應用二維管理工具構建大型綜合醫院醫用耗材的閉環管理模式

鄒燁 戴佩芳 吳軼 陳喆 沈赟 曹蕾 金谷 李曉宇 呂遷洲 葉巖榮

摘 要 目的：探討將課題達成型品管圈和5S管理聯合應用于構建多科室協作的大型綜合醫院醫用耗材的閉環管理模式。方法：運用課題達成型品管圈10大步驟，擬定并追究最佳方策，結合5S管理工具的特點，對改善前、中、后醫用耗材管理目標值和效益對比值進行分析并評估效果。結果：活動實施后，醫用耗材盤點流程熟悉率從52.10%提高到97.73%，達標率為120.40%；醫用耗材實庫存正確率從72.3%提高到100%，達標率為122.03%；醫用耗材三級庫存管理制度完善率從0提高到100%，達標率100%；醫用耗材智能設備管理覆蓋率從15.60%提升至100%，達標率為113.44%；醫用耗材實庫存管理滿意度從67.40%上升至96.87%，達標率為130.04%。此外還收獲其他附加效益和無形成果。結論：課題達成型品管圈和5S管理二維管理工具的聯合應用于創建大型綜合醫院醫用耗材的閉環管理模式，能夠打破醫用耗材管理現狀，達到1+1大于2的倍增效應，推動醫用耗材管理的現代化、科學化、精細化。

關鍵詞 二維管理工具 課題達成型品管圈 5S管理 聯合應用 醫用耗材的閉環管理模式

中圖分類號：R197.323； R194 文獻標志碼：C 文章編號：1006-1533（2021）01-0058-07

Application of two-dimensional management tools for constructing a closed-loop management mode of medical consumables in large general hospitals

ZOU Ye， DAI Peifang， WU Yi， CHEN Zhe， SHEN Yun， CAO Lei， JIN Gu， LI Xiaoyu， LYU Qianzhou， YE Yanrong*

（Department of Pharmacy， Zhongshan Hospital， Fudan University， Shanghai 200032， China）

ABSTRACT Objective： To explore the achievement of constructing a closed-loop management mode of medical consumables with cooperation of several departments in large general hospitals using task-achieving quality control circles and 5S management method. Methods： The best strategy was formulated and pursued using the 10 major steps of the taskachieving quality control circle. The target and benefit ratio of medical consumables management through the activity was analyzed and the effect was assessed by combining with the features of 5S management tools. Results： After the activity is implemented， the familiar rate of inventory procedures of medical consumables was increased from 52.10% to 97.73% with a qualified rate of 120.40%. The accuracy rate of real inventory of the medical consumables was increased from 72.3% to 100% with a qualified rate of 122.03%. The improvement rate of the 3rd inventory management system for the medical consumables was increased from 0 to 100% with a qualified rate of 100%. The coverage rate of intelligent equipment management of medical consumables was increased from 15.60% to 100% with a qualified rate of 113.44%. The satisfaction rate of the real inventory of the medical consumables was increased from 67.40% to 96.87% with a qualified rate of 130.40%. Other additional benefits and intangible results were also obtained. Conclusion： The allied application of task-achieving quality control circles and 5S management method can break through the current condition of the management of medical consumables， establish the closedloop management of consumables in large general hospitals， reach the multiplications effect of 1+1 bigger than 2 and promote the modernization， scientification and refinement of the management of consumables.

KEy WORDS two-dimensional management tools； task-achieving quality control circles； 5S management； allied application； closed-loop management mode of medical consumables

隨著醫學技術的飛速發展，醫用耗材成本已成為繼藥品成本、人力成本之外的第三大醫療業務成本之一，因此醫用耗材的管理已成為大型綜合醫院醫療質量管理和經濟管理的核心問題。2017年國家9部委聯合下發《醫用耗材專項整治活動方案》，將加強醫用耗材管理提升到前所未有的高度。為此，我們在參加本輪活動時選擇該管理核心問題為活動主題。

課題達成型品管圈是指圈員運用新的思維方式與品管手法，達成更具有挑戰性的目標，最終實現“新規業務（操作）的應對”、“現狀突破”和“魅力性品質的創造”3個目標之一[1]。雖然該管理工具可突破性解決問題，大幅度提升管理質量，但由于其操作難度大、創新性強以及相關專著、文獻與輔導嚴重缺乏，很少在醫療機構中得到應用[2]。5S管理起源于日本，它是指在生產現場中對人員、機器、材料、方法等生產要素進行有效的管理，主要為整理（seiri）、整頓（seiton）、清掃（seiso）、清潔（seiket-SU）、素養（shitsuke）5個方面的內容[3]。該管理工具可以有效提高工作效率和質量，因此在各行業得到了很快的發展。為突破醫用耗材管理現狀，本輪活動嘗試應用課題達成型品管圈加5S管理的二維管理工具，創新性構建多科室協作的大型綜合醫院醫用耗材的閉環管理模式，以降低醫院運行成本，減輕病患負擔，促進醫療質量提高，破解醫院生存發展困境。由于該圈取得了優異的活動成果，因此在第六屆全國醫院品管圈大賽中榮獲課題達成型專場三等獎，現總結報告如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

通過收集、統計改善前（2017年12月）、改善中（2018年3月）和改善后（2018年5月）共計5項醫用耗材管理目標值及附加效益對比值，分析、評價本輪活動效果。

1.2 品管圈實施方法

1.2.1 成立品管圈

本輪活動聯合院辦、醫務處、人事處、藥劑科、設備科、護理部、網絡中心、客戶服務部、財務處共計51人，以多科室協作的方式共同開展。本輪活動確定了圈名為“白鷺圈”并制作圈徽。為保障活動順利開展，在活動開展前對所有圈員進行相關管理工具的應用培訓。

1.2.2 主題選定及活動計劃擬定

運用頭腦風暴提出欲改善的備選主題，以評價法進行主題選定。51位圈員對選定的領導重視程度、重要性、迫切性和圈能力4個評價維度進行等級評分，最高分為5分（領導重視程度極相關、極重要、極迫切、圈能力76%～100%），一般為3分（領導重視程度相關、重要、迫切、圈能力51%～75%），最低為1分（領導重視程度次相關、次重要、次迫切、圈能力0～50%）；同時對4個評價維度的權重進行打分，以平均分賦予權重（分別為27.7%、26.5%、20.4%、25.4%）。通過評分最終選定本輪活動主題是“多科室協作的大型綜合醫院醫用耗材閉環管理模式構建”（表1）。主題選定后利用品管圈活動類型（QCSTORY）判定表，判定本期主題類型為課題達成型品管圈。為保障活動能按期、按質完成，根據“5W1H”原則擬定甘特圖，活動安排為計劃-實施-確認-處置4個部分，時間占比按18.5%-62.9%-11.1%-7.5%分配。

1.2.3 課題明確化

通過頭腦風暴，圈員確立以“人員、方法、制度、設備、信息”為方向進行現況數據挖掘，將收集數據按醫院（表2）、科室（表3）2個層面分別進行統計、分析。

在攻堅點挖掘時，根據查檢數據對照管理標桿確定期望水平，根據現狀水平和期望水平得到望差值。圈員根據消除望差的可能性、迫切性、圈能力、預期效果4個方面進行打分，總分大于816分（51×4×5×0.8）判定為攻堅點，共選定12項攻擊點。將攻堅點合并成5項：①提高盤點人員盤點流程熟悉率；②提高醫用耗材實庫存正確率；③提高醫用耗材三級庫存管理制度完善率；④提高醫用耗材智能設備管理覆蓋率；⑤建立醫用耗材信息庫，提高醫用耗材實施實庫存管理滿意度。

1.2.4 目標設定

根據查閱的文獻設定各目標值，各目標截至日期為2018年5月14日。①盤點人員盤點流程熟悉率從52.1%提高至90.0%；②醫用耗材實庫存正確率從72.3%提高至95.0%；③醫用耗材三級庫存管理制度完善率從0%提高至100%；④提高醫用耗材智能設備管理覆蓋率從15.6%提高至90.0%；⑤醫用耗材實庫存管理滿意度從67.4%提高至90.0%。

1.2.5 方策擬定

針對合并后的5項攻堅點，圈員們通過頭腦風暴對方策進行展開，盡可能多地列舉方策案，再用系統法歸納，共獲得26項方策。圈員們從期望效果的可行性、迫切性、經濟性、可能性四方面評價打分，按80/20原則選取總分大于816分（51×4×5×0.8）的方策為執行方策。共獲得10項：①三級使用部門醫用耗材同質化管理；②增加使用移動設備；③建立PDA醫用耗材效期管理系統；④建立PDA醫用耗材庫存管理系統；⑤設計醫用耗材實庫存清點流程；⑥制定醫用耗材實庫存管理監督制度；⑦使用自動化物流配送系統；⑧引入手術室自動化無菌轉運系統；⑨建立醫用耗材庫房編碼系統；⑩利用HIS系統對醫用耗材管理工作進行全覆蓋。

1.2.6 最佳方策追究

全體圈員對選定的方策進行障礙判定、副作用判定，超過半數以上的圈員認為方策關于人力、設備投入、軟硬件技術支持等存在的障礙和副作用都有消除措施，所以判定所有方案均可實施。將采納的方案整合成3組方策群組：①方策群組Ⅰ，搭建醫用耗材實庫存管理模式；②方策群組Ⅱ，構建全方位醫用耗材信息化管理系統；③方策群組Ⅲ，建立自動化醫用耗材物流系統。對3組方策群組進行綜合性得失判定，經判斷所有方策群組均得大于失，均為有效方策組。為了達成目標、預判未來，圈員們制作PDPC表模擬方策組執行時可能碰到的問題和障礙，預判可能發生在醫用耗材實庫存管理、人力成本支出、自動化系統構建、無菌轉運等方面的障礙，設計應對措施，規避不佳實施路徑，將可行路徑制定成最佳實施方案。通過制定方策實施表，規劃、落實各方策群組中方策的實施日期、負責人和實施地點。通過箭頭圖的繪制（圖1），安排各項方策的實施順序及耗時。

1.2.7 方策實施

1）方策群組Ⅰ 搭建醫用耗材實庫存管理模式。由于5S管理主要用于工作環境的優化、工作效率的提高、服務形象的提升[4]，所以在方策群組Ⅰ實施中引入5S管理，具體實施步驟詳見表4。

2）方策群組Ⅱ 構建全方位醫用耗材信息化管理系統。針對國內醫用耗材管理形式普遍原始、老舊，管理效果不佳的現狀，圈員們構建了全方位醫用耗材信息化管理系統。①設計HIS耗材使用管理系統，所有使用部門布置網絡終端，實現醫用耗材信息化管理全覆蓋；②增加新型設備PDA，啟動醫用耗材移動管理工作平臺開發，提高醫用耗材管理效率和質量；③建立醫院醫用耗材效期管理PDA系統，提高工作效率，保證醫用耗材質量；④建立醫院醫用耗材庫存管理PDA系統，以提升管理成效。

3）方策群組Ⅲ 建立自動化醫用耗材物流系統。針對國內醫用耗材使用物流程序繁瑣，成本、消耗高，使用效率不足的情況，圈員們建立了自動化醫用耗材物流系統，以進一步改善物流效率和運送速度。①建立醫用耗材智能庫，制定智能庫房管理標準。②運用現代化設備構建智能物流系統，該系統會根據配送耗材的數量和體積，選擇適合的配送工具。對于少量、體積小的耗材，使用氣動系統配送；對于大量、體積大的耗材使用機器人配送車。③由于手術室醫用耗材必須無菌，而原有配送流程步驟繁瑣且成本高，針對這一難點，手術室引入智能化無菌轉運系統——水平回轉系統，形成了高質量、高標準、高效率的全自動手術醫用耗材物流配送。

2 實施效果

2.1 有形成果

通過本輪活動，合成化應用二維管理工具——課題達成型品管圈和5S管理，創新性攻克醫用耗材管理難點。通過對改善前（2017年12月）、改善中（2018年3月）、改善后（2018年5月）醫用耗材管理目標值數據進行收集、對比（表5），驗證了該醫用耗材閉環管理模式的新穎性、先進性、價值性。根據公式[達標率（%）=（改善后值-改善前值）/（目標值-改善前值）×100%]計算達標率，結果提示活動設定的目標值均已達標。本輪活動除達成預期效果外，還收獲了許多附加效益，如全院醫用耗材管理的人力耗時下降53.35%，醫用耗材收費正確率上升19.02%，醫用耗材信息條目與實物信息相符率上升7.42%，水平回轉數據與人工盤點數據差異下降至1項。為保證該醫用耗材管理模式貫徹落實、持續改進，本輪活動共制定了10項標準化作業書。

2.2 無形成果

全體圈員就品管圈手法、和諧程度、積極性、解決問題的能力、溝通配合、愉悅感、凝聚力和責任感8個維度評價無形成果，并繪制雷達圖（圖2），從中可以發現，通過本輪活動，圈員們的各項能力得到全面提升，特別是和諧程度得到明顯提升。

3 討論

隨著醫療技術的發展，醫用耗材在醫療服務中的重要程度逐步提高。如何加強醫用耗材管理的科學性，在整個醫院運營管理中顯得尤為重要[5]。目前大型綜合醫院醫用耗材管理存在的共性問題：品種過度過濫；醫用耗材監管缺失，管理手段落后；耗材使用缺乏專業培訓；耗材庫存管理不科學[6]。本輪活動嘗試將課題達成型品管圈和5S管理相結合，作為二維管理工具合成化攻克耗材管理的共性問題。圈員們憑借課題達成型品管圈的創新型活動技法，突破了5S管理在大型綜合醫院耗材管理中的局限性。通過PDCA循環，構建了全新的醫院耗材管理模式，使耗材的管理手段實現了質的飛躍，讓耗材使用的專業培訓常態化、制度化，推動了耗材管理的科學化。在具體方策組實施過程中引入5S管理對庫存管理的優勢，避免了醫用耗材品種過度過濫，實現了醫用耗材庫存量最小化、最合理化，使醫用耗材監管問題被逐項突破，監管措施穩步推進。上述兩種管理工具的優勢互補、互相融合，達到1+1大于2的倍增效應，提升了耗材綜合管理效能，突破了醫用耗材管理現狀。

參考文獻

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[2] 劉庭芳， 吳成禹. 課題研究型品管圈理論與操作特點[J].中國醫院， 2017， 21（9）： 45-49.

[3] 溫海軍， 何冬梅， 陳炳耀， 等. 論企業5S管理的重要性及應用方法[J]. 輕工科技， 2018， 34（3）： 118-119.

[4] 葉飛， 高原. 5S管理在醫院現代化管理中的應用與效果探究[J]. 臨床研究， 2018， 26（9）： 3-4.

[5] 李琳. 內部控制在公立醫院醫用耗材管理中的應用[J]. 中國醫藥導報， 2018， 15（18）： 167-170.

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