淺談檔案的保管保護(hù)

摘要：檔案存儲(chǔ)是維護(hù)檔案完整性和安全性的特定任務(wù)，并且是基本檔案操作的重要組成部分。其中心任務(wù)是采取有效措施，延長(zhǎng)檔案的使用壽命并確保檔案的安全性。檔案存儲(chǔ)的基本任務(wù)是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律。通過(guò)常規(guī)工作，采取了特殊的技術(shù)措施來(lái)最大程度地防止和減少檔案損壞，延長(zhǎng)檔案的使用壽命，并維護(hù)檔案的完整性和安全性。

關(guān)鍵詞：檔案保護(hù);預(yù)防措施;監(jiān)督檢查

檔案是重要信息的載體，對(duì)今后工作的正確發(fā)展具有重要的指導(dǎo)意義，因此做好檔案的保存工作是非常必要的。作為檔案管理員，必須提高對(duì)檔案存儲(chǔ)和使用的認(rèn)識(shí)，將獲得的知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中，并真正實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

一、檔案保護(hù)的重要價(jià)值和重要性

檔案是歷史的真實(shí)記錄，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，在建設(shè)具有中國(guó)特色的現(xiàn)代化強(qiáng)大社會(huì)主義國(guó)家中發(fā)揮著重要作用，這些檔案是歷史性的和真實(shí)的。它的歷史和真實(shí)性在人們的實(shí)踐中逐漸形成，任何檔案都有一定的內(nèi)容和價(jià)值。無(wú)論檔案內(nèi)容多么重要和有價(jià)值，它們都通過(guò)某些物質(zhì)支持表達(dá)。如果在保存過(guò)程中這些材料由于各種不良因素而縮短其壽命，如果檔案中留下的寶貴歷史痕跡消失了，那么檔案的歷史和真實(shí)性及其功能也將受到影響。稍有疏忽會(huì)造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失，應(yīng)引起我們的極大關(guān)注。隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革開(kāi)放政策的深入實(shí)施，檔案業(yè)蓬勃發(fā)展。如何正確保護(hù)這些檔案給我們帶來(lái)了許多新研究課題。只有解放思想，更新觀念，不斷提高檔案保護(hù)和保管水平，最大限度地延長(zhǎng)檔案使用壽命，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)工作服務(wù)，檔案工作人員才能認(rèn)識(shí)到其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、技術(shù)檔案保護(hù)工作的特點(diǎn)和性質(zhì)

在檔案管理中，檔案保護(hù)技術(shù)工作是非常重要的部分，也是檔案管理的非常重要的部分。檔案保護(hù)技術(shù)工作與檔案工作中的其他鏈接之間有一些區(qū)別。檔案的收集，整理和使用基于檔案的內(nèi)容。盡管在工作中使用了檔案，但主要在調(diào)查方向上仍存在一些差異。將檔案轉(zhuǎn)換為材料后，必須使用某些物質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)。檔案保護(hù)的技術(shù)工作主要包括掌握保存物質(zhì)的變化規(guī)律和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，同時(shí)掌握物理，化學(xué)和物質(zhì)變化規(guī)律，這一點(diǎn)要充分做好，尋找保護(hù)檔案的科學(xué)技術(shù)方法。因此，技術(shù)檔案保護(hù)工作是科學(xué)的技術(shù)工作。

三、檔案保護(hù)要點(diǎn)

（一）取預(yù)防措施

首先，主管部門應(yīng)當(dāng)在檔案評(píng)估和檢查工作中納入對(duì)檔案質(zhì)量，檔案媒體和記錄材料質(zhì)量的保護(hù)。從事檔案管理工作的人員，應(yīng)養(yǎng)成良好的習(xí)慣，應(yīng)使用具有良好耐久性的手寫材料來(lái)編寫檔案。特別是在填寫重要的報(bào)告并編寫一些重要檔案時(shí)，更應(yīng)使用耐久的手寫材料，例如鉛筆，藍(lán)色墨水筆和彩色筆。其次，為了確保檔案保護(hù)的永久性，要從意識(shí)形態(tài)的角度加以注意，首先要樹(shù)立預(yù)防的觀念，并始終注意審查保管中的檔案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)解決，消除檔案損壞的現(xiàn)象。

（二）采用先進(jìn)技術(shù)，提高存儲(chǔ)和保護(hù)水平

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，存儲(chǔ)方法和檔案保護(hù)技術(shù)也得到了不斷的改進(jìn)和創(chuàng)新。這引入了檔案保護(hù)的新要求。只有積極探索和大膽創(chuàng)新工作方法和工作機(jī)制，不斷引進(jìn)和吸收高新技術(shù)成果，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，并將其與實(shí)際工作相結(jié)合，才能不斷改善管理工作和檔案保護(hù)。

（三）改善保管庫(kù)存儲(chǔ)環(huán)境

在現(xiàn)有的管理?xiàng)l件下，要努力創(chuàng)造良好的條件，改善管理環(huán)境。因此，一方面必須注意控制和調(diào)節(jié)檔案館的溫度和濕度，并做好防止光，霉菌，灰塵和各種有害物質(zhì)侵蝕的工作;另一方面，做好清理檔案存儲(chǔ)的工作，例如倉(cāng)庫(kù)安全和檔案存儲(chǔ)。最好以垂直和平行的方式存儲(chǔ)檔案，而不要堆疊它們，并最大程度地減少由于紙張之間的擠壓而對(duì)檔案書寫造成的損害。同時(shí)，在使用過(guò)程中，還需要妥善保管檔案，以免造成人為損壞。

四、使用檔案過(guò)程中的保護(hù)方法

使用過(guò)程中的檔案保護(hù)系統(tǒng)應(yīng)包括所有基本問(wèn)題以及與檔案使用過(guò)程中的保護(hù)問(wèn)題相關(guān)的方面。它主要包括兩個(gè)方面：

（一）檔案使用登記和轉(zhuǎn)讓系統(tǒng)

如果出于任何原因使用檔案，則必須執(zhí)行嚴(yán)格的登記過(guò)程以進(jìn)行檔案返回和傳輸。如檔案的傳遞和存儲(chǔ)記錄，借出記錄和轉(zhuǎn)移計(jì)數(shù)。

（二）管理系統(tǒng)和檔案使用限制

該系統(tǒng)涉及檔案的使用方式以及必須避免的不良現(xiàn)象。例如，不允許用戶抽煙，喝水，吃食物等，在檔案上繪畫或涂抹，拍照，未經(jīng)許可的復(fù)制，并且不允許破壞性行為，例如撕裂和切割，檔案必須保持完整。損壞檔案的行為將根據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》和其他法律法規(guī)進(jìn)行處罰。

（1）數(shù)量和順序控制。使用檔案時(shí)（無(wú)論是內(nèi)部使用還是外部使用的），當(dāng)所需檔案數(shù)量很大時(shí)，可以根據(jù)管理系統(tǒng)以批量和有限的數(shù)量提供它們，并且應(yīng)要求用戶保持其物理順序在使用過(guò)程中和歸還檔案時(shí)。

（2）加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)使用行為的監(jiān)督檢查。對(duì)于外部使用，應(yīng)指派檔案人員監(jiān)視站點(diǎn)的使用情況，隨時(shí)檢查用戶的使用行為，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)指出并糾正問(wèn)題，并消除發(fā)芽的不良現(xiàn)象。尤其是供社會(huì)使用的檔案，必須配備電視監(jiān)視系統(tǒng)。

（3）使用形式和使用地點(diǎn)的限制。使用檔案的基本方法是就地讀取。原則上，許可的拍攝或復(fù)制工作必須由檔案（室）工作人員進(jìn)行;使用檔案的地方應(yīng)該是一個(gè)集中的閱讀中心，并且通常沒(méi)有單獨(dú)的房間供用戶使用以避免發(fā)生事故。

（4）對(duì)重要檔案采取有效的保護(hù)措施。對(duì)于貴重檔案，檔案（室）要實(shí)施：密鑰保護(hù)。盡量不提供原始檔案，僅提供縮微膠卷或影印本等。使用時(shí)特別注意監(jiān)護(hù)問(wèn)題，檔案工作的根本目的是為社會(huì)各階層提供檔案信息服務(wù)。檔案室必須正確處理管理與使用之間的關(guān)系，充分發(fā)揮檔案信息在物質(zhì)文明，政治文明和精神文明建設(shè)中的作用。

五、結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)間的流逝，一方面，檔案的數(shù)量和構(gòu)成繼續(xù)增加，另一方面，檔案館正在不斷銷毀。檔案管理是一個(gè)重要的項(xiàng)目，可以保持歷史的真實(shí)外觀。檔案存儲(chǔ)涉及許多鏈接，例如分類，合并，排序，編號(hào)，設(shè)置資金和日常安全檢查。只有根據(jù)檔案和材料形成的規(guī)則以及材料的價(jià)值確定檔案的保存期限，檔案才能為保存和用戶方便地保存檔案。

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作者簡(jiǎn)介：

張文婷（1983—），女，漢族，山東濰坊人，工學(xué)學(xué)士，檔案館員，從事檔案研究。

（濰坊中學(xué)?山東?濰坊?261041）