高職院校全面預(yù)算管理問題與對策研究

湖南化工職業(yè)技術(shù)學院 湖南 株洲 412000

引言

現(xiàn)今世界經(jīng)濟發(fā)展迅猛,各行各業(yè)之間的競爭也隨之增大。高職院校的發(fā)展規(guī)模日益擴大的同時,財政資金的有限和快速增長的資金需求量之間的矛盾越來越明顯。而如何有效使用現(xiàn)有資金,提升資金使用效率是學校財務(wù)管理部門需要解決的重要問題。預(yù)算管理是財務(wù)管理的重要組成部分也是核心手段,在此基礎(chǔ)上如何設(shè)立健全的預(yù)算編制、明確預(yù)算項目管理、提升預(yù)算執(zhí)行效率、合理有效分配部門資金安排等工作,也需要我們?nèi)ド钊氲奶轿?思考。

一、全面預(yù)算管理的概念

全面預(yù)算的本質(zhì)是在預(yù)算的基礎(chǔ)上對高職院校的未來經(jīng)營和發(fā)展的管理,是要求學校內(nèi)部全體人員,從上而下,全方面,全角度參與管理的手段。高職院校管理層可根據(jù)全面預(yù)算管理制定其未來發(fā)展目標,確立其發(fā)展戰(zhàn)略以及日常運營管理模式。科學有效的全面預(yù)算管理方案體現(xiàn)于高職院校的財務(wù)數(shù)量指標,使高職院校通過整體運營方案和院校管理真正實現(xiàn)其發(fā)展目標。

二、全面預(yù)算管理的意義

“謀定而后動,知止而有得”,凡事在行動前做足準備才會成功,高職院校全面預(yù)算管理是針對于高職院校的經(jīng)營和發(fā)展而指定的資金分配方案,使高職院校內(nèi)部的各個部門資金預(yù)算達到平衡,統(tǒng)籌規(guī)劃,并在此基礎(chǔ)上嚴格執(zhí)行預(yù)算進度。全面預(yù)算管理對高職院校的未來發(fā)展而言有重要意義,它是高職院校未來可持續(xù)發(fā)展的重要方針。

構(gòu)建科學而有效的財務(wù)體系對于一個高職院校有著決定性影響,如果在高職院校發(fā)展運營時沒有指定適合其發(fā)展經(jīng)營的財務(wù)體系,就如同騎摩托車不帶頭盔,行使速度越快,風險性越大。預(yù)算管理對于高職院校的穩(wěn)定發(fā)展有些無可替代的作用。而作為高職院校管理的核心內(nèi)容,預(yù)算管理工作貫穿于高職院校從開始到未來的整個發(fā)展歷程。它是高職院校正常運營的后備力量,是高職院校未來長遠發(fā)展的資金保障,是確保高職院?？沙掷m(xù)發(fā)展的強進動力。因此,為實現(xiàn)高職院校穩(wěn)中求進的發(fā)展戰(zhàn)略,高職院校應(yīng)針對自身情況指定一套科學有效的預(yù)算管理方案。

三、高職院校全面預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題

(一)全面預(yù)算管理體系不健全,參與度低

高職院校每年的預(yù)算編制在財務(wù)部門工作中占首要位置,是高職院校規(guī)模擴展,確保學校穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的經(jīng)濟基礎(chǔ),因此,高職院校設(shè)計一套適用于其運營管理模式和辦學特點的預(yù)算管理體系的顯得尤為重要。以黑龍江省某省屬高職院校預(yù)算編制為例,黑龍江省財政廳通常為每年的9、10月份下達預(yù)算編制任務(wù),包括預(yù)算基礎(chǔ),預(yù)算政策,政府采購政策等。高職院校的財務(wù)部門在學習了政府下達的政策后傳達給本校,但是學校內(nèi)部的其他部門對預(yù)算政策不清楚,不知道哪些屬于預(yù)算編制內(nèi),哪些屬于政府采購。而有些負責人忽視年度預(yù)算編制的重要性,致使第二年財務(wù)部門的預(yù)算和支出有很大出入。關(guān)于政府采購的項目也沒有明確按照要求流程進行操作。

另一方面,在高職院校中有許多教職工對預(yù)算管理的編制、執(zhí)行和與其相關(guān)的考核機制不熟悉,依然覺得這些工作屬于領(lǐng)導和管理人員,所以存在處理預(yù)算相關(guān)事項總是敷衍了事的現(xiàn)象,而財務(wù)部門工作人員與其他部門工作人員之間又缺乏溝通,沒有良好的協(xié)作,進而導致了預(yù)算管理工作難以進行。預(yù)算管理是一種全員參加的管理模式,并且其重點是針對學校的業(yè)務(wù)經(jīng)營,所以需要全體相關(guān)人員積極有效的參與才能確保預(yù)算管理工作順利進行。

(二)全面預(yù)算編制方法缺乏科學性

當下有許多高職院校將本校預(yù)算工作堆至在年末,有年末開始到寒假之前一段時間開始預(yù)算上報工作。由于預(yù)算編制到上報之間的時間過短,使得預(yù)算編制工作過于倉促,進而在上報審批時難免有不合理不嚴謹之處。大部分部門的編制方式僅僅是在上一年的資金使用情況上增大或減少資金額度,完全沒有將學校的長遠發(fā)展、下一年度的發(fā)展策略以及自身的特色業(yè)務(wù)進行結(jié)合,這樣一來導致全面預(yù)算管理在高職院校中只是流于形式,根本沒有扎實的執(zhí)行,從而無法起到其業(yè)務(wù)管理的作用。與此同時,許多高職院校為了完成財政部門所下發(fā)的要求,在預(yù)算編制方面僅編制總預(yù)算方案,忽略了總預(yù)算的細化。而有些高職院校開展了二級預(yù)算管理,卻沒有對二級學院和以下系部門的管理細化。還有一些二級院校雖然進行了預(yù)算管理,卻忽略了行政管理和日常教學的經(jīng)費細化,這些情況都影響了預(yù)算管理的準確性和嚴謹性,也使得資金無法下達到校內(nèi)最需要的地方,最后預(yù)算管理的作用也沒有達到理想的效果。

(三)全面預(yù)算執(zhí)行、監(jiān)控力差

就目前高職院校的全面預(yù)算執(zhí)行進行研究,發(fā)現(xiàn)許多院校在全面預(yù)算執(zhí)行時對執(zhí)行力度和責任承擔方面的問題有所疏忽,全面預(yù)算執(zhí)行過程中相應(yīng)的監(jiān)管機制也不夠健全嚴格,這導致預(yù)算方案推行不到位,執(zhí)行效率低,進度慢,經(jīng)常出現(xiàn)超出預(yù)算或預(yù)算資金使用途徑模糊或更改的情況。而全面預(yù)算的執(zhí)行和監(jiān)管與全面預(yù)算編制兩者相輔相成,許多高職院校因為缺乏科學合理的全面預(yù)算編制而導致預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控力度差。

(四)全面預(yù)算管理缺乏行之有效的績效考核機制

現(xiàn)如今高職院校的績效考核僅限于考核各個部門的所屬業(yè)務(wù),沒有考核部門的預(yù)算執(zhí)行情況,這使得許多在職員工無法認識到預(yù)算執(zhí)行的重要性,進而不積極參與預(yù)算工作。此外,一些高職院校的績效考核沒有明確的考核標準,考核人員將更多的注意力放在預(yù)算執(zhí)行率方向,未曾考慮到資金是否有必要使用或是否使用到位、是否有虛假使用。另一方面,領(lǐng)導層對預(yù)算績效考核有很大的主觀決定權(quán),這種存在了過多主觀因素的考核無法確保其公平,這會在一定程度上影響職工工作的積極性,使其對今后的工作不愿意投入更多精力。

同時,一些高職院校在績效考核的基礎(chǔ)上沒有指定合理的激勵機制和懲罰措施,而有些高職院校雖然指定了激勵機制,但是對獎勵和懲罰的處理方式僅留存表面,無法體現(xiàn)獎懲機制的意義,這樣的獎懲機制即使存在也無法引起學校職工的重視,使高職院校所謂的規(guī)章制度流于紙面。

四、高職院校全面預(yù)算管理優(yōu)化措施

(一)提高宣傳力度,落實全面預(yù)算管理制度

財務(wù)人員在財政預(yù)算會議中學習了預(yù)算管理各個任務(wù)后,高職院校需要及時、有效的組織起高校內(nèi)部的財務(wù)預(yù)算會議,將其各個部分以及人員的工作職責工作任務(wù)進行分配,各行政部門與二級學院管理人員一同參加此次會議,展開以全面預(yù)算為中心的溝通探討,將全面預(yù)算的執(zhí)行程序、職責細節(jié)、審核標準、效益目標、管理制度等有關(guān)事項合理清晰的提出并明確下來。同時,對高職院校未來發(fā)展目標進行展望,并結(jié)合院校實際情況與全面預(yù)算執(zhí)行情況制定出相關(guān)策略。在后續(xù)工作里,高職院?？梢罁?jù)學校收入與投入的具體狀況以及各個組成單位的預(yù)算申請情況,快速合理的與各個分院、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)體系展開會議商討。依據(jù)實質(zhì)性工程項目的情況,對項目的投入所需展開排定。另一方面,還應(yīng)當對院校內(nèi)各個在職教師展開全面預(yù)算知識普及活動,讓每位教師全面了解全面預(yù)算,并充分認識到全面預(yù)算的重要性,做到全體教職工在工作中都將全面預(yù)算作為工作守則,以此加大全面預(yù)算的執(zhí)行力度與落實程度。

(二)制定科學合理貼合院校需求的全面預(yù)算編制方法

高職院校的管理層與監(jiān)管單位需要適當對各個單位的預(yù)算編制工作進行督促,確保編制預(yù)算的進展與整體質(zhì)量,防止效用低下的預(yù)算出現(xiàn)在各個部門編制當中。預(yù)算編制方法,可將常規(guī)內(nèi)支出設(shè)為基礎(chǔ),并且與高職院校近幾年來的預(yù)算平均值互相對比,以此考慮預(yù)算編制方法,此種編制法并非創(chuàng)立在以往傳統(tǒng)資金數(shù)目和用途之上的,而是針對預(yù)算時期可能發(fā)生以及需要發(fā)生的財務(wù)活動展開預(yù)算編制,將學校的具體需求進行有機融合,促進各個相關(guān)工作人員踴躍積極的參與到針對每個階段的各項支出活動與資金展開審核會議,一同探討項目的各項指標與收益,最終全面、規(guī)范的編制出預(yù)算方案。此種方法將前一年的預(yù)算視為零,會在一定程度上加重編制工作負擔,所以需要高職院校依據(jù)收入和預(yù)算工程的具體轉(zhuǎn)變展開制定,并結(jié)合學校歷史數(shù)據(jù)。如果改變并不巨大,可以選擇不清零的方式進行,如果一方出現(xiàn)重大變化的情況時就需要運用零基預(yù)算法,而項目支出預(yù)算編制可運用滾動預(yù)算法。與此同時,最終形成預(yù)算的編制應(yīng)當充分保證與其高職院校的戰(zhàn)略性發(fā)展目標以及業(yè)務(wù)特性的貼合性,以此加強資金的使用效率。

(三)結(jié)合信息技術(shù)優(yōu)化監(jiān)控能力

在世界逐步走向大數(shù)據(jù)時代的當下,高職院校可以經(jīng)由創(chuàng)立信息化管理平臺,提高對預(yù)算管理的掌控能力以及把控力度。例如:出差、采購、接待等資金申請的部分事前掌控程序可與網(wǎng)絡(luò)報銷、預(yù)算管理體系進行融合,以此形成事前控制、事中監(jiān)管、事后評價的一體化管理機制。以事前掌控為例,在相關(guān)人員進行事前申請時,主要負責人的預(yù)算項目已被綁定,因此得以通過的要點是金額和項目都應(yīng)當?shù)靡詽M足,審批順利通過后,預(yù)算項目的資金剩余就會相應(yīng)的扣除,以此實現(xiàn)預(yù)算管理與事前控制的有效結(jié)合,從而防止使用資金溢出的問題發(fā)生。并且事前控制與網(wǎng)絡(luò)報銷的得以充分融合后能夠加快財務(wù)人員的審核工作,加快財務(wù)人員辦事效率。定期展開針對項目與資金進展的核實監(jiān)管工作,對項目的各個時期所需會議進行推動召開,達成健全的動態(tài)監(jiān)督系統(tǒng)。

(四)加強預(yù)算考核機制

1．將預(yù)算執(zhí)行的實際情況加入到各個單位預(yù)算考核內(nèi)容之中,各高職院校都應(yīng)當依據(jù)教學部門以及其他組成單位的特性創(chuàng)立出具有針對性的不同考核評定機制,考核的具體內(nèi)容也應(yīng)當在編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算進度、預(yù)算成效的基礎(chǔ)上進行制定,考核內(nèi)容也應(yīng)當與獎罰機制進行結(jié)合。

2．應(yīng)當經(jīng)由項目庫展開對項目的管理工作,保證成本預(yù)算可以依據(jù)進度逐步達成。并且將每一年考核的項目的實際執(zhí)行情況與申報預(yù)算的差異,作為下一年的全面預(yù)算管理工作的基石。針對已經(jīng)啟動的項目,對各個階段的戰(zhàn)略性目標展開審核、評定,對于已經(jīng)完成并績效良好的項目應(yīng)當給予相應(yīng)的經(jīng)費鼓勵,未有效完成預(yù)期目標的項目可以停止或減少預(yù)算資金量,并且對相關(guān)工作人員進行追責,懲罰。還可以將審核結(jié)果發(fā)布于學校官方網(wǎng)址之上,進行公布,以此接受全部教育工作者的監(jiān)督與評價,進而提高財政資金使用的透明性與公開性,為以后規(guī)范化財政資金動用提供有力的推動。

(五)構(gòu)建多元化評價系統(tǒng)

高職院校應(yīng)當制定標準相對較高的預(yù)算評價機制,以此讓所有從事人員在執(zhí)行預(yù)算管理進程中有據(jù)可依、有理可尋,以此增強執(zhí)行效率,進而提高項目預(yù)算的執(zhí)行成效。財政對各個項目的資金運用情況皆有著較為嚴格的規(guī)定,不得隨意申請、浪費。項目申請通過后,財政部門也會在項目開展階段以及結(jié)尾階段進行績效檢查、審核。因此,在各類項目申報過程中必須上報項目申報表,注明此項目的意義、用途、目標、資金、計劃等。此階段每個相關(guān)部門還應(yīng)當對項目的實質(zhì)性開展狀況進行效績自我評價、自我監(jiān)審。高職院校也可通過引用校外相關(guān)專業(yè)性機構(gòu)或?qū)＜壹尤氲阶晕以u定、自我監(jiān)審當中,例如:聘用校外專業(yè)人才對項目申報展開評分、論證,評選出最具價值也是最有利于高職院校發(fā)展的項目。在執(zhí)行過程中還應(yīng)當針對資金落實、執(zhí)行進展、監(jiān)審體系給予綜合性的評定,進一步創(chuàng)立出多元化評價機構(gòu),為高職院校的全面預(yù)算管理工作提供發(fā)展基礎(chǔ)。

五、結(jié)束語

總而言之,建立科學有效的全面預(yù)算管理模式有利于推動高職院校的可持續(xù)發(fā)展,能夠最大程度的提高高職院校資金使用效率,建立科學合理的獎懲機制可以進一步提升院校自我管理能力,進而保持資金支出和預(yù)算相對平衡?；诖?我國高職院校應(yīng)加強對全面預(yù)算管理的重視力度,認識全面預(yù)算管理在高職院校經(jīng)營和發(fā)展中的重要性,提升校職工的積極性,動員全體教師積極參與到預(yù)算的管理執(zhí)行考核中,使全面預(yù)算管理在高職院校的管理和發(fā)展發(fā)揮作用最大化。