高校智慧檔案館建設研究中檔案利用的反思

邵婧

摘 要：檔案利用是高校檔案建設的目的。西北大學檔案館在高校智慧檔案館建設研究項目中，以檔案實體資源建設為基礎，狠抓檔案利用工作，積極拓展檔案利用途徑，努力改善檔案利用方法，注重保障檔案利用安全，不斷提高檔案利用水平。本文通過回顧檔案利用的現狀，分析檔案利用存在的不足，思考檔案利用應該改進的問題，以期為不斷優化檔案利用工作、推動高校智慧檔案館建設提供參考。

關鍵詞： 高校;檔案利用;反思

檔案是人類社會發展到一定歷史階段的產物，是某一個體、單位或者組織經過歸納整理、系統規范、集中保存的歷史資料。檔案是一項構建社會記憶的工作，具有重要的憑證價值和情報價值;檔案也是一種客觀的歷史資源，具有重要的保存價值。它能證明某些客觀事實，還原歷史真相，服務社會大眾。所以有人說：檔案濃縮歷史精華，融匯歷史知識，承載歷史事實，揭示歷史真相，能夠把歷史資源轉化為促進人類社會健康發展的推動力量。隨著信息技術的發展，智慧檔案館建設已經提上議事日程，在高校智慧檔案館建設研究項目中，通過普及檔案教育，師生的檔案意識不斷蘇醒，領導的檔案意識逐漸增強，學校的檔案意識日益提升，檔案館藏不斷豐富，檔案工作呈現出健康發展的良好局面。

一、檔案利用工作的現狀

孟子曰：“民為貴，社稷次之，君為輕” 。國家檔案局發布的《關于加強民生檔案工作的意見》指出：“要堅持以人為本，轉變重事輕人，重物輕人，重典型人物輕普通人物的傳統觀念和思想認識，重視所有涉及人的檔案的價值，努力建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系。”。在中國傳統文化的沐浴下，國家檔案管理部門要求我們打好檔案利用工作的基礎，切實抓好廣大人民群眾的檔案利用工作，做實、做精、做細檔案管理工作，把庫房里的“死檔案”變成生活中的“活信息”。高校檔案工作是社會檔案工作的重要組成部分，應該起到提高社會檔案意識、引領社會檔案服務、促進社會檔案發展的作用。秉承上述檔案工作的指導思想，為了推動檔案利用的深入發展，西大檔案館啟動《智慧校園背景下西北大學智慧檔案館建設研究》項目，試圖通過“以研促建、以建促改、以改促用”的方式推動檔案事業的發展。目前，檔案查閱已從檔案到館查閱發展到檔案遠程查詢，檔案證明日漸方便，檔案借閱程序規范，檔案編研有序發展，檔案文化資源開發利用研究開始踏上征程，檔案育人工作引起人們的高度重視，檔案利用工作的局面已經初步打開。

二、檔案利用工作存在的問題

從高校檔案工作者的視角觀察，檔案利用是指檔案工作者開發檔案資源，傳輸檔案信息，滿足利用者需求的行為過程。檔案利用分為：服務師生員工的普遍利用，服務現實工作的實際利用，服務檔案編研的學術利用，服務教學科研的育人利用。隨著社會的進步，科學技術不斷發展，檔案教育日漸普及，檔案意識不斷提升，檔案利用呈現良性發展的態勢。但就整體而言檔案利用工作還有某些不足，存在一些亟待改進的問題。

1.檔案基礎設施薄弱，利用方式單一，傳輸能力不足

檔案館庫建設相對滯后，庫房面積、設備、防塵、防蟲、除濕等硬件設施不能完全達標，2017年前后才安裝視頻監控系統，沒有門禁設施，沒有采用RFID技術管理實體檔案和檔案密集架。解放前的檔案已經交至省檔案館保存，現存14類10萬多卷檔案都是解放以后的檔案，其大多為文書檔案，以前因為庫房面積局限、檔案收集不夠齊全，現在加大了收集力度、但是庫房又快滿了，導致檔案館藏內容不夠豐富，館藏結構不夠合理，在“收集、儲存、管理、利用”過程中存在重量輕質，重藏輕用的傾向。目前，檔案利用以查閱為主、編研為輔，檔案查閱以滿足用戶需求為主、科學分析用戶需求、主動推送檔案信息服務不足，檔案編研浮于表層、以編為主、以研為輔，檔案文化資源開發利用研究不足，制約了檔案事業的發展。

2.檔案工作者素質有待進一步提升

目前，各校檔案工作者多為非對口專業畢業，檔案服務意識、檔案業務技能、相關專業知識、信息技術水平等距離智慧檔案館的要求還有一定的差距。

3.檔案利用與檔案保密的關系有待進一步厘清

由于檔案公開細則沒有統一明確的標準，導致傳統檔案工作重保密、輕利用，能限定利用范圍的檔案或者檔案資料盡量限定使用，不宜公開的檔案或者檔案資料盡量不予公開;檔案公開與個人隱私保護存在一定的矛盾，檔案利用對于個人隱私保護不足，個別情況下，檔案開放存在泄漏個人隱私的隱患。

4.檔案信息化建設滯后

學校建立了檔案信息網站，檔案信息管理系統于2019年年底驗收完成，實體檔案數字化遷移工作正在進行，大部分檔案查閱還是手工調卷，現在正在進行檔案信息化建設工作。

三、檔案利用工作的反思

1.夯實檔案利用的業務基礎

檔案工作的核心是“收齊、存儲、管好、用活”檔案資料，“收齊”是基礎，“存儲”是保障，“管好”是條件，“用活”是目的。為了 “收齊”檔案資料必須加強檔案館庫建設，為了“存儲”檔案資料必須改善檔案館庫環境，為了“管好”檔案資料必須完善檔案管理規章制度，為了“用活”檔案資料必須繼續加大檔案宣傳力度，強化檔案信息傳輸能力，遵守檔案密級規定，努力做到檔案信息傳輸精準定位、傳輸速度快捷、傳輸內容準確、傳輸文字精煉，減少以致消除檔案工作者和檔案利用者之間的信息不對稱。深入社會，及時了解并不斷開發檔案利用需求，明確檔案利用重點，擴展檔案利用方式，規范檔案利用機制。檔案利用需求是檔案資源開發利用的內在動力，檔案利用服務是檔案資源開發利用的外在壓力。因此，檔案工作部門必須重視檔案收集工作，擴大檔案收集途徑，充實檔案收集類別，努力做到“應歸盡歸、應收盡收”，使檔案館藏反映利用需求、貼近社會生活，并能根據利用需求，不斷豐富館藏內容、注重提升館藏質量，科學管理館藏檔案，統一規范分類標準，及時編目著錄上架，優化便捷檢索系統，積極深化檔案編研，有效推進檔案利用。隨著檔案利用的普及，利用者對檔案利用的要求不斷提高，不僅要求提供檔案原始資料，而且要求提供檔案編研成果。檔案休閑利用理論已經出現，檔案育人呼聲日漸高漲，檔案休閑利用、檔案育人等方面業已成為檔案資源開發利用研究的新領域。

2.強化檔案利用的服務職能

檔案利用功能實質上是一種檔案服務職能，這種服務職能在很大程度上是通過檔案工作者的履職態度和能力實現的。所以，檔案工作者的職業素養在一定程度上決定著檔案服務職能的優劣。檔案工作者的職業素養是指其所具有的思想品德、檔案知識、文化素質、職業技能的綜合水平。檔案工作者除了掌握一般檔案知識之外，還必須掌握某些檔案涉及的專業知識，以利于檔案利用服務工作。因為許多檔案利用者并不了解檔案編目情況，他們往往只是帶著所需解決的問題，抱著嘗試的心態求助查閱檔案，他們不太清楚查閱內容和具體年限，需要檔案工作者提供幫助。這樣的查閱“只有通過檔案工作者和檔案利用者之間進行富有成效的交流才能實現”所以，檔案工作部門要強化服務至上的理念，明確工作職責，分清工作責任，注意工作方法，嚴格獎懲制度，教育檔案工作者提高政治站位，堅持與時俱進，加強思想品德修養，養成良好的學習工作習慣，注意豐富檔案知識，不斷提高知識層次，以質樸善良的個人素養，熱忱友善的服務態度，廉潔專業的工作風貌，耐心細致地了解利用者的利用需求，準確無誤地分析利用者提供的查閱線索，快速便捷地找到利用者所需的檔案資料，以優質高效的服務為利用者排憂解難。通過檔案利用增強隊伍素質，提升檔案著錄質量，營造檔案工作氛圍，激發檔案工作者強烈的事業心和高度的責任感，創造檔案利用口碑，開創檔案利用工作的新局面。

3.擺正檔案利用與檔案保密的關系

在檔案利用過程中，必須擺正檔案利用與檔案保密的關系。根據現行法律規定，檔案利用與檔案保密的關系主要表現為正確處理檔案利用與涉密檔案保密的關系，妥善處理檔案利用與個人隱私保護的關系。

（1）正確處理檔案利用與涉密檔案保密的關系。保密是指保守事物不被無關人員知悉的信息，不使泄露的行為。部分檔案或者檔案部分內容存在涉密問題，需要限制利用范圍，業界稱其為涉密檔案。涉密檔案實際上是一種限制了利用范圍的檔案，其通常具有涉及國家安全、社會穩定、商業秘密、不宜公開等方面的內容。涉密檔案要專人負責、專人收集、專人查閱、單獨制卷、單獨保管、嚴格限制知密范圍，依法加強安保措施。涉密檔案利用要在貫徹國家《檔案法》和《保密法》的基礎上，堅持局部利益服從整體利益的原則，依紀按規有序進行。檔案工作者必須嚴格掌握檔案密級分類標準，規范執行檔案保密制度、降密解密制度、利用審批制度，接受保密部門的監督指導。《保密法》規定涉密檔案解密權限屬于檔案形成單位，檔案工作部門無權解密。按照檔案機密程度遞減規律，涉密檔案降密必須符合國家保密制度，并且經過科學鑒定才能進行。國家機密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原來確定密級和保密期限的機關、單位或其上級機關應當及時解密。解密后的檔案按照規定開放利用。在現實條件下，檔案工作部門必須借助現代信息技術，加強檔案數據管理，保護檔案數據安全，做好內外網絡物理分離工作，安裝服務器、防火墻，加密處理重要檔案數據信息，設置檔案密級管理權限，嚴控涉密檔案利用范圍，做到事前預防風險、事中記錄清晰、事后追蹤可查。檔案工作部門既有提供檔案利用的義務，又有保護檔案秘密的責任。我們要統一檔案利用操作系統，嚴格檔案密級管理規范，注意保護檔案知識產權，在確保檔案安全的前提下，合理配置檔案資料，有效利用檔案資源。踐行保密是手段，利用是目的，保密是為了更好的利用這一工作原則，正確處理檔案利用與涉密檔案保密的關系。

（2）妥善處理檔案利用與個人隱私保護的關系。個人隱私是指自然人在與公共利益和群體利益無關的情況下，當事人不愿他人知道或他人不便知道的個人信息;當事人不愿他人干涉或他人不便干涉的個人私事;當事人不愿他人侵入或他人不便侵入的個人領域。從上述界定得知個人隱私包括私人活動、私人秘密、私人空間等范疇。個人隱私是個動態寬泛的概念，有些信息在當時不構成個人隱私，但是在未來某一時段可能就會構成個人隱私。檔案資料中那些直接或間接指向個人特征的信息可能會構成個人隱私。公民具有隱私權，隱私權不僅是當事人人格權利的范疇，而且還具有一定的財產屬性。檔案工作者在檔案日常管理中，必須堅決履行個人隱私保護義務，認真檢查檔案內容是否涉及個人敏感信息，是否具備開放條件，嚴格執行檔案開放利用規定，注重保護個人隱私。特別是在研究建設智慧檔案館的背景下，更要加強網絡個人隱私保護工作，依法遏制網絡侵害個人隱私行為，及時發布個人隱私保護聲明，不斷提升網絡個人隱私保護技術。妥善處理檔案利用與個人隱私保護的關系，推動檔案利用工作的健康發展。

4.加快檔案信息化建設的步伐

檔案信息化建設豐富了檔案管理功能，拓展了檔案利用空間，優化了檔案利用方式，方便了檔案利用者利用。我們必須在現代信息技術的支撐下，大力推進檔案資源信息化建設，努力做到檔案相關部門硬件設施同步配制，應用軟件適時介入，加快檔案館藏資源數字化、檔案增量資源電子化、檔案信息傳輸網絡化的步伐，積極搭建檔案形成者、檔案工作者、檔案利用者在線工作交流平臺。以此為基點進而拓展高校檔案部門之間的互利合作，以信息技術為支撐、以檔案工作者為主導、以檔案利用者為中心、以網絡傳輸為通道、主動推送檔案利用服務，實現檔案資料科學管理、檔案查閱權限分級、檔案利用信息共享、檔案編研逐步深化，嚴防涉密檔案傳輸至非涉密網絡，堅持上網（公開網絡）信息不涉密、涉密信息不上網的原則，不斷提高檔案利用服務水平。努力實現檔案管理系統與智慧校園其他應用系統功能互聯、數據互通、格式匹配，標準統一。

檔案具有使用價值和保存價值。它的使用價值是指檔案的憑證價值和情報價值。它的保存價值是指檔案維護歷史原貌、證明歷史事實、保障社會穩定的價值，為未來（后人）研究保存的價值，保存人類文化遺產的價值。檔案保存價值的實質還是以備將來利用，所以有人說檔案的價值只有通過利用才能實現。利用檔案資源為公眾服務是檔案工作者義不容辭的責任。隨著高校智慧檔案館建設研究的深入開展，師生的檔案利用意識、檔案利用內容、檔案利用方式都會得到有效的提升。高校檔案館也必將成為學校的文化服務中心、信息共享中心和資源利用中心，為高校教學科研建設和發展提供基礎支撐平臺。

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（作者單位：西北大學檔案館）