探析新形勢下國有企業文書檔案開發利用

張海霞

摘 要：文書檔案涵蓋大量決策制定所需信息，在競爭愈發激烈的當下，國有企業要想搶占先機，對文檔進行開發及利用很有必要。文章以機場企業為例，在簡單介紹文檔利用情況的基礎上，結合信息技術應用優勢，對企業適用文檔開發策略進行了探析，得出重視人才培養、加大宣傳力度等結論，希望能夠給其他人員以啟發。

關鍵詞：文書檔案;國有企業;管理結構

引言

由文書及檔案整合而成的文書檔案，通常被用來指代國企落實各項活動所形成文案，具有較為突出的存儲價值。對文書檔案進行開發及利用，現已成為企業管理所不可或缺的重要一環，事實證明，獲得充分開發的文書檔案，不僅對企業工作質效的提升有積極作用，還可使企業獲得更為可觀的利益，本文所探析課題的社會價值不言而喻。

一、文書檔案利用情況

1.觀點有待更新

調查結果表明，從事文檔管理及相關工作的人員，往往將文檔管理視為核心內容，卻忽略了開發及利用的重要性，以機場企業為例，即使文檔由收集到借閱的流程已趨于完善，有關人員用于開發及利用的時間仍十分有限，企業發展腳步隨之放緩。另外，加入深度改革陣營的企業數量不斷增加，在落實改革工作時，僅有少數企業對上述流程進行了創新，信息利用率自然無法得到提升。

2.管理結構單一

國有企業內部文檔種類極多，以機場企業為例，日常運營所形成文案，主要有業務檔案、財務檔案與人事檔案，大量形式、內容不同的文檔的存在，無形中增加了檔案管理難度。另外，文檔分散也是國有企業面臨的主要問題，擁有較強專業性的文檔，通常會交由特定部門管理，有關人員所管理內容，往往以人力檔案和精神文明建設為主，管理結構單一。事實證明，上述問題的存在，成為制約文檔信息深入開發的主要原因，企業應尤為重視。

3.機制漏洞明顯

對國有企業而言，作為無形資產而存在的文檔信息，擁有其他資產無法替代的作用，可為企業發展提供強大支持。現階段，仍有少數企業未對文檔的這一作用引起重視，以傳統機制為依托，開展管理工作，在此背景下，對文檔進行利用及開發，所取得成效往往和預期存在較大差距。除此之外，國有企業為此項工作所提供資金及人力支持均十分有限，先進技術的優勢無法得到發揮，后續環節的落實自然受阻。要想使該問題得到解決，主要是加大信息化建設力度，確保所開展工作擁有充足的資金以及人力資源作為基礎。

二、信息技術優勢分析

1.延長保存時間

現階段，國有企業對文檔進行存儲的方式，主要是紙質檔案結合電子檔案。其中，紙質檔案往往作為原件而存在，電子檔案的作用，則是檢索并傳遞信息，通過建立備份的方式，對文檔安全性進行提升，達到延長保存時間的目的。

2.提升處理速度

在新形勢下，諸多領域選擇對信息技術加以運用，對文檔工作而言，信息技術的優勢，主要表現在提升信息處理速度上。在熟練掌握處理程序的操作流程后，有關人員僅需花費較少時間，就能完成文檔信息的處理工作。除此之外，人工處理錯誤率居高不下的問題也可得到解決，即便有錯誤出現，有關人員也可借助系統軟件，對其進行更改，避免帶來更嚴重的影響。

3.增強信息安全性

文檔工作并不僅僅包括文書處理，還有文檔傳遞。對信息技術加以運用，可使文檔信息擁有更加安全且高效的傳遞途徑。另外，這樣做所帶來積極影響，還體現在以下方面：對紙質文件進行傳遞，損壞或是丟失的幾率極高，借助信息技術所開展文檔傳遞工作，可為信息完整性及安全性提供保障。當然，這樣做所面臨挑戰也較為明顯，即信息泄露或被惡意竊取，要想避免上述問題出現，機場管理者應將保護措施的優化工作提上日程。

三、文書檔案開發策略

文書檔案開發強調對文檔利用率加以提升，使文檔信息得到有效利用，為企業發展助力。由此可見，國有企業應對此項工作引起重視，綜合考慮多方因素，制定可使現存不足得到有效彌補的策略。

1.明確所面臨挑戰

（1）人才稀缺

在新形勢下，國有企業落實文書檔案開發工作所面臨挑戰十分嚴峻，只有加大人才培養力度，確保自身擁有大量符合信息社會特征與需求的專業人員，才能搶占先機并在挑戰中獲勝，這是因為只有獲取專業人員的幫助，才能使原有模式所存在缺陷得到彌補。在培養所需人才時，機場管理者應對兩方面內容引起重視，其一，有選擇性地引入先進技術;其二，完善文檔管理所涉及制度與體系，由于人才培養工作無法一蹴而就，因此，在未來一段時間內，多數企業仍會面臨人才稀缺所帶來挑戰。

（2）科技發展

信息時代的來臨，使文書檔案管理擁有了有別于過去的形式與方法。一方面，對二者進行開發所依托主體，正由人工勞動向信息和通訊技術進行轉變，這也給從事此項工作的人員提出了全新要求，知識性人才的重要性日益凸顯。另一方面，在知識經濟時代，文書檔案的載體，已由早期的紙張轉變為電子設備，只有對工作思路加以調整，并對先進理念與技術加以運用，才能使信息化管理的設想成為現實，這也是科技發展所帶來的挑戰。

（3）安全要求

文書檔案管理所依托載體由紙張轉變為互聯網，使信息技術擁有了對自身優勢加以發揮的平臺，用辯證的眼光來看待這一變化，雖然管理質效得到了顯著提升，卻也給信息安全性帶來了較大的威脅。調查顯示，2010年至今，遭受非法操控的國內計算機數量高達數百萬個，其中被黑客惡意篡改的網站不計其數，無論是上文提到的非法操控、黑客攻擊，還是惡意病毒，均會給開發文檔及相關工作帶來威脅，一旦信息被不法分子竊取或泄露，不僅企業自身會受到影響，整個行業前進的步伐也會放緩。由此可見，如何使不良因素給信息安全帶來的威脅得到有效抵御，現已成為國有企業的主要工作內容。

2.把握二者關系

近幾年，日趨完善的信息技術，促使開發文書檔案的工作，朝著更科學且高效的方向前進，以機場為代表的國有企業內部，均將此項工作一分為二，無論是文書處理，還是檔案管理，均有專業人員負責。另外，少數文書還對文件存儲及收藏等工作負責，要想使此項工作對企業發展所擁有積極作用得到發揮，關鍵是準確把握二者關系。

可為檔案管理奠定基礎的文書處理，對開發檔案等工作的落實，具有直接影響，反之，檔案管理的內涵是對文書進行深入處理。研究表明，機場企業所擁有檔案資料，通常經由文件處理與加工所得，這也表明文書處理質效會給檔案管理帶來決定性影響。由于此項工作被引入國有企業的時間較短，有關人員對二者關系的認知仍有偏差，這也是導致下列問題頻發的原因：其一，將文書處理置于檔案管理之上，甚至在文書處理與檔案管理間畫上等號，企業檔案價值自然難以實現;其二，人員責任感缺失，未對材料質量檢查及登記工作引起重視，不完整的檔案，往往不具備應有價值，后續工作的開展也會受到影響。

由此可見，把握二者關系很有必要。在日常工作中，有關人員應對文書處理任務與檔案管理價值加以明確，以文書處理為基礎，落實檔案管理及相關工作，將檔案打造成為可進行深層開發及利用的資源，確保檔案價值可得到應有實現。另外，在日常工作中，有關人員還應對檔案質量引起重視，以檔案類型為依據，完成歸檔及立卷工作，通過規范管理的方式，確保所開展工作，均可取得符合預期的良好成果。

3.更新服務意識

在新形勢下，國有企業針對文檔所開展信息化建設工作，仍未取得理想成績，在開發及利用內部文檔時，有關人員普遍面臨投入與產出不成正比的情況，企業發展所提出需求也難以得到滿足。基于此，有關人員應意識到開發及利用文檔的出發點是促進企業發展，而非為了開發去開發。因此，在開發文檔時，有關人員應跳出原有思維的框架與桎梏，更新服務意識，將為企業經濟發展提供服務視為工作核心。從事文檔開發工作的人員，應秉持主動且積極的心態，真正做到主動參與到相關活動中，將服務觀念由先分析再處理，轉向提前預防，將不必要問題出現的幾率降至最低。

4.重視人才培養

機場等國有企業應對人才培養引起重視，拓寬人才引進渠道，確保從事相關工作的人員，均有創新的精神與能力，主動對開發文檔所適用先進理念和技術進行學習，增強自身應對現有挑戰的能力。另外，機場管理者應對人才培養工作引起重視，定期組織培訓，將培訓內容向其他領域進行延伸。一方面，加大思想教育力度，增強人員使命感，幫助人員形成責任感，以高漲的熱情，投入到日常工作中，為開發文檔等工作的有效落實提供支持;另一方面，增加專業技術占培訓活動的比重，引入定期考核等制度，并將考核結果和人員薪資掛鉤，充分發揮考核制度對人員熱情的激勵作用，縮小人員能力和理想水平的差距，確保其可系統掌握解決常見問題的方法，使開發文檔等工作擁有更為突出的安全化與信息化水平。

5.提升安全水平

對生存在信息社會的機場企業而言，要想使文檔擁有更為理想的安全性，增強網絡安全是前提。在條件允許的情況下，企業管理者應引入過渡保護機制，以備份制度的創建為基礎，定期升級信息系統，確保所依托系統可對黑客、病毒所造成破壞進行有效解決，加大信息載體所適用保護措施的研究力度，有選擇性地運用先進技術，彌補原有系統存在的漏洞，為安全水平的提升助力。

6.加大宣傳力度

要想使機場等國有企業面臨的文檔未獲得充分開發等問題得到解決，加大宣傳力度很有必要，有關人員應將開發文檔給工作環境、企業發展所帶來的影響作為宣傳重點，結合所在企業的特點，通過定期舉辦展覽等方式，達到宣傳的目的。除此之外，對在信息社會獲得長足進步的企業而言，將信息技術融入宣傳環節，通常可帶來更為理想的質效，這點應尤為重視。

7.轉移工作重心

調查研究表明，在很長一段時間內，機場人員對文檔進行開發的重心，均放在文檔收集上，工作所取得成績和預期相距較遠，轉移工作重心成為必然選擇，強調信息加工的編研工作，開始為越來越多人所熟知。文檔的編研流程如下：第一步，提取并整合文檔信息;第二步，凝練有價值信息，確保零散信息更加規整;第三步，考訂所凝練信息，促使文檔信息由形式化轉變為信息化。由此可見，編研工作與信息技術存在較為密切的聯系。

8.落實信息開發

由上文敘述可知，開發文檔所依托基礎是對文檔信息進行有效存儲，確保信息收集全過程均可獲得有效落實，通過多渠道、多層次收集的方式，為匯編工作提供參考資料。在開展此項工作時，有關人員應做到量大擇優，而非傳統觀念所認為的量大則優，通過去糟取精的方式，為后續環節的落實做鋪墊。

另外，以開發文檔為代表的諸多工作，均呈現出了較為明顯的信息化趨勢，由此而產生的影響，除了簡化文檔管理流程，還有增強管理共享度，不僅檢索信息的速度不斷提升，對其進行開發及利用的過程也更為便捷。在此背景下，有關人員應利用先進技術與設備，更新現有模式，使開發文檔等工作，擁有符合預期的良好質效。

9.實現規范管理

經驗表明，制度對文檔利用率有較為顯著的推進作用，無論是上文提到的編研制度，還是信息開發所適用的預測及服務制度，均可使此項工作擁有更為理想的科學化水平。而現有研究及所得結論表明，導致文檔管理始終無法達到理想水平的原因，主要是機場企業所依托管理制度有較為明顯的漏洞，要想使現存問題得到徹底解決，關鍵是對管理制度進行調整，促使其朝著更加規范的方向前進。具體來說，就是將文檔類別與排序等內容涵蓋在管理制度內，以增強管理工作規范化水平，豐富管理內容。事實證明，這樣做既可使文檔安全性得到保障，還對外界干擾有較為理想的抵御效果。

四、結論

通過對上文所敘述內容加以分析不難看出，在新形勢下，以機場為代表的國有企業，在落實文書檔案的管理工作時，正面臨著有別于過去的挑戰。在此背景下，有關人員應做到及時更新觀念，重視先進理念與技術的落實，聯合企宣向其他崗位人員傳達開發文檔的意義，并對現有管理制度加以調整，只有這樣才能使后續工作擁有堅實基礎，企業自然也會擁有源源不斷的發展動力。

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（作者單位：西安咸陽國際機場股份有限公司）