新時期檔案征集工作的對策與研究

劉峰峰 青島市城陽區檔案館

在檔案館，作為拓寬資料資源的關鍵所在，征集工作能夠為檔案館實現可持續發展注入新鮮血液。所以，在各級檔案館中，檔案資料征集環節至關重要。在征集檔案的過程中，必須通過一定的渠道，相應的征集工作質量就成為了衡量檔案館日常業務的重要方面。然而，當前檔案館在進行征集時，卻普遍感到有一定的難度。為了及時走出這樣的困境，順利實施征集工作，就要不斷優化、改進征集工作。

一、新時期檔案征集工作的重要性

（一）豐富檔案館藏內容和類別

伴隨社會經濟的飛速增長以及現代文明的不斷進步，檔案利用率也日益提升。在檔案館，日趨擴大的檔案需求卻愈來愈不適應自身的收藏，并且兩者之間的矛盾還在繼續凸顯。在傳統征集檔案的工作模式，往往備受傳統思想的限制，一直都在限制檔案提取利用的具體范圍。但現代征集工作已經突破了時空上的局限，借助互聯網網絡，便可豐富征集方法，并且很便捷地促進檔案館豐富自身館藏。特別是通過提高征集關鍵性檔案及珍貴資料效率方面，極大地促進了館藏的發展與館藏的地方優化。

（二）法律提供給檔案館征集工作職能

在檔案館方面的法律往往會保護并且認可征集工作。在國內《檔案法》中，就明確規定黨中央、各級政府有責任集中管理控制檔案。通過有關法律，全面支持了接收、征集、整理、存儲、利用檔案等范圍，其中明文規定了征集工作屬于檔案館重要的核心內容。

（三）促進人類拯救、保護文化遺產

中華歷史源遠流長，在漫漫的歷史文明歷程中，逐步流傳開來光輝燦爛的華夏文化。但在歷史演進的過程中，卻丟失了大量的價值不菲的檔案資料。同時，在自然災害、硝煙炮火等的綜合影響下，也嚴重傷害了檔案的正常流傳。當前存儲的很多歷史資料都殘缺不完整，而且在民間也散落了更多的檔案，甚至在不同地區分散著。為了在新時期擔負起歷史賦予檔案館的責任、真正保護好珍貴的文化遺產，就應做好征集檔案的工作。

二、檔案征集工作問題

（一）缺乏必要的認知

作為檔案管理人員常常并未注意到征集的意義，普遍存在重收納、輕征集問題。而上級檔案機構在考核下一級時，一般會直接忽略征集考核，又或征集評分的分數很少，以至于征集工作顯得并不重要。例如，某檔案館，年年都會向社會或者各單位，發送征集文件或轉發征集通知等。但是，廣大群眾及相應的單位領導卻并不認可、理解、配合，以至于這些發文難以真正落實，最終效果也不甚理想。

（二）征集機制、體制有待完善

目前，檔案館必須廣泛征集歷史檔案、各種資料等，并且在專門的機構，設立或安排專門人員來負責征集工作。但是由于檔案通則中的規定不夠全面，以至于在當前的很多檔案館，卻普遍并未專門設立征集機構，有時甚至缺乏專門的人員來完成征集工作，一般都是經由檔案資源科來附帶做這項工作，更加沒有完善的體制及機制。但科室任務往往很重，在嚴重缺少工作人員的情況下，只會增大征集工作實施的難度。部分檔案館即便建立了征集機制，但是也很少真正起到作用。

（三）經費不夠問題

在很多檔案館，專門作為征集用的經費往往相當有限。就珍貴、關鍵性檔案的捐贈人，也只能提供一些精神獎勵。但很多征集對象往往會在物質利益的誘惑下，產生“奇貨可居”的思想。所以，不當的價格、經費不夠等問題，便會束縛征集工作實施。此外，很多征集對象也普遍并不了解雙方應該擔負起的權責、義務、法規、儲存條件、征集方向、實際館藏等，以至于不會響應國家的征集召喚。

（四）征集人員水平偏低

在很多檔案館，即便有配備一定的征集人員，但整體素質也偏低，并且嚴重參差不齊。其中還不乏不負責任、缺乏使命感或者畏難之類的員工，以至于難以完成征集任務。此外，這些征集人員還普遍眼界狹窄、底數不清、信息不靈、途徑不暢等問題。這樣有些檔案人員在征集檔案時，往往主動意識欠缺，甚至沿用老套的征集程序，以至于需要改善、提高的地方不少。

（五）機構征集力度欠缺

在征集機構中普遍存在撤并、精簡人員現象，在很多檔案館的專門征集機構中，常常只安排一到兩名征集人員，導致難以順利完成征集工作。在部分地方即便有頒布正式文件，組織征集領導小組及網絡上的專兼職成員。但是，整體收效卻并不明顯，難以充分利用網絡成員來進行征集。

（六）征集方法單一問題

目前，檔案資料的門類繁多，內容豐富，形式多樣，征集范圍也非常廣泛，但是，檔案征集的方法都比較單一，通常都是上門征集。在征集檔案時，“木桶效應”非常明顯。大多數人員都很少嘗試現代征集方法，而且相應的檔案管理也跟不上形勢，難以規范、齊整地處理檔案。

三、新時期改進檔案征集工作的對策

（一）拓展宣傳渠道，強化檔案認知

基于檔案法，通過豐富的宣傳手段，令征集意義更加清晰化。發動民眾自愿捐出或者向上交付給檔案館的有關資料。另外，作為檔案館也有義務代管或購買政府管轄范圍以外的高價值檔案。通過豐富的宣傳活動，使檔案跟社會通力合作，真正融合征集與社會生活，以延續歷史文化、豐富精神世界、維護公益物質等。為了做好發現需求、分析、解決問題方面的工作，就要緊密關注社會需求，及時找出結合檔案功能與當今社會的點。此外，還應在人民群眾之間，積極地宣傳檔案館內部的專業化的規范保管條件，動員民眾全力配合征集，并且贏得民眾的大力支持，令其自愿投入到檔案征集活動中。同時，還應強化征集人員的檔案認識，為檔案征集營造一種有利環境，令民眾愿意饋贈自己手頭上的資料，從而加快檔征集工作向前開展的腳步。此外，還應通過征集工作來豐富文化建設，并強化宣傳效果，充分借助互聯網、電視、書刊報紙等，來加強展覽、編研檔案的工作，令民眾充分感受到征集的必要性，來增強社會各界的檔案意識，并且扭成一股文化合力。各級檔案館應還不斷擴大征集接收的區間，更廣泛地收集檔案資料，并且廣泛涵蓋黨政機關及社會中的企事業單位，構造出經營載體，比方說，題詞、書畫、照片、榮譽牌匾等。同時，動員領導及社會各界名人積極捐贈私人檔案，以進一步豐富社會記憶?？傊?，各檔案部門都應高度重視征集工作，并且將其納入考核范疇，以發揮出征集工作應有的作用。

（二）健全機制體制，完善征集網絡

①大力建設征集法律法規，以嚴格規范征集檔案機構的規章制度，為順利完成征集任務打好基礎。②在檔案館工作中并入征集工作，并專門成立征集機構，安排專人負責，以推動征集工作的發展。③建立起征集網絡，并融入廣泛的社會力量，尤其是知名人物，如偉大的藝術家、愛好收藏的名人、著名教授等，定期組織會議活動，明確征集主題，下達征集任務。同時，基于精神、物質獎勵，來嘉獎奉獻在征集事業中的工作人員，以調動員工的積極性，以征集網特有的集體效用為基礎，來形成一股合力。

（三）爭取經費支持，加大資金投入

作為文化事業類機構之一，檔案部門并不是一項產業，也就是缺乏固定的經費獲取途徑。如若征集需要資金支持，就需要依賴政府。在各級財政資金中，必須添加征集費用，特別應規定一定額度的專項經費，以順利做好征集工作。伴隨市場經濟的飛快增長，征集離開市場手段后，也就不能順利開展。自然，思想工作還是征集檔案最常用的渠道，在耐心的勸說下，可以動員檔案擁有者，積極捐獻自己的檔案資料。從檔案館角度來看，這些分散在全社會及有些個人手中的一些檔案往往極為重要，故此收購刻不容緩。這便要求投入更多的經費，來推動征集事業，以充分豐富館藏資源。

（四）加強業務修養，提升人員素質

征集人員是執行征集工作者，因此檔案館注意聘請環節，邀請思想層次好、業務水平高、作風過硬的人員來擔負征集崗位，并做好宣傳工作。作為征集人員也要注意增強素質，真正熟知檔案收集的政策方針、法律法規，并加以靈活運用。同時，征集人員還應擁有足夠強的協調公關能力，懂得征集心理學，擁有必要的責任感及征集事業心，默默地奉獻在征集崗位上，以踏實的作風，做好日常的工作，并以征集工作為己任。此外，還應要求征集人員提高業務、文化知識水平，熟練掌握專業知識技能以及語言學、歷史學、文學、現代科技等方面的知識，以準確地識別檔案，增強鑒賞能力，做到明辨真偽。特別是應熟知一定的些鑒賞常識，如文物、書畫、古籍等的鑒賞知識。而在征集工作中，還應敬業愛崗，無私付出不計收獲，帶領征集事業走出困境、走向成功。同時，征集人員還應注意培養自己的社交能力，強化公關意識，以誠待人、感人，在征集中足夠耐心，萬不可操之過急，勇于克服困難。

（五）擴展征集渠道，構建征集體系

①檔案部門要確保征集機構的順暢運行，穩固專職征集團隊，并基于此從各征集系統及其人員出發，創建一個征集社團，并常常組織交流及座談活動，并且共享相關信息。②作為檔案機構的員工應注意常訪談重要的大人物及既有老同志，借助現代先進設備，來鎖定征集目標，如在網上下發征集信息，從多方線索來征集等。③聯合文物、圖書、歷史研究等機構，來廣泛收集體現地方情況的各種歷史及圖片影像資料。④深入鑒定征集渠道中涉及檔案的實際價值，并以此為基礎來正確挑選將要征集的一些檔案，及時優化館藏結構，賦予檔案館更強大的服務于社會的綜合實力。

（六）優化征集方法，加強館際協作

在征集關鍵性檔案資料時，應本著“應征盡征”的基本原則，以豐富的征集方法，來順利完成征集任務。①從思想上做好持有檔案的人的工作，并且說服當事人到檔案館捐贈檔案資料。②就遺落在個人手上的一些檔案，要在實際進行征集時，足夠耐心、細心并保持熱情，并且給予一定的優惠政策，盡量鼓動民間藏家主動售賣手上的資料。③就那些非常正規、關鍵的孤本，如若無法征集到最初的原件，就應基于現代新型的征集方式，來達到征集進館的最終目的，比如，翻拍照片、復制原件、錄制拍攝等。此外，還可以進行數字化加工，令檔案持有者還是保留原件，但應與檔案館一起共享其中的數字化成果等。④在實施征集的過程中，還可以充分結合檔案實況及所有者內心的真正意愿，綜合運用諸多方式來順利征集，如綜合受理捐贈、并購、寄存、代管、征購、移交等。如若某人有贈與資料到檔案館，檔案館就要依法保護好饋贈者的正常權益，除了頒發給他代表榮譽的證書外，還應根據具體的檔案價值、總的量等，從物質上適當進行獎勵。而捐贈者也可以保留優先使用自己捐贈檔案的權利，且就檔案中含有的不宜開放、公開給社會的部分，還可以要求限制利用。⑤還可考慮試著共享不同館際檔案，以充分交流、自由復制其中的檔案資料?？v觀這幾種方法易知，捐贈仍是主體，希望大家可以視檔案捐贈為一種崇高的社會公益事業，并且大力支持當前的征集工作。

結語：總之，新時期征集檔案的工作是關乎館藏豐富、維護我黨及國家歷史面貌的一項重要工作。針對當前的檔案征集現狀，唯有積極采取有效的對策，及時轉變征集思路，不斷研究并改進征集方法，大力拓寬征集渠道，方才可事半功倍。這便需要檔案征集人員，不忘初心承擔起歷史使命，切實做好檔案征集工作，以促進檔案征集事業的健康發展。