醫院會計電子檔案管理與應用探討

□ 馮敏 FENG Min 高養利 Gao Yang-li

近年來，國家加快了對企事業單位財務電子化、智能化轉型。2015 年，財政部和國家檔案局發布了《會計檔案管理辦法》，明確企業可以通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲會計檔案。隨著電子發票應用的逐漸普及，財政部和國家檔案局頒布實施《關于規范電子會計憑證報銷入賬的通知》，明確了符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質檔案具有同等法律效力。新的會計檔案管理辦法，為檔案信息化的加速發展提供了政策支持。電子會計檔案管理系統的應用契合信息時代財務智能化管理的發展趨勢[1]。

醫院檔案管理現狀

1.醫院財務部門在日常工作中比較重視會計業務相關的工作，而對會計檔案信息不能及時收集和完善，會計檔案管理工作效率低下。醫院會計紙質檔案雖然能更直觀地展現業務環節各個方面，但因醫院各科室票據使用量巨大，會計憑證、賬簿、報表等數量大，涉及材料眾多，整理復雜、錄入困難，應當進行歸檔的會計資料沒有歸檔[2]。紙質檔案保管還需要足夠大的空間保管原始票據，物理要求比較多，可能會遺失或毀損，不能夠避免自然災害、意外事故以及人為破壞的影響，實體管理已不滿足國家要求。

2.醫院會計信息化管理專業人員匱乏，影響了會計檔案管理工作的發展，大多數醫院目前還沒有電子檔案專用管理系統和完善的電子會計檔案備份制度。有些醫院電子會計檔案專用管理系統雖已上線，但不符合《中華人民共和國電子簽名法》規定，不能防止電子會計記錄被篡改，不滿足安全性要求，無法保證其真實和安全。一旦發生技術變革、應用軟件淘汰等情況導致數據壞死，并不符合電子檔案的長期保管要求[3-4]。而且內外部借閱資料時尚未建立電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系，管理成本攀升。

3.當前的醫院會計信息管理機制依舊是根據“規定”來實施，并不具備強制性，一定程度上加劇了檔案管理的惰性[5]，加之醫院檔案資料管理的作業量和復雜性，與之配套的會計檔案管理機制并未有效建立與健全，導致會計檔案管理工作無法高效運行。

為規范會計電子檔案管理，解決傳統紙質檔案管理中存在打印工作量大、查閱不便、占用存儲空間大等弊端，引進會計電子檔案系統進行會計憑證、數據的規范化管理，提高會計檔案的利用價值，減輕檔案財務工作負擔，是實現會計檔案電子化的重要保證。

醫院電子會計檔案智能管理系統搭建

1.電子會計檔案業務范圍。公立醫院需要留存大量會計檔案資料，會計電子檔案智能管理平臺可以有效管理醫院會計核算中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告等各種形式的會計資料，系統應涵蓋醫院會計憑證全口徑、全流程的電子化歸集、接收、入賬和歸檔（圖1）。

圖1 會計電子檔案業務內容

2.平臺的實現目標

2.1 實現原始憑證的電子化和數字化。通過影像系統平臺的建設，實現支持對來自醫院內各業務系統、外部系統、線下業務產生的各類電子或紙質的文檔等各類數據的采集和預處理。通過人工智能進行識別和語義理解，形成結構化數據，通過各種人工智能的技術手段真正實現全面的數字化

2.2 實現多應用下的影像數據共享管理。建立統一的影像版本管理，實現影像數據存儲和關聯。通過數據的統一集中和處理，實現電子票據影像的查看、調用和共享，通過影像系統平臺建立清晰的協調機制和統一的票據影像數據管理流程與數據庫。

2.3 實現影像的標準業務流程對接。實現所有業務系統的標準化對接及應用。協助實現業務流程的規范和標準，為共享中心服務的標準化及規范化建立基礎。

3.平臺業務處理設計。平臺通過與醫院多業務系統、會計系統的集成接口后獲取會計檔案，醫院內財務人員、報銷人和各個往來單位只需完成電子發票的提交和接收，即可由系統自動完成票據的采集整理、歸檔保存、檔案利用、檔案移交環節的規范管理，實現了電子檔案采集、管理和利用等基礎功能應用，大大減輕了人員工作量和管理成本（業務處理如圖2 所示）。

4.主要系統功能

4.1 影像采集功能。影像掃描是會計檔案無紙化的關鍵環節。該系統支持多場景下的影像采集及各種圖像格式。影像掃描系統支持紙式掃描儀、高拍儀、手機移動設備等多種采集設備，還支持PDF、BMP、JPG 等多種圖像格式。影像采集功能還具有多票切割采集技術，能智能分割理票。掃描客戶端票據時，對于票據的切割、歸類、識別可以全流程智能機器人一體化運行，快速掃描自動分組，無需人工干預或手動進行切割，實時高效。影像采集功能擁有強大的圖像優化能力，全面提升影像憑證質量。拍照采集票據時，利用四點定位、圖像轉正以及增強、黑白、銳化、灰度等圖像處理技術對拍照圖片進行處理。圖像預處理功能，則通過投影、邊緣檢測等圖像處理技術，自動判斷碎片位置，對于少切、多切的碎片能夠自動重定位，目前對于定位錯誤的碎片經過重定位后識別正確率提高50%；通過膨脹、腐蝕等圖像形態學技術，剔除印章干擾、部分線條干擾、背景噪點干擾，以提高OCR 識別率；圖像歸一化，運用模板圖像與待處理圖片特征信息的匹配，把待處理的圖像與模板圖像能對應起來（特征點對應及大小對應）；還能去除邊緣、黑邊，呈現完整的影像。此外，采集功能還支持發票驗真服務，支持對異常發票進行預警，例如發票重復報銷等現象。

4.2 圖像識別功能。全票種識別能力，奠定智能化財務共享中心基礎。系統基于深度學習和圖像處理的票據識別服務，具有強大的自動模版識別分類能力。采用人工智能技術，運用深度學習算法和全版面識別算法，集成版面識別、定位切割以及OCR 識別引擎技術。運用人工智能的深度學習算法自動進行切割，精準切割準確率高達100%。通過OCR 技術和定位信息將圖片信息轉化為文本信息。強大的二維碼識別能力，能針對針式打印機打印的二維碼進行優化，采用快速定位、缺損重構、模糊還原和畸變校正等圖像處理技術，能夠適應大部分的二維碼缺損、污損、畸變、模糊等應用場景。全票種識別能力，對文本、表格等各類文件均能支持（影像識別流程見圖3）。

圖3 影像存儲識別流程

4.3 影像檢索和管理功能。檢索功能支持快速檢索影像文檔，支持業務系統通過API、單點登錄等方式進行調閱查詢，對關鍵字段信息精準查詢、模糊搜索和查詢，還支持影像相關業務數據展示。影像管理功能支持針對影像的編輯功能，包括影像圖片的增、刪、改、批注等。支持業務信息索引，基于相關票據檔案的結構化數據及歸檔信息，實現相關票據檔案的業務透視地圖。影像管理實行嚴格的會計信息系統準入授權，采用“用戶—角色—功能”的權限配置流程，可以更靈活方便地對用戶權限進行配置和管理；支持用戶組的管理，支持按菜單、數據、報表等權限來統一管控。依影像檔案功能或用戶類型設置支持用戶是否添加水印，用戶能自定義水印內容，防止盜用，確保檔案借閱和打印安全；還支持依影像或檔案類型設置電子簽章，有效防止篡改。依影像檔案功能或用戶類型設置功能不僅實現是否添加水印，實行脫敏遮擋打印管理，還能對用戶敏感信息提供部分遮擋，以確保電子化會計信息的安全性、完整性。

4.4 影像歸檔功能。影像類型分為固定類型和自定義類型，檔案類型可設置為自定義檔案類型、多級檔案目錄和檔案自動分類規則。影像歸檔功能支持根據影像信息自動歸檔及分類。根據系統預先設置的歸檔規則，將影像文件自動歸檔到目標目錄里。在影像不滿足自動歸檔規則的情況下，用戶還可手動將該影像歸檔到指定檔案目錄。影像歸檔功能菜單下的日常操作日志欄目對影像檔案的新增、修改、刪除、查閱、功能配置等內容進行記錄，而完整日志記錄欄目則可根據操作用戶、記錄時間、操作描述的內容進行詳細記錄。

4.5 數據歸檔功能。對于電子會計憑證，數據歸檔功能使電子票據系統直接獲取，版式文件定時自動下載，電子發票自動查驗接收，實現專業歸檔存儲。對于賬簿數據，平臺內的歸檔適配器，可以對任意賬務軟件采集，用戶無需二次開發軟件。

4.6 數據查詢功能。該功能可以跨系統、跨版本歷史財務數據查詢，不用維護老舊系統，不用登錄多系統查詢，提供檔案閱讀器和定制式摘錄電子賬本，可脫離實際業務系統，進行記賬憑證、賬簿、報表、合同等電子檔案管理，支持文件完整導出至移動存儲設備，使用戶打開即可查詢，有效解決財務軟件更新換代后歷史財務查詢不便的問題，便捷高效。

4.7 借閱和移交功能。檔案借閱功能，可以按借閱申請人要求，精準提供查閱資料，提供授權查閱密碼和借閱期限限定，支持在線或離線電子文件查閱，免歸還，便捷、高效、留痕。不僅方便醫院內外部借閱，還可為財務審計、檢查等提供資料。對于檔案移交，歸檔文件可以下載備份獨立存儲，文件可實現移交、備份，并自動保存移交接收處理記錄，便于檔案長期保存，節省空間。

小結

醫院會計電子檔案智能管理平臺的上線，提高了會計電子檔案流程效率和管理能級，適應社會大數據時代的快速發展。原先需占據大量物理空間的會計檔案通過數字化呈現，通過加密功能保障信息安全，也可以隨時調閱，有利于信息共享，提高了在審計、紀檢、內控工作中的利用率。電子會計檔案處理流程，引入醫院風險控制制度，有利于醫院進行多層次、全方位的風險管控。會計檔案電子化依托信息技術，將檔案信息存儲在專業設備中，降低了成本，提高了效率[6-7]。在檔案管理的有效性和規范性上顯著提質增效。醫院電子會計檔案管理工作的上線，將更快地提升財務管理工作效率、更優地提升患者就醫體驗、更好地提升院內外財務信息相關使用者的感受度，同時也為公立醫院財務數字化轉型，為有效提升醫院整體管理水平與質量，提升醫院整體精細化管理能力，助力醫院持續健康的高質量發展提供實踐探索借鑒。