檔案管理在財政預算評審工作中的重要性

■王文龍

近年來，隨著公共性財政投資項目的增加，各級財政預算評審機構在對公共性財政投資項目進行預決算的審核工作過程中，產生了大量具有保存價值的財政預算評審檔案。在此背景下，做好財政預算評審檔案管理工作對規范財政預算評審工作、優化財政預算評審流程、提高財政預算評審質量、強化財政預算評審結果應用無疑具有積極的現實意義。

一、增強對財政預算評審檔案管理工作的認識

財政預算評審檔案是指各級財政預算評審機構在實施財政預算評審工作過程中直接和間接形成的、具有保存參考利用價值的文字、圖表、視音頻等原始記錄。做好財政預算評審檔案管理工作對規范財政預算評審工作，保障財政預算評審結果客觀、公正、科學、合理，促進財政預算評審立體式、全周期、全覆蓋，實現“評審一項、規范一方”的工作目標具有十分重要的意義。

（一）各級領導要重視

各級財政預算評審機構負責人要從思想上重視檔案管理工作，要充分認識檔案管理在財政預算評審工作中的重要性，把檔案管理提上重要工作日程，與業務工作同安排、同部署、同考核；要強化制度約束，明確檔案管理的部門、人員以及職責分工，并在財力上予以重點保障；要挑選黨性強、業務精、水平高、能吃苦的同志從事財政預算評審檔案管理的專（兼）職工作，為他們提供良好的工作環境和優質的成長空間，進一步營造重視檔案、珍惜檔案、從事檔案的濃厚氛圍。

（二）檔案管理人員應專業、積極、主動

新時代的財政預算評審檔案管理專（兼）職人員首先應有“為黨管檔、為國守史”的政治情懷，把思想意識、行為實踐統一到為民服務的價值取向上來，不斷加強檔案專業知識學習，取得檔案系列的專業職稱和執業資格。基于財政預算評審檔案管理業務性強、保密事項多、各項要求高等特點，從事檔案管理人員應從專業技術的角度，做好檔案的收集、審核、歸檔、保管、利用等各個環節的工作；財政預算評審檔案管理人員在“有為者有了位”之后，才能積極地、主動地結合工作實際，針對財政預算評審檔案管理中的內控、運行、操作，提出更多科學性、專業性、合理性的意見和建議，使得檔案管理更具操作性、更加科學化。

（三）要創造特定的周圍環境

財政預算評審檔案管理本身就是一項需要日復一日、仔細認真、沉得下心境、耐得住寂寞的工作，不僅應有相對獨立、安靜的檔案環境，還應有符合標準的存儲工具和電子設備等。相對其他人而言，應不定期地普及和增強依法管檔、依法用檔的意識，為從事檔案管理的人員創造心無旁騖的周圍環境。

二、形成財政預算評審檔案管理的制度約束

（一）明職責，重規范

立足做優財政預算評審檔案管理工作，把握財政預算評審檔案的規律和特點，從檔案收集、歸檔、保管和利用的全過程、全環節中執行檔案的規范和要求，以確保財政預算評審檔案管理工作的制度化、規范性、標準化。

在單位層面，設立檔案室，配備專職檔案管理人員，切實加強其檔案管理意識，根據不同種類材料的形成時間、方式及特征制定案卷類目，分類存放，以便科學合理歸檔、快捷方便利用。除此之外，專職檔案管理人員要負責檔案的安全和保密，對檔案進行保存、貯存、檢索、復制和借閱管理等，接受上級檔案管理人員的業務指導和督促檢查；同時，要多觀察、多思考、多留心、多動手，做到處處留“痕跡”、處處留“腳印”，隨時及時記錄時間、地點、人物、事件等歸檔必須要素，以確保歸檔文件材料的完整、準確、有參考價值。

在檔案管理中，評審項目負責人要做好經辦項目評審檔案資料的收集整理、移交工作，并協助檔案管理人員做好檔案資料管理，并在評審報告出具后三日內將項目評審報告、項目委托通知書及有關資料進行收集和初步整理，填寫《財政預算評審項目檔案基本情況表》，編輯財政預算評審項目歸檔目錄，按報告簽發、委托通知書、評審安排及計劃、復核表、日志、見面會記錄、溝通記錄、送達回執、現場踏勘記錄、詢價記錄、取證資料、影像資料、預（概、結）算書、工作底稿、評審依據、資料清單、電子文檔的次序整理后，將有關資料移交給檔案管理人員，雙方都要在存檔資料移交明細表中簽字；其他專項評審項目，出具評審意見后即可歸檔。

（二）嚴把關，重細節

一是嚴把項目資料收集關。安排專人分工程招標控制價、工程預算、市政工程應急、信息化（其他）、經費、事前評估、事中監控、事后評價等八個類別，負責收集項目評審資料所需的資料報送清單表、報送資料要求，確保所有資料均為建設單位、主管部門、財政預算評審中心、財政業務科室審核、簽字、蓋章的資料；設立臺賬，將評審項目名稱、建設單位、主管單位、送審時間、項目金額、聯系電話及聯系人等信息逐項登記在冊。

二是嚴把項目資料歸檔關。實行“一項目一檔案”、“一年度一清理”管理。項目評審結束后，項目負責人需在三個工作日將資料清點清楚，將整理好的項目資料、由稽核人員復核的內容（項目的各類編號是否規范、表向關系是否正確、工作底稿的完整、電子文檔是否保存等）交檔案管理人員統一歸檔，并在檔案登記卡上進行逐一登記，確保項目資料的標準、齊全、規范。需要說明的是，電子文檔實行雙備份（即在專用電腦錄入電子檔案后，硬盤和光盤雙備份），以備年久后財政預算評審檔案的即時性查詢和調閱。

三是嚴把檔案資料保管關。實行檔案資料編號入卷，做到分類合理、案卷目錄清楚、標題簡明扼要，檔案分類存放管理。已歸檔的檔案不得私自外借，不得修改、更換項目檔案編號，確保檔案資料無丟失、無損壞、無泄密。檔案管理人員調離崗位時，須將本人保管的檔案臺賬、檔案清單、檔案資料及時移交相關人員，并履行交接手續，切實在檔案資料保管上上好“雙保險”，不因調崗、交接而松懈、耽擱財政預算評審檔案管理工作的運行。

（三）強保管，重實用

一是實行分類分步保管。將財政預算評審檔案分為本年度檔案和跨年度檔案，并做好相應菜單式、目錄式管理。其中，當年財政預算評審檔案交檔案管理人員單獨保存，按月統一進檔案室保管；跨年度檔案，則應安排項目評審人員、檔案稽核人員、檔案管理人員三方共同做好該類檔案管理，確保財政預算評審檔案“歸檔一個口子、標準一把尺子”。

二是優化檔案保管環境。從財政預算評審檔案保管的實際需要出發，進一步優化和完善財政預算評審檔案保管的環境。如：根據財政預算評審檔案的數量，購置相應數量的檔案密集架，設置專用庫房，以達到檔案庫房的“九防”標準和要求；照片、底片、錄音錄像等放入特制密封盒、底片夾；購置計算機、復印機、除濕機等。

三是健全檔案保管制度。根據財政預算評審檔案的保管要求和特點，制定并完善檔案保管、檔案管理的各項規章制度，為財政預算評審檔案的科學管理提供有力支持和保障。根據《中華人民共和國檔案法》《中國人民共和國保密法》的相關規定，制定《財政預算評審檔案管理試行辦法》《財政預算評審檔案安全保管制度》《財政預算評審檔案管理人員職責》《財政預算評審業務工作底稿簽字制度》《財政預算評審檔案保管查閱制度》《財政預算評審檔案鑒定銷毀制度》等。

三、進行財政預算評審檔案管理工作的深度思考

（一）檔案利用應是財政預算評審檔案管理的重要組成部分

隨著政府財政投入的加大、項目的增多，政府財政投資項目評審所產生的檔案也越來越多，財政預算評審檔案利用的頻率和次數越來越多。不僅改變了原有的利用模式，還將信息技術引入了財政預算評審檔案的利用價值當中。

以某市為例，在對該市某小區西側邊坡支護工程項目招標控制價的財政預算評審時，經兩次現場踏勘、項目組長翻看個人工作記錄，發現該項目曾于兩年前進行申報。隨后調閱了本單位歷年財政預算評審電子檔案，經核實，該項目的護坡強夯部分重復報送，與項目單位溝通后護坡強夯部分予以審減。在此過程中，調閱歷年財政預算評審電子檔案，不僅加快了財政預算評審的進度、提升了工作效率，還在短時間內用數據和資料向項目單位說明了審減原因，做到了“以檔服人”、有理有據。

（二）應發揮案例分析在財政預算評審檔案管理中的“現場教學”作用

某市財政預算評審中心以財政預算評審案例分析的形式，加強檔案管理、分享工作成果、提升業務水平。新春過后，組織全體職工就已進行財政預算評審并整理歸檔的部分項目進行案例分析，針對檔案中的數據、報告、問題、對策等內容，互相交流、研究問題、產生共鳴，整合財政預算評審的熱點難點，融合財政預算評審工作的新職責、新思路、新理念、新措施，起到了提高財政預算評審檔案運用價值、吸收各類新鮮知識、增強財政預算評審業務技能的積極作用，也在一定程度上提升了財政預算評審檔案管理的實效性和操作性。

某村棚戶區項目涉及15個樓型、共66棟樓、總送審金額8.5億元。在接到的該項目的財政預算評審任務后，為保證財政預算評審工作的一致性、口徑的統一，由專家辦同志借閱已歸檔的棚戶區改造項目檔案，在項目分析會上運用檔案數據進行“現場教學”，切實解決了一些在財政預算評審過程中量與價、質與材、標準是否統一等問題，為提高財政預算評審工作效率、合力推進項目發揮了財政預算評審檔案管理的“現場教學”作用。

（三）檔案管理應在財政預算評審主動融入財政核心業務一體化系統建設過程中發揮積極作用

2020年10月1日新《預算法實施條例》已頒布實施，第四十一條明文規定，“各級政府應當加強項目支出管理。各級政府財政部門應當建立和完善項目支出預算評審制度。各部門、各單位應當按照本級政府財政部門的規定開展預算評審。項目支出實行項目庫管理，并建立健全項目入庫評審機制和項目滾動管理機制”，這是開展財政預算評審工作的法律依據。

鑒于檔案管理在財政預算評審工作中發揮了積極作用，要把發揮財政預算評審在現代財政管理中的定量基礎和技術支撐作用的完整性、必要性、可行性、合理性“四性”的審核過程，全面、真實、規范地反映在財政預算評審檔案管理中；要按照“將財政預算評審結果作為項目入庫、申報和調整的重要依據”的要求，把檔案管理作為支撐財政預算評審結果的關鍵環節，在數字化加工和數據庫建設的基礎上，利用大數據、云計算等手段，最大限度地挖掘財政預算評審檔案的價值，不斷滿足財政核心業務一體化系統建設中互聯網、局域網的信息資源共享需求，真正實現財政預算評審檔案的數據共享、信息共享、資源共享和成果共享。■