企業集團財務共享服務中心的構建

張春玲

伴隨國內企業實力的增強，集團化已經越來越成為公司發展的趨勢，傳統的財務管理模式已經跟不上公司的發展，建立財務共享中心，通過對財務部門信息共享，優化業務流程，以提升集團公司的競爭優勢成為公司發展的必然。S集團為全國連鎖的動產租賃企業，近兩年正在努力建立財務共享中心以促進集團整體的經營管理。本文通過對S集團財務共享中心建立，分析財務共享中心這一體系帶給企業管理的影響及當中的一些問題和相關解決辦法。

一、財務共享的內涵及其作用

（一）財務共享的內涵

財務共享就是在互聯網等信息技術的支持下，將企業集團的財務組織、財務流程、財務制度等與信息技術相結合的一種新型財務管理模式。一般來說是在統一的ERP財務系統平臺上和統一的VPN系統及相關的平臺中，通過標準化的業務流程和統一的會計核算體系，實現對整個公司財務信息的處理和共享。

具體上，是建立財務共享中心，對企業內所有總、分公司、母子公司的財務進行集中賬務處理、會計記賬、會計核算及期末會計報表等服務，而各總、分、母、子公司則不需要再設立功能與之相同的部門或人員，只需要給財務中心提供相關信息即可。

（二）財務共享的作用

1.提高企業集團總部財務管理的能力

傳統的ERP，每個公司內部，甚至總分公司之間都不通用，各自為政。公司總部每每需要一個統一的數據時，財務人員自制表格填寫、匯總、分析、整理都苦不堪言，每個數據每個表格都滲透著財務人員的汗水。而使用統一的ERP系統，使得提取相關數據和信息成為觸手可及的事，只要ERP具備的相關功能，數據采集、數據匯分、數據分析都是信手拈來的事，可以為上層管理人員的決策分析提供更及時有用的信息。

2.提高工作效率，降低財務運行成本

通過集中處理財務業務，將原來分散在各分支機構的資源進行整合，相同重復的勞動經過統一培訓，建立整齊化一的財務處理流程，提高財務隊伍素質，運用現代化的信息系統更進一步降低了數據傳輸成本，降低財務運行成本，也提高了公司業務人員的工作效率。

3.加快企業財務標準化、流程化和信息化

對會計核算、費用管理、財務流程控制的加強，必然促進審批流程的統一、制度的規范和審批人員移動辦公的進程。為規范化會計核算和費用審批等工作而進行的培訓，更會進一步促進企業財務和業務處理的標準化。

二、S集團財務共享服務中心的構建分析

S企業集團是一家擁有幾十家分支機構的全國連鎖動產租賃企業，已在中國市場深耕十多年，為向管理要效益，經過近兩年的努力，已經基本構建出財務共享服務中心的框架。

（一）組織機構設置

撤銷原先分散于各公司的財務機構，建立了財務處理中心，集中負責全國幾十家總、分公司的會計記賬、會計核算及期末會計報表工作，在統一的ERP系統和數據庫下進行財務處理。上級主管可隨時提取財務信息和數據，生成需要的報表，匯總相關數據，保證了數據提供的及時準確和個性化需求。

（二）加強資金管控

由各公司分別在同一家銀行的各地分支機構開設銀行賬戶，建立資金池;建立了資金組，負責集團中所有公司資金支付的付款單提交及審核，通過后的單據由資金組統一負責支付，實現銀企直聯，即在ERP系統中即可一鍵實現款項轉出;每月末由資金組成員分別填寫各自分工的總分公司資金流動情況表和資金計劃情況表，并進行匯總上報，加強資金預算和資金使用管理。

（三）規范業務處理流程

通過VPN建立的CROSS平臺，格式化的申請版面，確保申請事項符合公司各項要求，將公司業務與ERP相聯，通過審批的收入及新購固定資產可由業務平臺直接推送到ERP系統，通過審批的客戶與供應商數據與財務系統聯動。為配合共享平臺的建立，規范業務處理流程，公司還相繼制定了《費用報銷管理規定》、《資金支付審批內部管理規范》等制度。

（四）建立NC共享服務系統

第一，報賬人門戶模塊，所有員工可通過此模塊進行費用報銷。通過安裝使用手機掃瞄APP或其他掃瞄設備，將紙質原始憑證轉變為電子單據，上傳至報賬系統;網上審批平臺與預算管理系統相聯，超過預算即預警不得上報，實現預算對費用報銷的管控;通過手機移動審批APP，實現移動辦公和審批，提高費用報銷效率;

第二，通過HR自助模塊，實現出差、休假、加班的個人自助申請，自助查詢本人以前月份工資發放和扣款明細，自助查詢本人各月考勤明細，人事管理更加從容。

三、企業集團財務共享模式存在的問題

（一）缺乏相應的技術支撐

公司內部沒有相應的技術部門和人員，可以對VPN乃至ERP系統的功能進行優化升級。VPN和ERP系統數據互通、功能優化升級是財務共享中心發展的剛性需求，實務中數據的傳輸經常發生錯漏，需財務人員在使用中才能發現，與運維人員溝通進行修改或者重新傳輸。但是懂財務的人不懂系統，懂系統的人又不懂財務，請的NC維護人員只是ERP所在公司的外派人員，并不能很好的理解和解決ERP使用中功能延伸和升級的問題，而ERP本身也有許多bug在使用中被不斷發現需要解決。

（二）財務交接銜接問題

財務工作交接頻繁，交出人員草草交接，新到崗的財務人員資歷淺缺乏經驗，導致某些公司的財務工作在交接后，后接手的財務人員不負責交接前的數據，造成數據冗余甚至錯誤。公司財務頻換，在頻繁的更換交接中，大部分財務工作中的靈魂被丟失。建立財務共享中心，為的是提高工作效率，提高數據使用效率，如果以犧牲財務數據的真實準確為代價，那這樣的財務中心與將財務外包無異，將喪失最根本的財務管理功能。

（三）財務人員的流動問題

在建立財務共享中心的過程中，涉及到崗位調整和人員調動，財務核算工作全都集中在S城的財務中心，一些有豐富經驗的財務人員因個人原因不能調動又在原單位沒有合適的崗位而離開公司，余下的財務人員沒有調到S城工作的，留在原單位從事業務支援等與財務工作關系不大的工作，對公司造成巨大的人才流動損失。

（四）財務數據利用不足

費用報銷系統和CROSS系統中的電子數據，即通過掃瞄設備將紙質憑證轉化成的電子憑證，目前僅供審批使用，并沒有在生成憑證的時候作為電子附件一同傳遞，或者整理歸檔，對電子數據利用不足。

四、企業集團財務共享問題的完善建議

（一）管理理念的轉變，加強培養自己的ERP技術人員

財務共享中心的建設，對整個集團來說是一次巨大的管理模式的轉變，對集團信息化建設具有重大意義，需要集團領導的高度重視和各部門的積極配合。要做好財務共享理念的宣傳，積極征求各部門人員的意見，爭取得到更廣泛的支持和更徹底地貫徹執行。公司信息技術部門需聘請經驗豐富的財務軟件信息員，或者委培具有財務經驗的人員進行ERP開發技術學習，以期更好地解決信息系統和ERP在使用過程中產生的各種問題，提高系統和平臺的使用效率。

（二）加大對財務核算人員的培訓力度

一是加強崗前培訓，確保所有人員全面系統地學習使用ERP系統。每個單位使用ERP的重點不同，加上根據自身業務特點并結合CROSS系統開發的一些功能，這些都是在具體使用中必須強調并培訓的。

二是建立并不斷完善ERP使用和工作手冊。定期進行人員培訓，確保工作中遇到的問題能及時解決并補充到ERP使用手冊中，即使錯過培訓程在工作手冊中也可以查到解決方法。加強模塊間的對賬等功能講解使用，減少數據冗余及錯誤。

三是加強會計職業道德修養的教育。會計的職業道德，是不貪污不挪用，更是對身前身后的工作全面負責，保證數據前后銜接無誤。交接人交接的不只是截止到目前的數據，還有系統操作內在的細節，承接人保證所有財務數據記錄一如既往地順暢準確，這既是較高的工作水平，更是愛崗敬業崇高的職業道德。

（三）設立管理會計崗位，建立公司財務人才庫

首先，設立內審崗位，不定期地對各公司財務核算進行抽查和分析，在目前的系統條件下完全可以異地進行。這樣既可以促進財務核算人員的工作準確，也是公司財務建設向善向好發展的需要。設立管理會計崗位，結合本公司數據和行業內其他優秀企業數據進行分析，完善企業內控制度，為公司財務戰略和總體戰略提供有效數據支撐，這也是財務共享中心建立的最終目的。

其次，提升員工專業素養，使財務人員由單一型向復合型人才轉變，完成財務由傳統會計核算向管理會計過渡，為公司貢獻更大的協同效應。其一，建立職業發展規劃，通過建立內部晉升通道和崗位輪換機制，制定科學有效的KPI系統，獎懲分明，形成能上能下的職業通道。其二，建立完善的職工培訓體系，為員工提供全方面的培訓和交流渠道，方便職員提升自我向管理崗過渡。其三，建立人才培養和流動機制，提高集團整體財務人員的流動率，降低財務人員的流失率，建立公司財務人才庫，保持財務隊伍的專業性和穩定性。

（四）完善公司財務數據管理，建立實物和電子兩套數據庫

建立電子憑證、報表等數據檔案。在原付款單、報銷單等需在提報時上傳電子單據的基礎上，其他所有憑證，只要有原始憑證作為附件的，一律上傳掃瞄件作為電子附件，并在生成憑證時一并傳遞到系統。建立電子憑證檔案，由專人定時進行整理保存，完善公司的檔案管理數據庫。通過建立電子憑證檔案數據庫，查找相關單據時可直接調用電子檔案，方便快捷且不會造成原始單據的損毀遺失，是公司完善檔案管理和數據庫的必要一步，又大大提高電子數據的利用率。須專人專職進行整理保管，對調用數據作好規范和登記，并做好相關保密工作。

五、結語

綜上，財務共享中心借助互聯網等新技術對企業集團的財務信息和資源共享，可有效提高企業財務管理水平，是企業集團發展的必然趨勢。在建設財務共享中心過程中，既要學習和借鑒其他企業的先進經驗，也要結合實際大膽創新，在應用中建立更適合本公司的一套管理系統，讓共享中心的發揮最大的作用。

（作者單位：愛思開（沈陽）汽車租賃有限公司大連分公司）