淺議新吋代檔案管理員的新思路

張敏

摘 要：信息化背景下，社會發(fā)展進入了全新時代。“大數據”、“云計算”等先進技術成為了人們開展管理工作的主要工具，不僅有效提高了工作效率，同時也在組織運營活動中創(chuàng)造出了更為突出的貢獻。而檔案管理作為保存組織活動數據的重要工作，其同樣也迎來了新的需求以及挑戰(zhàn)，需要檔案管理員能夠以新的思路對待各項工作的開展，以此更進一步開發(fā)檔案信息價值。基于此，本文對新時代背景下的檔案管理員職業(yè)規(guī)劃思路與工作開展思路進行了研究。

關鍵詞：新時代;檔案管理;信息化;新思路

引言：隨著人們愈發(fā)重視信息價值，檔案管理員的重要性也開始得到了重新審視。作為管理組織運營資料以及人事檔案的重要員工，檔案管理員的工作性質已經開始從傳統的保管、建立、轉遞、接收轉變?yōu)榱藢π畔r值進行分析，同時協助管理者更好地進行組織資源調配，以此確保日常各項管理工作能夠有序開展。在這一背景下，檔案管理員需要對自身的職業(yè)規(guī)劃與工作方式進行性的思考，如此才能夠有效彰顯自身職能效用。

一、檔案管理員職業(yè)規(guī)劃的新思路

現階段，信息化檔案管理模式已經成為了普遍趨勢，這一現狀意味著傳統的工作方式已不再適用，并且為了能夠有效適應新的工作需求，檔案管理員需要慎重思考自身的能力體系，以此創(chuàng)造更加豐富的工作價值。為此，在新時代工作背景下，檔案管理員需要對自身職業(yè)規(guī)劃作出以下思考：

（一）專業(yè)職能

首先，檔案管理員需要思考自身崗位職能的正規(guī)化、專業(yè)化發(fā)展。結合當前的“知識經濟”背景來看，能夠決定組織發(fā)展高度的不僅僅是各類物質、技術資源，同樣也包括組織運營過程中積累下來的各種原始經營數據。例如一些高校、圖書館、醫(yī)院等檔案管理工作中，通過保留知識信息與工作信息，可以生成的豐富的教研參考資料用于開發(fā)各類校本課程或是課題項目;而在企業(yè)、事業(yè)單位等檔案管理工作中，借助自身經營數據可以制定精準的管理決策，或是對人員崗位變動進行各位合理的安排。由此可見，新時期的檔案管理工作人員應當重新審視自身的專業(yè)職能，并在“大數據”等先進技術的輔助下，將“檔案”這一組織重要生產資料利用起來，充分開發(fā)其蘊含的信息價值[1]。

（二）職業(yè)素養(yǎng)

傳統的檔案管理工作性質偏向于文案以及書籍管理，主要職能是對組織員工以及經營數據進行統計保存，以便于進行人事調動或分析組織經營狀況。而在當前信息化管理背景下，無論是從檔案管理還是生成分析數據的角度而言，都強調檔案管理員必須具備一定的信息技術能力，以便靈活操作檔案管理系統，協助組織更好的開展管理規(guī)劃工作。如此不僅能夠為檔案管理員提供更好地職業(yè)前景，同時也有可以更加合理的利用組織經營與人事信息資源，達成統一的進步理想目標。

（三）工作范圍

檔案管理員的職能效用得到了前所未有的重視，意味著其工作活動范圍也應當適當拓展，不應再單純局限與檔案管理或建立這一層面，而是要將視角延伸至其他崗位部門上，通過了解其工作事務、職能特點，以便于更好地統計并收集組織運營資料，并結合不同部門的工作需求，來為其提供精準高效的數據參考資料，以便于保證企業(yè)各部門之間的工作效率都能夠得到有效提升[2]。

二、檔案管理員工作方式的新思路

（一）檔案資源數字化，加強管理效率

現階段，盡管國內大部分企業(yè)單位都已經引入了信息化管理系統，但是目前檔案信息的數字化建設成果依舊不夠理想。主要體現在企業(yè)雖然已經統一使用計算機進行檔案管理，但是卻沒有將之與自身運營服務系統并聯在一起，通過智能化管理從而實現檔案資源價值的最大化。例如，目前個別企業(yè)的電子檔案僅僅能夠滿足人們的查閱需求，但是卻缺乏有效地分析與監(jiān)督功能，當想要分析組織某一方面的經營現狀時，依舊需要檔案管理人員先通過資料索引來調集出相關檔案，隨后再使用人工審閱、分析的方式來進行評估。這樣的工作模式遠遠沒有體現出檔案管理工作的現代化特征，也不利于幫助檔案管理員開發(fā)自身全新職能。

為此，檔案管理人員需要加快“智慧檔案系統”的建設，也就是盡快實現檔案管理工作的“業(yè)務化”特征向“服務化”特征轉變。具體而言，即指通過信息辦公軟件的支持，實現檔案管理的標準化建設。工作人員不僅可以實現自動采集、在線移交、同步更新等信息管理工作，同時還能能夠借助自動組卷、排序、裝盒、編號等功能，極大提高人工查閱效率。并且由于軟件能夠實現與組織的管理系統對接，因此在進行數據分析時可以自動調取相關檔案資料，以此得出精準結論以供人工參考，從而有效實現了檔案資料的信息價值[3]。

（二）部門交流信息化，及時更新數據

隨著信息化時代的到來，檔案管理人員采集數據的方式也在發(fā)生轉變。比較常見的便是當前工廠、醫(yī)院等組織機構的智能化系統，為了追求更加精簡的辦公效率，通常都會將各類業(yè)務信息、生產合同、人員資料等相關數據以電子版形式發(fā)放到各個部門之間，員工則統一根據在線審批恢復來展開相關的業(yè)務活動。為此對于檔案管理人員來說，需要主動借助信息渠道來加強與企業(yè)各個部門之間的聯絡，通過密切關注部門經營動態(tài)，以此保證數據采集的及時性與有效性，并確保能夠根據不同崗位的業(yè)務需求為其提供精準的信息服務。

例如，在組織的信息化管理系統中，通常都會包含監(jiān)督審計、數據分析、評估預測等相應的功能模塊。因此檔案管理人員可以通過加強對辦公系統的操作熟練程度，來實現對管理工作的事前、事中、事后分析。如，當察覺到某一部門開展了一項新的業(yè)務活動之后，檔案管理人員可以通過搜索其文書合同來建立新的電子檔案，并對即將開展業(yè)務往來的合作企業(yè)進行信息查詢，通過大數據技術采集其在銀行、法院以及市場經營活動中是否存在問題，并審批業(yè)務手續(xù)是否齊全，以此保證組織經營活動能夠順利開展，并降低經營當中可能存在的各類風險[4]。

（三）檔案分析專業(yè)化，發(fā)掘信息價值

智能系統的快速發(fā)展，意味著對于人工的有效“解放”，但是卻不能夠將之理解為“取代”。由于是現實了智能化數據采集與管理，因此檔案管理工作人員不必在將主要精力集中的文檔建立工作當中，而是可以開放自身的工作視角，借助自身豐富的檔案分析經驗來幫助企業(yè)更好地開展各項管理工作。例如，相對于組織其他部門的工作人員來說，檔案管理員往往更加清楚每一類檔案文件中蘊含的信息價值。通過對其進行整合與梳理，能夠直觀呈現出組織當前在人事、財政、管理、業(yè)務等各個方面的發(fā)展現狀，因此通過對這些內容的深度整合，能夠輔助決策者制定更加準確的發(fā)展規(guī)劃，以此體現出檔案管理員在信息發(fā)掘方面的重要作用[5]。

結語：綜上所述，信息化背景下，檔案管理工作模式已經發(fā)生了全面轉變。而檔案管理人員也需要積極轉變自身思路，從而職業(yè)規(guī)劃與工作模式等兩個方面思考自身的發(fā)展空間，如此才能夠在為組織創(chuàng)造更多生產價值的同時，帶動自身獲得更好地發(fā)展。

參考文獻：

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[3]閆慧，高家擎，閆新戰(zhàn)，等. 2020年中國圖書情報與檔案管理領域研究熱點回顧[J]. 情報資料工作，2021，42（2）：8-13.

[4]楊康，歐陽佩雯. 基于病理信息系統提升病理科檔案資料管理能力[J]. 診斷病理學雜志，2021，28（2）：148，151.

[5]邢玉. 對醫(yī)院檔案信息化安全管理的思考[J]. 中國中西醫(yī)結合急救雜志，2021，28（3）：369-370.