高校儀器設(shè)備全生命周期管理機(jī)制探析與信息化建設(shè)

張 欣， 岳鑫隆， 方東紅

（吉林大學(xué)實驗室與設(shè)備管理處，長春130012）

0 引 言

儀器設(shè)備是高校辦學(xué)的重要基礎(chǔ)與保障條件。作為實驗室主要構(gòu)成要素——技術(shù)裝備，其配置、使用及處置等管理，直接影響著高校實驗室作用的發(fā)揮及對教學(xué)科研活動保障的效果。作為高校固定資產(chǎn)的重要組成部分，從價值角度講占據(jù)“半壁江山”、且以動態(tài)管理為主，在高校各項工作中發(fā)揮著重要作用。隨著“雙一流”建設(shè)、新政府會計制度改革、審計政策調(diào)整以及落實“放管服”精神，對儀器設(shè)備管理工作提出了新的更高要求。為此，需要進(jìn)一步優(yōu)化高校儀器設(shè)備管理模式、完善運行機(jī)制，提高儀器設(shè)備管理水平和管理成效［1］。

如何實現(xiàn)目標(biāo)？“全生命周期”概念的引入、“全生命周期管理”理念的提出，以及信息化建設(shè)能力與水平的不斷提高，使其成為可能，并讓人們寄予更高的期望［2-3］。高校儀器設(shè)備全生命周期管理機(jī)制的提出與發(fā)展，適應(yīng)了形勢發(fā)展的需要，也初步顯現(xiàn)了其良好的作用與發(fā)展前景，值得深入研究與不斷完善。

1 全生命周期管理理念與背景

資產(chǎn)全生命周期管理來源于企業(yè)，較一般資產(chǎn)管理更為全面、系統(tǒng)，是創(chuàng)新性的企業(yè)現(xiàn)代化管理模式，是在企業(yè)全周期成本管理中發(fā)展產(chǎn)生的，本質(zhì)上是系統(tǒng)工程理論在資產(chǎn)管理上的應(yīng)用［4-5］。它研究對象是企業(yè)的整體資產(chǎn)，以企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況為基礎(chǔ)，探究市場發(fā)展走向。從而對資產(chǎn)運用進(jìn)行整體規(guī)劃設(shè)計，使資產(chǎn)使用周期最長、成本最低，但是卻能滿足整個企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。資產(chǎn)全生命周期管理體系的建立是從長遠(yuǎn)利益出發(fā)，是一種動態(tài)的現(xiàn)代化企業(yè)管理，目的是實現(xiàn)資產(chǎn)的最優(yōu)化利用，獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益［6-7］。

在高校等事業(yè)單位資產(chǎn)管理中引入全生命周期管理理念，也是基于《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》的相關(guān)規(guī)定和資產(chǎn)管理的實踐，以及信息技術(shù)的發(fā)展在資產(chǎn)管理中應(yīng)用。國有資產(chǎn)管理過程中應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)資產(chǎn)和預(yù)算管理緊密統(tǒng)一，并遵循資產(chǎn)、財務(wù)、實物與價值管理相結(jié)合的原則，充分體現(xiàn)全生命周期管理的理念及相關(guān)要求。

2 高校儀器設(shè)備全生命周期管理研究現(xiàn)狀

2010 年前后，在高校儀器設(shè)備管理研究中開始提出“全生命周期”概念和全生命周期管理理念，在實際工作中進(jìn)行相關(guān)實踐與探索［8］。高校儀器設(shè)備全生命周期管理，是指對管理對象生命周期的全過程實行一體化動態(tài)管理，一般將高校儀器設(shè)備的全生命周期概括為計劃（論證）、采購（招標(biāo)或競價、安裝調(diào)試）、使用（包括維護(hù)維修）和報廢（處置）等4 個階段［9-10］。強(qiáng)調(diào)儀器設(shè)備全生命周期管理的核心是“一體化”，即在同一個管理信息系統(tǒng)中完成對儀器設(shè)備生命周期整個過程的動態(tài)管理［11］。

面對新形勢下的管理要求和發(fā)展變化，高校儀器設(shè)備的管理模式還不夠深入和具體，其相關(guān)理念思路、方式方法及實施效果需要取得新突破；管理機(jī)制不能充分適應(yīng)新形勢下的發(fā)展需求，各環(huán)節(jié)銜接過程的管理也存在一定缺失；管理手段還不夠豐富，儀器設(shè)備與預(yù)算、采購和財務(wù)等管理的結(jié)合還不夠緊密，管理的成效未能得到充分體現(xiàn)［12］。

3 儀器設(shè)備全生命周期管理及重要環(huán)節(jié)

完善的資產(chǎn)管理，就是“看好、用好”，即：明晰產(chǎn)權(quán)，加強(qiáng)管理，保障資產(chǎn)的安全與完整；促進(jìn)校內(nèi)各單位用好各類資產(chǎn)，提高資產(chǎn)利用效率和使用效益。如何做到進(jìn)行全周期管理，并把握好重要環(huán)節(jié)，儀器設(shè)備尤其如此［13］。

3.1 儀器設(shè)備生命全周期管理基本理念

儀器設(shè)備全生命周期管理就是針對儀器設(shè)備進(jìn)行全面、系統(tǒng)管理，也可以稱之為全過程、全方位、全要素管理。在全生命周期管理的過程中，需要重點關(guān)注“孕”的管理，做到“按需配置”；“生”的管理，做到“心中有數(shù)”；“用”的管理，提高“效率效益”；“死”的管理，實現(xiàn)“充分利用”。

3.2 儀器設(shè)備“孕”的管理

“孕”的管理包含“需求分析”“購置論證”和“預(yù)算編制”等環(huán)節(jié)，以期實現(xiàn)資產(chǎn)的合理配置。需求分析是在對需求進(jìn)行梳理的基礎(chǔ)上，進(jìn)行充分的市場調(diào)研和對比分析，為預(yù)算編制提供支撐。購置論證是將擬購儀器設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、現(xiàn)實保障、場所情況、操作人員、特殊要求和需求供給等進(jìn)行充分的分析論證，為預(yù)算編制、科學(xué)采購提供依據(jù)。

3.3 儀器設(shè)備“生”的管理

“生”的管理包括“招標(biāo)采購”“送貨安裝”和“驗收登記”等環(huán)節(jié)。招標(biāo)采購由申請邀約、投標(biāo)審核、評議開標(biāo)和公示簽約等環(huán)節(jié)組成。送貨安裝環(huán)節(jié)要在條件準(zhǔn)備完備的基礎(chǔ)上進(jìn)行點驗接收、安裝調(diào)試和開機(jī)測試。驗收登記環(huán)節(jié)分為實物驗收和技術(shù)驗收，履行相關(guān)驗收審核手續(xù)后進(jìn)行登記入賬。

3.4 儀器設(shè)備“用”的管理

“用”的管理包括“使用操作”“維護(hù)維修”“開放共享”“效益評價”和“調(diào)劑調(diào)撥”等環(huán)節(jié)。使用操作關(guān)注操作規(guī)程和操作培訓(xùn)，并按要求做好相應(yīng)的使用記錄。維護(hù)維修是保障儀器設(shè)備正常使用的必備環(huán)節(jié)，包含對儀器設(shè)備的定期維護(hù)檢定和維修。開放共享是儀器設(shè)備“用”的管理中的重要環(huán)節(jié)，為促進(jìn)大型儀器設(shè)備開放共享，提高資源使用效益，以“專管共用、資源共享”為工作指導(dǎo)原則，以“服務(wù)學(xué)校、服務(wù)師生、服務(wù)社會”為建設(shè)目標(biāo)，以“共享、共建、共贏”為建設(shè)理念。通過實踐、總結(jié)與借鑒，逐步完善運行機(jī)制，建立規(guī)范、有效的大型儀器設(shè)備開放共享體系［14］。效益評價是對儀器設(shè)備，特別是大型儀器設(shè)備的機(jī)時、任務(wù)和服務(wù)效果進(jìn)行綜合考核的評價方式。通過統(tǒng)計報送、信息調(diào)用和監(jiān)控獲取，對其在教學(xué)、科研和社會服務(wù)等方面使用效益進(jìn)行綜合考核。調(diào)撥調(diào)劑可分為院內(nèi)調(diào)劑、校內(nèi)調(diào)撥、校際調(diào)撥，是將單位閑置不用、超標(biāo)準(zhǔn)配置等儀器設(shè)備，通過劃撥等形式調(diào)撥給其他單位使用，提高儀器設(shè)備的使用效率。

3.5 儀器設(shè)備“死”的管理

“死”的管理包括“鑒定審批”“撤賬報備”“報廢處理”和“報廢再利用”等環(huán)節(jié)。鑒定審批是對擬報廢的儀器設(shè)備進(jìn)行處置的第一步，包括提交申請、技術(shù)鑒定、公示公告和審核審批。撤賬報備在鑒定審批完成后進(jìn)行，包括資產(chǎn)撤賬、財務(wù)撤賬，上會審議和報送備案。報廢處理是對履行完撤賬手續(xù)的儀器設(shè)備進(jìn)行處置的環(huán)節(jié)，包括殘值評估、競價處理和交接拆運。報廢再利用是已進(jìn)行報廢處置的儀器設(shè)備尚有功能或部分功能利用價值的進(jìn)行再利用，包括維修配件、拆裝教學(xué)、歷程展教和社會實踐等。

4 儀器設(shè)備管理信息化與成效

由于儀器設(shè)備及其管理不是簡單孤立的，構(gòu)建高校儀器設(shè)備全生命周期管理機(jī)制，實現(xiàn)全生命周期管理，需要關(guān)注并兼顧諸多關(guān)聯(lián)因素與影響。信息化建設(shè)就是其主要關(guān)聯(lián)方式之一，信息化運用的同步推進(jìn)，是高校儀器設(shè)備全生命周期管理機(jī)制有效運行的前提；信息化的充分應(yīng)用，是高校儀器設(shè)備全生命周期管理機(jī)制高效運行的基礎(chǔ)［15］。

4.1 預(yù)算管理的信息化

預(yù)算管理的信息化通過對需求分析、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行和預(yù)算分析各環(huán)節(jié)流程化設(shè)計，實現(xiàn)資產(chǎn)的按需配置的需求。預(yù)算管理的流程主要包括預(yù)算目標(biāo)制定、預(yù)算編制、預(yù)算審批、預(yù)算下達(dá)、預(yù)算控制、預(yù)算調(diào)整、績效考核和報表分析等模塊。系統(tǒng)通過模板制定、科目映射、流程制定等手段來進(jìn)行預(yù)算編制、控制、分析等功能，可以有效更實時監(jiān)測預(yù)算進(jìn)展（見圖1）。

圖1 儀器設(shè)備預(yù)算管理功能圖

4.2 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理的信息化

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)升級改造后，新增了一系列的儀器設(shè)備管理功能：

（1）實現(xiàn)儀器設(shè)備管理在線化。在原系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，增加了擬購貴儀查重、貴儀購置論證、信息更正、退庫處理、維護(hù)維修、調(diào)劑平臺、處置公示、報備報批、報廢再利用等功能模塊。

（2）對模塊流程化改造。在梳理各項工作流程的基礎(chǔ)上，對功能模塊進(jìn)行流程化改造，將實際流程中不同崗位的履職操作，在網(wǎng)上逐一進(jìn)行；通過“待辦事宜”模塊，明確不同人員在各操作階段的職責(zé)。

（3）增設(shè)“狀態(tài)查詢”功能。實現(xiàn)各項線上工作進(jìn)展情況的全過程展現(xiàn)，讓申報人、經(jīng)辦人可以查看工作進(jìn)展情況，了解各節(jié)點工作人員處理效率和處理結(jié)果（見圖2）。

圖2 系統(tǒng)模塊功能圖

（4）注重信息（數(shù)據(jù)）的挖掘。強(qiáng)化了統(tǒng)計分析功能，努力活化信息（數(shù)據(jù)）、用活信息（數(shù)據(jù)）。

（5）引入質(zhì)量管理理念。增強(qiáng)日志管理功能，實現(xiàn)各項線上工作和具體操作全程可追溯、可查證。

（6）增加信息錄入手段。充分利用智能手機(jī)、條碼機(jī)等移動終端，改進(jìn)了信息錄入和核查盤點工作（見圖3）。

圖3 系統(tǒng)特點與管理體系

4.3 開放共享管理信息化

學(xué)校儀器設(shè)備共享平臺是基于校園信息化管理，集信息化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化于一體的貴重儀器設(shè)備開放共享管理系統(tǒng)。可實時在線了解儀器設(shè)備開放共享政策規(guī)定、查詢平臺儀器設(shè)備信息、開展安全與業(yè)務(wù)培訓(xùn)、進(jìn)行測試預(yù)約和計費結(jié)算，具有預(yù)約、授權(quán)、計費、統(tǒng)計分析等功能，實現(xiàn)了儀器設(shè)備信息發(fā)布、計費制定、用前預(yù)約、刷卡授權(quán)、實時扣費、財務(wù)結(jié)算、績效統(tǒng)計等多元化、自動化管理。并可完成服務(wù)評價與質(zhì)量管理、追溯查證與過程管理等工作。

4.4 管理及效益評價信息化

為進(jìn)一步提升大型儀器使用效益，準(zhǔn)確掌握大型儀器設(shè)備真實使用情況，提出大型儀器設(shè)備監(jiān)控平臺智能化建設(shè)規(guī)劃：以儀器設(shè)備共享平臺的預(yù)約、使用信息為依托，以儀器設(shè)備狀態(tài)監(jiān)測信息為輔助，以大數(shù)據(jù)分析為手段準(zhǔn)確分析大型儀器設(shè)備的真實使用情況。

利用三維虛擬技術(shù)、計算機(jī)應(yīng)用軟件技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)，搭建吉林大學(xué)實驗室環(huán)境和大型儀器設(shè)備的三維虛擬環(huán)境。在虛擬環(huán)境中，對實驗室和大型儀器設(shè)備的運行狀況進(jìn)行實時呈現(xiàn)和統(tǒng)籌管理。通過實時監(jiān)測儀器設(shè)備的電壓、電流、溫度、濕度、PM 值、碳排放量和功率因數(shù)（電量）等信息。結(jié)合儀器設(shè)備管理系統(tǒng)、實驗室綜合管理系統(tǒng)和共享平臺數(shù)據(jù)，統(tǒng)計分析實驗設(shè)備的利用率，進(jìn)而準(zhǔn)確分析大型儀器設(shè)備的使用效益。利用校內(nèi)已有的監(jiān)控系統(tǒng)，在三維虛擬環(huán)境中，同步進(jìn)行實時監(jiān)控，實現(xiàn)對實驗室和大型儀器設(shè)備的可視化管理。

5 結(jié) 語

學(xué)校通過積極開展儀器設(shè)備全生命周期管理研究探索，梳理儀器設(shè)備預(yù)算、采購、資產(chǎn)和財務(wù)等管理關(guān)系，摸清了高校儀器設(shè)備全生命周期管理規(guī)律，構(gòu)建了符合新形勢下固定資產(chǎn)管理要求的儀器設(shè)備全生命周期管理機(jī)制。同時，以政府會計制度改革和實施為契機(jī)，完善和優(yōu)化儀器設(shè)備全周期管理信息化建設(shè)，提高了學(xué)校儀器設(shè)備管理水平。