加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的探索與實(shí)踐

張瑩

摘要：人事檔案管理作為事業(yè)單位常規(guī)管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理，對(duì)促進(jìn)事業(yè)單位日常管理有序開(kāi)展、推動(dòng)事業(yè)單位取得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。因此，這就需要事業(yè)單位轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理思路，確保人事檔案管理向著規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。本文首先分析了事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義，并進(jìn)一步簡(jiǎn)要指出當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理中存在的問(wèn)題，最終提出加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的對(duì)策建議，旨在為我國(guó)各事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作提供一點(diǎn)借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;規(guī)范化;探索

隨著各項(xiàng)事業(yè)的不斷綜合發(fā)展，近年來(lái)我國(guó)的事業(yè)單位也取得了蓬勃的發(fā)展。人事檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作的重要組成之一，但是很多行政事業(yè)單位目前在認(rèn)識(shí)檔案管理工作中都存在不規(guī)范等問(wèn)題，造成單位檔案管理水平不高，無(wú)法發(fā)揮檔案管理對(duì)推動(dòng)單位整體發(fā)展的作用。當(dāng)前，我國(guó)行政事業(yè)單位正在改革的深化階段，加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理對(duì)促進(jìn)單位整體發(fā)展的重要性更加得以彰顯，因此，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，務(wù)必要加強(qiáng)對(duì)人事檔案規(guī)范化管理的重視，充分發(fā)揮檔案管理在單位發(fā)展中的重要作用，為單位取得長(zhǎng)遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展打好基礎(chǔ)。

一、行政事業(yè)單位加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理的重要意義

（一）有利于提高工作效率

當(dāng)前，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制愈發(fā)成熟，行政事業(yè)單位也在不斷加快適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的步伐，對(duì)于用工用人的傳統(tǒng)制度也需要不斷改革，促進(jìn)人員更加適應(yīng)崗位。在這種背景下，人事檔案管理工作決定了人員的價(jià)值能否發(fā)揮至最大，因此規(guī)范、高效的人事檔案管理工作對(duì)推動(dòng)單位選人用人工作、推動(dòng)事業(yè)單位整體發(fā)展具有關(guān)鍵的作用。在提高工作效率上主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面：第一，規(guī)范化的人事檔案管理對(duì)提高人事資料的使用率作用明顯，有利于幫助管理人員快速、全面的了解職工資料;第二，加強(qiáng)人事檔案的規(guī)范化管理對(duì)推動(dòng)人員信息資料的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性具有保障性作用，有人事檔案資料使用需求的人可以按照相關(guān)借閱流程快速查看所需資料，減少檔案管理工作者的工作量，降低檔案資料使用人的時(shí)間成本，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理高效開(kāi)展。

（二）能夠反映事業(yè)單位人員的變化情況

當(dāng)前，我國(guó)行政事業(yè)單位大多處于深化改革期，在這個(gè)變化的過(guò)程中，人員發(fā)生流動(dòng)也屬于常態(tài)，因此人事檔案管理工作的主要作用就是對(duì)人員的變動(dòng)記性全面的記錄和反映，對(duì)單位發(fā)展過(guò)程中的不同階段下的人員配置情況進(jìn)行直接記錄，在一定程度上能夠反映事業(yè)單位人員變化乃至單位整體發(fā)展的情況[1]。人員的數(shù)量以及崗位發(fā)生變動(dòng)和調(diào)整都是隨著單位的發(fā)展在不斷進(jìn)行的動(dòng)態(tài)過(guò)程，加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理，能夠直觀反映事業(yè)單位的發(fā)展的變化過(guò)程，提高人事檔案的完整性和規(guī)范性，調(diào)整單位人員招聘以及人員培養(yǎng)的策略，滿足單位發(fā)展對(duì)職工吐故納新的需求，提高單位人員的整體素質(zhì)，進(jìn)而幫助事業(yè)單位在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保留一席之地。

（三）有利于單位吐故納新

首先，提高人員分類的科學(xué)性和合理性。人事檔案管理是對(duì)每位職工從入職、到工作、到升職、最后到離職或退休等情況的全程記錄，因此對(duì)指導(dǎo)事業(yè)單位開(kāi)展人才篩選工作具有至關(guān)重要的作用。借助人事檔案管理，能夠幫助管留著明確對(duì)人才的需求，為之后開(kāi)展人才招聘奠定基礎(chǔ)，提高單位對(duì)外吸收人才的科學(xué)性;其次，促進(jìn)單位對(duì)人員開(kāi)展科學(xué)的培訓(xùn)工作。借助人事檔案能夠?qū)Ξ?dāng)前單位人員結(jié)構(gòu)的知識(shí)水平、專業(yè)技能等方面進(jìn)行綜合衡量，便于單位對(duì)人才庫(kù)進(jìn)行知識(shí)技能的更新，進(jìn)而對(duì)職工進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)和進(jìn)修工作，提高職工在開(kāi)展工作方面的綜合水平;最后，提高人員崗位之間的合理調(diào)配效率。通過(guò)人事檔案資料上記錄的信息，能夠?qū)β毠ぴ诠ぷ鲘徫簧系谋憩F(xiàn)一覽無(wú)余，有利于人事管理部門對(duì)人員進(jìn)行調(diào)整，促進(jìn)各職工在不同的崗位上最大限度發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)和積極性。同時(shí)，對(duì)于在工作崗位上偷奸耍滑的職工，或者職業(yè)道德低下的職工基于一定的懲罰，激發(fā)職工開(kāi)展工作的主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理對(duì)單位人員配置的參考作用。

二、事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理中存在的普遍問(wèn)題

（一）檔案管理人員缺乏科學(xué)開(kāi)展人事檔案管理工作的意識(shí)

人事檔案管理屬于單位檔案管理工作下的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)推動(dòng)事業(yè)單位整體發(fā)展具有重要的作用，但很多管理人員無(wú)法意識(shí)到這一點(diǎn)，在落實(shí)具體的人事檔案管理的過(guò)程中，缺乏對(duì)檔案規(guī)范化管理工作的熱情，甚至自身對(duì)于人事檔案管理工作存在認(rèn)知錯(cuò)誤，導(dǎo)致失業(yè)單位人事檔案管理工作的效率不高。一些單位的管理者錯(cuò)誤的將檔案管理工作理解為簡(jiǎn)單的資料保管，對(duì)人事檔案管理的重視不夠，缺乏派遣專人開(kāi)展人事檔案管理的意識(shí)。另外，由于單位管理人員與落實(shí)人事檔案管理的直接經(jīng)辦人沒(méi)有重視人事檔案的規(guī)范化管理，導(dǎo)致現(xiàn)存人事檔案資料存在不同程度的失真或不完整，難以保證人事檔案資料的客觀性和真實(shí)性，進(jìn)而降低了事業(yè)單位開(kāi)展人事檔案管理工作的價(jià)值，不能發(fā)揮人事檔案對(duì)單位職工工作能力、工作情況的真實(shí)反映[2]。

（二）開(kāi)展人事檔案管理的人員綜合水平較低

由于行政事業(yè)單位融入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的時(shí)間較短，很多部門的職工都存在年齡老化、技術(shù)水平跟不上崗位和單位發(fā)展需要的情況，對(duì)于人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)同樣如此。由于老齡化的人事檔案管理隊(duì)伍導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案管理的專業(yè)人員較為缺乏，導(dǎo)致單位開(kāi)展檔案管理改革的困難增加。人事檔案管理離不開(kāi)展業(yè)人員，但目前很多事業(yè)單位還沒(méi)有設(shè)置人事檔案管理的專門崗位，通常開(kāi)展人事檔案管理的人員就是檔案管理的人員，沒(méi)有接受過(guò)人事檔案管理的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，進(jìn)而增加了事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)程中的出現(xiàn)各種問(wèn)題的機(jī)率，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案資料管理的質(zhì)量受到直觀影響，不利于單位開(kāi)展人力資源管理工作，在一定程度上阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程。

（三）人事檔案管理仍然以傳統(tǒng)管理為主

目前，一些行政事業(yè)單位逐漸認(rèn)識(shí)到人事檔案資料規(guī)范化管理存在很多需要改進(jìn)的地方，并逐漸開(kāi)始進(jìn)行相關(guān)工作改革，但是在人事檔案管理工作實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中，還是無(wú)法完全擺脫傳統(tǒng)檔案資料管理的思維，缺乏從制度上進(jìn)行改革的意識(shí)，導(dǎo)致單位人事檔案管理工作效率低下，管理方式單一落后，導(dǎo)致人事檔案資料的利用率始終不高。促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理改革不是一朝一夕就能完成的工作，加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理需要一段時(shí)間，傳統(tǒng)落后的管理手段對(duì)制約事業(yè)單位人事檔案管理的結(jié)果是非常明顯的[3]?；趥鹘y(tǒng)管理下的人事檔案管理，在信息搜集、整理、分類、保管等環(huán)節(jié)的工作都主要依賴于人工進(jìn)行，管理效率低、出錯(cuò)率高的現(xiàn)象，造成事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的改革進(jìn)一步受阻。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的工作建議

（一）提高管理意識(shí)，優(yōu)化管理制度

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，在管理過(guò)程中，若是缺乏科學(xué)管理意識(shí)、系統(tǒng)管理制度，將直接影響到檔案管理的質(zhì)管理意識(shí)量和效率。因此，在檔案管理具體工作中，必須要提高工作人員的管理意識(shí)，優(yōu)化管理制度，切實(shí)落實(shí)管理效能，充分發(fā)揮出檔案的參考價(jià)值與借鑒作用。在落實(shí)檔案管理各項(xiàng)制度的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)干部更應(yīng)當(dāng)以身作則，切實(shí)落實(shí)檔案管理規(guī)章制度，發(fā)揮出制度的強(qiáng)制性作用，并引導(dǎo)基層人員認(rèn)真負(fù)責(zé)。此外，事業(yè)單位人事檔案管理構(gòu)成中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循相關(guān)制度規(guī)定，要依據(jù)規(guī)章制度來(lái)完善檔案管理人員和檔案使用人員的借調(diào)標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位在優(yōu)化管理制度的時(shí)候，可以將工作人員崗位職責(zé)與績(jī)效考核掛鉤，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分依據(jù)制度來(lái)提高工作人員內(nèi)在動(dòng)力，確保檔案管理質(zhì)量的提升;同時(shí)，還要利用培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方法，充分提高檔案管理人員的意識(shí)，保證其能夠遵循規(guī)范合理的要求和原則進(jìn)行工作，充分提高檔案管理工作的效率。

（二）提升人事檔案管理工作隊(duì)伍的整體工作水平

人是促進(jìn)單位發(fā)展的重要因素，不論是事業(yè)單位的人力資源管理，還是人事檔案資料的規(guī)范化管理工作，都需要相關(guān)人員自身具備較高的工作素養(yǎng)，才能切實(shí)滿足崗位和單位發(fā)展的需要。因此，在加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)著重提高檔案資料管理人員的綜合水平，結(jié)合單位發(fā)展的實(shí)際需要類配置人事檔案資源，加強(qiáng)人事檔案管理人員的崗位專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化人員開(kāi)展人事檔案資料管理的專業(yè)技能[4]。另外，在加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的改革中，還應(yīng)當(dāng)著手建立一支專業(yè)的人事檔案管理隊(duì)伍，不斷優(yōu)化這支管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平的同時(shí)，加強(qiáng)其政治素養(yǎng)、大局意識(shí)等方面的建設(shè)，加強(qiáng)管理人員對(duì)單位人事檔案資料保密的意識(shí)，提高檔案管理人員創(chuàng)新開(kāi)發(fā)式管理的能力。

（三）善于借助現(xiàn)代化信息手段創(chuàng)新人事檔案資料管理手段

隨著我國(guó)信息技術(shù)領(lǐng)域不斷取得新的發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)樹(shù)立借助現(xiàn)代化信息手段開(kāi)展人事檔案規(guī)范化管理創(chuàng)新的意識(shí)，積極推進(jìn)事業(yè)單位信息化人事檔案規(guī)范化管理。一方面，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，提高對(duì)人事檔案的統(tǒng)一、快捷管理;另一方面，重點(diǎn)構(gòu)建安全等級(jí)高的內(nèi)部信息化管理系統(tǒng)，通過(guò)相關(guān)權(quán)限的設(shè)定來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案的調(diào)閱以及利用等。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，人員作為事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，人員信息檔案的真實(shí)和有效性在一定程度上決定著事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展方向，因此堅(jiān)持公平、公正、公開(kāi)、民主原則開(kāi)展的人事檔案管理工作，符合事業(yè)單位的發(fā)展需要。加強(qiáng)事業(yè)單位人事規(guī)范化管理能夠顯著提升單位綜合管理效率，對(duì)人員信息和崗位工作開(kāi)展情況進(jìn)行精準(zhǔn)掌握，能夠促進(jìn)各崗位人員對(duì)工作的價(jià)值效用發(fā)揮至最大化。

參考文獻(xiàn)

[1]張偉城.大數(shù)據(jù)時(shí)代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（28）：4-6.

[2]鄧兵娥.事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)困境與對(duì)策[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2020（13）：24-25.

[3]李林波.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].傳播力研究，2019，3（28）：297.

[4]黃瑞生.試論提高事業(yè)單位干部人事檔案利用工作水平的途徑[J].中外企業(yè)家，2019（18）：106.

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