關于事業單位會計檔案電子化管理的幾點思考

內蒙古自治區檢察官進修學院

引言

信息技術的發展，使得會計工作已由電算化逐步轉向了信息化，財務人員借助高端信息化技術手段，形成了無紙化財務信息，會計檔案的形式也相應發生了重大變化，從原來的紙質化記賬，到現在利用電子憑證等進行記錄。傳統檔案管理模式緊跟時代發展腳步，不斷進行革新。從傳統管理模式角度來看，其中缺少對電子檔案管理的內容說明，如何有效利用和充分發揮會計電子檔案的作用，是事業單位會計檔案電子化管理的重要任務。

一、會計檔案電子化管理的背景

會計檔案涵蓋內容較為廣泛，其中包括電子會計檔案，以及文字、圖表等形式的會計相關資料，用以記錄企業經濟的相關事務。伴隨著我國信息技術的應用和電子商務的發展，財務精細化管理程度不斷提升，越來越多的會計資料以電子形式產生、傳輸、保管；而數量龐大的電子會計憑證以紙質形式打印、保存、整理、歸檔，將耗費巨大的自然資源與人力成本，并占用大量的存放空間，不利于低碳環保、節能減排生產方式的形成。基于上述情況，我國陸續出臺了相關電子檔案的規范性文件和標準，就電子檔案的規范化管理做出了明確規定，允許單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。《會計檔案管理辦法》中明確規定：對于滿足以下條件的，企業內部可以電子會計檔案形式進行保存，形成相應的電子會計檔案。一是該電子檔案是通過計算機等電子設備，形成并進行傳輸的有效檔案。二是相關核算系統能夠接收和讀取該資料，并輸出歸檔格式的相關電子會計資料，進一步設定必要審簽流程。三是電子管理檔案能夠長期保存，并且能與其他紙質會計檔案建立信息檢索聯系。四是能夠有效防止檔案信息被更改。五是建立備份，防止意外災害以及意外事故對檔案帶來的破壞。六是該電子會計資料以及信息有重要保存價值或永久保存價值。

二、會計檔案電子化管理中存在的問題

隨著社會經濟的快速發展，電子信息技術得到進一步應用以及普及，會計行業也在緊跟信息化發展方向，逐步建立電子會計檔案，以更加高效的優勢取代傳統紙質資料，并且在實際的管理當中發揮著較為重要的作用。傳統的檔案管理形式已無法滿足會計檔案的發展需要，在一定程度上影響了會計核算以及其他相關工作，這也要求企業要逐步適應以及運用相關信息化管理技術，不斷促進事業單位的持續發展。

（一）相關制度的執行存在一定問題

在大多數事業單位當中，會計檔案管理作為財務制度的一部分，缺乏制定與內部控制建設相結合、符合本單位具體情況的會計檔案電子化管理制度，沒有形成各環節相互制約、相互促進的會計檔案監管機制，或雖然有制度，但沒有嚴格執行，導致相關檔案管理存在職責不明確、相關程序不嚴格、要求不明確、辦理手續不齊全等問題，從而影響了會計檔案的有效利用。長此以往，企業中的檔案管理就會出現較多的錯誤以及紕漏，導致檔案問題頻發。

（二）注重電子檔案硬件設施存放問題

電子檔案是信息化的產物，主要依賴于計算機的硬件以及軟件存儲，相關數據的存放載體易受到破壞，儲存載體的磁性介質容易受到物理損壞，光學介質也容易出現氧化反應。在相關存放要求上，要高于紙質檔案保管條件。在電子檔案的存放處，應該具備防潮、防磁、防蟲等必備防護設施，庫房的溫度以及相對濕度也要進行嚴格控制，保存環境中要有效避免陽光、有害氣體以及磁場的不利影響。而一些事業單位信息化建設投入不足，沒有建設符合規定條件的專業化的檔案室，或由會計管理機構臨時保管的當年會計檔案存放場所不符合電子會計檔案庫房管理標準。還有的企業沒有對電子檔案進行數據備份，甚至備用盤與存儲盤共同放置，沒有進行進一步的分離管理等，都會在一定程度上對電子會計檔案的安全管理留下較大隱患。

（三）會計檔案電子化管理缺乏專業性人才

互聯網信息技術的不斷滲入，傳統會計檔案管理方式逐漸被電子管理形式所替代，同時，電子化管理逐漸成為當前的重要管理方式，逐步順應當前時代的發展需求。電子化管理會計檔案是在計算機網絡的基礎上開展的，而事業單位受運行經費有限、人員配備不足等原因所限，很少配置專業的網絡技術人才對電子會計檔案進行管理。通常由財務人員經過短暫的培訓后承擔網絡日常維護工作，或者是在網絡出現問題時聘請外界的專業人員進行維護。對于系統安全保障、軟硬件升級維護、檔案管理等一系列非財務專業技能，財務人員往往束手無策，無法達到有效維護的效果，出現管理不到位的情況。

三、對會計檔案電子化管理的相關建議

（一）完善會計檔案電子化管理制度

企業要逐步優化內部管控機制，建立良好的信息溝通機制，以及提升相關風險管控力度，根據《會計檔案管理辦法》《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》《電子文件管理暫行辦法》《電子檔案移交與管理辦法》《電子文件歸檔與管理規范》等規范性文件和標準，結合本單位實際情況，采用精細化檔案管理方式，并且進一步制定相關電子檔案的管理規定，其中要包含電子檔案的歸檔、移交、借閱、整理、保管等環節細則，并且企業內部要進一步明確崗位的責任以及相應權利，從而達到進一步的內部制約，形成規范化、系統化的管控制度，利用可靠的安全技術以及高效的防控措施，進一步保證相關電子檔案信息系統安全有效。

（二）加大信息化建設，創造安全存放會計電子檔案的環境

針對會計電子檔案載體對適宜存放環境的依賴性強的特征，企業要注重載體保存環境的安全性。在安裝必要的防盜設施之外，也要及時安裝排風、除濕等相關設施，并且及時按照倉庫面積配備等額的消防設施以及防磁裝置。由于電子檔案載體采用AB 備份法進行數據的備份，在操作時應當為備份文件注明重要信息。在磁盤的選擇上，企業應購入優質磁盤介質，并且在存放上，也要實行備用盤和存儲盤分開放置、分別管理的方式。在儲存介質時要注意擺放方式，避免造成意外損壞，并且要放置在相應的軟件盒以及防磁檔案柜中進行保存。企業要保證電子檔案信息的安全性，除了要進行計算機定期病毒查殺，也要及時升級檢查裝置，不斷升級病毒庫，在源頭上防止電腦病毒侵入財務計算機，及時做好電子數據的維護工作，不斷規范電子檔案存儲的格式，保證其具有保真性、通用性。在會計電子檔案系統當中，要對認證制度等進行進一步管理，為相關計算機安裝防火墻、殺毒軟件等計算機應用，不斷升級計算機以及系統的加密技術，進一步有效防止無關人員通過網絡漏洞進入到會計電子檔案管理系統。避免發生刪除、篡改相關數據事件發生，避免發生人為因素對電子會計檔案的破壞。企業同時應加強硬件設備管理及建設，將電子化檔案與其他辦公設備進行有效結合，進一步加強財務系統和存放地點的聯系，有利于高效、便捷地利用會計電子檔案。

（三）提高檔案管理人員素質

會計檔案記錄了事業單位經濟事項的活動軌跡，包含了許多重要數據，在單位的正常運行和發展中是不可或缺的。首先要在思想上提高對相關檔案工作的重要認識，將電子化管理方式納入相關從業人員崗位責任制中，防止管理人員在日常工作中出現隨意性。其次要開展計算機應用知識、網絡知識、通信技術、電子檔案管理制度等方面的專題培訓。會計檔案管理人員通過專題培訓，提升對財務軟件的基礎操作，進一步了解會計電子檔案的存放以及管理細則。再次，開展職業道德方面的培訓，增強檔案管理人員和財務人員的職業道德建設，不斷增強責任感、使命感，提升道德素養。最后，要多途徑選拔培養復合人才，加強多方合作，提高會計信息管理應用能力。財務部門、檔案部門要通過人才招聘、教育培訓、交流輪崗等方式培養會計檔案管理人才，使一般財務人員和檔案人員都可以在會計檔案信息化建設和管理方面相互提出需求，建立一支素質過硬、業務過關的電子會計檔案管理的專業隊伍。

結語

隨著信息技術的不斷發展以及深入，會計檔案電子化管理也在進行不斷地完善以及更新，同時，這種管理制度的改變也面臨著較大的挑戰。事業單位要針對現有問題以及不足之處，建立更加完善的管理規定，并對工作人員建立相應的身份管控流程。會計檔案電子化管理要進一步優化整合分析、匯總功能，為企業的發展帶來一定的決策作用，不斷為社會發展做出積極貢獻。