辦公室秘書自我素質提升的思考

□李玉安

作為煤礦辦公室文秘工作人員，主要工作是圍繞礦井安全生產、經營管理中心工作，擔負上情下達、協調各方的責任，事務繁多，任務繁重，要求較高。文秘人員要自覺在提升自身能力素質上下功夫，努力做好服務礦井發展、服務領導決策、服務職工群眾等工作，滿足礦井發展需要。

強化寫作訓練 提升“辦文”能力

加強文字寫作能力訓練，自覺提升“辦文”能力，是辦公室文秘人員的必修課。

一是要強化文字寫作知識的學習和積累。要向書本學，各種規范文體、寫作范例、寫作心得，都要認真學習、細心揣摩、精心研讀，掌握寫作方法，掌握構思竅門；要向各類報刊學，特別是向《人民日報》評論學習，學標題的制作，學結構的組成，學議論推理的邏輯，學切合時代的觀點，并建立學習文種、文章、優美字詞句的文檔材料庫，注意積累，善于思考運用，將其化為自己的思想觀點；要向同行學，向上級機關文秘前輩學，學寫作技巧，學寫作風格，學行文方式；要向領導學，領導觀點、領導藝術、辦事特點代表著一種作風，發揮著引領單位風氣的作用，因此要研究與領導作風相適應的文章風格；要向群眾學，學習風趣幽默的語言，讓文章接地氣。

二是要堅持勤寫勤練不放松。寫好文章要有扎實的功底，而扎實的功底是練出來的，必須勤于寫作，勤奮練筆。可以從寫“小豆腐塊”入手，多寫多練多思，寫作功底逐漸深厚后再寫大的材料，一步步提升寫作能力。如果一開始就寫大材料，情況不熟悉，肚子里無墨水，腦子里無想法，就會窮于應付，寫出來的東西領導不滿意，自己也很無奈。要堅持筆耕不輟、厚積薄發，堅信熟能生巧、熟能致精，慢慢就能寫出好的、大的文章。

三是要增強公文修改能力。很多文秘人員都有一個壞毛病，就是對自己寫出來的東西不善于修改，也不知道怎樣修改。其實，好的文章是改出來的。公文講求嚴謹、簡潔，所以必須學會修改文章。要熟練掌握各種公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，精通語法、修辭和邏輯知識、寫作規范。改文章要逐字逐句，一個字一個字地過，精雕細琢，這樣才能把文章變成精品。

厘清會議流程 提升“辦會”能力

“辦會”是文秘人員工作能力、業務能力的重要體現，也是衡量文秘人員綜合能力的“標尺”。作為煤礦的文秘人員，上級檢查、同級交流、職代會、工作會等各類大會小會經常遇到，如何保證會議的圓滿召開，是對文秘人員工作能力的檢驗。作為文秘人員，不論大會小會，都要厘清會議流程，細化會務節點，掌控會議過程。

一要仔細分析會議議程，從會議醞釀開始，逐步落實會議召開目的、發起單位、出席人員、會議通知、召開時間、會議文件材料、服務人員、會議經費、主持人、負責人等。會議主要流程要做到一目了然，什么時間做什么事、由誰來做，都要做到心中有數。會議籌備過程中遇到突發事件，要及時向會議籌備負責人匯報，拿出解決方案，確保會議正常如期召開。

二要做到現場先檢查、細檢查，對會議席卡人名要仔細校對，不能有錯誤；對音響話筒要逐個試播，保證開會時音量正常；對會標逐字檢查，不能有錯，更不能掛錯位置；茶水擺放、材料擺放、進出路線等都要演習一遍，避免犯低級錯誤，同時對會場設施、供電保證要全面了解，并逐項落實到人。此外，要制定應急預案，保證硬件出現故障能夠及時排除或者及時啟用備用設備。

三要細排會議事項，對大型會議、帶有頒獎和發言性質的會議，會場服務、會場引導、會議銜接需要安排專人負責，保證整個會議按照議程順利召開。會后也不能一走了之，要對會場進行恢復和整理，對整個會議進行總結，找出問題和不足，在下一次會議召開時極力避免類似的問題再次發生。

加強細節控制 提升“辦事”能力

辦事是協調能力的表現之一，也是文秘人員業務素質的具體體現。

一要清楚辦事流程。辦事必須明確事項的內容、時限、要求。內容不清楚的要及時請示領導，按照領導的指示辦理；時限緊急的立即辦理，不拖延、不誤事；事項要求要明確，正確把握領導要求，高質量地把事項辦好。具體辦事時，要想清楚為什么辦、怎么辦、辦到什么程度，清楚整個事項的流程。要積極謀劃辦事方案，及時請示領導，做好辦事過程記錄，及時匯報辦事過程，隨時掌握辦事進度和結果。

二要注重細節過程。在辦事的過程中，要注重細節，把事項辦細辦實。注重細節管控需要文秘人員辦好事、不漏事、不錯事，慢事快辦抓跟進，急事緩辦不慌亂，重事輕辦不出錯，遇有特殊問題和突發情況，要及時請示，切記不要擅做主張，必須按照領導的指示去辦。

三要明辨大事與小事的關系。大與小是相對的，不能辦小事，只想辦大事，就辦不成大事；經常辦小事，小事也會成就大事。要樹立“辦公室無小事”的理念，辦小事要重視，辦大事不含糊。對事關全局的大事要做到膽大心細、舉重若輕，對涉及具體的小事做到謹小慎微、舉輕若重，既辦大事、成大事、見成績，又辦小事、成小事、不出錯，這樣才是辦事之道。

堅持淬煉品格 培養良好品質

作為辦公室文秘人員，工作在領導身邊，必須謙虛謹慎，正確做人做事，切記不可盲目自大、狐假虎威。

一要學習“牛”的品格。有人說，一個單位有三種人：勤奮的牛、懶惰的豬、撕咬的狗。屬牛的多了，屬豬的就不會偷懶，屬狗的也會夾起尾巴。要學習老黃牛埋頭苦干、勤奮進取的精神，立足文秘崗位，提升辦文、辦會、辦事能力，鍛煉以文輔政水平，努力把本職工作干好。要學習孺子牛謙虛謹慎、戒驕戒躁的精神，做人講品格、分工不分家、補臺不拆臺。要學習拓荒牛大膽創新、敢于爭創的精神，敢于開拓進取，在辦公室文秘崗位上闖出一條新路。

二要增強擔當意識。要以文輔政，當好參謀助手，就要求文秘人員當參謀、出點子時要有實用價值，謀略要具有科學性。在找問題時要有針對性，能夠在紛繁復雜的實際工作中抓住關鍵問題和主要矛盾。在分析問題時要有全面性，既要放在大的形勢和廣的范圍進行展望，又要立足現實對主要矛盾和矛盾的主要方面進行“牽牛鼻子”。在解決問題時觀點要有科學性，做到“四個符合”，即：符合工作實際，符合上級政策，符合客觀規律，符合群眾利益。解決問題的措施要有可行性，既要適時出臺，又要切實可行；既能行之有效，又能經得起檢驗。一句話，既要前瞻性發現問題，找出問題的解決方法，又要通過實踐解決問題，而且經得起檢驗，這樣才能以文輔政、做好參謀。

三要立足崗位提高修養。要保持平和心態，堅信雖然只是個小科員，但是會有大作為；雖然身居小位，但是要擔當大責任；雖然只有小權力，但是可以做大奉獻。要提高敬業意識，不混日子，把年輕歲月用來奮斗；不斤斤計較，多想工作是為自己；不虛度青春年華，相信現在的投入與將來的收獲成正比。

做一個有擔當、有修養的人，將會無往而不勝。