科研試驗(yàn)基地工程建設(shè)檔案收集與管理

于金柱　李佳凝

摘 要：科研部門需要提高對(duì)試驗(yàn)基地建設(shè)檔案的重視，對(duì)基地工程檔案類別、范圍、管理等進(jìn)行分析討論。本文提出了基地建設(shè)檔案管理常見問(wèn)題，應(yīng)對(duì)措施，旨在加強(qiáng)科研試驗(yàn)基地檔案建設(shè)，更好地為科研工作做好服務(wù)。

關(guān)鍵詞：科研;基地;工程檔案;收集;管理

科研試驗(yàn)基地是科研部門開展科技創(chuàng)新、技術(shù)示范與推廣的重要平臺(tái)。試驗(yàn)基地建設(shè)檔案作為建設(shè)過(guò)程檔案，不僅是試驗(yàn)基地整體規(guī)劃和管理的重要組成部分，更是保證基地建成后的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和日后改建、擴(kuò)建的重要憑證和依據(jù)。做好試驗(yàn)基地建設(shè)檔案管理工作的目的，就是為了更好地為科研項(xiàng)目服務(wù)。

1 科研試驗(yàn)基地建設(shè)工程檔案類別及歸檔分工

科研試驗(yàn)基地的建設(shè)檔案不同于一般單體建筑工程的檔案，它涉及的范圍更為廣泛，內(nèi)容更為復(fù)雜。科研試驗(yàn)基地歸檔材料包括：工程建設(shè)前期文件，由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)立卷;工程建設(shè)管理文件，由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)立卷;施工文件，由施工單位負(fù)責(zé)立卷;監(jiān)理文件，由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)立卷;科研項(xiàng)目文件，由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)立卷;財(cái)務(wù)、器材管理文件，由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)立卷;竣工驗(yàn)收文件，由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)立卷。按照“誰(shuí)形成，誰(shuí)編制”的原則各司其職，規(guī)范裝訂整理案卷，對(duì)于不符合規(guī)范的案卷抓緊時(shí)間整改。

2 目前科研試驗(yàn)基地建設(shè)檔案管理的基本情況

2.1 檔案管理意識(shí)落后

一些科研院所對(duì)試驗(yàn)基地建設(shè)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在著誤區(qū)，始終認(rèn)為只要實(shí)驗(yàn)基地工程竣工后把施工圖紙和竣工資料存檔就可以了，忽略前期項(xiàng)目準(zhǔn)備階段和日常文字資料的收集歸檔，致使許多歸檔材料遺落散失，日后無(wú)法查詢項(xiàng)目開始實(shí)施到結(jié)束的過(guò)程材料，給后期的維護(hù)和更新改造工作帶來(lái)不必要的麻煩和損失。

2.2 檔案收集整理不規(guī)范

基地建設(shè)每個(gè)工程都是獨(dú)立的項(xiàng)目。由于沒(méi)有及時(shí)制訂檔案管理辦法和歸檔范圍，參建單位各自負(fù)責(zé)歸檔工作，經(jīng)常出現(xiàn)檔案收集內(nèi)容和整理方式不統(tǒng)一的問(wèn)題。造成項(xiàng)目歸檔材料不齊全，嚴(yán)重影響了基地檔案的完整性、準(zhǔn)確性、原始性。一是歸檔材料收集不及時(shí)，資料散亂在個(gè)人手中，有的已經(jīng)遺失或破損。二是形成的歸檔材料不規(guī)范，內(nèi)容記錄不夠完整，有的缺張少頁(yè)，有的缺少簽字蓋章等。這些因素也導(dǎo)致檔案案卷質(zhì)量不高。

3 做好科研試驗(yàn)基地建設(shè)檔案管理工作的對(duì)策

3.1 建立基地建設(shè)檔案管理體系

試驗(yàn)基地建設(shè)有別于其他建設(shè)工程項(xiàng)目，工程建設(shè)規(guī)模大、參建單位多、建設(shè)周期長(zhǎng)，檔案資料數(shù)量大，傳遞過(guò)程復(fù)雜，牽涉管理、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等不同資質(zhì)的單位。

3.1.1 實(shí)行項(xiàng)目法人責(zé)任制。設(shè)立專門的檔案機(jī)構(gòu)，明確崗位職責(zé)，實(shí)施規(guī)范化管理。項(xiàng)目法人單位依據(jù)國(guó)家工程檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在監(jiān)理和施工單位的協(xié)作下制定出適合本工程的檔案管理辦法，并發(fā)放工程參建單位，督促其做好基地工程建設(shè)資料的歸檔工作。

3.1.2 設(shè)立專兼職檔案人員。基地建設(shè)辦公室要設(shè)立專職檔案員，負(fù)責(zé)基地建設(shè)的檔案管理工作，對(duì)每個(gè)項(xiàng)目或過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤。專職檔案員了解和掌握試驗(yàn)基地整體規(guī)劃、工作計(jì)劃和工程進(jìn)度等情況，對(duì)基地不同階段產(chǎn)生的檔案有更清晰認(rèn)識(shí)，掌握整個(gè)基地檔案形成規(guī)律，能制訂出更符合基地建設(shè)實(shí)際情況的檔案管理辦法。設(shè)立專職檔案員等同于在試驗(yàn)基地建立了檔案存放點(diǎn)，解決了各類檔案、工程項(xiàng)目資料臨時(shí)存放的安全問(wèn)題。為配合基地專職檔案員的工作，每個(gè)建設(shè)工程都要配備兼職檔案員，聽從專職檔案人員的指導(dǎo)，形成基地建設(shè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系。專職檔案員不要隨意調(diào)換，若必須調(diào)動(dòng)則需提前報(bào)負(fù)責(zé)人同意并全面交接，避免對(duì)檔案工作造成不利影響。

3.2 完善試驗(yàn)基地檔案制度建設(shè)

3.2.1 建立健全檔案管理制度。包含形成、收集、整理、歸檔、保管、借閱等內(nèi)容的檔案管理辦法，在項(xiàng)目伊始便要形成，在新項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)時(shí)便印發(fā)并及時(shí)追蹤。所有參建單位要高度重視，嚴(yán)格執(zhí)行。檔案人員要高度負(fù)責(zé)，使各項(xiàng)制度付諸實(shí)踐。

3.2.2 制定檔案管理崗位責(zé)任制。基地建設(shè)立項(xiàng)開始，就組織制訂《試驗(yàn)基地檔案管理崗位職責(zé)》，明確建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位工程項(xiàng)目管理人員以及專兼職檔案員在試驗(yàn)基地建設(shè)檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，明確責(zé)任人。明確檔案員對(duì)基地建設(shè)中生成的總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察材料和有關(guān)行政主管部門批準(zhǔn)的文件加強(qiáng)收集歸檔和單項(xiàng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任。

3.3 基地建設(shè)檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理

3.3.1 定期報(bào)送基地建設(shè)檔案數(shù)量。項(xiàng)目法人要求參建單位一個(gè)季度報(bào)送一次基地建設(shè)檔案目錄，并不定期實(shí)地檢查檔案管理情況，對(duì)檔案分類、編目、完整性等項(xiàng)提出建議。平時(shí)加強(qiáng)聯(lián)系、溝通，跟蹤基地建設(shè)情況，及時(shí)調(diào)整建設(shè)檔案管理模式，從而能夠和專職檔案員協(xié)同跟蹤管理整個(gè)基地的檔案形成情況。

3.3.2 跟蹤收集檔案工作反饋信息。隨著工程建設(shè)進(jìn)度的推進(jìn)，項(xiàng)目法人單位專職檔案員要加強(qiáng)與各個(gè)單項(xiàng)工程兼職檔案員的溝通聯(lián)系，跟蹤了解各工程檔案的進(jìn)展情況，形成多方有效的信息反饋機(jī)制，以適應(yīng)工程建設(shè)對(duì)檔案管理的要求。

3.3.3 及時(shí)接收已經(jīng)竣工項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收檔案。要求單體工程兼職檔案員及時(shí)移交已經(jīng)竣工驗(yàn)收的單體工程建設(shè)檔案，驗(yàn)收一批項(xiàng)目，移交一批檔案。要同時(shí)移交紙質(zhì)檔案、電子檔案和音像檔案，以防時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，檔案因各種原因丟失。接收檔案時(shí)要嚴(yán)格檢查，包括歸檔范圍、案卷質(zhì)量與數(shù)量，紙質(zhì)檔案和電子檔案是否配套。對(duì)不達(dá)標(biāo)者拒絕接收，并責(zé)令整改，缺失項(xiàng)目盡快補(bǔ)齊，以免錯(cuò)過(guò)完善檔案的最適時(shí)期。

3.4 做好建設(shè)過(guò)程中檔案收集整理工作

基地項(xiàng)目啟動(dòng)之初，要依據(jù)國(guó)家相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，制定《基地工程檔案歸檔范圍和保管期限表》和《基地工程檔案整理規(guī)則》。結(jié)合基地建設(shè)工程進(jìn)展情況，做到“抓住主體，把握細(xì)節(jié)”，紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步歸檔，紙質(zhì)檔案要保證一式三套，形成目錄，裝盒保管。電子檔案的收集整理要在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，按照“收到紙質(zhì)材料—編目—掃描—錄入信息”的步驟進(jìn)行，使得紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，并對(duì)檔案掃描的分辨率、格式作出要求。同時(shí)收集整理基地建設(shè)過(guò)程中所產(chǎn)生的錄音、攝像、照片檔案。

3.4.1 準(zhǔn)備階段檔案的收集整理工作。項(xiàng)目法人單位檔案人員重點(diǎn)收集整理基地立項(xiàng)申報(bào)的請(qǐng)示與批復(fù)、建設(shè)項(xiàng)目可行性研究與批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計(jì)等材料。兼職檔案員則注重收集整理各單項(xiàng)工程的施工招投標(biāo)等相關(guān)資料。

3.4.2 施工階段檔案的收集整理工作。兼職檔案員重點(diǎn)針對(duì)設(shè)計(jì)變更、工程簽證、檢測(cè)報(bào)告以及隱蔽工程驗(yàn)收記錄等技術(shù)資料進(jìn)行收集整理。

3.4.3 竣工驗(yàn)收階段檔案的收集整理。各單位兼職檔案員負(fù)責(zé)本單項(xiàng)工程的竣工驗(yàn)收材料收集整理。

3.4.4 運(yùn)行階段檔案的收集整理。試驗(yàn)基地正常運(yùn)轉(zhuǎn)之后，建設(shè)單位專職檔案員負(fù)責(zé)收集整個(gè)基地建筑維護(hù)和更新改造的文件。

3.5 做好基地運(yùn)行過(guò)程中檔案管理工作

3.5.1 設(shè)立專門檔案庫(kù)房。檔案庫(kù)房要具備檔案管理“八防”的要求，安裝足夠的檔案裝具以及安全防盜報(bào)警設(shè)施。檔案存放符合要求。檔案人員定期打掃庫(kù)房衛(wèi)生，視天氣情況進(jìn)行通風(fēng)、除濕、降溫。無(wú)關(guān)人員不可隨意進(jìn)出檔案庫(kù)房，避免出現(xiàn)檔案破損、遺失等現(xiàn)象。

3.5.2 配備檔案管理設(shè)施設(shè)備。科研院所要投入專項(xiàng)資金，配備檔案管理專用軟件，配置必要的硬件設(shè)施，如打印機(jī)、掃描儀、電腦等，提高檔案信息化管理水平。

3.5.3 檔案實(shí)施信息化管理。科研院所要開展以局域網(wǎng)為平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)和檢索的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化，從而更準(zhǔn)確、快捷、有效地提供服務(wù)。項(xiàng)目專職檔案員根據(jù)移交檔案進(jìn)行核對(duì)整理，并將目錄上傳到檔案管理系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)建設(shè)檔案資源數(shù)字化和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

科研試驗(yàn)基地建設(shè)是一個(gè)龐大而復(fù)雜的工程，建設(shè)檔案的收集、整理、管理工作也顯得龐大而復(fù)雜。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)隨時(shí)了解基地建設(shè)的進(jìn)度，及時(shí)了解基地所反饋的信息，將檔案管理工作落到實(shí)處，確保基地建設(shè)檔案資料的齊全與完整，切實(shí)為基地后續(xù)研究項(xiàng)目做好服務(wù)工作。

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（作者單位：白城市農(nóng)業(yè)科學(xué)院、白城職業(yè)技術(shù)學(xué)院）