人事檔案信息化管理問題與應對措施探討

摘 要：近些年我國科學技術不斷發展，信息技術在各行各業都得到了廣泛應用，人事檔案管理模式也得到了創新，特別是互聯網的普及，促進了人事檔案的發展，提升了人事檔案管理工作的水平。在現代化發展過程中，需要不斷優化人事檔案管理模式，使之符合時代發展規律。本文分析了人事檔案信息化管理過程中存在的問題，并提出了相應的解決措施。

關鍵詞：人事檔案;信息化管理

人事檔案記錄了個人的工作經歷、政治面貌、思想品德等有關內容，這些內容在職稱評定、定級等環節有重要意義。檔案管理就是要收集和整理單位職工有關的檔案信息，是人事管理的重點內容之一。隨著時代不斷發展，檔案管理工作也更為復雜。在社會形勢的影響下，人事制度的改革、擇業觀念的變化，也為檔案管理帶來了新的挑戰。目前我國科學技術發展迅速，信息技術在各行各業都得到了廣泛應用，檔案管理工作也需要在原有基礎上不斷創新升級，朝著現代化的方向發展，為提升工作效率、保證工作質量奠定基礎。

一、檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案管理方式陳舊

目前很多單位的領導人員并未充分認識到信息化技術的重要性，在檔案管理工作上還是以傳統紙質化管理模式為主，這種管理方式效率低下，且十分容易受到外界因素的干擾，例如檔案遺漏、損壞等，在翻閱過程中也會導致內容褪色、模糊不清;且部分單位紙質檔案存在一定問題，無法進行長期保存，在檔案更新時所需要的流程較為繁瑣;不僅如此，在調取檔案的過程中，往往需要經過上級層層批準，這個過程會耗費大量的人力成本，工作效率極為低下。

（二）檔案管理人員隊伍建設工作有待加強

就目前人事檔案管理工作的開展情況來看，其側重點依然在傳統紙質檔案管理方面，并沒有意識到服務的重要性。出現這種問題的本質原因在于檔案管理人才的缺乏，個人能力低下，無法利用先進的工作理念來對其行為進行正確引導。不僅如此，也沒有專業人員對檔案人才管理隊伍進行領導，使得這一群體無法對于檔案工作產生足夠的重視，對工作也沒有什么積極性，無法做到主動履職。

除此之外，部分檔案管理人員個人能力不強，專業素質低下，很多人員在上崗之前并未接受系統的培訓，不管是在思想意識還是實踐技巧上來看都有所欠缺，在檔案管理方面意識不足。而人事檔案管理的復雜性較高，所涉及到的內容十分廣泛，在沒有經過專業化培訓的前提下，很難適應繁瑣工作帶來的挑戰，且在部分單位中，根本沒有設置人事檔案管理相關的職務，該崗位都是由其他人員來擔任。以上種種都充分體現出當前人事檔案管理隊伍建設工作落實程度并不高，還有待改善。

（三）安全性有待提升

在檔案管理開展的過程中，需要充分保證其安全性，只有實現了安全性和保密性管理，才能為員工提供保障。很多單位在檔案管理的過程中，都沒有意識到安全管理的重要性，在處理檔案時隨意性較強，導致很多檔案丟失、遺漏、內容不全，甚至被非法利用。

二、檔案信息化管理策略

（一）健全優化檔案管理制度

有關單位需要以自身實際發展情況為主要依據，設置獨立的人事檔案管理系統，從檔案數據收集、整理、歸納等各個方面加強管理，其中還包括文件的存儲、檢索和使用，要制定嚴格的管理體系來完成各項工作。在大數據時代背景下，要滿足人事檔案管理工作的發展需求，建立身份檔案系統、檔案搜索、借閱系統，建立信息化平臺，實現檔案文件、檔案資料的共享，加強各部門之間的聯系，同時還需要做好保密工作，認識檔案管理人員要堅守職業道德底線，在處理各種檔案事務的過程中，一定要有自己的工作原則，要注意保護員工的隱私，如果沒有上級領導的批準，不得隨意將檔案給予他人查看;不能利用他人檔案謀取個人利益;一切工作都需要嚴格按照規章制度和流程進行，做到不轉移人事檔案、不濫用他人檔案。

（二）加強法律法規建設，嚴肅檔案管理紀律

人事檔案管理工作涉及到個人隱私和國家機密，在日常工作中一定要嚴格按照規定進行操作，確保檔案管理流程符合國家法律要求。①在人事檔案管理工作中，要以國家法律法規為主要依據，各項操作不能超過法律界定的范圍，檔案管理工作要做到與時俱進，有關人員要充分了解國家政策和法律中的相關內容;②在科學技術不斷發展的時代背景下，加強應用信息技術，將傳統紙質檔案管理轉變為電子檔案管理，避免紙質文件遺失、破壞，電子檔案也更方便查詢，減少工作量。在信息化管理過程中，還需要創建獨立網站，設置訪問權限，將檔案管理人員和使用人員的權限區分開。在該網站中，管理人員負責上傳和更新人事檔案信息，做好管理工作;使用人員需要利用個人賬號登錄，進行檔案查詢、檢索，如果有需要的地方可以聯系管理員。這種方式能夠提升檔案管理、借閱效率，為相關單位節省人力資源成本，人事檔案資料的安全性也能夠得到保障。有關單位還需要根據自身實際發展情況，建立人事檔案科學管理體系和規章制度，明確規定各崗位人員的工作內容以及創新方向。如果工作中出現態度散漫、弄虛作假的情況，一律按照規定進行處理，起到警示效果，提升人事檔案信息的真實性和準確性;③傳統的人事檔案管理部門需要緊跟時代發展潮流，朝著信息化、現代化的方向不斷發展，創新檔案管理模式，在人事檔案管理模式不斷轉型升級的過程中，領導班子的意識也要發生轉變，使人事檔案管理工作和時代發展趨勢相匹配。

（三）加強人才隊伍建設

檔案管理信息化工作涉及范圍較為廣泛，管理人員需要全面提升自身綜合素質。人事檔案涉及到更多機密文件，部分文件并不能給其他部門人員查看或借閱，除了這部分文件之外，在檔案管理過程中，可以適當拓寬其他檔案的服務領域，為需要的人群提供更為優質的服務。往往在人事檔案管理過程中，國家、地方政府會投入較大的人力和財力，有關部門要加強監督，確保各項資源都用到實處。單位領導人員要轉變思想觀念，重視人事檔案管理工作，對基層員工日常工作內容、工作態度進行檢查，加強對文件管理的指導力度，一旦發現問題就要及時解決。與此同時，要將人事檔案管理工作和單位戰略發展目標結合起來，做好規劃，確保各項工作能夠有效落實。要定期開展教育培訓工作，讓基層工作人員具備與時俱進的思想理念，能夠適應時代發展給傳統檔案管理工作帶來的變化，不僅要豐富其理論知識儲備和實踐技巧，還需要讓其具備計算機軟件操作能力和服務意識，樹立正確的工作理念，完善知識結構，打造出一支高水平的人事檔案管理隊伍。

（四）加強檔案信息的安全保護

人事檔案信息化管理工作需要以優秀的硬件設備作為支撐，想要讓各項工作得到有效落實，需要首先從設備管理做起。領導班子和檔案管理人員需要改變觀念，意識到這項工作的重要性，在資源分配的選擇上，盡可能以高質量的檔案管理設備為主，在人事檔案管理工作中，想要實現傳統紙質管理向數字化管理的轉變，就需要利用專業化的設備進行輔助，主要包括高性能的設備主機、攝像機、掃描儀等，每份檔案在上傳之前，就需要進行掃描，做好備份工作，避免檔案遺失，這能夠實現“紙質+電子”的雙重保障。只有做好了硬件設備工作，檔案信息化建設才能夠穩步推進。不僅如此，還需要進一步提升人事檔案信息化管理的安全性，避免文件出現遺失和損壞。提升檔案管理人員對檔案安全性的認識尤為重要。在當前時代環境之下，系統的安全性也是檔案管理中不可忽視的一個部分。就目前情況來看，人事檔案信息化管理工作所面臨的威脅主要來自兩個方面：①電腦、計算機等硬件設備;②互聯網環境、黑客攻擊。因此想要全面提升檔案管理的安全性，就要從這兩個方面努力，具體可以從以下幾個環節做起：①全面提升人事檔案管理人員的安全責任意識，在日常工作中要做好設備的維護和保養，如果設備出現問題要及時維修或更換;②聘請專業人士，建立網絡安全屏障，安裝殺毒軟件，提升網絡環境的安全性。在這兩項工作開展的過程中會讓有關單位投入較多成本，但為了檔案的安全性考慮，一切都是值得的。

（五）建立完善的信息化數據庫

想要提升檔案管理水平，就要做到與時俱進，結合當下最流行的信息技術，轉變傳統檔案管理模式，提升檔案管理效率，建立信息化的檔案管理數據庫。在建立過程中，要以法律法規、單位規章制度為基本原則，加強硬件、軟件建設，全方位提升檔案的管理水平。不僅如此，還需要及時更新檔案信息，做好信息核對工作，避免出現惡意篡改檔案的行為，本著動態化管理理念，使人事檔案管理工作更科學、更高效。

三、結語

總而言之，在當前的時代背景下，人事檔案管理工作想要順應時代發展潮流，就必須要在原有基礎上不斷進行創新，結合當下流行的信息技術，建設信息化人事檔案管理系統，要全面提升檔案管理人員安全責任意識和個人能力，建立完善的信息數據庫，做好檔案備份，建立網絡安全屏障，推動中學人事檔案管理事業穩定發展。

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作者簡介：遇曉紅，女，1979年11月生，籍貫山東龍口，漢族，龍口第一中學教師，大學本科學歷，研究方向：人事檔案信息化，目前職稱助理館員。