得到切實地增進。

3.及時實現對不同檔案信息數據資源的收集與處理

正如上文在分析當中所指出的那樣，處于大數據時代背景之下，由于信息技術的普及，意味著檔案信息資源的生成速度要遠遠超過以往，這便意味著檔案管理機構必須注意及時實現對不同檔案信息數據資源的收集與處理，而如若借助以往的檔案管理系統來完成此項工作，則毫無疑問會導致工作的滯后性，這便凸顯出以大數據為代表的信息技術所獨具的優勢，其能夠幫助檔案管理機構實現對檔案信息數據資源的動態化監測與收集，從而讓檔案管理工作得以有條不紊地開展和進行下去。

4.建立長效、規范的檔案管理機制

在大數據時代，檔案管理部門應該從實際出發，構建長效、規范的、適應信息化建設的檔案管理機制。具體來說，要做到兩個方面。

第一，要強化檔案管理業務的流程與技術規范。檔案管理涉及的信息量非常大，在大數據時代電子檔案迅速發展和豐富，必須要不斷完善檔案管理業務的流程和規范，不斷細化電子檔案的工作步驟。

第二，要加強電子文件和電子檔案的安全管理。在大數據時代，檔案管理面臨著諸多的新形勢，尤其是在互聯網的載體中，很容易受到網絡安全問題的影響。為此，必須要制定安全措施，統一檔案管理標準，建立長效的檔案管理機制。在檔案管理標準、統計標準、服務標準、技術標準等方面也要制定規范的標準化要求，這是衡量檔案管理工作效率高低的重要尺度。

5.強化硬件防護技術

大數據時代，檔案管理對于硬件的要求越來越高，尤其是硬件防護系統，更是應該不斷加以強化。具體應做到兩個方面：

第一，完善數據備份系統。在大數據時代，電子檔案極容易受到環境影響，可能會產生文件損毀、丟失、中病毒等多種情況，因此，應該進行定期檢測和拷貝，多重備份，以防止數據丟失。對于電子檔案的檢測和拷貝，必須建立相應的跟蹤記錄，避免發生人為的誤操作。

第二，采用加密技術。檔案具有一定的機密性，多數情況是非公開的。然而大數據時代，網絡安全不得不引起重視。在檔案管理過程中，為了確保檔案資源的機密性和安全性，需要采用加密技術。具體來說，有很多種加密方法。

比如，在檔案管理過程中，為了使檔案更安全，可以采用雙密鑰碼，網絡中的每一個加密通信者擁有一對密鑰。一個是公開的加密密鑰，一個是嚴格保密的接密密鑰，發方使用收方的公開密鑰發文，收方只用自己知道的解秘密鑰解密。這樣一來，既保障了檔案信息的使用與收集，又強化了使用與收集過程中的保密性。任何人都可以利用公開密鑰發文件，但是需要有解密的密鑰才能獲取文件，所以第三方很難截獲原文，這對于傳輸中的電子檔案具有很好的保護效果。

6.打造一支高素質、復合型人才隊伍

大數據時代對于檔案管理工作提出了較高的要求，尤其是信息化的要求極高。文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這對檔案管理人員提出了非常高的要求，要求其必須具備較強的信息素養和綜合素質。為此，應該打造一支高素質、復合型人才隊伍。對于在職檔案管理人員，要培養其對于電子檔案的規范化管理能力，提升其計算機操作與網絡安全防護技能，為其提供專業的信息化培訓。加強對其的考核，對于考核不合格的檔案管理人員，進行反復的培訓和提升。對于新入職的人員，要提高準入門檻，招聘高信息水平的專業化的管理人才。通過多方努力，切實打造一支高素質、復合型人才隊伍。

三、結語

以上，筆者對大數據時代的檔案管理工作現狀進行了研究，并分六個層面對大數據時代的檔案管理信息化路徑。在信息化時代，大數據改變了一切，也給一切帶來了機遇。在后續的工作中，我們應該認識到大數據時代的大變革，樹立大數據觀，不斷提升檔案管理工作效率，創新工作手段，有效利用資源，為組織決策提供支撐。