基于ERP的XX企業內部控制優化研究

宋亦飛

（長江大學，湖北 荊州 434023）

1.引言

隨著企業經營方式不斷轉變，企業內部控制重要性日益突出，既能提高企業風險防范能力，又能保證企業健康、可持續發展，是企業可持續發展道路上必不可少元素。與此同時，伴隨著信息技術的發展與普及，信息化已成為現代企業改革主要方向。ERP作為一種建立在信息技術上的管理系統，將其運用于企業內部控制當中，可以規范企業經營管理活動流程，便于企業更好實施內部控制，提高控制效率?；诖耍疚母攀鯡RP與企業內部控制基本內涵，闡述ERP對企業內部控制的重要作用，具體分析基于ERP的XX企業內部控制存在的問題，探究基于ERP的XX企業內部控制優化策略，這對實施ERP的企業優化內部控制環境具有積極借鑒意義。

2. ERP與企業內部控制

ERP，又稱企業資源計劃，由美國公司于1990年提出。企業資源計劃是指以信息技術為基礎，以系統化管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP系統通過融合數據庫技術、圖形用戶界面、第四代查詢語言、客戶服務器結構、計算機輔助開發工具以及可移植的開放系統等對企業資源進行了有效集成。從特征層面來看，ERP系統具有體現事先計劃、體現流程管理思想、可定制性以及靈活性等基本特征。其一，體現事先計劃和事中控制思想。ETP系統可以通過定義業務處理相關會計核算科目，在業務處理同時自動生成憑證，使得資金流和物流數據保持統一，同時企業也可以查詢已經發生的業務。ERP系統提高了企業過去數據信息及時性、實效性，讓企業從事后控制轉變成事中控制，及時發現不良狀況，快速做出響應。其二，體現流程管理思想。ERP系統的事務處理、控制與決策功能都可以在業務處理過程中實現，而業務流程固化于系統中，這便要求工作人員要嚴格固守自己的崗位，明確工作職責，同時與其他工作人員相互協作，共同推進業務流程有序進行。其三，可定制性以及靈活性。定制性特征是指ERP系統可以根據企業戰略計劃、目標進行量身定制，從而形成適合企業長期實施戰略計劃的信息管理系統。靈活性特征是指在企業經營環境與業務發展變化情況下，ERP系統可以調整業務流程，以確保企業經營管理活動正常進行，減少經濟損失。

企業內部控制是指企業為保證經營管理活動有序進行，通過對財務、人力、資產以及工作流程實施有效監督管理的系列活動。企業內部控制影響要素主要包括內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通以及內部監督等內容。其一，內部環境是企業內部控制的基礎要素，通常包括治理結構、機構設置、權責分配、內部審計、人力資源政策以及企業文化等。其二，風險評估是企業識別經營活動中與實現內部控制目標相關風險的有效手段，是企業內部控制有序實施必不可少因素。其三，控制活動是企業根據風險評估結果，采用相應的控制措施，將風險控制在可承受度之內的系列活動。其四，信息與溝通是企業及時、準確的收集與傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在企業內部、企業與外部之間進行有效溝通。其五，內部監督是企業對內部控制建立與實施情況進行監督檢查，評價內部控制的有效性，發現內部控制缺陷，并及時加以改進。

3.ERP對企業內部控制的重要作用

從管理層面來看，企業內部控制是根據既定計劃衡量結果并找出潛在風險，確保企業計劃目標能夠順利實施的一種活動，其根本實施前提還是建立在原計劃基礎上。而ERP系統設計之初便將控制思想納入其中，所以ERP系統本身便是一個控制系統，對企業內部控制有著重要作用。

3.1 ERP系統的產生源于企業內部控制需要

某種程度上來說，ERP系統的產生源于企業內部控制需要。ERP系統早期由MRPII轉變而來，通過將MRPII中的制造、財務、供、產、銷以及人力資源等納入系統，對企業內部實施全方位控制。相比較傳統系統的構建方式，ERP系統包含了企業內部與經營活動相關的內容要素，系統內容要更加全面化、綜合化。具體而言，原有信息系統一般是從現有作業形態開始分析，再由信息部門工作人員自行開發軟件或外包，該種開發方式使得各業務部門之間信息交流存在障礙，影響企業內部控制的實施。而ERP系統將企業財務、制造、人力資源等整合在一起，實施系統、全面內控活動，其本身便隱含著一套完整的運行模式。因此，ERP系統的應用有助于規范企業經營管理活動流程，使得企業內部經營管理活動更加科學、合理，提高企業核心競爭力。

3.2 ERP系統有助于全面控制的實現

傳統信息系統中，各個系統僅僅只收集本部門業務活動信息數據，部門之間缺乏信息交流，信息交流存在一定限制性。例如，當工作人員在采集會計信息數據時，通常會將與會計事項無關的業務活動隔離在外，只收集與會計事項有關的業務活動。該種方式使得收集的信息較為片面，對企業經濟活動決策參考價值不大。在ERP系統中，則不存在信息交流限制性問題。ERP系統將企業財務、人力資源、制造等盡數納入系統當中，當發生業務活動時，只需通過系統便可將信息傳遞至各個部門，實現信息快速共享。而且，ERP系統還能給企業各個部門提供相關信息，避免數據的冗余。因此，與傳統信息系統相比，ERP系統存儲業務數據范圍更廣，收集的業務活動數據更加全面，重復雜糅的數據也更少，給企業決策提供可靠性更強數據依據。

3.3 ERP系統為企業實施內部控制奠定基礎

與傳統信息系統不同，ERP系統為企業實施內部控制奠定了良好基礎。傳統系統中，受技術方面限制，信息處理效果較為薄弱，如在傳統會計信息系統中，存在賬戶余額不是當前時點的余額這一情況。究其原因，其一，工作人員在業務發生后才收集會計信息；其二，財務報表需要經過記賬、對賬等諸多復雜環節后才能生成。會計信息的滯后使得信息本身失去了部分價值，對企業內部控制實施也有著部分不利影響。而ERP系統可以將企業經營管理活動涉及的各個流程聯合在一起，從訂單管理到庫存數量再到記賬對賬環節，都可以直接利用ERP系統進行自動記錄并生成報表，讓企業管理者能夠隨時掌握企業內部資源運轉情況。總而言之，ERP系統為企業內部控制實施提供了可能。

圖2-1 ERP對企業內部控制的重要作用

4.基于ERP的XX企業內部控制存在的問題

4.1 財務人員專業知識更新不及時

伴隨著ERP系統的逐步運用，企業內部原有工作流程也發生了一定變化，管理流程由傳統模式向信息化方向發展，減少人工工作環節，大大提高工作效率。在ERP系統運用環境下，企業財務管理中的憑證錄入和財務報表等逐漸實現信息化自動化操作，提高財務管理流程規范性，讓財務管理數據信息更加準確、可靠。但是，ERP系統的應用也給企業財務人員帶來一定挑戰，即財務人員傳統模式下的專業知識與管理信息化相矛盾，財務人員專業知識更新不及時，現有知識水平不足以滿足ERP系統運行需要，從而影響企業內部控制管理。

4.2 安全控制技術的缺失

安全控制技術的缺失主要表現為：ERP系統是一個開放性數據庫，系統內部安全管理等級不高，企業數據信息存在泄露隱患。在實際當中，ERP系統的應用為企業提供了便捷信息服務，工作人員可以通過系統獲取各項與經營管理相關的信息，既提高了工作效率，又增強了企業信息安全防范力度。然而，從當前實際情況來看，部分企業在安全控制體系建設方面投入精力不足，對于數據信息的保護僅僅只停留在操作權限、防火墻以及殺毒軟件等方面，缺乏其他方面的安全防護，安全控制技術缺失。

4.3 風險管理體系不夠完善

風險管理體系是企業實施內部控制必不可少的內容，完善風險管理體系不僅能避免企業泄露風險，還能提高企業經營管理流程科學性、實效性，對實現企業內部控制目標具有積極現實意義。ERP系統環境下，企業風險管理主要包括風險識別、風險評估以及風險應對等幾方面?，F階段，在實際發展過程中，部分企業仍為建立完善的風險管理體系，對風險管理重視程度不夠，風險防范意識較為薄弱，再加上管理水平方面的限制，使得企業風險管理水平較低，不利于企業內部控制的順利實施。

4.4 企業內部控制難度加大

ERP系統給企業帶來便捷信息服務同時，也加大了企業內部控制難度。其一，ERP系統包含了企業經營管理活動各個方面內容因素，應用范圍廣，開放性特征較強，但也存在潛在隱患，如信息使用者可以通過公共網絡對系統實施干擾，進而影響系統正常工作。其二，隨著ERP系統的應用，企業財務管理中的憑證錄入由手工轉向自動錄入，雖然減少了財務人員工作環節，但是也減弱了憑證錄入時的校對效果，會計流程制衡性缺失，增加企業內部控制難度。

5.基于ERP的XX企業內部控制優化策略

5.1 加強對財務人員的教育與培訓

財務人員本身知識技能水平直接關系著企業財務管理質量，從而間接影響企業內部控制活動。因此，對于財務人員專業知識更新不及時這一問題，企業應當重視財務人員技術培訓方面的工作，加強對財務人員的培訓教育，包括ERP系統應用下的新財務知識和新技能，從各方面強化財務人員專業技能水平。同時，企業還應額外培養財務人員預測、溝通、協調、控制等方面的能力，提高財務人員綜合素質。另外，企業要加強安全風險方面的教育，豐富財務人員安全風險防范知識，強化財務人員風險防范意識，提升財務人員安全控制技術水平。

5.2 提高安全控制技術水平

從結構組成方面來看，安全控制主要包括硬件設備安全控制、系統軟件安全控制、信息安全控制、系統入侵防范控制以及交易安全控制等內容。其一，在現有ERP系統基礎上，盡可能限制會計數據信息獲取范圍，依照當前實際情況，確定一個較為科學、合理的范圍，以防他人非法入侵系統獲取會計信息。其二，建立數據備份和數據恢復功能，加強對數據信息的維護工作，為數據復核工作提供基本技術保障。另外，企業可以讓熟悉系統操作的工作人員從事數據維護工作，如此有助于提高數據精準性，同時建立信息保密制度，強化工作人員安全控制意識，提升信息獲取權限，增加審核程序，提高安全控制技術水平。

5.3 構建完善風險管理體系

當前，部分企業對風險管理不夠重視，風險管理意識較為薄弱，再加上管理水平不足，導致企業風險管理水平較低，風險管理效果不佳，不利于企業實施內部控制。針對這種情況，企業應當重視風險管理，意識到風險管理體系建設對實施內部控制的重要作用，積極構建完善風險管理體系。一方面，企業應當強化自身風險管理意識，加大對風險管理重視程度，投入更多精力到風險管理體系建設當中，結合企業實際情況，建立科學、完善、全面風險管理體系。另一方面，企業要注重風險評估，并嚴格遵循風險評估的程序和方法，對潛在風險進行風險識別和分析風險等級，整理風險因素，建立風險等級名單，再根據名單依次提出相應解決策略，加強風險防范能力。另外，企業還應建立相應風險預警機制，以便能夠及時規避潛在風險。

5.4 開放工作人員管理權限

ERP系統的應用使得企業內部控制難度增大，于企業內部穩定有著不良影響。對此，企業應該開放部分關鍵崗位人員的工作權限，強化工作人員安全管理意識，并利用現有工作權限及時規避潛在風險，保證企業內部控制有序實施。其一，業務操作人員方面。企業可以加強技術方面的授權管理，如對于程序設計和開發人員，可開放數據運行測試方面的權限，但不能進行實際操作，只有在部分負責人授權后，才能進行數據傳輸等相關操作。其二，財務管理人員方面。對于財務管理人員，企業可以加強審核方面的權限，準許財務人員對財務信息進行校對檢驗，但是不能更改或刪除數據，如此可進一步增強會計流程之間的制衡性，從而推動企業內部控制有序實施。

6.結語

綜上所述，ERP作為一種建立在信息技術基礎上的信息管理系統，綜合了企業財務、人力資源、制造等要素，能夠全方位管理各部門信息數據，及時給企業管理者反饋企業資源整體情況。然而，在ERP系統環境下，XX企業內部控制仍然存在財務人員專業知識更新不及時、安全控制技術的缺失、風險管理體系不夠完善、會計憑證證明功能被弱化等問題，影響企業內部控制有效實施。對此，企業應當不斷加強對財務人員的教育與培訓，增強財務人員專業知識技能，開放工作人員管理權限，實施線上控制，避免不必要風險產生。另外，企業還應提高安全控制技術水平，構建完善風險管理體系，增強企業風險控制力度，達到企業內部控制實施目標。