從審核員的角度探析空冷器行業質量管理體系外部審核

哈爾濱空調股份有限公司質量管理部 黑龍江 哈爾濱 150078

1 概述

自從國際標準化組織(ISO)在1987年發布第一版的質量管理體系標準以來,質量管理體系審核就逐漸成為了評價企業是否能夠提供符合要求的產品的一種重要方法和模式。

外部審核無論是認證審核還是客戶的合格供方審核得目的是證實組織有能力穩定地提供滿足顧客和適用的法律法規的要求。從組織的角度來講,其實這也是一種營銷,是向外部展示企業提供優質產品的能力。

2 兩種外部審核的對比研究

2．1 外部審核的分類 企業所面對的外部審核,包括第二方審核和第三方審核,從企業的實際情況來講,對應的是客戶的合格供方審核(簡稱“客戶審核”)和認證機構的認證審核或年度監督審核(簡稱“認證審核”)。

2．2 認證審核與客戶審核的特點

(一)審核員。無論是認證審核還是客戶審核,都是以審核員為主導。認證審核一般是國家注冊審核員,是專業的管理體系審核員,他們具備質量管理專業知識和豐富的實踐經驗,對質量管理中可能存在的問題具備敏銳的洞察力并具備解決問題的經驗;客戶審核的審核員相對而言就比認證審核的審核員復雜得多,一方面客戶可能會聘請專業的第三方來進行審核,另一方面國外客戶一般都擁有一支供應商質量管理的隊伍,由供應商質量管理人員進行質量審核,這些質量管理人員雖然不是專業的質量體系人員,但他們的知識背景非常的綜合,一般都具備某一技術領域的專長,比如設計、焊接、無損檢測、表面處理等。

(二)審核的范圍。對于體系審核,無論是認證審核還是客戶審核,都是以ISO9001標準為基礎,評估企業的運行是否滿足了標準的要求,這是審核的最基本工作。由于審核目的的不同,認證審核與客戶審核在范圍上存在很大的差別:認證審核的范圍僅限于質量管理體系,具體而言,認證審核會關注文件系統和相應的執行情況,如文件的有效性、現場執行的符合性、標識的可用性及可追溯性等等;而客戶審核的主要目的在于考察企業是否有足夠的能力提供優質的產品,重點在產品上,所以客戶審核的范圍除了體系審核之外,更關注產品的制造過程,在空冷器制造行業,翅片管加工、焊接、無損檢測、壓力試驗、表面處理、產品組裝等工序是重點關注的過程。

(三)審核的流程。GB/T19011－2013中給出了建議的審核的流程,按照體系審核的經驗,基本上是按照標準中所推薦的過程:首次會議→職能部門及現場審核→發現問題→不符合項溝通→末次會議→分發審核報告→不符合項整改。

在上述流程中,對企業來說,最重要的是職能部門及現場審核和不符合項整改的過程。按照慣例,不論是認證審核還是客戶審核,都會發現不符合項。雖然審核的前提是抽樣,并且審核的職業道德也強調審核的客觀性,但從審核的心理上看,審核員為了體現其審核工作的質量,發現不符合項是記錄審核質量的證據,就如同審核大多是從記錄上發現問題一樣。

(四)審核成本。審核成本包括財務成本和時間成本兩個方面:表面上看,認證審核的財務成本是由企業來承擔的,實際上,認證機構也是營利性的組織,利潤最大化也是認證機構存在的意義,所以,認證機構要以最小的成本來達到最大的收益;對于客戶審核來講,供應商能力審核的成本是采購成本的一部分,對于像空冷器這樣的大型設備的采購,審核的支出只占采購成本的一小部分,而且審核一次可以覆蓋整年,是個可以分攤的成本,所以,這個成本取決于審核員的時間成本,由審核員來決定。

3 應對審核的策略

根據以上的論述,可以針對審核的不同特點,來更好的應對外部審核。顧客對體系進行符合性審核的最終目的是防范采購風險,保證采購產品的質量,是對GB/T19001中有關采購/外包要求的響應。從信息經濟的角度來講,客戶對企業的第三方審核是為了盡量避免由信息不對稱而可能產生的道德風險、逆向選擇等問題,只不過這是一個技術的過程,而不是一個商務或財務的過程,在特征上具備隱含性。

在空冷器制造行業,銷售、采購、設計、制造(其中翅片管制造、焊接、表面處理、組裝、壓力試驗、整機性能試驗等是重中之重)、檢驗(原材料復驗、無損檢測、計量設備的使用和管理、壓力試驗、整機性能試驗等是重點工作)。

從認證審核的角度來講,空冷器行業是機械制造行業,審核員一般都有機械制造的專業背景,如果沒有,審核組中一定會包含機械制造方面的技術專家。按照經驗,以下方面是認證審核關注的重點:方針目標管理、合同管理、文件管理、設計輸入與輸出、設計更改的控制、對供方的控制和管理、現場操作的符合性、標識和可追溯性、產品檢查、計量設備的控制、不合格品控制、人員資質(尤其是特殊過程操作人員如焊工、NDE人員、計量人員、理化檢驗員等)、設備及工作環境的符合性,其他的就是管理性的內容,如數據分析、內部審核、管理評審、糾正措施等。

由于客戶審核的方式更細致,在策劃上更精細,并且審核更注重產品的制造過程,所以客戶審核應從以下方面來關注:質量資質、文件控制、合同管理、設計計算、設計的修改與變更、現場改善情況、標識和可追溯性、產品檢驗、作業文件、原材料復驗、焊接、無損檢測、組裝、表面處理、壓力試驗、整機運轉試驗、不符合項控制、產品資料等。客戶審核的內容相對而言就深入了許多,比如在審核設計和開發時,客戶審核更多關注的是設計計算的方法、軟件和準確性,對于管理上的流程如評審、編審批的程序、驗證等并不深入審核。所以,在應對客戶的審核時,企業的職能部門應當重點在上述工作上展示專業性和高品質。

4 結論

本文主要從質量管理體系審核方及其委托的審核員的職業特點、工作方式、方法、審核的目的和范圍以及企業要達到的效果的角度分析了質量管理體系的外部審核。從審核的角度達到顧客滿意的層面上看,審核的過程實際就是持續改進的過程,至少可以幫助企業改善了明顯存在的問題。

企業在應對外部審核時,要考慮到審核方的財務成本和時間成本,合理的安排審核過程。同時還要將信息經濟和風險管理與企業質量管理結合起來,充分考慮外部審核員的審核思路,以期順利通過外部審核,并達到與客戶共贏的效果。