鐵路運輸企業基于物資系統的存貨核算管理改進建議

曾慧

（中國鐵路廣州局集團有限公司廣州機車檢修段，廣東廣州510850）

0 引言

當前，鐵路企業都基本建立了物資管理信息系統，此系統與財務系統是兩個不兼容的系統，但是隨著信息化要求的不斷提高，現存物資管理信息系統逐漸暴露出一些不足。為了鐵路企業更好地運營和管理，并與財務相結合，現將在實踐中發現的問題在此探討。

1 現狀概述

鐵路總公司物資管理信息系統中的存貨管理模塊包含單據審核、應付賬款管理、應收賬款管理、綜合查詢、核算設置、系統狀態控制六個方面的內容。物資系統中存貨核算模塊的地位是非常重要的，系統中所有的業務都需要通過核算，才能形成財務票據。本模塊對業務部門或倉庫部門處理完成后的入庫單、出庫單、調撥單等各種單據進行審核處理、核算處理，最后生成與財務系統接口的財務信息。從而達到物資的采購信息、供應信息、庫存信息及物資的各種動態信息與財務核算信息完全一致，達到賬、卡、物的數量、金額完全一致（見圖1）。

每月物資部門的管庫員將生產車間簽字確認并復核完成的出庫單和入庫單等的小票紅聯交到財務，材料會計對應物資系統上的單據，同步審核紙質和系統上的小票，表明材料的收發存情況。

每月物資部門的計劃員將材料發票整理完，附上賬單和入庫單匯總表交到財務報銷。材料會計根據上個月的估價清單加上當月的入庫信息，合并形成當月材料發票核對的excel 格式的基礎表格。根據計劃員提供的與發票對應的入庫單匯總表，從基礎表格中篩選出與之對應的需要核對的入庫信息，并整理成excel表格，與物資公司提供的材料發票清單的excel 格式的電子版進行核對，審核入庫的材料名稱、規格型號、數量、金額等。審核無誤后，材料會計在物資系統上進行二次核對，逐條核對已報銷的入庫單，添加上對應的發票號，表明發票報銷后，形成應付賬款。

若材料小票收齊且審核無誤和發票核對完就分別解封下一個月份的物資系統的賬和結轉至下月。材料會計根據當月物資系統情況在財務系統中填制當月的財務憑證。

2 存在的問題

2.1 材料小票審核處理工作量大

在圖2 中可以看出，從2016年開始修車數量逐年劇增，2018年到達頂峰，2019年和2020年工作量趨于平穩。物資系統中材料小票的記錄條數數量變化趨勢與修車數量趨勢相同。隨著成本核算要求的細分和修車工作量的增加，材料小票的數量日益增多，造成材料小票的審核工作量增大。雖然入庫單記錄數量占總的材料小票記錄數量比重不大，但是在材料發票報銷時，除去受春運、春節影響修車工作量少的年初兩個月，近3年來，每月除了要審核材料小票外，假設發票及時到達，平均每月還需核對上千條的已達入庫單。

2.2 物資系統中核對發票，重復勞動

物資部門的計劃員將材料發票交到財務，材料會計逐一審核完紙質發票，還要到物資系統—存貨核算—賬料單核對界面中進行二次核對，逐條核對已達的相應入庫單，核對步驟如圖3所示。人工逐條核對，眼睛盯著屏幕，同時手要點擊鼠標，不間斷的前提下，每小時能核對300 條入庫單。每一份發票中對應的入庫單都要逐條重復如圖中的步驟，工作量大，且反復勞動，易感到疲勞，容易出差錯。

2.3 材料支出憑證長，容易錄錯信息

由于全面預算管理及企業經營管理需要，企業執行單臺核算，材料支出要明細到各個車號，每一臺車的材料支出形成一行憑證記錄，多的時候甚至可以達到上百行。填制憑證時，材料支出的車號設置了輔助賬，手工錄入時，耗時長且稍不留神容易錄錯車號和串行等等情況的出現。鐵路內網不暢時，還會前功盡棄。

3 改進建議

3.1 改進物資系統或開發協助系統來提高審核材料小票效率

第一，基于原物資系統上，增加紙質材料小票二維碼里的金額信息，來提高審核效率。目前紙質材料小票的二維碼里可以利用的信息只有票號信息，如果中國鐵道科學研究院集團有限公司電子計算技術研究所能夠在材料小票上的二維碼里生成出票面金額，就可以通過掃描儀將每張小票的信息形成一個個文件夾，然后通過命令，將所有文件夾的信息提取到excel 表格。這樣就可以提取出紙質材料小票的單號和金額，同時從物資系統中導出相應信息，然后通過vlookup 公式進行匹配，就知道系統中哪些紙質小票交了，哪些沒交，哪些金額正確與否。第二，開發系統來提高審核材料小票效率。上述方法是較經濟實惠的，若實現不了，就可以嘗試開發系統，但是費用頗高。通過OCR 掃描小票并識別相關信息，將信息轉換成excel 格式，然后從物資系統導出實時的數據，兩邊自動匹配，匹配成功就過，匹配不成功就暫停。但是目前強大的掃描儀的識別率只有90%左右。第三，升級物資系統，實現綠色無紙化管理。提供領料部門系統上的申領和審核權限，入庫出庫等流程在系統上電子簽認和審核，并且可根據實際需求設計審核入庫和出庫是否合理的邏輯關系，以此來替代低效的人工審核。只有這樣，才能從根本上解決問題。提高核算會計的基礎工作效率，才能為向管理會計轉型打下基礎。

入庫流程：管庫員入庫，計劃員審核，財務審核，定格入庫數據。

出庫流程：生產車間在系統上申領材料形成傳遞單，管庫員在系統上接收，審核完形成出庫單傳遞給車間，車間審核完來材料科領料并在系統上進行簽認，出庫單傳遞給財務審核，定格出庫數據。結合期初的存貨，形成收發存臺賬。

3.2 用改良版按鍵精靈替代人工方式，實現重復點擊核對發票動作，提高效率

物資系統中發票報銷核對的特點是步驟重復、量大，最初想到按鍵精靈可以實現重復點擊動作。基于此，通過信息人員幫助，找到了市場上比較成熟的Ui-Bot（流程自動化專家）能夠實現這一重復點擊動作。UiBot 是奧森科技旗下一款應用于RPA 的機器人流程自動化工具，是一款針對公司和個人提供工作流程自動化解決方案，可以代替人工進行電腦上枯燥、煩瑣、重復、批量化操作的軟件及平臺。據測算，物資系統中發票核對運用此軟件，能替代人工核對，每個小時大概能核對300 條記錄，發票核對的大致流程為“開始—讀取excel 數據—循環提交表單—彈出完成提示—結束”[1]。

3.3 設計小程序，實現材、財系統有效銜接，實現制證零差錯

由于物資系統和財務系統是兩個不兼容的系統，財務系統不能直接引用在物資系統中生成的憑證。因此，需要設計開發小程序，能夠充分利用物資系統導出的含有科目、車號、金額等信息的excel 表格，并完善此表格，利用小程序將excel 表格轉換成財務系統能夠識別的格式，然后導入財務系統，以替代手工錄入憑證，既節約了制證的時間，又提高了正確率，還可應用到除材料以外的所有憑證的錄入中。

4 結語

加強鐵路企業物資管理水平，能夠對降低鐵路企業運營成本、促進鐵路企業經濟發展產生重要影響。在鐵路企業物資系統的升級中，要充分考慮到材料實際管理的效果，財務核算的效率以及與當今信息化水平的差距。