新時期檔案管理工作的探析

孫英

【摘? 要】檔案管理一直以來都是機關事業單位和企業管理工作的重點內容，對各行各業的建設與發展具有廣泛且深遠的影響，一旦沒有做好檔案管理，則難以真正呈現工作質量，無法對工作效率進行科學評估與改善，影響工作決策正確性。論文從新時期的檔案管理視角出發，概述檔案管理工作的重要意義，結合多年從事調水方面的檔案工作經驗，對檔案管理現狀進行相應分析，以期為我國新時期的檔案管理事業貢獻一份微薄力量。

【Abstract】Archives Management has always been the focus of the management work of government organs， institutions and enterprises. It has a broad and far-reaching impact on the construction and development of all walks of life. Once archives management is not done well， it is difficult to truly present the quality of work， and can not scientifically evaluate and improve the work efficiency， and affect the correctness of work decisions. Starting from the perspective of archives management in the new period， this paper summarizes the significance of archives management work， and analyzes the current situation of archives management based on years of experience in archives work in water diversion， so as to contribute a meager strength to the archives management in the new period of China.

【關鍵詞】檔案管理;事業;新時期;措施

【Keywords】archives management; career; new period; measures

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）01-0016-02

1 引言

目前，我國檔案管理工作在新時期背景下出現了巨大變化，呈現出檔案資源數據日益豐富、檔案信息愈加多元化的特征，加之計算機技術、網絡技術的快速發展，傳統的檔案管理工作理念、方式、方法、管理制度逐漸暴露出越來越多的問題，難以順應新時期的發展需求。在此形勢下，改革創新檔案管理工作刻不容緩。因此，研究新時期的檔案管理工作十分必要，是擺在我國各地、各級檔案機構面前的重要任務。

2 新時期的檔案管理工作意義

檔案資源包含歷史發展與過去工作情況，能夠給機關工作順利開展，社會進步提供可靠依據，新時期檔案管理工作的重要意義主要體現在以下兩方面：

首先，無論任何時期，檔案都可以作為真實的歷史憑證，是工作主要參考資料，形成于社會實踐活動過程，信息不是后人自行編造，保證了歷史情況記錄的客觀性。有的寶貴檔案資源為當事人工作歷史痕跡的親筆手稿，有的檔案資源經過了機關領導批示或簽署，想要充分利用并最大限度提升這些檔案資源的價值，就需要全面的檔案管理工作，將檔案資源中的有價值信息提取出來，做好檔案編碼、保存、調用、借閱等，讓檔案資源的利用更加高效、便捷[1]。

其次，最近兩年我國檔案事業快速發展，各地事業單位檔案部門勇于改革創新，解放思想，將檔案工作重點從過去的單一保存檔案逐漸轉移到開發和利用檔案資源的綜合服務上，以此作為促進精神文明社會、物質文明社會建設的科學途徑，積極引入現代化技術、科學管理手段，提升檔案資源統計、鑒定、收集、整理等各項工作效率，現代社會發展中檔案服務的功能愈加強大。

3 檔案管理工作的現狀分析

3.1 理念滯后

一些基層事業的工作人員，將工作內容局限于抄錄檔案、保管檔案范圍內，對檔案的管理僅從檔案事務性工作出發，尚未正確認識檔案管理具有的國家財富價值，沒有明確檔案管理對現代社會發展所起到的間接性增加經濟效益作用。理念上的滯后，不僅導致檔案資料頻繁出現信息泄露、丟失、不完整等情況，還經常發生檔案管理設備老舊、破損等問題沒有及時解決，難以滿足現代化檔案管理需求，思想上對檔案工作檔案管理的不重視，行為上對檔案管理的不規范不科學，大大阻礙了檔案管理工作改革創新[2]。

3.2 欠缺制度

制度是任何一項工作標準化發展的必備依據，檔案管理也不例外，只有具備健全完善的管理制度，才能夠保證這項工作的細致性、嚴肅性、標準性，最大限度避免檔案工作出現各種紕漏，保證檔案管理整體效率與水平。然而，在實際情況中，我國大部分事業單位普遍處于欠缺制度保障的局面，其中的突出不足有以下兩點：

第一，尚未明確分配各項檔案管理任務，經常存在一人同時兼顧多項檔案管理工作的情況，此外也容易出現工作人員冗雜、部門閑職過多、人力資源浪費嚴重等問題[3]。

第二，尚未明確績效考核機制，觀察我國各地檔案管理工作現狀不難發現，管理流于形式的現象非常嚴重，究其原因主要是績效考核機制的缺失所致，工作人員責任心薄弱，工作不積極，檔案管理過于追求面子化工程，降低了工作質量，難以體現檔案資源的社會價值。

3.3 方法單一

社會在不斷進步，檔案工作的方法不能停滯不前，而是要與時俱進向著多元化方向不斷邁進。但是現階段來看，我國事業單位檔案管理方法還存在著過于單一陳舊的問題，事業單位很多檔案工作人員自身沒有接受過專業系統培訓，所掌握的檔案管理手段、理論知識、現代化技術明顯不足，實際工作開展盲目沿用過去“老一套”方法，不僅工作過程乏味枯燥，工作效率也很低下，難以提升檔案管理工作質量。此外，現代化設備應用的不足，也無法體現飛速發展的現代科學技術在檔案管理工作中的獨特優勢，無法為檔案管理注入源源不斷的新活力。

4 新時期加強檔案管理工作的可行策略

4.1 提高重視程度，全面認識檔案管理

長久以來，很多人都將檔案管理定位于幕后工作，不夠關注這項工作，加之檔案管理沒有明顯的工作成績，更加劇了檔案管理被忽視的程度。新時期的事業經營管理與發展中，要提高對檔案管理的重視程度，將其作為一項艱巨且需長期堅持的工程，全面認識檔案管理重要性，意識到檔案管理對于機構穩定運行、企業正常發展以及社會快速進步等方面的積極作用，把檔案管理納入重點工作范疇，從上到下有序落實各項檔案管理內容，及時發現其中的不足之處，采取有效方法防范和解決處理，通過思想態度的端正，自覺扛起崗位工作中的檔案管理責任，認真嚴肅看待各項檔案管理工作。

例如，事業單位領導人可以加強對檔案管理工作情況的兼顧力度與宣傳力度，采取現代化宣傳方法，在事業單位官方微信公眾號平臺宣傳新時期檔案工作的社會效益、巨大價值、服務功能，定期檢查檔案管理工作，不定期結合實際情況指導檔案管理工作，多措并舉一方面發揮出自身作為領導人的組織引領作用，另一方面將檔案管理意識牢牢樹立在所有工作人員心中，使其能夠重視檔案管理，積極參與這項工作，構建人人發揮作用的檔案管理新模式。

4.2 完善管理體系，規范健康發展

針對目前檔案管理呈現出來的不正之風，各地事業單位要盡快完善檔案管理體系，制定與本機構工作實際情況相符，貫徹落實了國家相關法律法規要求以及政府政策方針的檔案管理規章制度規范，讓檔案管理工作健康有序發展，真正解決檔案管理的混亂局面，切實發揮管理制度的保障作用。通過制度的制定和執行，堵住檔案管理工作紕漏，降低檔案管理過程風險與安全隱患，實行合理的獎懲機制、績效考核機制，做到有功及時賞，有錯嚴肅罰，體現規章制度具有的約束與激勵雙重功能，令檔案管理工作的進步和發展始終建立在公正公平基礎原則上，保持檔案管理長久活力，調動工作人員責任心與工作激情。

4.3 增加信息化應用，革新工作方式

面對新時期對各個領域信息化建設提出的迫切要求，事業單位的檔案管理工作要盡快增加信息化應用。一方面，購進功能完善、效率高、安全保障強的檔案管理現代化軟硬件設備設施，為檔案資源的信息化管理工作順利落實提供基礎條件。另一方面，加強對工作人員使用信息化手段提升檔案管理效率和質量的技術培訓力度，保證工作人員可以嫻熟操作計算機、現代化設備設施、信息管理系統、檔案數據庫等。

4.4 落實檔案服務，豐富工作內容

新時期檔案管理工作具有不容忽視的服務功能，事業單位要采取科學途徑落實檔案服務，走出手工傳遞文件、手工調閱檔案、手工檢索檔案文獻等傳統服務模式局限，避免被動提供檔案服務，從主動挖掘并提供個性化檔案服務需求出發，利用大數據技術、數字檔案館等，通過更新服務理念、變被動服務為主動服務等措施，豐富檔案管理的服務性內容，開發檔案服務更多新渠道，強化檔案服務檔案管理對加快精神文明建設腳步，促進地方經濟建設水平提升起到的服務力量。

5 結語

事業單位的檔案管理作為一項復雜瑣碎的工作。在開展過程中容易出現各種各樣的紕漏，面對新時期對檔案管理工作現代化發展提出的新挑戰，事業單位要準確定位自身職責作用，明確檔案管理的現實意義，深入分析目前事業單位檔案管理工作存在的主要問題，從實際出發采取可行策略，加強檔案管理工作，多角度、全方位提高檔案管理效率和水平，打造專業高素質的檔案管理工作隊伍，加強對新時期檔案管理工作方法的研究與嘗試，不斷積累實踐經驗，讓檔案管理事業更上一層樓。

【參考文獻】

【1】李煥.試論縣級檔案局現代化檔案管理工作[J].卷宗，2020，163（7）：121.

【2】張瓊.檔案局檔案管理工作的研究與探討[J].科學與財富，2020，31（18）：265.

【3】楊啟燕.新時代企業檔案管理工作的著力點[J].現代企業，2020，28（7）：31-32.