互聯網時代檔案管理面臨的困境與應對策略

史寧寧

摘 要：伴隨科學技術的不斷發展，我國已全面進入互聯網時代，為各行各業的發展創造了極大的便利，檔案管理也迎來了全新的發展機遇。與此同時，互聯網時代下檔案管理也面臨著很多的困境?；诖?，本文就互聯網時代檔案管理面臨的困境與應對策略進行深入地研究。

關鍵詞：互聯網;檔案管理;困境

1? 引言

隨著互聯網時代的來臨，人們的日常生活和工作模式都發生了巨大的變化，檔案管理同樣如此。從管理模式角度看，檔案管理已不再滿足于傳統的收集與存儲工作;從管理內容角度看，以往的紙質檔案漸漸被電子檔案所代替。對于此種形勢，檔案管理者應及時更新自身的理念，不斷提高自己的專業素質，以實現互聯網時代下檔案管理的高質量發展。

2? 互聯網時代檔案管理面臨的困境

一方面，檔案管理思想滯后。由于受傳統思想的影響，許多檔案管理人員并未及時調整和轉變自身的工作思想。在以往的檔案管理過程中，并未充分意識到檔案管理的重要價值，僅僅將其視作保存信息的工具，對檔案中的內容未能做到有效利用。另一方面，管理職能相對單一。現階段，國內企業或者政府機構在檔案管理職能設置方面顯得比較單一，且誤以為檔案管理只涉及存檔、歸檔以及編輯等相關工作。在互聯網時代背景下，并未及時更新檔案管理的職能，導致國內檔案管理工作無法跟上時代發展的步伐。

3? 互聯網時代加強檔案管理的策略

3.1 創新檔案管理思維理念

首先，通過對互聯網技術的利用，實現對檔案數據信息的深層次挖掘及全面利用，借此為用戶提供價值更高的數據信息，防止資料查閱過程中出現浪費時間的情況。其次，根據用戶的個性化訴求，應用好信息化軟件，使得檔案管理更具指向性與個性化，盡可能提高檔案管理的效率及質量。最后，結合時代發展形勢，充分利用互聯網技術和大數據技術建立起完善的信息系統，大大提高檔案信息的利用效率，為檔案管理提供強有力的數據支撐。除此以外，還應樹立起共享思維，以互聯網環境為前提，加快檔案信息數據的共享步伐。

3.2 構筑檔案管理云平臺

為了加強檔案資源的利用效率，充分發揮檔案資源的重要價值，近幾年內很多省市在檔案管理云平臺建設和實踐層面做出大量的嘗試，當前已取得比較好的成果。例如：廣州已成功建立電子文件檔案資源管理中心系統，青島已建成在線查檔全區域共享平臺、微信公共服務平臺。檔案管理云平臺的普及應用，不僅可以實現檔案資料的高效快速傳輸、確保檔案資源的隱私性和安全性，而且還可以為檔案資料的“共享、共用”提供更加便捷的平臺。用戶在任何時間、任何地點都能夠登錄云平臺，自助檢索、瀏覽及下載所需的檔案資料。檔案管理者可查看及歸檔所有的往來文件，辦理完成后的文件均能夠經由內部系統平臺進行匯總，由電腦軟件直接生成相應的文件目錄，以便于后期的查找、使用。

3.3 建立信息化管理體系

互聯網時代，傳統的檔案信息資源管理均是以館藏數量等加以衡量。然而，在館藏資源利用層面并未形成高效的衡量，對于館藏資源業績更加沒有任何形式的評估及衡量。對各層級的檔案管理部門而言，在資源層面并未實現“共享、共用”，此也就導致在檔案資源具體使用環節有著十分顯著的壁壘，檔案資源自身的利用效率相對偏低。在互聯網時代背景下，應當從資源共享、大數據、信息化平臺等方面著手建立信息化檔案管理體系，形成關于數據資源收集、整體的體系機制。傳統模式下的檔案管理，無法實現及時、有效的調用，從而導致資源利用率比較低。經過建立起信息化的管理體系，可在很大程度上提高檔案管理工作的制度化及規范化。在檔案資源數量呈爆發式增長的形勢下，交叉管控的現象日益嚴重，所有部門間應形成更加密切的配合關系。除此以外，大數據在檔案管理方面的作業也逐漸凸顯出來。同時，檔案資源內容的類別也在不斷增多，此便需在傳統紙質檔案的前提下進行創新，例如音頻、視頻以及網盤等其他載體均可用作檔案管理的媒介。

3.4 加大檔案信息安全管理力度

對于檔案信息的安全管理，應進一步加大管理力度，制定合理高效的管理條例及守則，擬定具體的制度標準，確保檔案管理者可根據相關條例、守則、標準等展開具體工作，進而大大提高檔案管理工作的全面性和規范性。與此同時，還應將檔案管理責任對應到各個部門的相關人員身上，如果出現信息外泄問題，則可有效追究有關人員的具體責任。唯有如此，才可以引起檔案管理人員的注意，提高其日常工作的周密性和嚴謹性。當前，我們國家的檔案管理工作仍處在發展的初期階段，在檔案資源的保密層面依然有著很多的缺陷與漏洞，嚴重影響著保密工作的有序開展。完成好檔案資源的保密工作，有利于確保檔案信息安全性。因此，應重視檔案信息的安全管理工作，充分利用各類設備、網絡以及數據等等，借此以強化網絡安全管理工作，通過高科技技術手段以保證檔案資源信息的安全。除此以外，應設置好各類防護系統及木馬查殺功能，如果發生病毒侵入的問題，則會立即發出警報，有關人員應及時明確方案及采取有效解決手段，確保系統運行的高效性。同時，還需構建完善的安全檢測系統，定期對網絡安全開展檢測，確?？梢约皶r發現系統內存在的各類缺陷及漏洞，從而確保檔案管理的安全性。

4? 結論

綜上所述，隨著互聯網時代的來臨，檔案管理工作也面臨著更多全新的困境。因此，在互聯網時代背景下，應采取創新檔案管理思維理念、構筑檔案管理云平臺、建立信息化管理體系、加大檔案信息安全管理力度等舉措，以提高檔案管理的效率及質量。

參考文獻：

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