信息技術在學校檔案管理中有效運用研究

楊杰

【摘要】檔案管理工作是學校綜合管理工作的重要環節，當前互聯網+時代傳統的檔案管理模式已經不能適應當前社會發展趨勢，所以當前時代下學校檔案管理模式的創新已成為一種必然。新形勢下，借助信息技術強化學校檔案管理工作，不僅提升了管理的效率，也推動了檔案現代化管理水平，是信息技術背景下的必然選擇和發展趨勢。文章探討了信息技術在檔案管理工作中廣泛應用的好處，以及相應的應用措施，希望提升學校檔案信息管理的水平，提升檔案的安全性、完整性以及保密性。

【關鍵詞】檔案管理;信息化建設;信息技術

引言：

我國已步入信息時代，學校在進行檔案管理過程中應有效使用信息技術，提升對信息技術的使用程度，促進自身檔案管理的水平和效率[1]。除此以外，還能夠在極大程度上降低學校的人力、財力以及物力，降低學校的發展成本，而且信息技術的使用還可以增強檔案管理的安全性、保密性，促進學校更好地發展。

一、學校檔案管理工作使用信息技術的優勢

（一）促進學校檔案管理工作效率的提升

就現階段學校發展狀況來看，對于檔案管理工作來說，主要是對學校學籍檔案、教學檔案、教務檔案以及文書檔案等進行管理[2]。科學技術的有效應用，能夠在極大程度上提升檔案管理的工作效率，有效提升學校檔案管理水平，為學校日后的發展打下堅實的基礎，提供充足的信息資料。

（二）檔案信息獲取方式更加靈活

在學校檔案管理工作中，有效使用信息技術，能夠不斷提升檔案管理工作的存儲效率以及質量，計算機軟件具有較大的檔案信息存儲空間，而實際的體積卻非常小，并不會占據較大的空間，這樣就能夠降低檔案占據的空間成本。與此同時，將檔案信息錄入到計算機中，既能節省紙張成本，又能方便工作人員進行檢索查閱，促進了學校檔案管理工作智能化、數字化以及自動化的發展，使得檔案信息檢索的方式更加靈活多變。

（三）不斷提升檔案管理的保密性以及安全性

在進行檔案管理中，有效使用信息技術能夠提升檔案管理工作的保密性。只要設置一定的密碼和防火墻，其他人就不能進入檔案管理電腦系統中進行查閱。此外，將檔案的相關內容保存在電腦中，能夠避免檔案出現被蟲子啃食、霉變以及腐爛等問題，從而提升了檔案的安全性以及完整性，這對學校檔案管理工作的進步有著重要的促進意義。

二、學校檔案管理工作使用信息技術的相關路徑

（一）提高重視程度，轉變管理理念

目前，雖然信息技術已經滲透到各個行業中，已經成為各個行業發展的最佳推動力[3]。但是針對學校來說，仍然有很多學校的管理者，在對學校開展管理的時候，依然將重點放到學生的學習中，認為學校的檔案管理工作可有可無，不會影響學校的教育質量。這些落后的觀念，直接制約了信息技術在檔案管理中的應用。因此，在借助現代信息技術開展學校檔案管理的時候，必須要轉變傳統的理念，對學校的檔案管理工作給予全面的、客觀的認識。一方面，學校的領導、相關的教師，必須要認識到信息技術在學校檔案管理中的應用價值，從領導層面對其給予足夠的重視，不斷推進信息技術在學校檔案管理中的應用;另一方面，還要注重檔案信息化管理中的相關操作要素、操作理念，不斷提升檔案信息化管理的規范性、標準性等;最后，還要不斷加強相關的基礎設施建設，在全面了解現代信息技術的基礎上，合理規劃信息技術設施建設、加大信息技術資金投入、構建網絡共享平臺和系統等，不斷推進學校檔案管理的信息化。

（二）針對檔案管理工作內容進行數字化模式改革

當前，在學校檔案管理工作中仍然存在著大量的紙質檔案文件，包括學校發展史、學生成績情況、學校財政收支情況和人事安排情況等，這些紙質檔案文件的保存工作歷來是一項難題。因此，檔案管理工作人員要通過應用掃描技術，將學校日常工作中產生的大量紙質文件掃描為電子版，錄入到學校的計算機或服務器當中，通過計算機和服務器對這些檔案資料實現全自動的管理。

（三）加強對信息技術的使用，提升信息化水平

學校在進行檔案管理過程中，檔案管理部門應加強與信息技術部門的合作，加強信息技術的使用程度，創建完善、統一以及高效的電子檔案管理數據庫。將學校發展中所有的檔案、信息以及資料進行集中處理以及分級管理，并在此基礎上提升文件檢索能力，對用戶的使用權限進行規定和設定，保障學校重要資料的安全性以及保密性。工作人員在管理中可以將機密檔案與非機密檔案分開進行整理和管理，對于非機密文件創建共享模式，實現各部門對資源的共同使用。在電子檔案數據管理中心，加強文件信息錄入傳輸等功能，讓計算機對檔案文件進行自動掃描讀取，并和自身數據庫中的內容進行比對，發現有重復的內容進行自動篩選，從而避免文書檔案多余，占用計算機中的空間。如果計算機中文件內容過多的話，會導致政務網絡的寬帶占用率比較高，而計算機進行自動篩選能夠有效降低政務網絡寬帶占用率，提升系統檢索以及查詢的速度以及效率。

（四）推進健全的檔案管理制度建設，完善檔案資源整合

在檔案工作持續開展中，規范化的制度是必要前提，建立規范制度能保障檔案管理部門更加科學標準以及規范化的發展。所以說互聯網+時代下，學校的檔案管理工作要想能夠得到長足的發展，要完善檔案管理制度建設工作，依據規章制度推進學校檔案數字化和信息化建設，為實現檔案資源的規范化整合奠定基礎，促進檔案管理工作有序的發展。在制度的制定上，需要根據學校實際發展情況和檔案管理層面的法律相關規定，在綜合考慮到工作人員責任制度、資料搜集的管理制度、檔案信息平臺的管理制度等方面的基礎上，進一步梳理各個崗位工作人員肩負的責任及業務，增進各部門之間的交流溝通，完善溝通協調機制建設，推動檔案管理工作得到更加良性的發展。

結束語

總之，在信息化高度發展的大背景下，學校以往傳統的檔案管理模式已經無法滿足現階段時代發展要求，對于傳統的檔案管理方式來說，安全性、效率以及保密性等都比較低，而有效使用信息化技術能夠極大程度上解決這一問題，提升檔案管理工作的效率，實現資源信息的共享，促進學校更好地進行人才教育工作。

參考文獻：

[1]高斯娜.學校檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2020（11）：61+63.

[2]曾凌.新形勢下學校檔案管理信息化建設初探[J].蘭臺內外，2020（14）：28-30.

[3]王浩.做好學校檔案工作 ?服務學校教學管理[J].山東檔案，2020（01）：69-70.