高校儀器設備全生命周期管理機制探析與信息化建設

張 欣， 岳鑫隆， 方東紅

（吉林大學實驗室與設備管理處，長春130012）

0 引 言

儀器設備是高校辦學的重要基礎與保障條件。作為實驗室主要構成要素——技術裝備，其配置、使用及處置等管理，直接影響著高校實驗室作用的發揮及對教學科研活動保障的效果。作為高校固定資產的重要組成部分，從價值角度講占據“半壁江山”、且以動態管理為主，在高校各項工作中發揮著重要作用。隨著“雙一流”建設、新政府會計制度改革、審計政策調整以及落實“放管服”精神，對儀器設備管理工作提出了新的更高要求。為此，需要進一步優化高校儀器設備管理模式、完善運行機制，提高儀器設備管理水平和管理成效［1］。

如何實現目標？“全生命周期”概念的引入、“全生命周期管理”理念的提出，以及信息化建設能力與水平的不斷提高，使其成為可能，并讓人們寄予更高的期望［2-3］。高校儀器設備全生命周期管理機制的提出與發展，適應了形勢發展的需要，也初步顯現了其良好的作用與發展前景，值得深入研究與不斷完善。

1 全生命周期管理理念與背景

資產全生命周期管理來源于企業，較一般資產管理更為全面、系統，是創新性的企業現代化管理模式，是在企業全周期成本管理中發展產生的，本質上是系統工程理論在資產管理上的應用［4-5］。它研究對象是企業的整體資產，以企業的經濟發展情況為基礎，探究市場發展走向。從而對資產運用進行整體規劃設計，使資產使用周期最長、成本最低，但是卻能滿足整個企業經濟發展需要。資產全生命周期管理體系的建立是從長遠利益出發，是一種動態的現代化企業管理，目的是實現資產的最優化利用，獲得最大的經濟效益［6-7］。

在高校等事業單位資產管理中引入全生命周期管理理念，也是基于《事業單位國有資產管理暫行辦法》的相關規定和資產管理的實踐，以及信息技術的發展在資產管理中應用。國有資產管理過程中應當實現資產和預算管理緊密統一，并遵循資產、財務、實物與價值管理相結合的原則，充分體現全生命周期管理的理念及相關要求。

2 高校儀器設備全生命周期管理研究現狀

2010 年前后，在高校儀器設備管理研究中開始提出“全生命周期”概念和全生命周期管理理念，在實際工作中進行相關實踐與探索［8］。高校儀器設備全生命周期管理，是指對管理對象生命周期的全過程實行一體化動態管理，一般將高校儀器設備的全生命周期概括為計劃（論證）、采購（招標或競價、安裝調試）、使用（包括維護維修）和報廢（處置）等4 個階段［9-10］。強調儀器設備全生命周期管理的核心是“一體化”，即在同一個管理信息系統中完成對儀器設備生命周期整個過程的動態管理［11］。

面對新形勢下的管理要求和發展變化，高校儀器設備的管理模式還不夠深入和具體，其相關理念思路、方式方法及實施效果需要取得新突破；管理機制不能充分適應新形勢下的發展需求，各環節銜接過程的管理也存在一定缺失；管理手段還不夠豐富，儀器設備與預算、采購和財務等管理的結合還不夠緊密，管理的成效未能得到充分體現［12］。

3 儀器設備全生命周期管理及重要環節

完善的資產管理，就是“看好、用好”，即：明晰產權，加強管理，保障資產的安全與完整；促進校內各單位用好各類資產，提高資產利用效率和使用效益。如何做到進行全周期管理，并把握好重要環節，儀器設備尤其如此［13］。

3.1 儀器設備生命全周期管理基本理念

儀器設備全生命周期管理就是針對儀器設備進行全面、系統管理，也可以稱之為全過程、全方位、全要素管理。在全生命周期管理的過程中，需要重點關注“孕”的管理，做到“按需配置”；“生”的管理，做到“心中有數”；“用”的管理，提高“效率效益”；“死”的管理，實現“充分利用”。

3.2 儀器設備“孕”的管理

“孕”的管理包含“需求分析”“購置論證”和“預算編制”等環節，以期實現資產的合理配置。需求分析是在對需求進行梳理的基礎上，進行充分的市場調研和對比分析，為預算編制提供支撐。購置論證是將擬購儀器設備的技術參數、現實保障、場所情況、操作人員、特殊要求和需求供給等進行充分的分析論證，為預算編制、科學采購提供依據。

3.3 儀器設備“生”的管理

“生”的管理包括“招標采購”“送貨安裝”和“驗收登記”等環節。招標采購由申請邀約、投標審核、評議開標和公示簽約等環節組成。送貨安裝環節要在條件準備完備的基礎上進行點驗接收、安裝調試和開機測試。驗收登記環節分為實物驗收和技術驗收，履行相關驗收審核手續后進行登記入賬。

3.4 儀器設備“用”的管理

“用”的管理包括“使用操作”“維護維修”“開放共享”“效益評價”和“調劑調撥”等環節。使用操作關注操作規程和操作培訓，并按要求做好相應的使用記錄。維護維修是保障儀器設備正常使用的必備環節，包含對儀器設備的定期維護檢定和維修。開放共享是儀器設備“用”的管理中的重要環節，為促進大型儀器設備開放共享，提高資源使用效益，以“專管共用、資源共享”為工作指導原則，以“服務學校、服務師生、服務社會”為建設目標，以“共享、共建、共贏”為建設理念。通過實踐、總結與借鑒，逐步完善運行機制，建立規范、有效的大型儀器設備開放共享體系［14］。效益評價是對儀器設備，特別是大型儀器設備的機時、任務和服務效果進行綜合考核的評價方式。通過統計報送、信息調用和監控獲取，對其在教學、科研和社會服務等方面使用效益進行綜合考核。調撥調劑可分為院內調劑、校內調撥、校際調撥，是將單位閑置不用、超標準配置等儀器設備，通過劃撥等形式調撥給其他單位使用，提高儀器設備的使用效率。

3.5 儀器設備“死”的管理

“死”的管理包括“鑒定審批”“撤賬報備”“報廢處理”和“報廢再利用”等環節。鑒定審批是對擬報廢的儀器設備進行處置的第一步，包括提交申請、技術鑒定、公示公告和審核審批。撤賬報備在鑒定審批完成后進行，包括資產撤賬、財務撤賬，上會審議和報送備案。報廢處理是對履行完撤賬手續的儀器設備進行處置的環節，包括殘值評估、競價處理和交接拆運。報廢再利用是已進行報廢處置的儀器設備尚有功能或部分功能利用價值的進行再利用，包括維修配件、拆裝教學、歷程展教和社會實踐等。

4 儀器設備管理信息化與成效

由于儀器設備及其管理不是簡單孤立的，構建高校儀器設備全生命周期管理機制，實現全生命周期管理，需要關注并兼顧諸多關聯因素與影響。信息化建設就是其主要關聯方式之一，信息化運用的同步推進，是高校儀器設備全生命周期管理機制有效運行的前提；信息化的充分應用，是高校儀器設備全生命周期管理機制高效運行的基礎［15］。

4.1 預算管理的信息化

預算管理的信息化通過對需求分析、預算編制、預算執行和預算分析各環節流程化設計，實現資產的按需配置的需求。預算管理的流程主要包括預算目標制定、預算編制、預算審批、預算下達、預算控制、預算調整、績效考核和報表分析等模塊。系統通過模板制定、科目映射、流程制定等手段來進行預算編制、控制、分析等功能，可以有效更實時監測預算進展（見圖1）。

圖1 儀器設備預算管理功能圖

4.2 產權產籍管理的信息化

儀器設備管理系統升級改造后，新增了一系列的儀器設備管理功能：

（1）實現儀器設備管理在線化。在原系統的基礎上，增加了擬購貴儀查重、貴儀購置論證、信息更正、退庫處理、維護維修、調劑平臺、處置公示、報備報批、報廢再利用等功能模塊。

（2）對模塊流程化改造。在梳理各項工作流程的基礎上，對功能模塊進行流程化改造，將實際流程中不同崗位的履職操作，在網上逐一進行；通過“待辦事宜”模塊，明確不同人員在各操作階段的職責。

（3）增設“狀態查詢”功能。實現各項線上工作進展情況的全過程展現，讓申報人、經辦人可以查看工作進展情況，了解各節點工作人員處理效率和處理結果（見圖2）。

圖2 系統模塊功能圖

（4）注重信息（數據）的挖掘。強化了統計分析功能，努力活化信息（數據）、用活信息（數據）。

（5）引入質量管理理念。增強日志管理功能，實現各項線上工作和具體操作全程可追溯、可查證。

（6）增加信息錄入手段。充分利用智能手機、條碼機等移動終端，改進了信息錄入和核查盤點工作（見圖3）。

圖3 系統特點與管理體系

4.3 開放共享管理信息化

學校儀器設備共享平臺是基于校園信息化管理，集信息化、自動化、網絡化于一體的貴重儀器設備開放共享管理系統。可實時在線了解儀器設備開放共享政策規定、查詢平臺儀器設備信息、開展安全與業務培訓、進行測試預約和計費結算，具有預約、授權、計費、統計分析等功能，實現了儀器設備信息發布、計費制定、用前預約、刷卡授權、實時扣費、財務結算、績效統計等多元化、自動化管理。并可完成服務評價與質量管理、追溯查證與過程管理等工作。

4.4 管理及效益評價信息化

為進一步提升大型儀器使用效益，準確掌握大型儀器設備真實使用情況，提出大型儀器設備監控平臺智能化建設規劃：以儀器設備共享平臺的預約、使用信息為依托，以儀器設備狀態監測信息為輔助，以大數據分析為手段準確分析大型儀器設備的真實使用情況。

利用三維虛擬技術、計算機應用軟件技術、數據技術，搭建吉林大學實驗室環境和大型儀器設備的三維虛擬環境。在虛擬環境中，對實驗室和大型儀器設備的運行狀況進行實時呈現和統籌管理。通過實時監測儀器設備的電壓、電流、溫度、濕度、PM 值、碳排放量和功率因數（電量）等信息。結合儀器設備管理系統、實驗室綜合管理系統和共享平臺數據，統計分析實驗設備的利用率，進而準確分析大型儀器設備的使用效益。利用校內已有的監控系統，在三維虛擬環境中，同步進行實時監控，實現對實驗室和大型儀器設備的可視化管理。

5 結 語

學校通過積極開展儀器設備全生命周期管理研究探索，梳理儀器設備預算、采購、資產和財務等管理關系，摸清了高校儀器設備全生命周期管理規律，構建了符合新形勢下固定資產管理要求的儀器設備全生命周期管理機制。同時，以政府會計制度改革和實施為契機，完善和優化儀器設備全周期管理信息化建設，提高了學校儀器設備管理水平。