信息技術(shù)在學校檔案管理中有效運用研究

楊杰

【摘要】檔案管理工作是學校綜合管理工作的重要環(huán)節(jié)，當前互聯(lián)網(wǎng)+時代傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當前社會發(fā)展趨勢，所以當前時代下學校檔案管理模式的創(chuàng)新已成為一種必然。新形勢下，借助信息技術(shù)強化學校檔案管理工作，不僅提升了管理的效率，也推動了檔案現(xiàn)代化管理水平，是信息技術(shù)背景下的必然選擇和發(fā)展趨勢。文章探討了信息技術(shù)在檔案管理工作中廣泛應(yīng)用的好處，以及相應(yīng)的應(yīng)用措施，希望提升學校檔案信息管理的水平，提升檔案的安全性、完整性以及保密性。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化建設(shè);信息技術(shù)

引言：

我國已步入信息時代，學校在進行檔案管理過程中應(yīng)有效使用信息技術(shù)，提升對信息技術(shù)的使用程度，促進自身檔案管理的水平和效率[1]。除此以外，還能夠在極大程度上降低學校的人力、財力以及物力，降低學校的發(fā)展成本，而且信息技術(shù)的使用還可以增強檔案管理的安全性、保密性，促進學校更好地發(fā)展。

一、學校檔案管理工作使用信息技術(shù)的優(yōu)勢

（一）促進學校檔案管理工作效率的提升

就現(xiàn)階段學校發(fā)展狀況來看，對于檔案管理工作來說，主要是對學校學籍檔案、教學檔案、教務(wù)檔案以及文書檔案等進行管理[2]。科學技術(shù)的有效應(yīng)用，能夠在極大程度上提升檔案管理的工作效率，有效提升學校檔案管理水平，為學校日后的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)，提供充足的信息資料。

（二）檔案信息獲取方式更加靈活

在學校檔案管理工作中，有效使用信息技術(shù)，能夠不斷提升檔案管理工作的存儲效率以及質(zhì)量，計算機軟件具有較大的檔案信息存儲空間，而實際的體積卻非常小，并不會占據(jù)較大的空間，這樣就能夠降低檔案占據(jù)的空間成本。與此同時，將檔案信息錄入到計算機中，既能節(jié)省紙張成本，又能方便工作人員進行檢索查閱，促進了學校檔案管理工作智能化、數(shù)字化以及自動化的發(fā)展，使得檔案信息檢索的方式更加靈活多變。

（三）不斷提升檔案管理的保密性以及安全性

在進行檔案管理中，有效使用信息技術(shù)能夠提升檔案管理工作的保密性。只要設(shè)置一定的密碼和防火墻，其他人就不能進入檔案管理電腦系統(tǒng)中進行查閱。此外，將檔案的相關(guān)內(nèi)容保存在電腦中，能夠避免檔案出現(xiàn)被蟲子啃食、霉變以及腐爛等問題，從而提升了檔案的安全性以及完整性，這對學校檔案管理工作的進步有著重要的促進意義。

二、學校檔案管理工作使用信息技術(shù)的相關(guān)路徑

（一）提高重視程度，轉(zhuǎn)變管理理念

目前，雖然信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各個行業(yè)中，已經(jīng)成為各個行業(yè)發(fā)展的最佳推動力[3]。但是針對學校來說，仍然有很多學校的管理者，在對學校開展管理的時候，依然將重點放到學生的學習中，認為學校的檔案管理工作可有可無，不會影響學校的教育質(zhì)量。這些落后的觀念，直接制約了信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。因此，在借助現(xiàn)代信息技術(shù)開展學校檔案管理的時候，必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的理念，對學校的檔案管理工作給予全面的、客觀的認識。一方面，學校的領(lǐng)導、相關(guān)的教師，必須要認識到信息技術(shù)在學校檔案管理中的應(yīng)用價值，從領(lǐng)導層面對其給予足夠的重視，不斷推進信息技術(shù)在學校檔案管理中的應(yīng)用;另一方面，還要注重檔案信息化管理中的相關(guān)操作要素、操作理念，不斷提升檔案信息化管理的規(guī)范性、標準性等;最后，還要不斷加強相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在全面了解現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，合理規(guī)劃信息技術(shù)設(shè)施建設(shè)、加大信息技術(shù)資金投入、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)共享平臺和系統(tǒng)等，不斷推進學校檔案管理的信息化。

（二）針對檔案管理工作內(nèi)容進行數(shù)字化模式改革

當前，在學校檔案管理工作中仍然存在著大量的紙質(zhì)檔案文件，包括學校發(fā)展史、學生成績情況、學校財政收支情況和人事安排情況等，這些紙質(zhì)檔案文件的保存工作歷來是一項難題。因此，檔案管理工作人員要通過應(yīng)用掃描技術(shù)，將學校日常工作中產(chǎn)生的大量紙質(zhì)文件掃描為電子版，錄入到學校的計算機或服務(wù)器當中，通過計算機和服務(wù)器對這些檔案資料實現(xiàn)全自動的管理。

（三）加強對信息技術(shù)的使用，提升信息化水平

學校在進行檔案管理過程中，檔案管理部門應(yīng)加強與信息技術(shù)部門的合作，加強信息技術(shù)的使用程度，創(chuàng)建完善、統(tǒng)一以及高效的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫。將學校發(fā)展中所有的檔案、信息以及資料進行集中處理以及分級管理，并在此基礎(chǔ)上提升文件檢索能力，對用戶的使用權(quán)限進行規(guī)定和設(shè)定，保障學校重要資料的安全性以及保密性。工作人員在管理中可以將機密檔案與非機密檔案分開進行整理和管理，對于非機密文件創(chuàng)建共享模式，實現(xiàn)各部門對資源的共同使用。在電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，加強文件信息錄入傳輸?shù)裙δ埽層嬎銠C對檔案文件進行自動掃描讀取，并和自身數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容進行比對，發(fā)現(xiàn)有重復(fù)的內(nèi)容進行自動篩選，從而避免文書檔案多余，占用計算機中的空間。如果計算機中文件內(nèi)容過多的話，會導致政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的寬帶占用率比較高，而計算機進行自動篩選能夠有效降低政務(wù)網(wǎng)絡(luò)寬帶占用率，提升系統(tǒng)檢索以及查詢的速度以及效率。

（四）推進健全的檔案管理制度建設(shè)，完善檔案資源整合

在檔案工作持續(xù)開展中，規(guī)范化的制度是必要前提，建立規(guī)范制度能保障檔案管理部門更加科學標準以及規(guī)范化的發(fā)展。所以說互聯(lián)網(wǎng)+時代下，學校的檔案管理工作要想能夠得到長足的發(fā)展，要完善檔案管理制度建設(shè)工作，依據(jù)規(guī)章制度推進學校檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)，為實現(xiàn)檔案資源的規(guī)范化整合奠定基礎(chǔ)，促進檔案管理工作有序的發(fā)展。在制度的制定上，需要根據(jù)學校實際發(fā)展情況和檔案管理層面的法律相關(guān)規(guī)定，在綜合考慮到工作人員責任制度、資料搜集的管理制度、檔案信息平臺的管理制度等方面的基礎(chǔ)上，進一步梳理各個崗位工作人員肩負的責任及業(yè)務(wù)，增進各部門之間的交流溝通，完善溝通協(xié)調(diào)機制建設(shè)，推動檔案管理工作得到更加良性的發(fā)展。

結(jié)束語

總之，在信息化高度發(fā)展的大背景下，學校以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段時代發(fā)展要求，對于傳統(tǒng)的檔案管理方式來說，安全性、效率以及保密性等都比較低，而有效使用信息化技術(shù)能夠極大程度上解決這一問題，提升檔案管理工作的效率，實現(xiàn)資源信息的共享，促進學校更好地進行人才教育工作。

參考文獻：

[1]高斯娜.學校檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（11）：61+63.

[2]曾凌.新形勢下學校檔案管理信息化建設(shè)初探[J].蘭臺內(nèi)外，2020（14）：28-30.

[3]王浩.做好學校檔案工作 ?服務(wù)學校教學管理[J].山東檔案，2020（01）：69-70.