淺談數字媒體技術在檔案信息化建設中的作用

曹卓瑜

摘 要：隨著大數據時代的到來，人類社會邁入嶄新的世紀元，在一個充斥著信息技術、網絡化鏈接的時代，數字媒體技術已經悄無聲息地滲透到人們生活的方方面面。而檔案作為信息資源的特殊載體，在被置于信息技術發展的大數據環境下，所凸顯出來的社會價值和人文價值，正激勵著每一位檔案人在檔案的開發和利用的方式方法上不斷推陳出新，為實現檔案自身的價值，檔案工作的重要意義砥礪前行。本文首先在介紹數字媒體技術概述的基礎上，分析了檔案信息化建設中應用數字媒體技術;其次，從數字化檔案管理內容、管理對象、管理手段、管理優點四個方面入手，研究了數字化檔案管理模式;最后，研究了數字媒體技術下檔案信息化建設策略。

關鍵詞：數字媒體技術;信息化建設;數字化檔案管理

“……只要有寬帶，只要你有雄心，不管你在哪里，都不會邊緣化。競爭的立足點變平等了，小蝦米和大鯨魚可以平起平坐了……”

——湯馬斯·費里曼《世界是平的》

“世界是平的”這是弗里曼創造的新鮮術語，預示著世界步入到一個全新的時代即全球化進程的融合階段。在這個階段中，地域、文化、知識、技術等一切因素都不斷體現著自身的價值，既分工合作又密不可分。而信息技術就如同穿針引線般發揮著銜接的作用，世界變得更小，任何人都可以成為決定自身能力的主人。不論是電商平臺還是物流產業，不論是做微商還是自主創業，以互聯網為核心技術的發展使人與人之間的距離感和空間感消失了。大數據時代，競爭環境變得公平，信息領域變得快捷，面對機會大家變得越來越均等，面對機遇與挑戰，作為一名檔案工作者，不僅要有緊迫感，更要有洞察先機的使命感。在加強理論學習的同時，立足本職崗位，提高創新意識，增強政治站位，補齊短板，拓寬視野。充分利用互聯網等先進的信息技術工具，不斷提升自己對信息資源的整合能力，做好檔案信息化的建設工作和服務工作，為檔案信息的資源共享添磚加瓦！

一、數字媒體技術概述

數字媒體技術主要研究與數字媒體信息密切相關的各類渠道、各類平臺、各類介質，涵蓋了信息內容的獲取與輸出、處理與存儲、傳播與安全管理等相關的理論、方法、技術和系統。信息經濟面對日新月異發展的大環境，已逐漸成為經濟發展的新動力。而檔案作為重要信息資源之一的產物，正面臨著數字媒體技術以及多媒體網絡環境的巨大沖擊。如何更好的將數字媒體技術應用到檔案工作中、檔案管理中、檔案生活中從而助推信息經濟的發展;如何使檔案信息化發展更快速、更便捷已成為高校檔案管理部門不容忽視的重要問題。建立數字化檔案館，實現各部門檔案信息資源的共享、共用、共通也為檔案管理人員指明了未來發展的方向。

高校開展信息化建設，需充分考慮其自身實際發展方向、機構設置及具體需求的前提下，從整體上進行把握、協調、研究、設計。而檔案館作為一個獨立機構，要開展檔案信息化建設，在應用數字媒體技術的同時，更要與學校信息化工作有機結合，同步推進。數字化校園建設的大環境為檔案館網站的建設與檔案管理系統的開發帶來了創新與挑戰。同時也提出了更高的要求，不論是從基礎設施建設還是到檔案館網站的建設，又或是檔案管理系統的研究與開發，都與學校數字化建設平臺密切相關。就貴州師范大學檔案館而言，處于大數據時代的數字領域中，充分利用校園數字化這個大環境不斷推陳出新，厚積薄發，逐步推進校園數字化、檔案信息化的建設。從2005年初成立檔案館開始，檔案館不斷摸索探求檔案管理信息系統的創新與研發工作。利用“學校辦公平臺”的信息來源和學校發展的實際情況開發出符合工作要求的檔案管理系統。初步實現了檔案信息數據的歸檔與整理工作。伴隨著時代的發展，數據平臺的新舊更迭，檔案館所使用的檔案管理系統已不能滿足學校檔案工作日益增長的數據要求，嚴重阻礙了檔案工作的發展步伐。此外，檔案館館藏檔案的數字化率較低，無法實現全文查詢、檢索，更無法滿足日益增長的服務需求，一定程度上使檔案信息化整體水平緩慢滯后。對此利用校園數字化管理模式開展檔案信息化建設工作顯得尤為重要。

“數字化檔案管理”從字面上理解就是檔案的數字化，即通過掃描、壓縮、轉化、高清處理等手段將傳統的紙質材料、錄音帶、錄像帶等各種原始檔案資料轉換成圖片文件、聲音文件、錄像文件，再運用存儲管理技術將圖片和索引字段存儲于數據庫中做到信息數據的安全儲備，在安全管理的基礎上通過方便快速的查詢手段檢索出查檔者所需要的檔案資料，并通過特定的網絡平臺發布到指定的區域從而實現信息資源共享互通共用，最終達到數字化檔案”的管理和利用的目的。

二、檔案信息化建設中應用數字媒體技術的意義

1.推動了檔案數字化建設管理進程

在數字媒體技術不斷發展下，我國逐漸進行了數字化時代，人們的工作方式、生活方式和學習方式得到了根本的改變，人們通過利用互聯網，就可以隨時隨地地搜索和瀏覽自己感興趣的網絡信息。在這樣的背景下，數字媒體技術應運而生，被廣泛地應用于檔案數字化建設管理中，為促進檔案管理向信息化、數字化、智能化方向發展提供了重要的技術支持。此外，在數字媒體技術的應用背景下，通過建立檔案數據庫，可以為企業帶來個性化、多元化的檔案信息服務體驗，為最大限度地提高企業的工作效率和效果發揮出重要作用。

2.健全了檔案數字化建設的功能

所謂檔案數字化管理，主要是指充分利用信息技術的應用優勢，實現對數字化檔案館的建立和數字化檔案管理系統的應用，同時，將檔案信息準確無誤地輸入到計算機內，并存儲于檔案數據庫中，以實現對檔案信息的智能化管理和數字化管理，從而為進一步提高檔案信息資源價值打下堅實的基礎。此外，在我國信息技術的不斷發展和普及下，我國檔案數字化建設取得了良好的發展。例如：我國綜合數字檔案館在具體的構建中，主要采用了搭建網站的方式，對數字檔案館相關功能進行不斷修改、優化和完善，確保不同專題的數字檔案館能夠形象生動地呈現在企業面前，以提高企業的工作效率和效果。

3.提高檔案管理的標準化和規范化

在數字媒體技術的應用背景下，我國數字檔案不斷涌現，在檔案信息化建設中占據著舉足輕重的地位。因此，在檔案信息化建設的過程中，通過科學合理地利用數字檔案，可以促進檔案管理向標準化、規范化、信息化方向不斷發展。此外，對于企業而言，隨著企業發展規模的不斷增大和員工人數的不斷增多，檔案信息將會不斷增加，此時，傳統的人工管理方式已經無法滿足信息時代的發展需求，需要充分利用數字媒體技術對檔案管理流程進行不斷簡化，以達到提高檔案信息管理效率和效果的目的，為進一步提高檔案管理的標準性和規范性打下堅實的基礎。

4.提高檔案信息的有效性、準確性和安全性

檔案信息管理主要有兩個用途，一是用于對企業或個人等歷史事件的記錄和保存，二是用于對未來事件的啟發和領悟。而數字媒體技術的出現和應用，為提高檔案信息的完整性、真實性和安全性發揮出重要作用，有利于進一步提高檔案信息化建設水平。此外，數字檔案作為一種重要的高科技產物，可以采用檔案管理的方式，及時更新檔案信息，以確保檔案信息的準確性和有效性。另外，在信息技術的不斷發展下，出現大量網絡病毒和網絡黑客，為檔案信息管理帶來了一系列的安全隱患，而數字媒體技術的出現和應用可以很好地解決這一問題，在數字媒體技術的應用背景下，可以最大限度地提高數字檔案的安全性，避免因網絡病毒和黑客的侵入而導致檔案信息出現丟失、泄露問題。

三、數字化檔案管理模式

1.數字化檔案管理的工作內容

主要包括以下幾個方面：第一是通過現代通信、計算機網絡、多媒體信息技術設備等多種方式，在檔案管理部門內部架構內網從而連通各個部門計算機網絡平臺;第二是將各個時期、各種類別、各類載體的檔案信息作為基礎信息資源，其中包含有傳統檔案進行數字化加工轉換后獲得的信息數據，學校辦公自動化系統產生的信息數據經過歸檔整理生成的電子檔案數據庫，來自各職能部門著錄歸檔材料信息產生的各類信息數據庫;第三是以智能信息處理技術為主，將原有的數據庫轉變為知識庫，應用自然語言進行所謂的概念性全網絡搜索;第四是建立全方位、立體化的應用體系和保密安全應急預案，準確快捷的吸納和提供各類信息資源，并為信息資源的使用提供安全保密的管理環境。

2.數字化檔案管理的優點

其優點主要表現在三個方面：首先，信息管理的數字化。數字化檔案管理采用先進的數字化存儲技術，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯網查詢和實時瀏覽等特點。其次，資源管理的智能化。廣義上可以實現各校際檔案管理部門通過互聯網實現各高校檔案部門檔案信息資源的共享互通。狹義上查檔者可以運用超文本或數字媒體技術進行智能化檢索，管理者可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。再次，查檔利用的人性化。用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機快捷地使用檔案信息，及時、準確的獲取信息資源。最后，數據平臺的利益最大化。檔案信息化建設與學校信息化工作有機結合，充分利用“共享數據平臺”，可以更容易打通信息資源共享的技術壁壘，整合高校各個部門的檔案信息資源，從而實現真正意義上的數據共享。

對于檔案館來說，實現數據共享，達到信息共通，最主要的工作是要與各部門建立廣泛的聯動機制。教學與科研是學校工作的重中之重，因此，建立與教務處、研究生院、科研管理部門的緊密聯系顯得極為重要。信息數據的對接工作已成為檔案管理系統的首要任務。學校黨政管理部門種類繁多，在辦公平臺上形成的文件數據信息大部分都是通過OA系統流轉和分發的，因此與OA系統的端口銜接也成為檔案管理系統研發和使用的重要任務。專兼職檔案工作人員就是這一項工程的具體實施者，由他們負責相關檔案的歸檔整理與數據輸入等各類相關的具體任務。另一方面，隨著越來越多的檔案信息數據通過互聯網實現資源互通，信息共享。檔案的安全問題也成為檔案工作者不容忽視的重要環節。在做好安全預警和信息安全防范的同時，強化責任意識，提高安全保障能力是對檔案工作人員提出的基本要求。事無巨細，只有在檔案安全保管、開放鑒定、網絡建設和數字化掃描等各個環節，強化意識，建章立制，規范管理，才能構筑起檔案安全的堅強壁壘，才能確保檔案實體和檔案信息數據的安全保管，實現檔案事業安全、協調、可持續發展。

3.數字檔案管理手段

在傳統檔案管理模式下，企業主要以人工管理模式為主，這種管理模式無疑增加了檔案管理人員的工作壓力和工作量，很容易因為人為因素導致檔案信息在管理中出現丟失、泄露問題，不利于檔案信息的有效保護。但是，在數字媒體技術的應用背景下，通過采用數字檔案管理模式，可以提高檔案信息化管理水平，同時，還簡化了檔案信息的管理流程，提高了檔案管理人員的工作效率和效果。此外，數字檔案具有很高的存儲能力，能夠對海量檔案信息進行準確無誤地存儲，提高了檔案信息的安全性、真實性和完整性。另外，數字檔案還能充分利用互聯網應用優勢，提高檔案信息的共享度和利用率，為提高檔案管理工作的規范性、科學性和有效性產生了積極的影響。

四、數字媒體技術下檔案信息化建設策略

1.優化和創新數字檔案管理方式

為了進一步提高檔案信息化建設水平，在數字媒體技術的應用背景下，企業要重視對數字檔案管理方式改革和創新。在這個過程中，首先，要重視對電子化檔案管理模式和數字化檔案管理模式的應用，通過簡化檔案管理流程，確保檔案信息檢索和查詢的高效性。此外，在數字媒體技術的應用背景下，企業還要充分利用數字化檔案管理模式，提高檔案信息的共享度和利用率，以促進檔案管理向智能化、數字化、科學化方向不斷發展。

2.完善數字檔案管理制度

為了充分發揮和利用數字媒體技術的應用優勢，企業還要重視對數字檔案管理制度的制定和完善，確保檔案管理工作有據可依，有章可循，從而最大限度地提高檔案管理的效率和效果。在這個過程中，首先，企業要根據檔案管理的實際需求，對數字檔案管理制度進行不斷修改、優化和完善，確保檔案管理工作的規范性和標準性，此外，還要加強對電子檔案管理規范的制定和完善，確保檔案信息從收集、分類、整理和歸檔等各個環節操作的統一性和規范性，避免因檔案信息管理不規范而導致重要信息的丟失、泄露，進而為企業或個人帶來不必要的經濟損失。

3.數字檔案管理要實現相關知識的交叉、多元化應用

在數字媒體技術的應用背景下，為了最大限度地提高數字檔案管理效率和效果，企業要加強對相關知識的交叉應用和多元化應用，使得檔案管理知識與經濟知識、政治知識和文化知識進行充分結合，這樣一來，不僅有利于豐富檔案管理知識，還有利于改革和創新數字檔案管理模式，從而提高數字檔案管理的專業性和科學性。

4.提升檔案管理人員的整體素質

檔案管理人員作為數字檔案管理工作的主要執行者，在檔案信息化建設中占據著舉足輕重的地位，他們的專業能力和綜合素養直接影響了數字檔案管理工作的開展效果。因此，對于企業而言，加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的專業能力和職業素養顯得尤為重要。在這個過程中，首先，企業要聘請國內知名專家對檔案管理人員進行專門培訓，讓他們學習和掌握更多的新知識和新技術，確保他們能夠跟上數字化時代的發展步伐，同時，還要引導他們對新型數字檔案管理技術進行探究和鉆研，提高他們快速學習新知識的能力。其次，還要重視對人才引進制度的制定和完善，通過引進高水平、高素質和高能力的檔案管理專業人才，確保數字檔案管理工作正常、穩定、安全地開展。

結束語

綜上所述，數字媒體技術在檔案信息化建設中的應用猶如一把雙刃劍，只有科學、合理、規范的應用，才能發揮其最大的功效，才能更好更快更安全的推進數字化檔案管理工作的建設與發展。

（作者單位：貴州師范大學）