事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)路徑探索

美君

摘要：立足新時期，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理模式，是事業(yè)單位檔案部門面臨的重要任務。通過現(xiàn)代化管理，可以提升檔案管理效能，增強檔案的利用效率。對此，事業(yè)單位要明確現(xiàn)代化檔案管理的開展要求，積極引進信息技術，大力革新管理模式，促進檔案部門向著現(xiàn)代化發(fā)展，使其規(guī)范、有序落實各項工作。下文基于現(xiàn)代化檔案管理的開展要求，提出了以“完善制度”“創(chuàng)新方法”“加強管理”為主的創(chuàng)新路徑。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化管理;創(chuàng)新路徑

事業(yè)單位檔案部門在建設現(xiàn)代化管理模式時，應明確改革重點，借助信息技術，構(gòu)建新型管理模式。同時，檔案部門要立足管理現(xiàn)狀，在多方面調(diào)整管理細節(jié)。其中，檔案部門要遵循現(xiàn)代化建設要求，完善檔案管理制度，引進新的檔案管理方法。同時，檔案部門要加強庫房管理與日常維護，通過提升庫房管理質(zhì)量、強化人才培養(yǎng)，保障檔案管理部門健康可持續(xù)發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的開展要求

（一）應用信息技術

現(xiàn)代化檔案管理離不開大數(shù)據(jù)技術與信息技術的應用，還要借助通訊等技術，構(gòu)建完善的管理體系。借助互聯(lián)網(wǎng)技術，構(gòu)建線上管理，可以整改傳統(tǒng)的檔案管理模式，避免紙張浪費問題，提升檔案管理效率。同時，現(xiàn)代化管理突破了紙質(zhì)管理弊端，如收集、檢索易出錯等問題，可以更加靈活、安全的存儲檔案信息。此外，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫可以存儲大量數(shù)據(jù)，還能實時拓展存儲內(nèi)容，可有效節(jié)省檔案管理成本[1]。

（二）創(chuàng)新管理模式

在現(xiàn)代化管理模式下，檔案數(shù)據(jù)的利用率直接影響事業(yè)單位的發(fā)展情況，因此完善現(xiàn)代化管理模式、有序落實管理制度極為重要。其中，現(xiàn)代化管理顛覆了以往的管理模式，可以數(shù)字化處理數(shù)據(jù)信息，還能實時傳輸，為事業(yè)單位運營、決策提供參考依據(jù)。其中，在創(chuàng)新現(xiàn)代化管理時，檔案部門要注意管理技術的應用，持續(xù)改革、創(chuàng)新管理方式，通過完善信息系統(tǒng)，發(fā)揮各功能的應用價值，促進檔案管理工作有序落實。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的開展措施

（一）完善現(xiàn)代化檔案管理制度

想要穩(wěn)步開展現(xiàn)代化檔案管理，首先要更新管理理念，避免傳統(tǒng)的管理思維，構(gòu)建系統(tǒng)化、標準化的管理制度，使各項工作有章可依。其中，事業(yè)單位要遵循現(xiàn)代化管理要求，結(jié)合檔案部門的工作現(xiàn)狀，科學規(guī)劃、設計檔案管理制度。針對各個工作階段，檔案部門要明確工作重點，樹立清晰目標，保證檔案管理有序運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)按部就班的工作模式。其二，檔案管理部門要依照法律法規(guī)，構(gòu)建與事業(yè)單位相匹配的管理體系，應明確現(xiàn)代化建設重點，立足多個方面，明確檔案部門的崗位職責、培訓制度，同時結(jié)合員工的實際情況設置激勵制度。通過此種方式，可以加強檔案管理人員的崗位責任感，督促其遵循管理制度開展各項工作。

（二）應用現(xiàn)代化檔案管理方法

現(xiàn)代化管理離不開信息技術與新型設備。對此，事業(yè)單位要運用足夠資金，及時引進成本合理、功能齊全的管理設備，完善檔案管理部門的軟硬件設施。同時，檔案部門要建設信息化管理系統(tǒng)，在日常做好系統(tǒng)運行的維護與管理，結(jié)合實際等級分配管理權限，加強對機密型檔案的管理，只有專門的人員才能瀏覽與查看，避免檔案泄露[2]。其中，針對信息系統(tǒng)，使用光纖技術可以隨時升級，不再需要管理人員手動維護，既能提高工作效率，還能減輕管理人員的工作負擔。最后，管理人員要做好檔案的鑒定工作，應結(jié)合檔案的實際內(nèi)容開展數(shù)字化建設，在工作中細致核對、檢查檔案，避免信息失真、信息混亂等問題，加強管理質(zhì)量。

（三）加強檔案庫房的維護管理

現(xiàn)代化檔案管理要注重庫房的維護，特別針對保留紙質(zhì)檔案的管理部門，應引進智能化手段，隨時隨地的監(jiān)控、維護檔案庫房，保證檔案的安全性。其中，應合理調(diào)控庫房的溫濕度，詳細核對出入人員，不可隨意調(diào)取、攜帶檔案進出。同時，應注意消防安全，避免檔案被竊取等事故。在調(diào)控庫房溫度時，最高溫度不可超過24℃，濕度應保持在50%左右，通過此種方式可以避免檔案霉變。此外，檔案管理人員要定期檢查，嚴格杜絕在庫房吸煙、隨意活動等行為，避免遺留安全隱患。最后，檔案部門要加強人才培養(yǎng)，定期開展培訓，提升管理人員的專業(yè)能力，使其有序歸檔、保管數(shù)據(jù)信息，全面加強檔案的利用效率。期間，培訓工作開展落實道德教育，提高管理人員的職業(yè)信心、崗位責任感，使其保持良好心態(tài)，認真、積極地投入到檔案管理工作中，促進檔案管理部門的現(xiàn)代化發(fā)展[3]。

三、結(jié)束語

總結(jié)上文所述，基層單位創(chuàng)新檔案管理模式，引進現(xiàn)代化管理方法，是為了更好地發(fā)揮檔案部門的管理效能，使其更好地服務于事業(yè)單位。在構(gòu)建現(xiàn)代化模式時，檔案管理部門要積極應用現(xiàn)代化管理技術，重視制度完善與庫房維護，通過大力培養(yǎng)專業(yè)人才，保障檔案管理工作穩(wěn)定運行。

參考文獻：

[1]劉福江.大數(shù)據(jù)下的事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新[J].中國市場，2021（32）：191-192.

[2]楊冬美.事業(yè)單位檔案管理信息化建設優(yōu)化策略探究[J].城建檔案，2021（10）：33-34.

[3]趙越.數(shù)據(jù)化在事業(yè)單位人事檔案管理中的實踐[J].辦公室業(yè)務，2021（20）：67-68.