大數據時代背景下的標準化檔案管理新方法

孫悅

摘要：本文探討了目前檔案管理工作中的問題，然后以大數據時代為大背景介紹了標準化檔案管理新方法。

關鍵詞：檔案管理;標準化;大數據時代

大數據時代到來之后，檔案管理迎來了新的技術性手段，檔案管理信息化實現的進程又快了一步。但與此同時，現階段檔案管理行業之中依然普遍存在著一些問題，如缺乏創新意識、缺乏數據庫、缺乏專業型人才等，這些問題的存在對檔案管理工作的順利開展形成了明顯阻礙。為此，掛你人員在保存、整理檔案時，必須保持高度嚴謹性，及時更新檔案信息，以確保檔案的實時性與完整性。

1目前檔案管理工作中的問題

1.1檔案信息安全系數低

隨著信息化社會的到來，廣大公民的信息變得更加完善、復雜、全面，為了更好的保護個人數據信息，提升其數據安全性，有關部門需進一步升級檔案管理的安全性。一方面，可利用大數據技術提升檔案管理水平，但是與此同時，它又為檔案內各項數據信息的安全性帶來了威脅。具體來說，有兩大因素直接威脅著數據信息的安全性，其一為各種網絡病毒與黑客的威脅，其二為檔案管理工作中缺乏相關技術和人員。在這兩大因素的威脅之下，大數據時代背景下檔案信息數據的安全很難得到有效保障。

1.2對檔案數據要求較低

一些管理人員對這項工作的要求不高，在采集數據信息時，直接采用宏觀數據對中觀數據進行分析，然后再到微觀數據。大數據時代到來后，人們對數據信息的要求更高了，必須對檔案數據進行全面的、具體的分析，所以管理人員需要運用大數據技術對檔案信息進行管理，以更好的適應時代就發展的需求。此外，目前檔案管理之中還沒有形成完善的行業機制，一些管理人員在維權、安全上都缺乏相關意識，一旦出現信息泄露問題，根本無法采用有效方法進行應對，這樣一來檔案環境必然會越來越惡化，這對檔案管理行業的持續性發展非常不利。

1.3缺少專門數據庫

在大數據時代下，檔案管理工作依然沒有形成具體的規范與流程，此種背景下檔案的存儲、修改等環極易出現偏差和失誤，甚至會造成數據信息丟失問題，尤其是后期服務監督跟不上，檔案管理質量必然會受到極大影響。因此，管理人員必須具備收集、整理信息的能力，并且專業起專門的檔案信息數據庫，這樣才能進一步提升工作效率。

2標準化檔案管理的新方法

2.1規范檔案管理標準

在標準化檔案管理之中，必須明確檔案管理標準。首先，在具體工作中，檔案管理部門需制定出有關管理辦法，進一步明確對采集、備份、歸檔、查詢等功能需求，這里以備份功能為例來看，在管理系統中需建立備份制度，并指導管理人員根據該制度實施信息數據的管理，以確保檔案信息的安全性;再拿資料歸檔功能為例來看，在系統上需明確規定出影像文件必須進行集中管理，并指導管理人員依據生成案卷的目錄與編號等相關要求，將具體工作任務落實下去。其次，為了達到標準化管理的目的，相關部門需確定好分類管理的方法，要求管理人員做到問卷立卷不可跨年，并在各部門職責權限依據之下進行歸檔。

2.2加強基礎設施建設

在標準化管理過程中，必須充分重視軟硬件與有關設施建設工作，系統與應用軟件是重中之重。系統軟件建設需滿足管理人員監控、調試與存儲數據信息的要求，應用軟件則主要用于滿足管理人員對檔案管理進程的實時了解，具體來說可按照檔案管理工作中的業務要求進行開發。不僅軟硬件建設工作，檔案管理部門還要關注中心、異地機房等建設，同時兼顧好數據信息檔案管理的有關要求，注意做好標準化管理的相關工作計劃，將具體工作任務分解下去之后，明確軟硬件系統建設的有關技術性標準要求，以避免增加技術接口成本、重復性建設等情況，以便于更好的開展檔案信息標準化管理工作。

2.3建立智能化檔案服務體系

在大數據時代下，檔案管理工作應積極創新管理模式與方法，用專業化去帶動檔案利用，深入挖掘出檔案的價值，從而更好的發揮數據檔案的服務作用。所以，數字檔案體現為功能性、小巧性、便捷性等特征，在檔案管理中實現智能化管理的目標，最終形成管理、使用、價值轉化等創新管理模式。與此同時，在新檔案管理模式下，要積極利用云技術、人工智能與智能技術等新的信息化技術，打造出專業化的、一流的檔案服務體系。以上創新可在原有檔案信息化管理的基礎上另外增加挖掘檔案數據、分析檔案數據的工作，以達到精確查詢和利用，全面提升檔案服務水平。

2.4積極轉變檔案管理觀念

近年來我國檔案事業獲得了蓬勃的發展，但是其工作觀念依然非常落后，不能很好的適應當前信息時代下對檔案管理的多樣化需求。這種情況下必須積極轉變工作觀念，根據地方實際情況優化檔案管理體制，以全面提升檔案管理的科學化水平。同時還要注意引進信息資源，進一步推進檔案管理工作朝著標準化方向發展。此外，有關單位應對檔案管理工作高度重視，強化相關人員的責任意識，科學定位其目標，以全面提升檔案管理的有效性。

2.5開發大數據分析工具

大數據技術非常復雜、寬泛，一個行業要想把大數據引入進來，就必須把專業限制打破，與大數據公司積極合作。例如某電力公司，他們的專長是電力，而IBM研究院在行的是數據分析，雖然IBM科學家們富有滿腔熱情，但是他們對電力行業卻一知半解，后來他們請來了一位懂電力、了解發展趨勢的清華大學院士，如此形成了三方合作的局面。如果缺少和協同創新、開放性的思想，很難會實現這樣的結果。因此必須與專業大數據開發公司、人才合作，才能為檔案行業開發出適合其情況的大數據分析數據。

結語：

總之，隨著大數據時代的到來，檔案管理工作應來了發展的機遇與挑戰，對于檔案行業來說，應該努力抓緊該機遇，同時還要嚴肅對待這一挑戰。相信隨著大數據技術的快速發展，大數據必然會擁有更為廣闊的發展前景，檔案管理也會迎來更大的突破。

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